1-2-1 як інструмент зворотного зв’язку

Зустрічі 1-2-1 важливі як для підлеглого, так і для керівника. Адже обидві сторони зацікавлені в отриманні зворотного зв’язку за результатами своєї роботи, щирій відповіді на важливі для них питання, в можливості висловити свої думки та бути почутим. До того ж для керівника – це можливість обговорити з підлеглим шляхи його розвитку, емоційний стан, прояснити проблемні ситуації; для працівника – це можливість швидкого розв’язання питань, обговорення з керівником свого кар’єрного та професійного росту, своєї ролі в команді.

Зворотний зв’язок повинен бути конкретним, об’єктивним, зрозумілим та містити план дій.

Що потрібно зробити до початку проведення зустрічі 1-2-1

Заплануйте зустріч, заздалегідь повідомте працівникові дату та час проведення зустрічі (наприклад, надішліть запрошення в календарі). Найкраще, щоб зустрічі відбувались в один і той же час, на регулярній основі. Так ви покажете працівникові, що для вас це спілкування важливе і ви ставите його на одному рівні зі своїми іншими важливими завданнями.
Відведіть на зустріч фіксований час. Найбільш ефективно – від 15 до 30 хвилин, раз на 1-2 тижні (в рекомендаціях можна зустріти до 1 години, мінімум раз на місяць). Важливо вчасно розпочинати та закінчувати зустріч.
Підготуйте всі необхідні дані. Подбайте про тихе приміщення або місце без сторонніх (не обов’язково це має бути офіс). Подбайте про конфіденційність розмови. Вимкніть телефон. Дайте працівникові зрозуміти, що цей час присвячений спілкуванню саме з ним.

Також продумайте заздалегідь, які питання під час проведення зустрічі 1-2-1 ви будете обговорювати та в якому порядку. Дотримуйтесь плану.

Які питання ставлять на зустрічі?

Стосовно працівника: «Як справи?», «Що цікавого відбувається», «Як пройшов твій тиждень?», «Про що б ти хотів сьогодні поговорити?», «З чого ти хотів би розпочати нашу розмову?».
Стосовно завдань: «Над чим зараз працюєш?», «Які результати?», «Чи є проблеми?», «Як плануєш діяти, щоб до нашої нової зустрічі був прогрес щодо завдання Х?».
Стосовно розвитку: «Чи є в тебе на меті тренінги/курси, які б ти хотів пройти?», «Чи відчуваєш ти, що нові завдання тебе розвивають?», «Чи є проєкти/завдання, з якими ти хотів би попрацювати?», «Що зараз читаєш?».
Стосовно мотивації: «Які завдання подобаються?», «Які завдання викликають незадоволення?», «З чим це пов’язано?», «Чи є в тебе все необхідне для роботи?», «Чи комфортно на робочому місці?», «Чи дотримуєшся work-life balance?», «Яке в тебе зараз навантаження?», «Як справляєшся з навантаженням?», «Чи не відчуваєш занадто сильне на себе навантаження?», «Що тебе найбільше хвилює?».
Стосовно роботи з керівником: «Як тобі працюється зі мною?», «Що б хотів покращити?», «Чи достатньо тобі зворотного зв’язку?», «В яких питаннях ти хотів би отримувати від мене більше допомоги?», «Що тобі дається складніше за все?», «Як я можу допомогти тобі в цьому?».
Стосовно конфліктів/змін: «Чи все тобі подобається в нашій корпоративній культурі?», «Чи доводиться тобі бути присутнім на зустрічах, дискусіях, в яких ти не хотів би брати участь?», «Яка твоя роль в них?», «Чи відчуваєш ти підтримку команди?», «Чи підтримуєш своїх колег?», «В яких питаннях?», «Чи є питання, стосовно яких в тебе інша точка зору, аніж у колег?», «Чи відчував ти дискомфорт у спілкуванні з колегами?», «Чи потрібна моя допомога у розв’язанні цих питань?», «Як зміни впливають на твою роботу?», «Що позитивного та негативного в цій ситуації?», «Що б ти хотів змінити в колективі?».

Брайан Трейсі в книзі «Мотивація» описує сім принципів поведінки керівника, які можуть спонукати працівника працювати ефективніше. Ці принципи можна застосувати відносно зустрічей 1-2-1:

Посміхайтесь (погодьтесь, нахмурене обличчя – не найкращий помічник в установленні довірливих відносин).
Ставте співрозмовнику питання.
Слухайте їх.
Будьте ввічливими.
Говоріть слова вдячності (подякуйте працівникові за те, що він робить).
Тримайте працівників у курсі справ.
Заохочуйте безперервне вдосконалення.

Питання, які допоможуть оцінити себе як учасника зустрічі

Чи завжди зустрічі відбуваються в запланований час? Як часто зустрічі переносяться з вашої ініціативи?
Чи завжди є у вас всі необхідні для розмови дані, документи, факти тощо?
Ви приходите на зустріч вчасно?
Чи дбаєте ви, щоб на зустрічі була необхідна канцелярія для нотаток/записів/пояснень?
Чи вимикаєте ви перед спілкуванням/ставите на беззвучний режим телефон?
Ви говорите зрозуміло, на конкретну тему, не відволікаєтесь на питання, які не стосуються даної зустрічі?
Ви уважно слухаєте про що говорить ваш співрозмовник?
Ви ставите питання-уточнення?
Ви записуєте те, що вас цікавить?
Ви оговорюєте із співрозмовником дату та час наступної зустрічі?
Ви підбиваєте підсумки розмови?
Ви виконуєте все, про що домовились на зустрічі?

Як і будь-яке ефективне спілкування, зустрічі 1-2-1 базуються на довірі, взаємоповазі, щирій зацікавленості, умінні почути іншого, визнанні того факту, що співрозмовник має право на власні думки, почуття, ідеї. Уміння слухати не лише допоможе краще зрозуміти ситуацію, але й підкреслить цінність співрозмовника, дасть йому можливість відчути свою важливість. Тож варто розвивати та удосконалювати в собі цю компетенцію.

Надія Березова, HR-консультант, сертифікований коуч, викладач курсів HRM