Реальность внесла коррективы в наш привычный уклад, и с 16 марта наша компания перешла на remote режим. Как и для многих – это был стрессовый период, поскольку чаще мы привыкли решать рабочие вопросы вживую на митингах, и нужно было быстро менять наработанную схему.


Оперативно, не теряя темпы, а где-то, наоборот, ускоряясь, мы перестроились на дистанционный режим работы.


Спустя время, можем честно признаться – да, было непросто. Сотрудникам пришлось выстраивать баланс рабочего и личного времени, потому что работа из дома – тоже компетенция. Для эффективной и комфортной работы нам помогает планирование, команды сами договариваются о регулярных видеозвонках и статус-митингах. Задача менеджеров – прописать простые правила и график звонков на каждый день, чтобы все в команде понимали, что от них ожидают к концу дня. Этот подход очень помогает структурно подходить к задачам и видеть фокус. Таким образом, все команды задействованы в процессе и чувствуют сплоченность.


Коммуникации


Коммуникаций стало значительно больше, несмотря на дистанционный режим, и это не всегда хорошо. До сих пор случаются смешные моменты, когда несколько человек говорят одновременно во время конференц-звонка, а затем одновременно замолкают, или кто-то забывает включать микрофон. Стараемся проводить встречи с включенными камерами – рабочая встреча проходит «живее» и с эмоциями. Аккумулируем внимание на хорошем и радуемся мелочам.


Мы концентрируем все радостные события в нашей внутренней социальной сети – Yammer, это быстрый инструмент для уведомлений на всю компанию. Используем Yammer для более неформального общения и в публикациях рассказываем о жизни в SMART business. Размещаем именные открытки по любым инфоповодам – дни рождения, годовщины работы в компании, повышение, окончание адаптационного периода, рождение деток. Нас в команде почти 300 человек в пяти офисах мира, каждый день – праздник. Там же, в Yammer, есть специальный канал для клиентов, где мы делимся информацией по обновлениям и доработкам в системах, можно получить консультацию или узнать больше о новинках и продуктах Microsoft.


Еще мы продолжаем выпускать ежемесячный дайджест новостей, проводить Speaking Club и тренинги. Да, формат меняется, полностью перешли в онлайн, но есть базовые ценности и daily-routine, которые должны сохранится, несмотря на дистанционную работу.


До карантина, дважды в неделю, у нас была 15-минутная медитация. Сейчас ее особенно не хватает на регулярной основе, есть определенные трудности, причем они связаны не с техническими моментами, потому что с технической точки зрения – мы просто перешли в онлайн-режим с помощью Microsoft Teams, и нам не пришлось осваивать новые инструменты. Сейчас Microsoft Teams –  основная площадка проектных коммуникаций. На одной платформе создаем встречи, чатимся, загружаем документы. Под каждую задачу или проект создается отдельный канал, это удобно – нет путаницы, можно переписываться во время видеозвонков и давать доступ к документам и своему экрану.


Читайте ще:
                            Встигнути за 48 годин. Кейс ЕРАМ про перехід у формат Work From Home
            


Планирование 


Команды фиксируют свои задачи в Planner – в онлайн-пространстве создают планы, списки «To do», назначают сроки и управляют ими. Не нужно переключаться между окнами и файлами, вся команда работает на одной «площадке».


Видеть загрузку всей команды и контролировать задачи перед клиентами помогает отчетность в Dynamics 365 Business Central. Несмотря на то, что мы работаем дома, проектный офис распределяет загрузку и видит всю картину, поэтому общая эффективность не падает, а объем задач остается под контролем.


Обеденное время и часы доступности вносим в календари, чтобы коллеги видели, когда можно друг к другу обратиться. Общение стало этичнее, мы не звоним друг другу внезапно, а назначаем встречи в плане; обмениваемся обязательными утренними новостями, можно сказать, карантин дисциплинировал наши внутренние коммуникации.


Тимбилдинг


Чтобы коллеги могли общаться чаще не только по рабочим задачам, создали несколько активностей:


    

  • в Yammer появилась группа Carpooling (поиск попутчиков), из-за ограничений с общественным транспортом;
    • 

  • дважды в неделю встречаемся онлайн на Speaking Club – обсуждаем насущное, но на английском языке;
    • 

  • запустили флешмоб, фото домашних «офисов» –  особенно смешные фото присылают коллеги, у которых есть домашние животные или маленькие дети;
    • 

  • на днях запускаем «Online Coffee Break» – встреча в Teams, к которой все желающие могут присоединиться в любой момент и поболтать с коллегами на 5-минутном перерыве.
    • 



Сейчас нет возможности благодарить друг друга оффлайн, поэтому чаще пользуемся функцией Praised в чат-боте SMART HCM & LMS, это открытки-благодарности за помощь в задачах, реализованных проектах и шеринг знаний.


Мы продолжаем делать пятничные #kitchentalks. До карантина, раз в неделю на нашей офисной кухне любой желающий делал презентацию из своего круга интереса и делился с остальными: прыжки с парашюта, особенности праздника Новруз, этика бронирования встреч в Outlook, дизайн интерфейсов – темы не заканчивались никогда. Что делаем сейчас? Конечно продолжаем эти встречи, но уже в онлайн через стрим в Microsoft Teams – завтракаем на кухне (#kitchentalks) и слушаем спикера. В прошлую пятницу делала презентацию коллега, которая только начала сотрудничество со SMART business, т.е. у многих еще не было возможности познакомиться вживую, но мы уже знаем – она жила в Китае и рассказывала о своем опыте экспата.


Читайте ще:
                            Досвід проведення онлайн-співбесід. Результати опитування robota.ua
            


Рекрутинг и онбординг


Так как у нас продолжается рекрутинг – через истории сотрудников на наших социальных сетях мы знакомим будущих коллег с командой. Раз в неделю публикуем интервью, ребята рассказывают о себе, своих хобби и «истории успеха» в компании. Интервью стабильно выходят и сейчас – это традиция, мы считаем, есть вещи, которые должны оставаться нерушимыми, несмотря на кризис.


Несколько коллег стартовали сотрудничество недавно, уже в период карантина. К счастью, мы тоже оказались к этому готовы – весь процесс онбординга загружен в нашу систему SMART HCM & LMS. Первоочередные инструкции и документы, с которыми знакомится новичок, предлагаются в виде электронных курсов с тестами, чтобы было интересно обучаться. В системе, кроме базовых материалов, есть профильные электронные курсы для разработчиков и консультантов, мы сами формируем контент и регулярно обновляем учебные материалы в системе. К ним есть доступ 24/7 и с любого устройства, это важно в нынешнем домашнем режиме.


Обучение


Раз в неделю публикуем серии вебинаров от Microsoft, ребята регистрируются по своему желанию, слушают трансляции, а потом обмениваются мнениями. Сегодняшняя действительность демонстрирует, чтобы быть впереди – нужно постоянно обучаться.


Со своей стороны, мы охотно делимся экпертизой, график бесплатных вебинаров расписан на две недели вперед. На разных языках мы консультируем партнеров, клиентов и всех желающих, по вопросам организации remote режима для команды и инструментам, которые облегчат работу из дома. Кроме этого, показываем сценарии использования инструментов и помогаем настроить дистанционное обучение.


Встречи с клиентами, вебинары и презентации проводим в Microsoft Teams. Даже если клиент не пользователь – отправляем ссылку для подключения, чат и материалы сохраняются. Можно сразу попробовать и оценить преимущество онлайн рабочего пространства, делимся тем, чем пользуемся сами с 2009 года. Передаем свой опыт тем, кто столкнулся с необходимостью быстрого перехода в облачные сервисы.


Адаптация к изменениям


Сегодняшняя ситуация непростая для всех. Но, поскольку, нет возможности на нее влиять, наша задача – как можно быстрее адаптироваться и продолжать получать каждый день максимальный результат. Сейчас у нас в команде задачи не ограничиваются привычным функционалом, мы гибко перестраиваемся и делаем то, что на данный момент важнее: команда Travel, из-за отмены перемещений между странами, подключилась к операционным задачам финансового департамента; Event команда, из-за отмены всех мероприятий, помогает маркетингу в креативе и создании контента. Коллеги работают комплексно и адаптируются к изменениям, чтобы не уходить в отпуск и быть полезными здесь и сейчас.


Сегодня – самое подходящее время, чтобы пробовать новое и быть вовлеченными во все процессы компании. Не бояться изменений, а управлять ими.


И, самое главное, оставаться здоровыми.