Вместо скучных собраний: чат-бот, влог, хакатон и другие необычные инструменты коммуникаций с сотрудниками и соискателями

Собрания, на которых можно разве что поспать под монотонный гул коллег, слеты передовиков и доски почета… Современные компании знают, что эти архаичные инструменты коммуникации не эффективны. И предлагают сотрудникам и кандидатам альтернативные варианты общения, более технологичные, гибкие и удобные. В новом материале спецпроекта «Работа будущего» от The Point и агрохолдинга МХП мы собрали самые интересные примеры таких коммуникаций.

Компании стремятся технологизировать максимум процессов. Например, в офисе агрохолдинга МХП активно используется чат-бот, который помогает решать вопросы в несколько кликов прямо с телефона.

Алексей Нескромный, менеджер по оптимизации бизнес-процессов (отдел диджитализации МХП), отмечает: инструмент был запущен, чтобы автоматизировать рутинные операции. «Например, чат-бот может «пригласить» соискателя на собеседование: уточнить удобное время, сверить его с календарем рекрутера, – объясняет эксперт. – А затем внести информацию во внутренние системы компании, чтобы организовать пропуск на охране и забронировать комнату для переговоров. Это экономит время и упрощает процесс».

С помощью чат-бота сотрудники офиса могут даже посмотреть актуальное обеденное меню и выбрать оптимальное время для ланча – по запросу бот отправляет скрин веб-камеры из столовой, и, если людей много, можно прийти немного позже. Еще с помощью бота удобно записаться на мойку автомобиля (это один из сервисов в офисе) – по такому же алгоритму, заранее согласовать время с сотрудником мойки. Также чат-бот включает такие опции, как «Помощник бухгалтерии» и «Помощник HR». Так сотрудники могут легко уточнить важные вопросы, например, по зарплате, командировкам, правилам и процедурам Центра развития и даже дресс-коду.

В компании Deloitte тоже запущен рекрутер-бот D.TalCa (Deloitte Talent Candidate), который проводит первичные собеседования с соискателями, рекомендует вакансии, знакомит с компанией. Использование такого инструмента – это ответ на интересы и пожелания основной целевой аудитории компании как работодателя (студенты и выпускники вузов).

Виртуальный помощник есть и у компании Vodafone: на странице в Faceboook Vodafone UA Careers размещается информация об актуальных вакансиях, а электронный помощник помогает найти нужное предложение, узнать его детали, связаться с рекрутером.

Корпоративный видеоблог – еще один способ стать ближе и понятнее для соискателей и сотрудников. Именно с этой целью был запущен влог МХП stories. «Люди – визуалы, им хочется не просто слышать и читать, а видеть, что происходит в компании, – объясняет Анна Горбатюк, менеджер по внешним коммуникациям в МХП. – Мы уже прошли первый рубеж и отсняли 10 серий о корпоративной жизни в разных проявлениях. Это были: репортажи о центральном офисе, работе птицефабрик, биогазовом комплексе, где производится «зеленая» энергия; а также об участии сотрудников в разных корпоративных мероприятиях, награждении лучших работников, праздновании 20-летия компании и т.д.».

«Видеоблог – это возможность рассказать обществу, что МХП – многогранная компания, которая не ограничивается птицефабриками, – отмечает Максим Гузев, ведущий МХП stories, начальник отдела экспорта продуктов переработки. – В компании большой земельный банк, собственные элеваторные и перерабатывающие мощности, комбикормовые заводы и хозяйства по выращиванию крупного рогатого скота, биогазовые комплексы и маслопрессовые заводы, кроме того – проводится множество социальных инициатив».

В состав холдинга входят предприятия из 14 регионов Украины, и сотрудникам хочется знать больше друг о друге. А соискателям важно понимать, какие условия предоставляет компания в разных направлениях деятельности. «Влог стал очень популярным, помог ответить на множество вопросов и наглядно показать, что мы – не устаревшее агропредприятие, а инновационная и технологичная компания. Более того, формат влога легко воспринимается нашей аудиторией. Мы стараемся очень простым и доступным языком объяснить, как все устроено на наших предприятиях», – объясняет Анна Горбатюк.

Над созданием МХП stories работает профессиональная съемочная группа, но ее ведущие и герои – не актеры, а обычные сотрудники. На съемках часто случается что-то неожиданное и любопытное. Например, ведущий влога Максим Гузев вспоминает, как снимался выпуск о биогазовом комплексе – в морозную погоду при шквальном ветре, но вовлеченные герои все же довели дело до конца. А когда съемочная группа посетила инкубаторий, и ведущие держали в руках лоток с яйцами, прямо на их глазах вылупился цыпленок, которого окрестили «первенцем МХП stories».

В ответ на выпуски зрители задают много вопросов, и на их основании возникают идеи на будущее. Например, поступили приглашения записать влог от команды пауэрлифтеров (г. Ладыжин, где также представлен агрохолдинг) и других интересных героев. «Влог становится живой системой. Фактически это уже диалог со зрителями», – резюмирует Анна.

А компания COMFY снимает собственный ситком под названием «Миксер». Главный герой – продавец-консультант, в сериях обыгрывается тема работы в большом магазине и отношений в коллективе. По информации компании, все герои имеют реальных прототипов. Пока готова только пилотная серия. Съемки происходят в настоящем магазине СOMFY в Киеве – правда, ночью, чтобы не мешать покупателям.

Работодатели давно используют соцсети для общения с сотрудниками и кандидатами, но форматы становятся более креативными. Например, медиахолдинг “1+1 медиа” запустил проект #людиідей, в рамках которого сотрудники делятся небольшими историями о себе. Героем может стать представитель любой профессии – от телеведущего или корреспондента до младшего финансового аналитика или PR-менеджера.

Компания МХП развивает карьерные страницы в социальных сетях: Facebook (здесь удобно следить за анонсами конкурсов, ивентов, вакансий, программ и просто получать полезные советы о карьере и продуктивности), Instagram, а недавно запущен еще и Telegram-канал – MHP Channel.

Агентство интернет-маркетинга Netpeak ведет рубрику «Знайомство з Netpeak», где сотрудники рассказывают о себе интересные факты – истории из детства или происхождение ника. IT-компания SoftServe в рубрике #SoftServe_Personalities рассказывает о своих сотрудниках и о том, насколько разные дороги привели их в эту сферу.

Чтобы оперативно делиться информацией о событиях, проектах и технологиях – и с внешней аудиторией, и с сотрудниками, – агрохолдинг запустил проект видео-новостей МХП news.

«В отличие от МХП stories, это короткие сюжеты, которые посвящены определенным новостям, событиям компании и выходят каждую неделю, – рассказывает Анна Горбатюк. – Наша цель – показать, что мы не просто производим продукцию. Компания реализует много социальных, образовательных проектов, в том числе и в регионах». Например, в выпусках освещались такие события, как экологические пресс-туры по предприятиям МХП, строительство и запуск новых объектов, социальные проекты, корпоративные праздники, дни открытых дверей и конкурсы.

Студенты и молодые специалисты – особенно важная для работодателей категория соискателей, – и конкуренция/борьба за таланты присутствует в сегменте высокая. Поэтому компании стараются внедрять максимум инструментов, чтобы коммуницировать с новым поколением в удобном формате, давать полезный контент, знания и навыки, которых не хватает в вузах. Работодатели хотят влиять на учебный процесс, программу, иметь право предлагать в качестве преподавателей своих экспертов-практиков. И, конечно, создавать условия для обучения на своей территории. Например, в партнерских университетах компании ДТЭК создаются группы, которые занимаются по специальной программе, включающей практику на предприятиях, работу с наставниками, написание дипломного проекта на актуальные для организации темы.

Пример комплексного подхода к работе с молодыми специалистами – «МХП СТАРТ», программа карьерного развития для студентов и выпускников. «Цель программы – рассказать молодым людям об интересных, перспективных и востребованных профессиях в аграрной сфере и возможностях, которые открывает для молодежи работа в агроотрасли в целом и в компании, в частности», – отмечает Катерина Корченко, руководитель отдела внутренних и внешних коммуникаций МХП.

Этот комплексный проект предполагает несколько возможностей. Молодым людям, которые заинтересованы в карьере в агросекторе, предлагают посетить экскурсию по производственным мощностям холдинга и оценить, насколько они современные и технологизированные (в предыдущих выпусках мы рассказывали об управлении микроклиматом в птичнике с планшета или использовании дронов для наблюдения за полями). Также студенты и выпускники могут пройти практику и стажировку на предприятии, получив доступ к ресурсам компании, включая современную электронную библиотеку и поддержку опытных наставников. А еще – принять участие в обучающих воркшопах и лекциях, которые эксперты МХП проводят в вузах. Спикеры, имея большой практический опыт, не просто рассказывают о компании и ее инновациях, но и консультируют молодых людей о том, как развивать свою карьеру в агросекторе.

Для сотрудников с опытом также создаются эффективные системы обучения. Например, в МХП запущен Центр развития – инновационная учебная платформа. Чтобы стать участником, сотруднику нужно написать эссе, рассказать о своем опыте, мотивации, результатах и целях, пройти тестирование – и приступить к программе развития, включающей тренинги, воркшопы, мастер-классы, коучинг и даже возможность получения высшего образования (первого или последующих).

Виртуальная реальность помогает привлечь кандидатов и показать им закулисье компании без личного присутствия. Многие работодатели предлагают возможность пройти виртуальную экскурсию по офису на сайте, чтобы оценить его комфорт. Для агрохолдинга МХП, по словам Катерины Корченко, это особенно ценная возможность, поскольку доступ к некоторым предприятиям ограничен – в силу особенностей производства и стандартов безопасности. А виртуальные экскурсии позволяют кандидатам и сотрудникам увидеть «внутреннюю кухню» предприятий удаленно. Такие VR-туры можно пройти с помощью специальных устройств – в центральном офисе, на предприятиях, а также на встречах со студентами, ярмарках вакансий и т.д.

В мае 2018 года агрохолдинг МХП при поддержке Radar Tech и платформы инноваций AgroHub инициировал 30-часовой обучающий марафон – хакатон Student Agritech Challenge, на котором команды студентов агро- и технических специальностей могли презентовать свои инновационные идеи по оптимизации и автоматизации производства. «Участники команд – а это около 150 человек – работали над решениями реальных кейсов из практики компании, разрабатывали творческие решения с поддержкой и консультациями менторов от компании», – делится Катерина Корченко.

Из более чем 20 команд были определены победители – команда Национального университета пищевых технологий, которая получила главный приз – поездку в инновационный центр в Израиле. Инициатива имеет положительные отзывы, компания будет продолжать – например, осенью планируется проведение хакатона для будущих ветеринарных врачей.

Есть и другие примеры – допустим, прошлогодний хакатон «Hack for Good» от IT-компаний SAP и MacPaw, цель которого – популяризация STEM-специальностей (наука, технология, инженерия и математика) для девушек.

Тенденция делиться полезным контентом выходит далеко за рамки компаний, и передавать опыт работодатели готовы не только собственным сотрудникам, но и всему обществу. Например, осенью запускается образовательный онлайн-проект How To Startup от МХП и Agrohub. Курс о том, как создать стартап, ориентирован на начинающих и опытных предпринимателей и будет состоять из 10 видео-уроков, доступных для всех желающих. Спикеры из украинских и иностранных стартапов будут предостерегать от ошибок и делиться лайфхаками.

Ксения Прожогина, директор департамента управления персоналом и коммуникаций агрохолдинга МХП

– Почему так важны эффективные коммуникации с сотрудниками?

– Для современной эффективной компании очень важно оставаться в контакте со всеми своими сотрудниками. Это основа основ. Причем в разных компаниях эффективным может быть совершенно разный формат коммуникаций, пул инструментов: для одних более действенной будет электронная рассылка и коммуникации на внутреннем портале, для других – постеры на информационных досках и листовки, для третьих – комплекс. Важно определить тот «портфель» форматов и инструментов коммуникации, который будет работать в компании.

Почему эффективные коммуникации важны? Чтобы строить слаженную команду, которая знает, какой вектор развития у компании в целом и у каждого члена этой команды, стремится к общей цели, понимает и разделяет ценности работодателя, осознает свою причастность к успеху бизнеса, в целом – идентифицирует себя с этой компанией.

В ситуации с потенциальными сотрудниками преимущество заключается в том, что человек приходит в компанию с четким пониманием, что она из себя представляет, к чему стремится, какие принципы работы, ценности, корпоративная культура присущи ей. Уже на этапе изучения информации о компании он сможет понять: хочет/сможет ли он стать ее частью, разделяет ли он видение.

Люди, которые хорошо понимают цели компании и ее стратегию (в рамках своих обязанностей), знают, чего ждать и какие возможности есть для развития, чувствуют себя более комфортно и уверенно, а значит, опять-таки, работают более эффективно. Налаженные коммуникации между работодателем и сотрудниками, соискателями для этого – must have.

Разговор нужно вести на понятном аудитории языке, доступными каналами, и обязательно слушать обратную связь, иначе речь уже не о коммуникациях, а о монологе.

– К чему приводят неэффективные коммуникации?

– Из-за дискоммуникации появляются нереалистичные ожидания, непонимание основ и принципов, на которых строится бизнес. Отсюда – неэффективность. В условиях современного рынка – это крах компании. Успешный бизнес, который хочет развиваться и занимать лидерские позиции в своей отрасли, не может себе позволить неэффективности ни в чем.

– Как меняются подходы работодателей?

– 10-20 лет назад внутренние коммуникации в основном ограничивались телефонной книгой компании, общими приказами руководства, регламентами и самыми главными новостями, которые распространялись самыми разными способами – кто во что был горазд. Позже, с проникновением в нашу жизнь технологий и развитием интернета, общение стало более доступным и упорядоченным: появились сайты компаний, корпоративные порталы, общие чаты в мессенджерах и т.п. – все зависит от масштаба компании. Сейчас технологии завоевывают еще больше пространства – сама работа, задачи и их контроль переходят в цифровую среду, коммуникации становятся все более доступными и охватными.

Подходы к построению коммуникаций с сотрудниками зависят от самой компании, ее целей, HR-бренда. Но есть и ряд общих правил: разговор нужно вести на понятном аудитории языке, доступными каналами, и обязательно слушать обратную связь, иначе речь уже не о коммуникациях, а о монологе.

Представьте, что современная компания будет общаться с сотрудниками, скажем, в ICQ. Сегодня, в эпоху Facebook, Telegram и Whatsapp. Добьется ли она успеха? Еще пример: представьте, что компания создала удобный канал коммуникаций и рассказывает сотрудникам, как нужно ударно поработать квартал, чтобы выйти на новый уровень и получить отличные бонусы, в то время как систематически задерживает зарплату. Получится ли добиться желаемого результата?

Международный рынок подарил нам инструмент face-to-face встреч топ-менеджмента с рядовыми сотрудниками – отличный способ мотивировать персонал, одновременно предоставляя им актуальную информацию о компании.

Вывод прост: неудобные и неправдивые подходы не работают. Нужно быть откровенным, последовательным и ответственным, и подбирать людей, которые будут отвечать тем же.

В нашей практике есть кейс MHP stories: видеоблог, который помог объединить сотрудников предприятий МХП со всех уголков Украины. Для нашего рынка, да и для многих других стран, такое решение нетипично, но оно показало высокую эффективность, причем не только для внутренних, но и для внешних коммуникаций.

Международный рынок подарил нам инструмент face-to-face встреч топ-менеджмента с рядовыми сотрудниками – отличный способ мотивировать персонал, одновременно предоставляя им актуальную информацию о компании. Причем передавать ее без «испорченного телефона» длинной цепочки менеджеров. Это делает атмосферу в компании более демократичной, открытой, способствует свободному обмену идеями, и как следствие – более высокой эффективности бизнеса.

Читайте еще: Отпечаток пальца вместо ключа, чат-бот и «зеленые» принципы: как выглядит офис современной агрокомпании