Студенты-практиканты: как эффективно использовать бесплатные руки

Это нерационально — относиться к практикантам как к операторам ксерокса или бесплатным курьерам. Студенты умеют работать головой, если найти к ним правильный подход. Как использовать временных помощников «на полную катушку»?Много кто сталкивался с сокращением штата в отделе при сохранении прежнего объема задач. В такой ситуации обычно выбирают один из нескольких вариантов решения:

Делать меньший объем работы, с меньшим количеством сотрудников.
Делать менее качественно, но тот же объем.
Делать все на прежнем уровне, но работать в режиме 24/7.
Передавать все на аутсорсинг, увеличивая статью расходов из других статей.
Перенастраивать процессы работы в компании, но это долго.

В любом из этих вышеперечисленных вариантов есть потери, страдает или качество, или сроки, или вы просто выдохнетесь на работе через месяц-другой, а так и до увольнения вашей кандидатуры может дойти. Что делать? Как решить этот вопрос?

В своей практике я сталкивалась несколько раз с необходимостью сокращать штат сотрудников, но сохранять качество и уровень выполняемых задач. Как правило, все это случалось в период нестабильности, сначала 2008 года, потом 2014 и теперь в 2015. Конечно, первая реакция — растерянность и непонимание, как сделать весь этот объем с таким малым количеством людей?! Хочется реализовать все проекты, но надо фокусироваться на главном и делать самое важное, при этом в маркетинге всегда возникают значимые проекты, которые нужно сделать в дополнении к регулярным задачам. И приходится разрываться, пытаться делать все и сразу, работать по 12 часов в сутки в постоянном авральном режиме, и когда это закончится — непонятно. Через месяц такой работы мне это надоело, я решила искать новые пути решения. Перепробовала все варианты из вышеперечисленных, что-то работало, что-то нет. В какой-то момент пришла идея использовать студентов-стажеров. Первый опыт был ужасен, они ничего не умели и не понимали. Назвать студента полноценным специалистом нельзя, зачастую простые рутинные задачи для них были сложны, казалось, что идея работы со студентами безуспешна.

Конечно, можно было забросить ее и больше не повторять опыт привлечения студентов, но я не сдавалась, пробовала и искала варианты оптимизации работы и сотрудничества с «бесплатными рабочими руками и мозгами».

Перепробовав множество вариантов, нашла наиболее оптимальные три вида сотрудничества со студентами:

Продажи: холодные звонки, подбор базы потенциальных клиентов и подрядчиков.
Дизайн и креатив: креативные задачи по дизайну и разработки нестандартных идей.
Маркетинговые проекты: исследования, аудит ТТ, «тайный покупатель», SMM-проекты, организация мероприятий и PR.

Конечно, они могут еще работать курьерами и делать какую-то ручную работу: переклеивать, крепить и делать простую, не требующую ума работу. Для меня же была задача использовать именно их умственный потенциал, поэтому и проекты подбирались как задачи для молодых специалистов без опыта. У студентов есть мотивация получить первый опыт работы и рекомендации, поэтому на умственные задачи легче найти исполнителей.

Где и как найти студентов?

По своему опыту замечу, что студентов найти не так просто, как кажется. Кто-то скажет, что нужно обратиться в HR-компанию, и они все найдут. Отчасти это так, могут найти, но в большинстве своем они не заинтересованы в поиске студентов на стажировки, их KPI — это закрытие регулярных заявок на открытые вакансии в компании. В любом случае, необходимо, чтобы HR разместили информацию на порталы по поиску работы. На вакансию «стажер», по опыту, приходит пять-шесть откликов, из них не всегда могут быть подходящие кандидаты, и это даже в крупных компаниях с именем.

Есть другой вариант поиска — через университеты и институты вашего города.

План действий по поиску студентов-практикантов через вузы

Обращаемся в вуз на кафедру по вашей специальности для проекта. Например, на исследования привлекаем студентов с кафедр социологии, на дизайн-проекты — с кафедр дизайна, на холодные звонки — кафедры управления и менеджмента. Можно и не по специализации, но тогда заинтересованность со стороны вуза и студентов будет ниже. По времени переговоры с заведующим кафедры занимают одну-две недели.
Заключаем договор с вузом на прохождение производственной практики студентов в вашей компании. Как правило, это на бесплатной основе, и преподаватели университета всегда охотно идут на сотрудничество. Сроки зависят от степени бюрократии в вашей компании, университеты обычно быстро подписывают документы. Этот пункт можно и пропустить, если вам и вузу не требуется документальное подтверждение прохождения практики.
Размещаем анонс о привлечении студентов на практику. По договоренности преподаватели могут сделать анонс о возможности прохождения стажировки в вашей компании, подобрать кандидатов или раздать студентам листовки об условиях стажировки с контактами для связи. Также можно разместить объявления на кафедре и досках объявления университета. По итогам студенты напрямую связываются с вами на предмет сотрудничества.
Собеседование студентов. Я практикую приглашение всех студентов одновременно, объявляю условия сотрудничества и рассказываю о проекте, в котором им предстоит участвовать. Здесь можно выбрать одного или группу студентов, в последнее время я практикую командную работу, так студенты меньше сливаются в процессе стажировки и всегда есть резерв — к сожалению, не каждый из студентов может подойти под задачи проекта.
Запуск стажировки под руководством наставника от вашей компании. На бесплатной основе при неполном рабочем дне студентов можно пригласить на два-три месяца стажировки.

Хороший способ участия в студенческих фестивалях и конкурсах в качестве жюри или спикера на конференциях в вузах, единственный минус — они проходят нечасто, поэтому можно рассматривать как дополнительный вариант, а не основной.

Какие должны быть задачи для студентов?

Никаких сложных задач и проектов, студенты их завалят в силу отсутствия опыта и понимания ваших бизнес-процессов. И вы потеряет время и нервы! Так что им давать в работу, если они ничего не знают и не могут? Решение есть — это простые задачи на одно действие!

При постановке задачи важно учесть:

Уровень сложности задачи.
Необходимо подробно объяснить эту задачу перед ее выполнением.
Студент обязательно должен ее повторить, как он ее понял.
Дать шаблоны для заполнения.
Предоставить примеры ожидаемого результата.
Назначить куратора студента, обычно это сотрудник, который в последующем будет пользоваться наработками студента по задаче. Иначе вы не получите нужный результат, и время ваше и студента будет потрачено зря.

При постановке задач в одно действие у вас больше шансов получить ожидаемый результат, чем при передаче в работу целого проекта. Лучше большого слона есть по кусочкам!

«За» и «против» сотрудничества со студентами

«За»:

Бесплатно, нет финансовых затрат.
Возможность освободить время штатных сотрудников для решения более важных задач. Студентам можно доверить решение простых и длительных по времени выполнения задач, не требующих высокой компетенции.
Альтернатива аутсорсингу. Хорошо решаются творческие и креативные задачи по дизайну, это позволяет сэкономить средства на работе дизайн-агентства.

«Против»:

Временные затраты на работу со студентами, на постановку задач и курирование их выполнения. Нужен постоянный контроль с вашей стороны за качеством выполнения работы.
Студенты, как и фрилансеры, могут пропадать, но это реже случается со студентами, пришедшими по рекомендации преподавателей вуза.
Короткий период работы со стажерами — всего два-три месяца, после чего нужно искать новых практикантов или переходить на работу за вознаграждение.

Итак, у вас есть понимание, что студентам можно доверить проекты, при этом важно четко разделять проект на простые задачи и контролировать их выполнение. Вы знаете, как и где можно найти студентов-практикантов. Теперь осталось только протестировать формат работы со студентами. Пробуйте, и у вас получится.

Ирина Васютенко

E-xecutive