Як робити менше, а встигати більше: 10 цінних ідей із книги «Одна справа»

Партнер рубрики

Щодня книжковий ринок відкриває світові безліч нових авторів, роботи яких допомагають читачам зробити власні відкриття. Редакція The Point продовжує рубрику – MustRead. Ми будемо знайомити вас з найбільш відомими і корисними книгами про особистісний та професійний розвиток, про які варто знати кожному, хто прагне розвивати свої сильні сторони і відкривати нові. Книжковий партнер рубрики – інтернет-магазин Yakaboo.

У сьогоднішньому випуску – книга Ґері Келлера та Джея Папасана «Одна справа».

Автори та їхня книга

Ґері Келлер – бізнесмен та спеціаліст з продажу в галузі нерухомості, визнаний «Підприємцем року» за версією журналу «Inc». Джей Папасан – головний редактор і віце-президент видавничого відділу «Келлер Вільямс Ріелті», президент компанії «Реллек Паблішін». Їхня спільна книга «Одна справа», що стала бестселером за версією Wall Street Journal, New York Times, USA Today, руйнує існуючі стереотипи про тайм-менеджемент та допомагає визволити внутрішні ресурси, які лишаються незадіяними через невірне планування часу та розсіювання уваги.

Прагнучи насиченого та успішного життя, ми вчимося контролювати всі його аспекти, встигати якомога більше, раціонально розпоряджатися кожною хвилиною. Та чи всі справи, записані у щоденнику, дійсно важливі? Чи кожна витрачена хвилина веде до бажаних результатів? Якщо застосувати інвестиційну аналогію про «яйця в різних корзинах», то принцип її дії щодо планування буде протилежним: розкидані потроху в різних місцях, ваші зусилля будуть порожніми. Сконцентровані ж на чомусь одному, допоможуть вам зрости.

1. Не буває справ, важливих однаково

Існує багато технік тайм-менеджменту, для їх практики створені різні інструменти: планери, додатки, комп’ютерні програми. Об’єднує одне: вони передбачають, що виконанню підлягає абсолютно кожна справа, яку ми вписуємо до своїх списків to-do. Та чи дійсно всі ведуть до однаково вартісних результатів? Відповідь дає принцип Парето, відомий як 80/20: 80% зусиль дає 20% результатів, і навпаки. Тож визначте, що, на вашу думку, входить до тих 20 або 30 відсотків, на яких тримається все, і зробіть їх пріоритетними. Решта ж може виконатися пізніше або виявитися взагалі непотрібним.

Замість списку справ вам потрібен «список успіху» – список, створений для досягнення неперевершених результатів. Списки справ зазвичай довгі; списки успіху – короткі. Перші ведуть вас одразу в усіх напрямах; другі підказують конкретний. Перші схожі на непродуманий путівник, другі – на конкретну програму подорожі. Якщо ваш список не зосереджений довкола успіху, він і не приведе вас до нього. Якщо у вашому списку справ є геть усе, він приведе вас будь-куди – тільки не туди, куди ви хотіли.

2. Мультизадачність не дорівнює ефективності

Нам успішно вдається виконувати кілька завдань одночасно, як-от прослуховування музики, переглядання стрічки соцмереж та спілкування. Тож ми пробуємо робити так само з іншими заняттями, запускати декілька робочих процесів одночасно, як на комп’ютері. Та на відміну від перших, простіших, для їх виконання знадобиться вищий ступінь концентрації, а постійне перемикання між однією складною справою та іншою віднімає час: щоб знов налаштуватися на попереднє завдання, потрібно близько 20 хвилин. Можливо, збоку здається, що мультитаскери більш вправні, та насправді вони повільніші, а до того ж, постійно перебувають у стані стресу та припускаються помилок. Не намагайтесь встигнути все одразу – маневруйте справами, ніби жонглер, беручи до рук одну та відпускаючи іншу.

Коли ви намагаєтеся одночасно робити надто багато справ, ви зрештою можете не зробити нічого добре. Визначте для себе, що просто зараз має найбільше значення, і приділіть цій справі всю свою увагу. […] Є випадки, коли ви можете бути багатозадачним, але бути одночасно й ефективним – ні.

3. Звичка – краща альтернатива дисципліні

Коли нам щось не вдається виконувати достатньо довго, ми говоримо, що бракує дисципліни. Вирішуємо бігати зранку та кидаємо цю затію вже на третій день. Починаємо вчити нову мову та здаємося за першої невдачі. Проте автори спішать повідомити, що формувати треба не дисципліну, а звичку, і якщо вдасться, далі все потребуватиме менших зусиль, поки не стане виконуватися на автоматі. Комусь для цього достатньо 21 дня, комусь більше або менше. В середньому, як визначили дослідники, для зміцнення звички потрібно 66 днів. Та хай це буде лише одна звичка за раз: поки біг не став частиною повсякденної рутини, підручник з іноземної поки що краще відкласти.

Правда в тому, що дисципліни, яка в нас уже є, – достатньо. Потрібно просто трохи краще користуватися й управляти нею. Усупереч переконанням більшості, успіх – це не марафон, що складається із дисциплінованих кроків. Аби досягти чогось, не потрібно бути дисциплінованим 24/7, витреновувати кожен крок і постійно все контролювати. Насправді, успіх – це забіг на коротку дистанцію, спринт, у якому дисципліна – це просто джерело енергії, завдяки якому ви можете сформувати звичку братися за роботу й виконувати її.

4. Сила волі – це ресурс

Випробування власної сили волі часто дають не ті результати, на які ми сподіваємось. Не підозрюючи, що вона може закінчуватися. Пригадайте, скільки енергії потрібно, щоб змусити себе піти на важливу зустріч, коли позаду цілий робочий день. Або зробити вибір на користь здорового перекусу, коли після вирішення непростої задачі значно більше хочеться швидких вуглеводів. І якщо робота над цим завданням була справді виснажливою, примусити себе ще раз буде нелегко. Не переоцінюйте своїх сил, а киньте їхні запаси на одну, найважливішу справу, і краще на початку дня, або одразу після перерви, коли «батарейка» ще повна чи вже знову заряджена. А коли вона діставатиме мінімальної позначки, робіть щось просте і менш значуще.

Тож як змусити вашу силу волі працювати? Думайте про неї. Приділяйте їй увагу. Поважайте її. Поставте найважливіші справи в пріоритет і робіть їх, коли рівень сили волі найвищий. Іншими словами, визначте для неї робочі години. Вона заслуговує на це.

5. Баланс в житті – невтомне перемикання між головним

Щасливе, сповнене яскравих подій та важливих моментів життя – те, чого всі прагнуть. Та коли ми викладаємося на повну, затримуємося допізна на роботі та ще й беремо завдання додому, на все інше не вистачає часу. «У мене немає життя», – резюмуємо ми. Можна, навпаки, виділяти потрохи часу всьому. Проте, запевняють автори, справжнього успіху так не досягти: все має виконуватися до кінця, а не поверхнево. Вони рекомендують інший підхід: розділити професійне та особисте життя, ніби між чашами вагів, і всередині кожної виділити «найважливіше» та «все інше». Перемикайтесь між правильними, на вашу думку, речами, а решта підтягнеться, коли залишиться час.

Для того, щоб досягти неперевершених результатів, потрібно встановити пріоритети й діяти згідно з ними. І ви неодмінно відійдете від точки рівноваги, якщо будете діяти відповідно до своїх пріоритетів і приділяти одним справам більше часу, ніж іншим. У такому випадку перед вами більше не стоятиме завдання не порушити балансу – адже, фактично, саме це ви й повинні будете зробити. Завдання буде інше: стояти за свої пріоритети якомога довше. Щоб робочі пріоритети не турбували вас поза роботою, чітко визначте своє головне робоче завдання й виконайте його. А тоді йдіть додому й чітко визначте головні завдання там – аби потім ви могли з чистими думками повернутися до роботи.

6. Мрії, що не викликають страху, недостатньо великі

Якщо зусилля дають посередні результати, тоді, здається, дійсно великий успіх вимагає титанічної праці. Насправді швидкість не допоможе, якщо рухатися в невірному напрямку. Потрібно мислити значно більшими масштабами, що означатиме й інші способи дії. Не потрібно робити більше – потрібно інакше. Не задовольнятися наявними можливостями, а шукати та створювати для себе нові. Тоді будь-які досягнення стають доступними, лишається тільки додати наполегливості та не боятися невдачі.

Скільки кораблів не відправилися у плавання, бо люди думали, що Земля пласка? Наскільки загальмувався прогрес через тих, хто не міг припустити, що можна дихати під водою, літати, виходити у відкритий космос? Ми всю історію на диво низько оцінюємо власні можливості. Ось хороші новини: наука базується не на вмінні вгадувати, а, скоріше, на мистецтві прогресувати. І ваше життя – теж.

7. Великі й конкретні питання – маленькі й сфокусовані відповіді

Коли ваша «одна справа» визначена правильно, решта інших вирішується значно простіше. Ви маєте одну велику – головну справу свого життя, тож визначте для себе найважливіше – те, що можна зробити для неї просто зараз. Поставте собі фокус-питання: «Яку одну справу я можу зробити, щоб, коли я зроблю її, усе інше стало легшим або взагалі неважливим?» Його можна застосувати для різних сфер. Наприклад, «Що я можу зробити, щоб покращити свій фінансовий стан?». Але краще так: «Що зробити цього року, щоб подвоїти свій рахунок?» Мисліть масштабно, щоб досягти чогось справді нового, та конкретно, щоб сфокусуватися на меті та часі її досягнення.

Коли ви ставите в пріоритет правильне завдання, ви одночасно правильно налаштовуєте мозок, розвиваєте правильне вміння й правильні стосунки. Із силою фокусування всі ваші дії починають складати природну послідовність, у якій ви будуєте одну правильну річ на іншій. І коли все працює так – ви на правильному місці й незабаром побачите всю потужність ефекту доміно.

8. Мета й пріоритет – секрети продуктивності

Продуктивність означає не обсяги виконаної роботи, а те, наскільки ефективними були зусилля. Це лише верхівка айсберга, в основі якого – ваша мета, яка придає значущість кожному дню. Ваша місія, яка включає в себе все інше. На цій основі стоїть вміння жити за пріоритетами: яку «одну справу» ви можете зробити для своєї мети загалом, за п’ять років, за рік, місяць, тиждень, що можна зробити сьогодні та просто зараз? Пріоритети на різних рівнях планування пов’язані, і цей ланцюг веде до бажаного розуміння.

Правда про успіх така: ми здатні в майбутньому досягти неперевершених результатів, якщо здатні один за одним створити низку важливих і правильних моментів. Те, що ви робите в певний момент, визначає, із чим ви зіткнетеся в наступний. Ваше «теперішнє зараз» і всі «майбутні зараз» поза всяким сумнівом визначає пріоритет, яким ви послуговуєтеся. Ключовий фактор, який визначає вашу розстановку пріоритетів – це те, хто виграє: теперішній чи майбутній ви.

9. Спочатку відпочинок, потім – справи

Якщо ви намагаєтеся виконувати лише одну справу за раз, то маєте боронити свій час та простір від усього, що відволікає від неї. Розбийте свій графік на блоки в такому порядку:

Час на себе
Час на «одну справу»
Час на планування

Розпочніть з часу на себе, адже від того, наскільки добре ви себе почуватимете, залежатиме й все інше. Виділіть для часу, якого потребуватимете, окремий блок, щоб на нього не претендували інші справи. Далі – час, необхідний для якісного виконання вашої головної справи на день. Не відступайте й не відволікайтеся, поки не реалізуєте всього, що хотіли сьогодні. А вже коли залишиться вільна година, беріться за решту справ. І не забувайте переглядати свій план. Виділяйте блок часу на перегляд цілей і знову ставте питання: «Виходячи з сьогоднішнього стану речей, яку одну справу я маю зробити цього тижня, щоб наблизитися до річної мети?»

Є певна магія в тому, щоб у кінці дня перекидати вашу головну кісточку доміно. Усе, що потрібно робити, – не розривати ланцюжок, продовжувати його щодня, аж поки у вашому житті не з’явиться потужна звичка – звичка виділяти блоки часу. Звучить просто? Виділяти блоки часу справді просто – якщо ви їх захищаєте.

10. Майстерність, цілеспрямованість, відповідальність

Якщо ви займаєтеся своєю справою достатньо довго, рано чи пізно ви досягнете в ній рівня майстерності. Дослідження говорять про 20 000 годин як час, необхідний для становлення професіонала в будь-якій галузі. Проте справжня майстерність не має меж: ви стаєте експертом в тому, що вже знаєте, і учнем в тому, що лише доведеться пізнати. Потрібно мати достатньо цілеспрямованості, щоб проламати стелю, якої досягли, і для цього невпинно шукати та пробувати нові підходи. Та ніхто не застрахований від невдач: може статися так, що нові моделі не будуть працювати так, як ви очікували. Не дозвольте обставинам змусити вас почуватися їхньою жертвою. Взявши на себе відповідальність за все, що відбувається у вашому житті, ви станете його автором, і тоді всі труднощі надихнуть на нові ініціативи та стануть корисними уроками, трампліном для подальших результатів.

Коли ви будете йти стежкою майстерності, ваша впевненість у собі й компетентність зростатимуть. Ви відкриєте для себе, що шлях до майстерності не такий уже й складний, якщо йти ним розважливо. Ви будете здивовані, що вдосконалення власних умінь в одній справі відкриє перед вами платформу для інших – і пришвидшить процес роботи над ними. Знання породжують знання, і одні вміння будуються на інших. […] Набуття майстерності – процес, від якого ви ніколи не перестанете отримувати віддачу, бо він ніколи не закінчується.

Що ми вже прочитали:

1. Как сделать свою жизнь: 10 главных мыслей из книги «Поток. Психология оптимального переживания»

2. Право на лидерство: 10 ключевых мыслей из книги топ-менеджера Facebook «Не бойся действовать»

3. Когда работа приобретает смысл: 10 главных мыслей из книги HR-директора Google «Работа рулит»

4. Настроить личный таймер: 8 главных мыслей из книги «Искаженное время. Особенности восприятия времени»

5. Как «сканировать» реальность: 6 главных мыслей из карьерного бестселлера «Отказываюсь выбирать»

6. Як стати країною інновацій: ізраїльський досвід з книжки «Країна стартапів»

7. Як збудувати щасливе життя: 10 ідей із книги гарвардського професора

8. Мислити оригінально: головні думки з книжки професора Уортонської бізнес-школи

9. «Боль – неизбежна. Страдание – это выбор»: о чем на самом деле говорит Харуки Мураками, говоря о беге

10. Як пробувати і не зупинятися: найважливіші ідеї з бестселера відомого маркетолога Сета Ґодіна

11. Стати супербосом: поради з книжки професора бізнес-школи