Офіс майбутнього: що таке Hot Desking та які його переваги та недоліки?

Hot Desking став популярним трендом на сучасному робочому місці, особливо після COVID-19 та переходу на гібридну роботу.

Розповідаємо про концепцію Hot Desking, досліджуючи її визначення, філософію, переваги та недоліки, впровадження, подолання викликів, а також етикет.

Що таке Hot Desking?

Hot Desking, також відомий як спільне використання робочого місця або гнучка робота, – це організація робочого простору, за якої працівники не мають закріплених за ними столів чи робочих місць. Натомість вони можуть обирати будь-який вільний стіл чи робоче місце, дотримуючись черги.

Концепція виникла як спосіб оптимізації офісного простору та сприяння співпраці. Ідея спільного робочого простору резонувала з еволюційним характером роботи, де мобільність і гнучкість стали ключовими компонентами сучасного робочого місця.

Останнім часом, коли гібридна робота стала нормою, організації зменшують розміри офісів і переходять від стаціонарних робочих столів до Hot Desking.

Філософія Hot Desking

Філософія полягає у створенні динамічного та гнучкого робочого середовища, яке заохочує до співпраці, творчості та продуктивності. Усуваючи фіксоване розташування робочих місць, Hot Desking має на меті зруйнувати ієрархічні бар’єри та сприяти формуванню почуття рівності серед колег. Він також сприяє взаємодії між командами, обміну знаннями та інноваціям через спонтанні розмови та обмін ідеями.

Переваги та недоліки Hot Desking

Переваги

Компанії вирішують впровадити Hot Desking з кількох причин:

Оптимізація використання простору. Hot Desking дозволяє більш ефективно використовувати офісний простір за рахунок спільного використання столів співробітниками. Це особливо актуально для гібридних робочих груп, в яких працівники перебувають в офісі не щодня.
Економія витрат. Зменшуючи потребу в індивідуальних робочих місцях, Hot Desking може призвести до зниження витрат на нерухомість для бізнесу.
Гнучкість та автономія. Співробітники мають свободу вибору робочого простору відповідно до своїх потреб та вподобань, що сприяє гнучкості та автономії.
Посилення співпраці. Hot desking заохочує взаємодію між співробітниками з різних команд і відділів, сприяючи співпраці та обміну знаннями.
Підвищення креативності та продуктивності. Різноманітне робоче середовище може стимулювати креативність та продуктивність працівників.
Сприяння сталому розвитку. Hot desking сприяє більш сталому підходу до дизайну офісу та розподілу ресурсів.

Недоліки Hot Desking

Хоча Hot Desking має численні переваги, важливо враховувати його потенційні недоліки:

Труднощі з пошуком вільного місця. У години пік працівникам може бути складно знайти вільні робочі місця, що призводить до розчарування та зниження продуктивності.
Втрата згуртованості команди. Постійна зміна робочого простору може перешкоджати згуртованості та комунікації в команді, оскільки працівники не завжди можуть перебувати в безпосередній близькості до членів своєї команди.
Гігієнічні проблеми. Hot desking може збільшити ризик поширення мікробів і хвороб, якщо не дотримуватися належних протоколів прибирання.
Ризики безпеки. Hot Desking може створювати ризики для безпеки, якщо конфіденційна інформація залишається відкритою на загальних столах або якщо неавторизовані особи отримують доступ до конфіденційних зон.
Потенціал для відволікання. Робота у відкритому та спільному середовищі може призвести до більшої кількості факторів, що відволікають, що впливає на концентрацію та зосередженість.

Як впровадити Hot Desking у компанії?

Перехід до моделі Hot Desking вимагає ретельного планування та комунікації. Ось кілька кроків, яких слід дотримуватися:

Оцініть та проаналізуйте поточне використання офісного простору, щоб визначити зони, де можна впровадити Hot Desking.
Поясніть причини змін та переваги, на які можуть розраховувати працівники від впровадження Hot Desking.
Проведіть навчання та надайте підтримку працівникам щодо того, як орієнтуватися в новій організації робочого простору та користуватися наявними технологічними інструментами.
Вивчіть можливість впровадження системи бронювання Hot Desking або програмного забезпечення для управління офісом, щоб працівники могли заздалегідь перевіряти наявність вільних робочих місць і резервувати їх.
Регулярно збирайте відгуки працівників та вносьте корективи для вирішення будь-яких проблем, що виникають.

Подолання викликів при впровадженні Hot Desking

Впровадження Hot Desking може викликати певні труднощі, але за умови ретельного планування, їх можна подолати.

Опір змінам. Працівники можуть спочатку чинити опір змінам через побоювання втратити особистий простір. Регулярне спілкування, навчання та відкрите обговорення їхніх проблем можуть допомогти зменшити опір.
Забезпечення справедливості та доступності. Важливо встановити чіткі правила та політику для забезпечення справедливого розподілу робочих місць і запобігання монополізації працівниками бажаних робочих місць.
Моніторинг та управління рівнем шуму. Відкрите офісне середовище може призвести до підвищення рівня шуму. Створення спеціальних тихих зон або надання навушників з функцією шумозаглушення допоможе працівникам зосередитися і бути продуктивними.

Поради щодо етикету під час роботи в режимі Hot Desking

Для забезпечення гармонійної та продуктивної атмосфери в зоні Hot Desking дуже важливо встановити чіткі правила етикету. Серед основних:

Повага до особистого простору та речей.
Прибирання після роботи та залишення робочого місця в чистоті для наступного користувача.
Підтримання належного рівня шуму та використання спеціально відведених місць для групових обговорень або телефонних дзвінків.
Уважне ставлення до вподобань та потреб інших.

Створення офісів майбутнього

Перехід на віддалену та гібридну роботу призвів до того, що компанії скорочують площу офісних приміщень та переплановують їх, щоб сприяти ще більшій співпраці та пристосовуватися для певних видів діяльності.

Hot Desking відіграє важливу роль у цьому процесі, допомагаючи зменшити офісні площі та сприяючи кращій співпраці між співробітниками.

Читайте ще: Від емоційного інтелекту до управління змінами: 8 найважливіших навичок HR-фахівців