Как сделать хороший онбординг? Лайфхаки по сохранению талантов

Cуществует множество вариаций дрянных первых дней на работе. Отсутствует компьютер. Команда, которую никто не проинформировал. Занятый менеджер. Отсутствие четких первых задач. Назовите сами.

Рекрутеры и менеджеры по персоналу подчеркивают важность первых впечатлений в процессе собеседования. Но многие забывают применить это правило к выходу на работу (или сообщить об этом менеджерам). Это не признак паршивых менеджеров. Это результат отсутствия в компании четкого процесса. Хороший процесс = хороший бординг. Гарантировано.

Мы все знаем статистику: 80% уволившихся в первые полгода принимают это решение в течение первых двух недель работы. В мировой практике это называется именно вхождением в организацию, а не привычной нашему уху «адаптацией», потому что этот процесс начинается задолго до физического выхода сотрудника на работу и фактической «адаптации» к работе и культуре.

Что важно и, как правило, не учитывается в большинстве программ адаптации?

Сначала я хочу остановиться на той части адаптационного айсберга, которая находится под водой и называется «социализация». Что это такое?

Социализация как она есть

Социализация – это процесс усвоения новичком неформализованных правил и норм, касающихся поведения, общения и выполнения работы в организации.

Даже если с профессиональными навыками и знаниями, соответствием конкретного опыта работы и относительной адекватностью новичка все хорошо, то усвоение неписаных правил и норм, «вписывание» и привыкание к корпоративной культуре организации – процесс долгий и довольно болезненный.

Почему?

Проблемы новичка в организации

Часть проблем, с которыми сталкивается человек, попадая в организацию, по мнению Десслера (Dessler, 1988) обусловлены следующими факторами:

Изменения. Попадание в новую ситуацию неизбежно означает изменения, и чем они значительней и многочисленней, тем выше неопределенность для человека.
Нереалистичные ожидания относительно характера новой работы. Новичок может быть шокирован реальностью, если ранее, например, на собеседовании, преимущества его новой работы были сильно преувеличены, а трудности преуменьшены.
«Неприятные неожиданности» вследствие неудовлетворенных ожиданий от новой работы. Негативные ее аспекты, которых новичок не ожидал – трудные коллеги или непредвиденные рабочие задачи, могут вызвать растерянность и беспокойство.

Кто из нас, перечитывая эти строки, не вспоминает что-то близкое из своего опыта?

Таким образом, чтобы минимизировать урон и негативные последствия от таких причин беспокойства, стоит включить в программу введения в должность серию запланированных мероприятий, помогающих новичку приобрести навыки, знания и способности, необходимые для того, чтобы справляться со своей новой ролью и выполнять рабочие задачи на уровне принятых норм, уже на раннем этапе своей деятельности в организации.

Читайте ще: Адаптация и онбординг в IT-компаниях Украины: как встречают новичков?

На что нужно обращать внимание?

Во-первых: подтверждение/опровержение ожиданий относительно работы. Очень важно получать обратную связь от новичка по поводу того, насколько реалистичными оказались те ожидания, с которыми он пришел. Здесь возможны как конфликты между личными ценностями и потребностями и организационными, так и раскрытие в себе качеств, приемлемых или приветствуемых в организации. Разговаривайте об этом с той степенью доверия, которую можете обеспечить.

Во-вторых: устранение ролевой неопределенности – знакомство с рабочими задачами, прояснение своей роли в этом, изучение принятых в организации методов оценки выполняемой работы в рамках существующей структуры и выработка умения справляться с неопределенностями. Рассказывайте, информируйте, готовьте менеджеров для этой функции.

В-третьих: обучение моделям поведения, «вписывающимся» в организационную культуру, формирование измененного собственного имиджа, новых взаимоотношений и ценностей. Здесь роль «товарища по работе» или «бадди»» – просто незаменима. Внимательно отнеситесь к назначению сотрудника на эту роль. Нужно принимать во внимание не только его способность быстро и легко завязывать отношения, но и желание помочь новичку.

Возможно, все это кажется слишком сложным и неподъемным для программы онбординга, но правда в том, что все эти процессы происходят в каждом человеке, приходящем в новую организацию, независимо от того, знаем мы об этом или нет. Поэтому, об этом важно размышлять и принимать в расчет как при составлении программы онбординга, так и в процессе.

Чтобы справляться с задачами такой сложности, нужно подтягивать все имеющиеся ресурсы: «товарища по работе» или «бадди» (его выбор – это отдельная тема), коллег, менеджера (у него особая роль и он должен о ней знать). Если есть возможность – подключайте предшественника: его помощь может быть неоценима.

И конечно – формализованная программа организации: инструктаж, документы и т.д.

Ключевым является требование, чтобы программа отвечала своему назначению и учитывала индивидуальные особенности новичка. Реализация программы должна начинаться в день его выхода на работу и продолжаться до тех пор, пока он не почувствует себя достаточно комфортно на новом месте.

Внимание к потребностям

В период введения в должность некоторых категорий новичков требуется особое внимание к их потребностям. Сегодня, в нашем изменившемся и продолжающем меняться мире, состав сотрудников становится крайне разнородным, и это факт. Например, родители, вернувшиеся после длительного перерыва в связи с рождением ребенка, могут нуждаться в дополнительной поддержке, выражающейся в таких формах, как гибкий график работы, уважение к их родительским обязанностям, дополнительное обучение для обновления их знаний и навыков, а также гарантии возврата на прежнее место работы в случае длительного перерыва.

Люди, пришедшие на работу после длительного периода безработицы, могут нуждаться в особой поддержке для восстановления самоуважения, мотивации и привычки к труду.

Другие группы новичков с особыми потребностями составляют инвалиды, пожилые сотрудники, люди, работающие неполный день, удаленные сотрудники, выпускники учебных заведений.

Не может быть адаптационной программы, одинаковой для всех, если мы хотим на самом деле сократить время вхождения в должность и выхода сотрудника на запланированные нормы производительности. Если говорить о структуре программы, что в нее должно входить обязательно?

Структура программы адаптации

предоставить новичку документацию, руководства и подходящие инструкции, прежде чем он приступит к работе;
назначить на определенное время коллегу или добровольца на роль «старшего товарища» или «бадди»;
организовать встречи новичка с коллегами и/или предоставить ему возможность встреч с работниками других отделов или участниками проектов;
поручить новичку специальный проект, который поощрит его к поиску информации и укрепит уверенность в себе;
обеспечить конкретную полезную (хотя, возможно, ограниченную и упрощенную) рабочую задачу, с которой новичок мог бы успешно справиться, приступив к ее выполнению уже с самого первого дня работы на новом месте.

Второй частью процесса онбординга, которую тоже не особо принимают во внимание, является межфункциональность.

Читайте ще: Тест на прочность: 17 вредных советов об адаптации новых сотрудников

Межфункциональность – что это?

Чаще всего мы прорабатываем программу вхождения в должность с точки зрения HR-функции. И в этом случае получаем довольно односторонний процесс, потому что при входе в организацию человек сталкивается необходимостью целостно взаимодействовать со многими областями и функциями. Ему нужно получать доступ к документам, согласовывать командировки, взаимодействовать по разным вопросам с финансовым отделом и т.д. – очень много разных проблем нужно решать сразу.

Если в этой ситуации мы будем воспринимать новичка как внутреннего клиента, которому нужно предоставить великолепный опыт, так же, как мы стараемся для клиентов внешних, результат будет намного выше.

Что нужно делать, чтобы расширить границы программы онбординга таким образом, чтобы сформировать целостный и удовлетворительный опыт для новичка?

Как создать великолепный опыт онбординга?

Здесь нам на помощь приходит дизайн-мышление с его человеко-ориентированным подходом. Нам нужно внимательно изучить отзывы новичков, что называется «побыть в их шкуре», чтобы буквально прочувствовать все их проблемы, и с этой точки зрения проектировать новый процесс вхождения в организацию. Это называется созданием «карты опыта» сотрудника.

Что в этом случае подразумевается под межфункциональностью? Это когда мы отвечаем на потребности новичка с точки зрения его целостного опыта, а не только с точки зрения процессов, обеспечиваемых HR. Теперь это включает маркетинг, продажи и связь, т.е. все, что может понадобиться:

«Я запрашиваю новые продукты или услуги, связанные с моим рабочим местом, техникой или связью»;
«Я использую рабочую среду в офисе (рабочую технику, инструменты совместной работы, здание, лифты, сеть и т.д.)»;
«Мне необходимо развиваться или поделиться моей экспертизой в конкретных вопросах».

Мы проектируем новый процесс, включая в него все, что может сделать вход в организацию и социализацию в ней максимально комфортными для новичка, получаем от него обратную связь и по результатам вносим необходимые изменения, т.е. делаем итерации. И так – пока не станет все хорошо. А к этому времени уже может измениться среда, и мы начинаем сначала. Чувствуете разницу между таким подходом и составлением Welcome-book?

Конечно, эта разница подразумевает решение задач намного большей сложности чем раньше. Но что может помочь нам в этом?

Думаю, отличным инструментом, который может решить такую задачу как основную, и, кроме того, еще с дюжину других задач в качестве «побочного эффекта», является HR-хакатон.

Хакатон подразумевает одновременное взаимодействие очень разных уровней экспертизы и функций для решения сложной задачи. Это уникальная возможность дать многим людям возможность участия в создании корпоративной программы, которая нужна всем.

Лучше всего, если для участия в хакатоне вы пригласите представителей самых разных отделов и функций, создадите кроссфункциональные команды и проработаете «карты опыта» новичков с точки зрения их удовлетворенности всеми процессами и деталями. И в центре – конечно же – настоящий новичок. У него еще будут очень свежие впечатления от знакомства с организацией и именно новички смогут в деталях рассказать о тех проблемах, с которыми они сталкиваются каждый день.

Если приложить усилия по организации и проведению такого сложного и интересного мероприятия, можно получить по-настоящему полезные и детальные программы вхождения в должность.

Кроме того, вы получаете массу дополнительных выгод: люди получают уникальный опыт межфункционального взаимодействия, совместного решения комплексных проблем, группового и межгруппового взаимодействия, и конечно, что самое главное, – опыт реального участия в создании корпоративных норм и правил. Именно такого рода опыт в первую очередь влияет на вовлеченность, причастность и ощущение признание ценности вклада сотрудника для организации.

Такое мероприятие требует подготовки, определенных этапов планирования, создания кросс-функциональных команд и много чего еще, но этим стоит заняться, если вы заинтересованы в работе с вовлеченностью в организации.

Что еще мне бы хотелось сказать в дополнение к этой теме?

Если пишете инструкции и пояснения, пишите их ярко и весело. Если можно оформить их в виде комиксов, картинок, анекдотов – прекрасно. Не ограничивайтесь сухими фразами, написанными замшелым канцеляритом – их никто не будет читать, в этом случае, гораздо удобнее дернуть коллегу или застыть в ожидании – может, само рассосется.

Если можете сами увлечься сторителлингом или в организации есть мастер эмоциональной истории – увлекайтесь и привлекайте к сотрудничеству: пусть «путь»/«карта опыта» сотрудника будет тернист, извилист, но героичен.

Помните! Онбординг и все составляющие этого процесса – фундамент работы с вовлеченностью и продуктивностью в организации.

Виктория Бузник, CEO консалтингового агентства Talent-Management.com.ua, автор обучающего онлайн-курса «HR без прикрас»