На різних етапах свого розвитку компанії стикаються з новими викликами в наймі. Від нестабільності ринку до потреби у швидкості в прийнятті бізнес-рішень, різні елементи зовнішнього хаосу змушують створювати міцну внутрішню систему. Реактивний підхід до найму перестає бути ефективним, натомість зʼявляється потреба в продуманій стратегії.


У цій статті експерти з UPSTARS поділяться своїм досвідом системного планування найму та розказують, як втілити їхні напрацювання у своєму флоу роботи. Поговоримо про те, чому варто починати з Hiring Drivers і як правильно побудований Hiring Plan допомагає масштабувати бізнес, а не просто закривати вакансії. 


Ганна Соколова, Chief People Officer, розповість про те, як зрозуміти, що настав час для змін у внутрішніх підходах до найму. А Микита Ценєв, Head of Talent Acquisition, деталізує поняття Hiring Plan і Hiring Drivers та їх роль. 


Як виглядає хаос у наймі? Сигнали, що час переходити до системного планування


Перш ніж переходити до рішень, варто зрозуміти, як виглядає хаос у наймі. Його не завжди легко помітити, часто він маскується під «інтенсивний період», зміну пріоритетів або природні труднощі росту. Але хаотичний рекрутинг має свої чіткі симптоми. Якщо найм постійно відбувається поспіхом, команди не розуміють, кого і навіщо шукають, а нові ролі з’являються без зв’язку зі стратегією – це сигнал зупинитися і переглянути підхід. Ось детально про кожну з ознак хаосу: 


«Потрібна людина ще на вчора»


Команда вже завалена задачами, хтось пішов у відпустку/на лікарняний/звільнився, і тепер решта мають швидко «затикати дірки». Найм відбувається під тиском, без оцінки навантаження чи аналізу ситуації.


Не відомо кого шукаємо


Ні ролі, ні задач, ні зони відповідальності – тільки відчуття, що «нам би когось помічного». У результаті вакансія звучить розмито, кандидати плутаються, а внутрішні узгодження тривають вічно.


Плутанина в пріоритетах


Найм відкривається, закривається, заморожується, відновлюється. HR і рекрутери працюють наосліп – сьогодні в пріоритеті дизайнер, завтра акаунт менеджер, післязавтра знову дизайнер.


Оцінюємо «на око»


Інтерв’юери не мають чітких критеріїв, рішення приймаються інтуїтивно або «по вайбу.» Це шкодить як досвіду кандидатів, так і репутації команди.


Такий підхід веде до втрати часу, енергії, довіри – і для команди, і для кандидатів. Проте радимо сприймати це як знак того, що момент переходу від реакції до планування настав. 


Що таке Hiring Plan і Hiring Drivers 


Hiring Plan – це спосіб узгодити бізнес-цілі з ростом команди. Hiring Plan формує чітке розуміння відповідей на такі питання:


    

  • Скільки людей нам потрібно.
    • 

  • Яка експертиза потрібна компанії.
    • 

  • Коли саме потрібен кожен із них.
    • 

  • Для яких задач/навантаження/етапів росту.
    • 

  • Якого рівня і з якими скілами.
    • 

  • Яка стратегія найму: де шукати, кого залучати, що пропонувати.
    • 



І головне: хороший Hiring Plan починається з Hiring Drivers.


Hiring Drivers – це чинник, що формує потребу в наймі. Якщо простіше, що це відповідь на питання «Який фактор викликає потребу в наймі, навіщо нам ці люди». 


Приклади типових Hiring Drivers:


    

  • Відкриваємо новий офіс в новій ГЕО.
    • 

  • Запускаємо новий напрям бізнесу.
    • 

  • Виходимо на міжнародний ринок .
    • 



Системне планування дозволяє ухвалювати рішення не реактивно, а стратегічно. А ще чітко пояснювати це команді, рекрутерам і кандидатам. Бо коли всі розуміють, навіщо саме зараз ця роль, з’являється ясність цілі, швидкість процесу і довіра до HR-відділу.


Читайте ще: Найм керівника: 5 ключових рис, на які варто звернути увагу


Як побудувати планування: покроково


Планування найму – це гіпотеза, яка базується на реальних даних і бізнес-логіці, і яку команда може адаптувати по ходу. Ось базовий алгоритм:


Крок 1. Врахуйте цілі бізнесу на певний період


Найм не може існувати у вакуумі, він має підсилювати реальні цілі. Розширення в новий регіон? Запуск нового продукту? Зростання кількості клієнтів? Починайте із загальної стратегії. 


Крок 2. Сформуйте точний список потреб в людях за такими критеріями:


    

  • Назва ролі.
    • 

  • Команда.
    • 

  • Які задачі має виконувати.
    • 

  • Коли (пріоритет: Q1/Q2/ ASAP тощо).
    • 

  • Рівень/профіль.
    • 

  • Хто буде наймати.
    • 

  • Статус (вже в роботі/погоджується).
    • 



Крок 3. Перевірте реалістичність


Чи зможете ви найняти стільки людей? Чи дозволяє бюджет? Чи є рекрутинг-ресурс? Це критичний момент: краще скоригувати очікування на етапі планування.


Крок 4. Узгодьте план з усіма залученими


Коли план буде готовий, покажіть його ключовим менеджерам. Переконайтеся, що вони розуміють логіку, поділяють пріоритети та готові до участі. Hiring Plan має бути спільною стратегією компанії, а значить – зрозумілою для всіх. 


Крок 5. Регулярно переглядайте


Раз на рік повертайтесь до плану з питаннями. Що змінилось? Що треба підсилити? А що вже не актуальне? Хороше планування – це живий процес.


Крок 6. Залучіть менеджерів у процес


Головний у формуванні hiring drivers – менеджер. Це та людина, яка відповідає за результат команди. Покажіть, що ви їхній партнер, і що вони теж мають контроль в процесі найму. Звертайтесь до трьох головних мотивацій:


    

  • дайте їм дані про найм та покажіть, що так вони отримують прогнозованість і розуміння, як ефективно керувати командою;
    • 

  • поясніть, що правильний найм напряму покращує результат команди – і вони можуть на це впливати;
    • 

  • зверніться до болю – поясніть, що завдяки вашим інструментам вони отримують розв’язання своїх внутрішніх задач: своєчасний найм, чіткість очікувань від команди, бенчмарки для оцінки продуктивності.
    • 



Гнучкість у системі – не міф, а must


Один із головних страхів щодо системного планування – «А що, якщо все зміниться, а план уже затверджено?». Але сила Hiring Plan якраз у тому, що він створюється не на припущеннях, а на основі Hiring Drivers – конкретних змін у бізнесі. Це і дає системі вбудовану гнучкість: коли змінюються драйвери, змінюється й план.


В UPSTARS ми працюємо з цією динамікою структуровано. План оновлюється автоматично, коли оновлюються бізнес-цілі. Додатково ми проводимо планові апдейти двічі на рік, квартальні ревізії для корекції фокусів і стратегічні сесії з С-level, щоб синхронізувати рекрутинг із реальними пріоритетами.


Що ми отримали завдяки системному плануванню 


Стратегічний підхід до найму – це якісний ріст компанії з передбачуваними процесами, стійкою культурою й зрозумілими перспективами для команд.


Що змінилось для UPSTARS завдяки системному найму:


    

  • Автоматизація, структура та чіткий план оптимізують і ефективно розподіляють навантаження на ТА-команду в умовах стрімкого масштабування.
    • 

  • Бюджети на найм прогнозуються заздалегідь.
    • 

  • Запущено внутрішні трансфери й Bar Raising.
    • 

  • Планування L&D інтегроване в загальний Hiring Plan.
    • 

  • Побудована сильна база кандидатів – це зменшує час на закриття ролей.
    • 

  • CEO більше не апрувить кожну вакансію вручну – система дозволяє делегувати.
    • 

  • Маємо ріст eNPS.
    • 

  • Тіммейти бачать кар’єрні перспективи в компанії – це підвищує утримання та мотивацію.
    • 



Системне планування найму – це не «ще один інструмент для HR». Такий підхід допомагає ухвалювати правильні рішення в правильний момент, мінімізує стрес і помилки, створює прозорі правила гри для всієї команди, а також стає платформою для сталого зростання бізнесу.


Читайте ще: Офлайн-співбесіди повертаються. Чому компанії знову кличуть кандидатів в офіс і до чого тут ChatGPT?