Ситуація, яку ми сьогодні спостерігаємо з поширенням коронавірусу – це виклик для всього світу, і майже кожному напрямку бізнесу прийшлось адаптуватися до нових реалій. Як це вдалося компанії «БІЛЛА Україна»? Розповідає Олена Бєлкіна, керівник HR-департаменту.


«БІЛЛА Україна» – одна з тих компаній, що не припиняє свою діяльність в період карантину, щоб забезпечити громадян усім необхідним. Кожен з нас, хто працює в ПІІ «БІЛЛА Україна», розуміє свою відповідальність, тому працівники всіх відділів і супермаркетів роблять все можливе, щоб гарантувати наявність щоденно потрібних продуктів для наших покупців. Але, враховуючи обставини сьогодення та задля безпеки наших працівників, ми також внесли деякі зміни в графік роботи нашого персоналу. Ми переглянули і змінили графіки роботи наших супермаркетів, проаналізували та збалансували графіки відпусток, адаптували логістику поставок та майже 85-90% працівників офісу перевели на віддалену роботу. А деякі працівники офісу, навантаження яких скоротилось, навіть виявили бажання допомогти в наших супермаркетах.


Для забезпечення ефективної і безперебійної роботи компанії було створено спеціальний антикризовий комітет, який щотижнево аналізує ситуацію та приймає відповідні рішення, розроблено стрес-тест та покрокову інструкцію, що, кому і в який термін потрібно робити в разі підтвердження випадку зараження коронавірусом у працівника. Ця інструкція була доведена всьому керівному складу офісу, логістики та супермаркетів.


Рекрутинг


На початку карантину ми як соціально відповідальна компанія звернулись до партнерів, деяких закладів харчування, які тимчасово призупинили свою діяльність, з пропозицією працевлаштування їх працівників в наші супермаркети на період карантину. Ми розуміємо важливість мати роботу сьогодні, тому продовжуємо набір персоналу в супермаркети, де є вакансії. Насамперед пропонуємо кандидатам ті супермаркети, що знаходяться поряд з їх місцем проживання. Зараз завдяки різним мобільним додаткам, ІТ платформам, процедуру рекрутингу можливо повністю перевести в онлайн-режим. Окрім використання звичайних сайтів з пошуку персоналу, ми також активізували інформацію про наявні в супермаркетах вакансії на нашому сайті, на нашій сторінці Facebook та на внутрішньому радіо в самих супермаркетах. Задля зменшення особистих контактів та  безпеки при проведенні співбесід використовуємо додатки Viber, WhatsApp, Skype for Business.


Для забезпечення ефективної і безперебійної роботи компанії було створено спеціальний антикризовий комітет, який щотижнево аналізує ситуацію та приймає відповідні рішення


Адаптація


У нас розроблена програма адаптації для нових працівників. Перш ніж новий працівник потрапляв у супермаркет, він проходив навчання в нашому тренінговому центрі, де знайомився з історією компанії, корпоративною культурою, принципами, стандартами та отримував спеціалізовані знання відповідно до своєї посади. Після тренінгового центру працівник повертався в супермаркет, де за ним був закріплений ментор, який допомагав легше адаптуватися. Зараз, із введенням певних обмежень, нам довелося призупинити очне навчання в тренінговому центрі, але процедура менторства активно працює, і наші ментори роблять усе можливе, щоб нові працівники швидше опанували необхідні знання та відчули себе частиною команди. Також на нашій SharePoint E-learning платформі є декілька спеціалізованих курсів, які наші працівники можуть самостійно проглянути.


Читайте ще:
                            Встигнути за 48 годин. Кейс ЕРАМ про перехід у формат Work From Home
            


Навчання та розвиток


Однією з сильних сторін будь-якої компанії або організації є лояльний і кваліфікований персонал з потрібними знаннями, вміннями, навичками і експертизою в своїй галузі. Усі наші очні тренінги щодо розвитку управлінських та лідерських компетенцій ми перенесли на період, коли закінчиться карантин. Водночас у нас є онлайн-ресурс BILLA WiKi, де є низка курсів, зокрема аудіо та відео, щодо певних процесів, процедур та спеціалізованого навчання, і кожен працівник може пройти відповідний курс у зручний час.


Ми навіть деякі міжнародні тренінги теж перенесли в онлайн-формат, і це дає змогу більшій кількості наших працівників відвідати такі тренінги і підвищити свій рівень професіоналізму, оскільки не потрібно витрачати кошти і час на відрядження.


Також зараз багато різних зовнішніх вебінарів, майстер-класів, семінарів, конференцій та онлайн-курсів на різні теми. Ми ділимося цією інформацією з колегами, і кожен охочий долучається до таких активностей.


Планування


Щодо організації роботи команди офісу, як зазначалося раніше, більша частина перейшла на віддалений режим. Оскільки для нас це був новий формат спілкування, HR розробили рекомендації для керівників і працівників «Успішна співпраця в режимі Home Office», яка базується на трьох основних принципах: довіра, чітка комунікація та емпатія. Щоранку кожен керівник надає інформацію в HR щодо статусу свого відділу. Усі регулярні зустрічі перейшли в онлайн-формат, зокрема і міжнародні, за допомогою внутрішньої платформи проведення відео-конференцій та Skype for Business. Звіти електронною поштою та результати роботи працівників також можна контролювати за допомогою наших внутрішніх програм.


Піклування та мотивація


На початку карантину ми як соціально відповідальна компанія звернулись до партнерів, деяких закладів харчування, які тимчасово призупинили свою діяльність, з пропозицією працевлаштування їх працівників в наші супермаркети на період карантину


«Найголовніше для нас – люди», – говорить один з наших принципів, тому турбота про людей та їх захист – безумовний пріоритет для нас у карантинний період. Ще до початку карантину ми забезпечили наших працівників вітамінними наборами у місцях приймання їжі для співробітників. Розуміючи, що на працівників супермаркетів покладена важлива місія з забезпечення громадян продуктами, ми турботливо ставимось до здоров’я наших колег та вживаємо всіх можливих заходів щодо безпечних умов праці, а саме: працівники нашої мережі проходять щоденний дистанційний температурний скринінг і забезпечені засобами індивідуального захисту (одноразові латексні рукавички, захисні маски, розміщені у зручних для працівників місцях спеціальні рідини для дезінфекції рук, захисні окуляри); робочі місця касирів обладнанні спеціальними захисними екранами (plexi-glass panels). Запровадили обробку дезінфекційним розчином робочих зон касирів, збільшили регулярність дезінфекції касових транспортерів і миття підлоги з використанням дезінфекційного розчину. Ці заходи допомагають знизити ризики від контактів між людьми, гарантувати безпечність покупок.


Працівникам, яким далеко добиратися до свого супермаркету, ми надали можливість тимчасово перевестися на інший ближчий супермаркет. Колеги, у яких є автомобілі, допомагають добиратися на роботу та з роботи.


Ми розуміємо, що фінансове заохочення сьогодні теж дуже важливе, тому зберегли всі наші програми мотивації.


Зараз ми також всі проходимо тест на людяність, розуміння, толерантність та взаємодопомогу, тому це має проявлятися завжди і всюди: як щодо клієнтів, так і стосовно працівників.


Комунікація


Читайте ще:
                            Як рітейл працює за новими правилами: кейси від HR-керівників «Фора» та «Фокстрот»
            


У непрості часи і випробування на міцність для всього світу потрібно ще більше зберігати спокій та бути обізнаним. Не так страшний вірус, як та паніка і істерія, що охоплює всіх. Щоб уникнути будь яких чуток та домислів, потрібна постійна, чітка і відкрита комунікація. І це дійсно так. Ми зробили окрему групу в Viber «Профілактика коронавірусу», в якій кожен працівник може задати будь-яке питання щодо COVID-19 і отримати детальну і обґрунтовану відповідь. У цій групі публікуємо останні новини щодо карантину, обмежень, плану дій тощо. Крім цього, ми проводимо постійні заходи протиепідемічного просвітницького характеру, розмістили інфографіку щодо мір безпеки  та записали декілька відео роликів для наших працівників. Наша рада директорів спілкується з працівниками і надає відповідну підтримку, як зазначила наш СЕО Оксана Мандзюк у своєму відеозверненні до працівників: «Незважаючи на відстань, ми завжди поруч».


Кожен ранок у нас починається з мотиваційного висловлювання або картинки, що задає гарний настрій на весь день. Ми продовжуємо випускати нашу корпоративну газету. У нас є своя закрита група HR BILLA Facebook, де постійно публікуємо новини, заходи, конкурси та різну інформацію, що буде цікава для наших працівників. Зараз ця сторінка стала ще більш активною. Під час роботи на відстані особливо важливим є регулярне спілкування на «звичайні людські теми» – про здоров’я, дітей тощо. Невеличкі особисті знаки уваги можуть мати великий ефект.


Ми цінуємо відданість наших співробітників і той внесок, який кожен постійно робить, забезпечуючи покупців продуктами харчування. Тому продовжуємо висловлювати подяку і надавати їм підтримку, оскільки психічне здоров’я  грає таку ж важливу роль, як і фізичний стан наших працівників.


Особистий досвід


Ситуація з COVID-19 – це ще один виклик, який нам потрібно гідно витримати, а можливо, це було нам потрібно, щоб трохи зупинитись, подивитись на все іншими очима та під іншим кутом, зробити відповідні висновки, щось змінити і стати більш ефективними. Для мене це не перший виклик, бо вже пережиті революції, війна, інші захворювання, фінансові кризи, тому і ставлення зараз до всього як до чергового завдання. Швидке адаптування, чуйність та гнучкість до змін можуть відкрити інші горизонти і надати крила. Багато залежить від нашого сприйняття ситуації. Я розумію, що після карантину світ не буде таким, як раніше, і ми вже не повернемося до звичайного життя. Тому вже зараз потрібно думати, що і в яких процесах необхідно змінити, шукати нові підходи і можливості та розширювати свої горизонти. Зараз спало на думку одне висловлювання: «Ми всі живемо під одним небом, але горизонт у кожного свій». Тож, незважаючи на всі обставини, зараз гарний час для кожного знайти свій горизонт і відчути радість життя.