Зачем создавать «зеленый офис»: 4 ключевых аргумента

Еще несколько лет назад практика внедрения программы «зеленый офис» была новой для нашего рынка, и не так много организаций решались на этот шаг. Сегодня все больше компаний интересуется такой инициативой, которая, как оказалось, полезна не только с точки зрения экологии, но и работы с людьми, экономии финансовых и других ресурсов, построения репутации.

Аргумент 1. «Зеленый офис» помогает экономить

«Зеленый офис» – это концепция управления организацией, цель которой – уменьшить негативное влияние ее деятельности на окружающую среду и рационально использовать ресурсы. Чтобы начать экономить, достаточно пересмотреть порядок работы компании, привычки ее работников, их отношение к ресурсам и окружающей среде и внедрить необходимые изменения. Причем начинать можно с мелочей. Например, настроить копир на «спящий» режим и выключать его на ночь; делать повторную заправку отработанных картриджей и использовать двустороннюю печать.

Читайте ще: Возможна ли вовлеченность без бюджета

Аргумент 2. Изменения могут быть какими угодно

Внедрение программы «зеленый офис» может касаться разных сфер деятельности компании.

1. Закупка продукции, которая имеет экологическую маркировку, например: «перерабатываемый пластик»; «вторичная переработка»; «выкидывать в мусорное ведро»; «зеленая печать» и пр. Использование электрооборудования класса энергосбережения «А», «А+».

2. Экономия ресурсов:

вода: установка счетчиков; срочная замена протекающих кранов; закручивание крана, когда вода не используется; краны должны быть снабжены насадками для экономного расхода воды; набор в электрочайник столько воды, сколько используете в данный момент;

тепло: установка счетчиков; использование терморегуляторов; утепление окон и дверей; закрытие окон (шторы/жалюзи) на ночь; теплоотражающие экраны между радиатором системы отопления и стеной помещения;

электричество: максимальное использование естественного света; чистота ламп и плафонов; установка энергосберегающих лампочек и датчиков; выключение из сети приборов, которые не используются; выключение зарядных устройств из сети; настройка техники на энергосберегающий режим; выключение кондиционеров после окончания рабочего дня;

печать: введение системы электронного документооборота; двухсторонняя печать; уменьшение шрифта и размеров полей страницы.

3. Утилизация (раздельный сбор твердых отходов, сбор и утилизация опасных отходов (например, батареек).

4. Транспорт (обеспечение технического обслуживания автопарка компании; использование транспортных средств, выбросы от двигателей которых не превышают установленные экологические нормы; оптимальные маршруты для трансфера).

При этом количество сотрудников и деятельность компании не имеют значения, если вас заинтересовала программа «зеленый офис». Ведь если не удается охватить все этапы, можно выбрать те, которые подходят именно вашей организации.

Аргумент 3. Это положительно влияет на репутацию

Работая по принципам «зеленого офиса», компания вносит вклад в формирование своего имиджа, это часть ее корпоративной социальной ответственности. Что дает многие преимущества:

Привлечение внимания клиентов и СМИ.
Новые возможности в PR, рекламе.
Инвестиционная привлекательность.
Возможность подтвердить экологическую и социальную ответственность бизнеса.

Читайте ще: Зачем HR-менеджеру маркетинг: 5 ключевых аргументов

Аргумент 4. Вовлечение сотрудников в жизнь компании

Продуманная информационная кампания определяет успех внедрения программы «зеленый офис».

Информирование внутри компании обычно происходит с помощью таких инструментов:

корпоративные издания (журналы, газеты, бюллетени);
Интернет-ресурсы (корпоративные сайты, Интранет, рассылки электронной почтой);
средств прямой визуальной коммуникации (информационные доски, наклейки, плакаты, объявления).

Для внешней коммуникации чаще всего используется «зеленая подпись» в конце электронных писем, которая популяризует принципы «зеленого офиса» среди клиентов и партнеров компании.

Условия эффективного внедрения программы «зеленого офиса»

1. Распределить ответственность: кто из сотрудников будет отвечать за финансовую часть, кто – контролировать закупки, внутренние коммуникации. После установления целей можно создать подкомитеты, которые будут отвечать за отдельные элементы программы, например: уменьшение использования энергии, принципы закупок, качество воздуха в офисе, здоровье и безопасность работников. Данная группа сотрудников отвечает за цели программы «зеленый офис» и мониторит ее развитие.

2. Провести аудит потребления ресурсов компании. Подсчитать, сколько компания использует электроэнергии, воды, газа; во сколько обходится вывоз мусора, покупка бумаги, офисных принадлежностей и пр. Для установления точки отсчета нужно собрать и проанализировать счета за коммунальные услуги компании за последние два–три года.

3. Установить дедлайн, который будет стимулировать развивать программу.

4. Рассказывать сотрудникам про успехи программы. Информируйте людей как о задачах, так и о том, к каким результатам приводит их выполнение. И не забывайте поощрять сотрудников, которые способствуют экологизации компании.

5. Обучающие мероприятия для сотрудников. Это могут быть презентации, семинары, корпоративные пикники.

6. Пересмотр целей и задач программы «зеленый офис». Ведь в процессе реализации то, что было важно сначала, может оказаться второстепенным через некоторое время или вовсе неактуальным.

7. Периодическое повторение новых правил.

Комментарии экспертов

Наталия Доронина,
начальник департамента
управления персоналом lifecell

В чем, на Ваш взгляд, состоит ценность «зеленого офиса» для сотрудников?

На сегодняшний день принципы «зеленого офиса» являются частью корпоративной культуры в lifecell. Мы популяризируем подходы к бережному использованию ресурсов и материалов не только внутри компании, но и активно предлагаем клиентам переходить с традиционных ваучеров пополнения счета на электронный сервис пополнения на нашем сайте или в приложении «Мой lifecell».

Среди главных приоритетов работы компании в направлении «зеленого офиса» – экономия расходных материалов, ресурсов (воды, электроэнергии), создание здоровых условий труда, а также забота об экологической культуре и ответственности сотрудников. Каждый год мы отмечаем тенденцию снижения использования ресурсов и в прошлом году офисы компании на 4 % сократили использование электроэнергии и почти на 6 % – воды. Кроме этого, в нашей компании успешно внедрены и функционируют электронный документооборот, оптимизация печати документов (автоматически двусторонняя печать), видеоконференции как эко-альтернатива командировкам. Для минимизации использования личного транспорта мы предлагаем сотрудникам удобный график корпоративных маршрутных автобусов к ближайшим станциям метро. Также в офисах среди коллег различных департаментов существует неформальное движение совместных поездок на работу, что позволяет одновременно экономить время и денежные средства на общественный транспорт, и в то же время – использовать меньше транспортных единиц на количество сотрудников.

Как альтернатива посещению различных воркшопов и семинаров, что подразумевает использование огромного количества раздаточных материалов, с 2009 г. в компании внедрена система электронного обучения lifecell case. Благодаря этой программе нам удалось на 80 % уменьшить количество командировок на образовательные цели и сократить объем бумажных материалов. За прошлый год мы зафиксировали более 27 тыс. раз входа сотрудников в систему, а это в среднем 100 раз посещений образовательной платформы на протяжении одного рабочего дня.

В компании длительное время существует движение сотрудников Dream Team, в структуре которого есть также и эко-волонтеры. Каждый год наши сотрудники принимают участие во Всеукраинской инициативе «Сделаем Украину чистой» и при этом к уборке присоединяются не только работники lifecell, но и члены их семей. В прошлом году волонтеры из числа сотрудников убирали территорию медицинского центра реабилитации детей с нарушением слуха и речи «СУВАГ», который компания поддерживает с 2015 г.

Включаете ли Вы информацию о программе в коммуникацию о своем бренде работодателя?

Потенциальные и новые сотрудники компании могут ознакомиться с политикой «зеленого офиса» компании из «Социального отчета оператора», который доступен на официальном сайте, а также непосредственно в ходе собеседования. Поскольку энергоэффективность и энергосбережение – тренды нынешнего времени, мы активно коммуницируем об уменьшении влияния сети lifecell на окружающую среду. Так, с началом развертывания сети третьего поколения 3G+, компания проводит замену оборудования базовых станций, которое позволяет уменьшить потребление электроэнергии до 50 %. Этот фактор подтверждает не только инновационный, но и экологичный подход компании к своей работе. И это, безусловно, важно для бренда работодателя, поскольку позволяет привлекать специалистов с широким кругозором и ответственной позицией в жизни и в работе.

Существует ли система поощрений для сотрудников в рамках программы?

В компании существует нематериальная и мотивационная система поощрения. К примеру, внутренняя программа «You made my life», когда сотрудники благодарят друг друга открытками за отдельные проекты, инициативы, собирают баллы за каждое «спасибо» и получают подарки от компании за профессионализм, социальную позицию или же волонтерское вовлечение.

Элина Боджек,
административный менеджер,
GlobalLogic Украина

Из каких этапов состояло внедрение программы «зеленый офис» в вашей компании?

GlobalLogic активно поддерживает идею «зеленых офисов». В частности, в киевском офисе компании проводится сбор макулатуры в специальные контейнеры, сбор отработанных батареек и пластиковых крышек. Это часть кампании, которая существует у нас уже более четырех лет.

Кроме того, год назад все лампы в офисе были заменены на энергосберегающие. До этого мы использовали люминесцентные лампы и всегда должным образом сдавали их на утилизацию.

На сегодняшний день на этапе внедрения в офисе GlobalLogic – инициатива по сортировке мусора.

Возникали ли какие-то сложности?

Со сложностями мы столкнулись в контексте сдачи сортированного мусора: к сожалению, муниципалитет города не имеет достаточных ресурсов его правильного приема и переработки. Сейчас мы занимаемся поиском организаций-подрядчиков, которые могли бы нам помочь в этом вопросе.

Как сотрудники отнеслись к инициативе?

Консультанты GlobalLogic всегда поддерживали кампанию «зеленый офис», а компания – поощряет стремления и идеи наших специалистов. Например, они регулярно предлагают свою помощь в вопросах сбора и сдачи пластиковых крышек. Наши эксперты также инициировали сортировку мусора и даже установили необходимый контейнер для пластика и стекла в одном из блоков офиса.

Как осуществлялась информационная кампания для сотрудников, какие каналы использовались?

О важных нововведениях – например, о переходе на LED-лампы – мы сообщали всем в офисе при помощи email-рассылки. Контейнеры для макулатуры, батареек и пластиковых крышек, установленные в удобных для пользователей местах, также служат хорошим напоминанием о программе. И, конечно же, устные коммуникации помогают поддерживать интерес к программе.