robota.ua продовжує серію публікацій про те, як роботодавцям вдається налагодити продуктивну роботу команд та піклуватися про працівників у непрості карантинні часи.




Володимир Білавка, 

заступник директора департаменту персоналу «ХУАВЕЙ УКРАЇНА»


На роботу нашої компанії найбільше вплинули обмеження функціонування громадського транспорту. Оскільки в штаті працює близько 450 людей, залишити всіх на стаціонарній роботі було складно, тому наразі приблизно 15% співробітників працюють в офісі. Для них організовано транспортування з різних районів Києва. Решта переведені на дистанційну роботу. Також потрібно було терміново закупити маски, санітайзери та рукавички для безпечної роботи наших працівників в офісі та вдома.


Рекрутинг




Всі процеси відбору проходять в онлайн-форматі – співбесіди за допомогою відеозв’язку. Проте так навіть простіше, адже кандидати не витрачають час на дорогу. Звичайно, прийняти фінальне рішення про найм без живої зустрічі все-таки  складно. Більшість кандидатів зараз бояться змінювати роботу, оскільки це може бути небезпечно і вони залишаться ні з чим. Проте карантин – зручний час для знайомства з аудиторією і просування бренду в соціальних мережах. Люди стали більше часу проводити з ґаджетами, відвідують онлайн-семінари, які також організовує компанія, зокрема, для студентів ВНЗ. До речі, у квітні ми запустили Telegram-канал, де публікуємо приклади, як цифрові технології змінюють життя на краще, цікаві факти про компанію, інтерв’ю експертів інформаційно-комунікаційних технологій, анонси наших подій, поради фахівців компанії різних підрозділів, вакансії для студентів і професіоналів галузі.


Адаптація


Кожен працівник має ментора, який надає план на місяць з навчання, а також підтримує протягом випробувального терміну. Ми плануємо в онлайн-форматі провести тренінг-вступ (NEO Training), який зазвичай організовуємо для нових працівників. У перший робочий день новий співробітник отримує інструкції від IT-працівників з приводу користування ноутбуком та внутрішнім програмним забезпеченням, а також невеликий документ-супровід як інструкцію про основні процеси компанії.


Навчання та розвиток


Ми маємо власну онлайн-платформу з тренінгами різного профілю. Всі співробітники отримують доступ до цих матеріалів і можуть користуватися ними навіть у неробочий час. Відео та тестування перекладені на англійську мову. Наразі для кожного департаменту розроблено план розвитку, а також список необхідних екзаменів та тестів, які потрібно скласти протягом визначеного терміну. Також менеджер департаменту може окремо рекомендувати інше допоміжне навчання для кожного працівника. Щомісяця компанія готує звіт, що показує, який саме департамент та скільки годин виділив на навчання і вдосконалення своїх навичок.


Робота команд




Кожна команда має заздалегідь організовані відеозустрічі з певною періодичністю (щодня/2-3 рази на тиждень в залежності від департаменту та групи), де обговорюються спільні або індивідуальні завдання, планування та фіксування прогресу. В будь-якому випадку, всі співробітники завжди на зв’язку і можна вирішити питання в телефонному/відеорежимі.


Оскільки в період карантину живі зустрічі мають певні обмеження, за самостійною ініціативою співробітники організовують неформальні зустрічі за допомогою відеозв’язку, зокрема, грають в настільні ігри.


В умовах карантину режим дня було змінено, менше часу витрачається на дорогу, проте більше – на роботу та відпочинок працівників, які працюють вдома. Для співробітників, що повинні підтримувати життєдіяльність офісу, компанія організувала транспортування. Вранці та ввечері доступні додаткові ланчі для працівників в офісі (йогурти, фрукти, випічка). Також департамент персоналу розробив та періодично надсилає корисні поради для менеджерів і працівників стосовно віддаленої роботи та зберігання балансу між роботою та домом.


За кожним працівником закріплений свій так званий «ментор за здоров’ям», який контролює самопочуття підопічних колег


Здоров’я співробітників


На всіх відеозустрічах керівники цікавляться, чи є якісь проблеми або завдання, де необхідна допомога. Ще до початку карантину компанія забезпечила всіх співробітників захисними масками та засобами, що дезінфікують, в офісі проводилось додаткове очищення всіх приміщень. Також не забуваємо про співробітників, які працюють з дому, щотижня надсилаємо їм маски, санітайзери та рукавички, щоб вони під час карантину могли дбати про свою безпеку та безпеку оточуючих.


У компанії за кожним працівником закріплений свій так званий «ментор за здоров’ям», який контролює самопочуття підопічних колег, інформує про зміни в компанії, безпеки праці та як дбати про своє здоров’я. Усі співробітники поінформовані про план дій у випадку виявлення ознак захворювання.


Також компанія нещодавно зробила онлайн-опитування для кращого розуміння настроїв, проблем, переживань людей, що працюють з дому. Працівники відділу персоналу визначали переваги та недоліки роботи дистанційно, з’ясовували, чи підтримує менеджер своїх підлеглих, чи не зруйнувався командний дух. Це дозволяє внести коригування, щоб покращити ефективність працівників.


Щодо соціальної відповідальності, компанія надала Міністерству охорони здоров’я України та Центру громадського здоров’я МОЗ комплект обладнання для відеоконференцій. Українські та китайські лікарі, а також фахівці медичних та освітніх закладів в областях України зможуть обмінюватися досвідом боротьби з COVID-19.


Технології


Наразі змін у використанні технологій немає, лише працюємо над удосконаленням власних систем, створених для ведення особистих справ співробітників та кадрового адміністрування. Наша компанія ще до карантину перейшла на електронний документообіг, тому великих труднощів у цьому сенсі не зазнали.


Читайте ще:
                            Як змінився ринок праці в ІТ за час карантину?
            




Вікторія Дзиба,

Chief HR Officer холдингу TECHIIA


На час карантину весь персонал компанії, включно з адміністративним персоналом, перейшов на віддалену роботу. Для ІТ-спеціалістів перехід відбувся легко, адже робота онлайн є для них звичним явищем, а Zoom, Google Meet, Slack, та інші онлайн-інструменти комунікацій і раніше використовувались як для віддаленої роботи всередині команд, так і з іноземними клієнтами та партнерами. Частина адміністративних співробітників вчились користуватися такими інструментами вже в процесі роботи. Щоб зробити процес віддаленої роботи більш комфортним, HR-департамент налагодив постійну комунікацію зі співробітниками, ділився інструкціями та порадами не тільки щодо використання онлайн-інструментів, а й турботи про своє фізичне, емоційне і психічне здоров’я.


Рекрутинг




Рекрутинг в ІТ має свою специфіку. Наприклад, важливо запрошувати кандидатів на співбесіду в офіс компанії, де вони можуть  відчути атмосферу і культуру, побачити обличчя людей, які в ній працюють, ознайомитись з тим, як організовано робочий простір, і особисто познайомитися з потенційним керівником і командою.


У період карантину всі етапи рекрутменту доводиться проводити онлайн. Ми вивели кілька правил, які допомагають нам:


    

  • Проводимо співбесіди за допомогою відеозв’язку.
    • 

  • Заохочуємо керівників і команду виявляти індивідуальність і особливість культури, яка в ній панує: використовувати кумедні шпалери для Zoom, ставити запитання, які стосуються soft-навичок та інтересів кандидатів.
    • 

  • Перевели в онлайн навіть етап barraizing (баррейзінг – останній етап найму, співбесіда кандидата зі співробітником компанії, який не зацікавлений безпосередньо в позиції, на яку його наймають), на який раніше запрошували кандидатів з різних куточків України до нас в офіс.
    • 

  • Як і раніше, намагаємося давати розгорнутий зворотний зв’язок усім кандидатам, які з тієї чи іншої причини не підійшли.
    • 



За перший місяць карантину команда закрила 22 вакансії в компаніях холдингу.


Адаптація




Організація віддаленої адаптації виявилась легшою, ніж ми передбачали. Але відрізняється від адаптації, яка відбувається в офісі. Потрібно заздалегідь узгодити всі контакти новачка в перший день та переконатися, що у цей час всі залучені спеціалісти будуть на зв’язку. Більше уваги приділяємо знайомству новачка з усіма колегами, з якими буде взаємодіяти – представляємо на онлайн-зустрічах, організовуємо онлайн-тімбілдинги для знайомства. Більше уваги приділяємо спілкуванню HR з новачком. Якщо раніше можна було підійти до спеціаліста кілька разів на день, зараз живе спілкування та «привіт, як справи» у коридорі замінюють месенджери та онлайн-конференції. Тому телефонуємо  частіше, більше акцентуємо менеджерам увагу на необхідності бути в постійному контакті з новачком, щоб людина не відчувала себе покинутою.


Навчання та розвиток




Згідно з нашими внутрішніми опитуваннями, у період віддаленої роботи необхідність в обміні знань тільки посилилася, оскільки практично всі співробітники в компанії відчувають бажання спілкуватися та отримувати різнобічну інформацію від колег інших функціональних підрозділів. Саме тому ми запускаємо нові програми обмінів знаннями та розширюємо радіус учасників до рівня всього холдингу, а раніше були певні усталені формати офлайн-навчання в окремих компаніях. Такі мітапи дуже згуртовують і синхронізують розуміння про роботу одне одного, що усуває непорозуміння в процесі роботи та покращує ефективність.


Ми перевели в онлайн навіть етап barraizing (останній етап найму, співбесіда кандидата зі співробітником компанії, який не зацікавлений безпосередньо в позиції, на яку його наймають)


Робота команд


Ще до карантину у нас був налагоджений процес роботи команд у режимі віддаленої роботи: від постановки завдань до вимірювання ефективності. Відмінність в тому, що зараз всі члени команди працюють віддалено. За нашими дослідженнями, ефективність не впала, а навіть підвищилась. Ми схильні думати, що це залежить від культури компанії та наших цінностей. Вимірювання показало високий рівень зрілості наших колег. На питання «Як ви бачите власну ефективність під час віддаленої роботи?» більшість відповіли, що спостерігають її підвищення.


Наші співробітники – зрілі люди, і ми раді були в цьому ще раз переконатись, провівши опитування щодо того, як наші колеги почуваюсь себе в умовах карантину і як самі вимірюють свою ефективність. Що точно – так це те, що людям потрібні люди. І якими б реалістичними ми не здавались собі в Zoom, жоден інструмент не замінить живого спілкування. Раніше ми могли це робити на кухні за кавою чи обідом в офісі. Тепер п’ємо каву із колегами на віртуальних кухнях, говоримо про погоду і природу, підбадьорюємо одне одного. Виявилось, що багато наших колег живуть із домашніми тваринами, серед них є навіть кролики, ігуани та екзотичні птахи. Тварини стають учасниками таких «розмов на кухні» і додають нам всім позитиву.


Здоров’я працівників


Дбаємо не тільки про ефективність, яка вимірюється результатами для компанії. Ми турбуємося про фізичний, емоційний та психологічний стан співробітників. Це стосується постійної комунікації, надання порад з організації комфортного робочого місця вдома, як підтримувати своє здоров’я в умовах ізоляції, як уникнути відчуття дня бабака тощо. Для почуття безпеки ми налагодили постійну комунікацію зі співробітниками, щотижня інформуємо про результати компанії та плани на майбутнє. І це відбувається на всіх рівнях – від СЕО до керівників команд.


Технології


Ми усвідомили особливу значущість інструментів автоматизації, наприклад, BambooHR, Trello, Laticce, Slack і Zoom. Завдяки цим інструментам інформація потрапляє до співробітників максимально швидко, регулярно і впорядковано.


Читайте ще:
                            Як змінився ринок праці в рітейлі за час карантину: великий аналіз галузі
            




Надія Олієвська,

HR manager, Evrius 


Ми перейшли на віддалену роботу – працюємо вдома. Команда з повною відповідальністю поставилася до змін, тому робочі процеси не зупинилися. Але помітні зміни в емоційному стані людей: хочеться нарешті вийти на прогулянку, влаштувати тімбілдинг на природі чи організувати мітап і обговорити плани на місяць. Помічниками за цей час для нас стали Zoom і Skype.


Колеги свідомо підійшли до самоізоляції та дотримуються карантину заради швидшого повернення в офіс і роботи в стандартному режимі. Хоча і серед колективу є ті, кому віддалена робота подобається більше, ніж в офісі.


Якщо ви взяли на себе відповідальність прийняти працівника на роботу віддалено, будьте готові підтримувати його


Рекрутинг


Zoom, Skype та Telegram замінили персональні зустрічі та співбесіди в офісі. Рекрутерів ми забезпечили всіма доступними інструментами для пошуку, налагодили зв’язок з hiring managers. Зараз процес трохи ускладнюється. Якщо говорити про хантинг, то пошуки затягуються. Кандидати зараз, як ніколи, не впевнені в завтрашньому дні. Тому зміна роботи здається ризиком. Якщо говорити про ринок загалом, він зараз ділиться на дві частини: ті, хто активно шукає роботу у зв’язку зі звільненнями в компаніях; і пасивні шукачі – ті, хто думають, що вакансій мало, тому навряд чи зможуть знайти щось вдале. Та навіть в таких умовах ми знайшли потрібних фахівців, прийняті оффери та onboarding телефоном.


Адаптація


Адаптувати працівника можливо, головне – комунікація. Якщо ви взяли на себе відповідальність прийняти працівника на роботу віддалено, то будьте готові підтримувати його: дзвінки, спілкування в месенджерах.


Різні працівники по-різному реагують на таку адаптацію. З власного досвіду можу радити першу Zoom-зустріч, щоб кожен розповів про себе та познайомився з усією командою. Так новому працівнику буде легше адаптуватися та показати результат. Важливо, щоб HR цікавився життям новеньких та підтримував їх і надалі. Через тиждень роботи можна запросити зворотний зв’язок, щоб розуміти, з якими проблемами, можливо, зіткнувся новенький. А також запросити зворотний зв’язок у керівника, щоб зрозуміти, наскільки він задоволений новим членом команди.


Робота команд




У кожного співробітника свій план на день та факт у кінці дня. Комунікація на постійній основі через месенджери та два рази на тиждень групові мітинги, щоб розглянути важливі питання. Все, як і в офісі, тільки спілкування онлайн.


Під час карантину команди спілкуються щодня. Іноді достатньо п’яти хвилин простої розмови про погоду чи про хобі, щоб трошки відволіктися від роботи. Ми обмінюємося фото з дому, читаємо цікаві статті та ділимося новинами холдингу. Також проводили конкурс на креативне фото домашнього робочого місця. Такі активності позитивно впливають на емоційний стан команди.


Допомагають нові підходи в комунікації – ми разом вчимося зберігати ефективність онлайн та одночасно підтримувати один одного. Тому прості розмови та людяність – найбільш важливі зараз.