Олександр Шерстюк, менеджер з розвитку продукту «Вчасно», у матеріалі розповідає, як саме цифровізація допомагає компаніям спростити роботу з документами, наводить кейси впровадження цифровізації в українських компаніях, а також ділиться практичними порадами, з чого почати впровадження електронного документообігу в організації.


10 хв на обробку відпустки – не просто мрія. Це стало реальністю завдяки електронному кадровому документообігу 


У сучасних умовах автоматизація кадрових процесів перестає бути перевагою – вона стає необхідністю. Все більше й більше бізнесів переходять на віддалений формат роботи. За даними дослідження Європейської Бізнес Асоціації, у 2024 році 25%  українських компаній дозволяють працювати дистанційно всім категоріям працівників, а ще  63%  – частині співробітників. У таких умовах оформлення та підписання будь-яких документів може вимагати значних ресурсів. Саме тому українські компанії активно цифровізують кадрові процеси. 


Цифрові HR-рішення вже успішно впровадили українські роботодавці


Юридичну силу електронні документи в Україні набули ще у 2003 році. Відтоді держава та бізнес розвивають ринок електронного документообігу. Втім, кадрові документи довгий час залишалися виключно у папері. Лише у жовтні 2022 року було внесено зміни до законодавства, які дозволили створювати кадрові документи (зокрема, накази про відпустки) в електронному форматі.


Український бізнес активно цифровізує сферу HR. Наприклад, група компаній «ЮРіЯ-ФАРМ» завдяки цифровізації кадрових документів скоротила час оформлення відпустки від однієї доби до 10 хвилин, а також заощадили понад 1,5 мільйона гривень на рік.


А підприємство «Радехівський цукор», на якому працює понад 1 000 співробітників, скоротило час на обробку відпусток на 75%. Завдяки електронним документам вдалося вивільнити 330 робочих днів на рік робочого часу фахівців.


5 порад, які допоможуть легко цифровізувати кадри


Сервіс «Вчасно.Кадри» допомагає компаніям впроваджувати сучасні підходи до роботи з документами. Ось кілька практичних порад, які варто врахувати при переході на цифровий формат.


Почніть з найпростіших документів


Перший крок – вибір типу документа, який буде зручно перевести в цифровий формат. Найчастіше компанії починають з наказів на відпустку, оскільки вони не вимагають складного погодження та мають зрозумілу структуру.


У сервісі «Вчасно.Кадри» працівник може подати заявку на відпустку, керівник погоджує її в кілька кліків, а HR-спеціаліст одразу формує та відправляє наказ на підпис – все онлайн. Цей підхід дає змогу швидко оцінити переваги цифровізації – зниження навантаження на HR-відділ, зручність для працівників, скорочення часу на погодження.


Розподіліть ролі та відповідальність


Цифровізація вимагає чіткого розуміння, хто й за що відповідає. Важливо визначити:


    

  • хто створює документи (зазвичай, це HR-спеціаліст);
    • 

  • хто погоджує (керівник відділу);
    • 

  • хто підписує (керівник чи директор);
    • 

  • як і ким документи зберігаються.
    • 



У «Вчасно.Кадри» можна налаштувати ролі, що дає змогу працювати командно та ефективно.


Забезпечте доступ до електронного підпису (КЕП)


Юридично значущий електронний документообіг неможливий без КЕП – кваліфікованого електронного підпису. Усі учасники підписання повинні його мати. Працівникам, які ще не мають підпису, компанія може допомогти його отримати.


«Вчасно.Кадри» інтегрований з КЕП, тож підключення та підписання відбувається швидко і без зайвих процедур. При цьому електронні підписи мають таку ж юридичну силу, як і паперові з підписом від руки.


Проведіть навчання працівників


Цифрові інструменти можуть викликати опір, якщо не пояснити їхню логіку та переваги. Короткі інструкції, скрінкасти, відповіді на поширені запитання – усе це допомагає працівникам легше адаптуватися до нових процесів.


Додатково варто пояснити:


    

  • як підписувати документи онлайн;
    • 

  • як переглядати та зберігати власні документи;
    • 

  • як подати заяву чи запит у системі.
    • 



Організуйте надійне зберігання документів


Електронний архів – це не лише про зручність, а й про відповідальність. Документи повинні зберігатися відповідно до вимог законодавства: з можливістю підтвердження їх достовірності, цілісності та доступності впродовж установленого строку.


У «Вчасно.Кадри» реалізоване безпечне хмарне зберігання, яке відповідає чинним нормам і дозволяє легко знаходити будь-який документ, не витрачаючи час на пошуки в архівах.


Цифровий кадровий документообіг – це не лише про зручність. Це про оптимізацію ресурсів, підвищення швидкості внутрішніх процесів, зменшення помилок, а також про підвищення прозорості взаємодії між працівником та роботодавцем. Важливо лише правильно налагодити ці процеси, забезпечити юридичну відповідність і обрати перевірений сервіс.


Читайте ще: Найбільш «душний» у команді, або як soft skills допомагають у роботі QA