Офисная эффективность: как повысить выход мяса, молока и шерсти с офисных сотрудников

Можно ли научить сотрудников чему-то полезному, не потратив ни копейки бюджета компании? Или потратив совсем немного. Да, это реально. И мы имеем в виду совсем не абстрактные материи, а конкретные навыки, выгодные как компании, так и работнику. Причём такие, о которых все давно уже и думать забыли — и напрасно. Экономичными и простыми рецептами, повышающими производительность труда офисных сотрудников, делится Андрей Коновалов.

Допустим, ваши сотрудники не ленятся, а каждую минуту рабочего времени тратят на дело. Никаких личных переговоров, онлайн-игрушек, чатиков. Все полностью включены в процесс, даже на обед не выходят — быстрая лапша прямо на рабочем месте. Значит ли это, что вы получаете от своих людей максимальную отдачу? Ничего подобного.

Эмпирически я бы оценил время, в среднем тратящееся впустую при «полной включённости», процентов этак в тридцать. Ну а поскольку включённость — штука непостоянная, то потери на офисном производстве могут достигать и 50 %, и 70 % от общего времени. То есть я имею в виду, что до 70 % рабочего времени сотрудника может уходить «в пар», при том, что сам он человек добросовестный, не халявит ни минуты. И сейчас я расскажу, как всё это происходит.

Опытные пользователи ПК

Помните, раньше в резюме была такая строчка, про уровень владения компьютером? Даже и сейчас ещё иногда встречается, хотя для офисного персонала эта характеристика уже сама собой разумеется. Раньше, помню, рекрутеры даже тесты проводили на знание ПК: включить, открыть программу, выполнить действия, сохранить. Смог — молодец, не смог — двойка и до свидания. И люди ходили на специальные курсы, чтобы эти самые базовые навыки приобрести.

Ну а теперь времена уж не те, народ на собеседование прямо со своим компьютером может прийти, без проблем. И раз уж мы все с закрытыми глазами можем, например, в любимую соцсеть войти, и фотку еды туда выложить, то по умолчанию записываемся в опытные пользователи. А вот фиг. Ирония в том, что чем распространённее компьютеры, тем ниже уровень профессионального владения ими.

Печатаю со скоростью 50 знаков в секунду. Только такая ерунда получается…

Самое первое, на чём мы спотыкаемся — скорость набора текста. Чем заняты ваши сотрудники большую часть своего времени? Они топчут клаву. Другими словами, пишут что-то: письма, документы, сообщения. И делают это мееедленноооооооо… Просто тратят кучу времени на набор текста. Кто-то с радостью дятла гвоздит одним пальцем, кто-то давит всеми — семью? — но всё время опечатывается, и потом правит каждое слово. Так или иначе, подавляющее большинство офисных сотрудников НЕ УМЕЕТ быстро и качественно набирать текст.

Послушайте, но ведь набор текста — основа офисного производства. Хотите, чтобы ваши люди успевали больше, а уставали при этом меньше — организуйте для них обучение набору текста, например, слепым десятипальцевым методом. Затраты на это просто смешные в сравнении с тем эффектом, который можно получить.

У вас мыши. Избавьтесь от них

Компьютерный манипулятор типа «мышь» — великое изобретение. И оно же — один из основных пожирателей эффективности работы за ПК.

Как это происходит: вы набрали слово, а потом протянули руку в сторону, ухватили мышку, повозили курсором по экрану, выделили им кусочек текста, подняли курсор вверх, нажали на панели инструментов кнопочку — и текст выделился жирным. Может быть, вы не знаете, но на это у вас ушло гораздо больше времени и усилий, чем могло бы.

«Мышка» — это что-то типа фотоаппарата-«мыльницы»: позволяет добиться результата, не заморачиваясь. Но если вы хотите играть в профессиональной лиге, вы «покупаете» соответствующую технику. Другими словами — учите клавиатурные комбинации. Освоение даже минимального набора «горячих клавиш» даёт резкий прирост производительности! Пока остальные таскают мышкой курсор по экрану, вы жмёте:

Ctrl+C — и выделенный текст копируется;

Ctrl+X — текст вырезается;

Ctrl+V — вставляется;

Ctrl+B — выделенный текст становится жирным, а если Ctrl+I — курсивным;

Ctrl+A — выделит весь текст в окне;

Ctrl+Z — отменит последнее действие;

Ctrl+S — сохранит изменения (в некоторых программах не настроено, проверяйте);

Ctrl+F — вызовет форму поиска по документу;

Tab — переключит вас между элементами интерфейса,

Alt+Tab — между окнами и работающими приложениями;

Ctrl+Tab — переместит из одной вкладки браузера на другую;

Ctrl+W — закроет текущую вкладку браузера или документ, а Alt+F4 —целиком текущее приложение;

Page Up и Page Down — оставят в прошлом «курсоровы бега», позволят листать текст быстро — полными страницами.

И, наконец, комбинация Ctrl+Shift+[клавиши стрелок] быстро выделит целые слова, а Ctrl+[Delete/Backspace] — целые же слова удалит.

Ну а чтобы не быть совсем уж несправедливыми к «мышке», напомним, чтодвойной клик ею выделяет слово, а тройной — целый абзац.

Освоение горячих клавиш не требует никаких затрат. Оформите это в виде памятки, раздайте сотрудникам. Объясните, зачем это нужно. Через некоторое время проверьте освоение.

А как это тут сделать?

Ещё один бич практически каждого офиса — повальное незнание лучших возможностей рабочих программ. Вы делаете документы в Word, а заголовки в текстах создаёте с помощью жирного шрифта. А когда приходится делать оглавление — полдня выискиваете их по всем страницам и копируете на первую. А потом дописываете пару абзацев — и переделываете у всех пунктов оглавления номера страниц. А ведь создание заголовков и оглавления — это встроенные функции текстового редактора.

Другой пример — конверты и наклейки. Сколько времени у вас уйдёт на то, чтобы напечатать адреса на пятидесяти конвертах? Если вы знаете, что в Word это автоматизировано, то совсем немного. А если не знаете — сколько угодно.

Шаблоны документов, стили, форматирование — для всего этого есть удобные инструменты, которые позволяют, во-первых, быстро достигать результата, а во-вторых — использовать этот результат в дальнейшем. Но если ваши люди не знают об этом, они будут тратить оплачиваемое вами время на выравнивание текста с помощью пробелов.

Поэтому определите ключевые программы, используемые в офисе, и организуйте обучение сотрудников их полезнейшим функциям. Это может сделать как приглашённый преподаватель, так и кто-то из сотрудников, освоивший эту «премудрость» и готовый поделиться ею с коллегами.

Итак

Итак, резюмируем. Ключевая проблема офисной производительности состоит в убеждённости, что сотрудники по умолчанию владеют основными средствами производства на максимально возможном уровне, вроде как «это умеет каждый». В реальности же 90 % сотрудников не обладают даже базовыми навыками для эффективной работы на компьютере.

Отдача от офисного персонала будет гораздо выше, если ваши сотрудники:

повысят скорость набора текста;
освоят «горячие клавиши» в используемых программах;
пройдут обучение автоматизированным возможностям рабочих программ.

Много раз я наблюдал, да что там наблюдал — сам сколько раз участвовал в такой вот офисно-народной забаве:

— Лена, типография просит прислать наш логотип в векторе, сбрось мне.

— Ой, а у меня нет, вроде у Коли был.

— Да, точно… А он же мне, кажется, уже присылал пару месяцев назад… Сейчас поищу в почте…

(через десять минут)

— Что-то нету… А может у Светы есть, ты не помнишь? Постучись к ней, спроси.

— Говорит, что не помнит, но поищет.

(через пятнадцать минут)

— Поискала, но нет, не нашла.

— Ёлки-палки, надо Колю вызванивать…

Далее вызванивается Коля, который, вообще-то, в отпуске, и именно в данный момент азартно вышагивает средь болот в глухой тайге, но, будучи сотрудником ответственным, не отказывает в помощи коллегам. Коля подробно объясняет, как зайти на его рабочий компьютер и в какой папке там искать.

Наконец, нужный файл найден, все радостно поздравляют друг друга, хлопают по плечам: мы сделали это и всё такое! Проходит час — и:

— Лена, перекинь мне, пожалуйста, коммерческое предложение, которое мы в «ТоргСбытСнаб» отправляли. (см. начало)

Подобные ситуации выжирают рабочее время, словно некормленые лангольеры, что очевидно. На поиск документа, шаблона, файла может уйти любой срок, вовлечься в этот процесс — любое количество людей. Но беда даже не в этом. Главная напасть, что сотрудники ощущают себя делающими важное и нужное дело. У нас аврал, срочная задача — все на фронт, всё для победы! Поэтому, когда искомое всё же обнаруживается, люди испытывают законную гордость и чувство удовлетворения. День прошёл не зря! А вообще-то, такие ситуации всего-навсего позорное свидетельство разрухи в работе с внутренними ресурсами. Ведь, по сути, единственное, чего объединёнными усилиями удалось добиться, — это с огоньком потратить рабочее время.

Что интересно, победить эту разруху не так трудно. Нужно всего лишь организовать общее хранилище информации (это довольно просто) и обязать всех сотрудников его использовать (что гораздо сложнее). Весь офисный бардак по большому счёту связан именно со вторым условием: сколько прекрасных IT-систем ни внедри, если люди упорно хранят все документы в своих почтовиках, разруху никогда не одолеть. Но раз уж так вышло, что вы руководитель, то с порядком справитесь, не так ли?

А мы поговорим, что и как хранить.

Вначале о том «что» (ну и «зачем», если не для ускорения работы). Тут у нас пять основных вариантов:

Файлы, относящиеся к фирменному стилю. Актуальные версии логотипа в разных форматах, шаблоны бланков. В большинстве малых и средних компаний они требуются редко, поэтому «теряют» их очень часто.
Файлы, связанные с продвижением. Исходники всех промоматериалов, которые когда-либо делались в компании (листовки, буклеты, интернет-баннеры, сувенирка и пр.). Этот архив, во-первых, обеспечит наследование стилистики и идеологии, во-вторых, ускорит разработку новых образцов (идеи и целые готовые элементы из старых материалов), а в-третьих, защитит от ситуации, когда новый дизайнер мощным интеллектуальным усилием рожает креатив, почти идентичный тому, который от вас уже в позапрошлом году все выставки объездил.
Шаблоны для клиентской работы: коммерческое предложение, договор, претензия и т. п. Тут особенно важна централизация, без неё сотрудники могут машинально отправлять клиентам неактуальные договоры и презентации.
Файлы, связанные с клиентами. Отправленные конкретному клиенту договор, презентация, КП, счёт — что угодно. Чтобы при необходимости вы могли быстро и просто всё поднять и посмотреть. Вообще-то, для этой цели удобнее всего использовать CRM-систему, в которой можно вести и всю историю взаимоотношений, планировать события, — но для начала организуйте хотя бы файловый архив.
Информация о поставщиках. Этот пункт самый неочевидный в нашем списке, а потому и часто забываемый, он же — прожорливее всех до времени сотрудников. Суть в том, чтобы сводить в единый список сведения обо всех компаниях, к услугам которых вы обращались, записывать характер сотрудничества и его результат. Без такого «поминальника» часть контрагентов неизбежно теряется — и просто забываются, и «пропадают» с уходом сотрудника, который с ними контактировал. Все поставщики, с которыми вы работаете не каждый день, становятся заложниками этой бумажки, вернее — её отсутствия. И вам приходится каждый раз искать новую компанию, которая, например, напечатает вам фирменные флешки, потому что хоть убей не помните, кто их так быстро и дешёво сделал в прошлом году. А каждый новый поиск — это и время, и риски.

Разумеется, этот список не полон. Добавьте в него что-то своё, расширьте, видоизмените. Да и вообще, не в конкретном списке дело. Дело в понимании, что без единого хранилища вы впустую тратите кучу времени и попросту теряете важную информацию. Сколько раз у вас бывало, что человек уволился, а вместе с ним «уволилась» и масса нужных сведений? Вот этот неловкий момент, когда вы говорите новому сотруднику: «Этим у нас Владимир занимался, но записей он не оставил, так что давайте всё заново собирать»?

Так что — только централизация и систематизация. И теперь о том, какие тут есть варианты.

Основных мы можем назвать три. Два из них, скорее, для небольших компаний или же отделов, а третий универсален, но может потребовать определённых вложений.

Облачные веб-сервисы (Google Drive и пр.)
Самый простой вариант. Вы заводите аккаунт и либо даёте всем сотрудникам к нему пароль (чтобы всем было доступно всё), либо настраиваете разрешения на уровне отдельных папок и документов — тогда можно гибко управлять доступом к содержимому. Плюсы этого решения: скорость разворачивания, надёжность хранения, простой удалённый доступ 24 часа в сутки из любого места. Минусы: нужен интернет, ограничение скорости работы интернет-соединением, проблемы с некоторыми браузерами. Ну и щепотка паранойи от хранения коммерчески значимой информации где-то на стороне.
Локальный сервер с общим доступом.
Вариант тоже несложный, хотя и требующий несколько больших усилий. Вы выделяете компьютер, который будет сервером, настраиваете доступ для всех офисных сотрудников, создаёте иерархию папочек и радуетесь. Плюсы: высокая скорость работы, независимость от интернет-подключения, радость от мысли, что всё своё рядом. Минусы: более сложное администрирование (особенно с настройкой удалённого доступа), зависимость от надёжности работы конкретного компьютера (перебои отзываются по всему офису), риск потерять все данные разом (посыпавшийся жёсткий диск, вынесенный кем-то системник — и у вас не остаётся нечего).
Системы управления проектами и корпоративный портал.
Basecamp, Asana, Timebox, Bitrix24, TeamLab (ONLYOFFICE) и прочие, разного калибра и сложности. Это продвинутый вариант организации общего рабочего пространства. На корпоративном портале, помимо файлового хранилища, можно организовать управление задачами и ресурсами, ведение рабочих дискуссий и обсуждений. Там же может храниться информация о сотрудниках компании, важная для работы: контакты, данные отделов и пр. В общем, корпоративный портал — это не просто хранение документов, это целая корпоративная среда. Портал может решать и дополнительные задачи, такие как ознакомление работника с важными документами или контроль рабочего времени. Итак, корпоративный портал — отличное решение. Минус: скорее всего, за это удовольствие придётся заплатить. Если маленькие компании могут использовать бесплатные тарифы облачных сервисов, то среднему бизнесу уже придётся выложить определённую сумму. И если вдруг захочется использовать не аренду, а развернуть портал полностью на своём сервере, то речь пойдёт о сотнях тысяч рублей.

Что дальше? Когда вы сделали выбор и обрели заветные папочки, вам нужно добиться от сотрудников двух вещей.

Первое: использование сервиса. Повторимся, внедрить систему не проблема, но как заставить сотрудников ею пользоваться? Причём слово «заставить» тут уместнее прочих: к сожалению, большинство людей сопротивляются изменениям, поэтому при внедрении самого распрекрасного сервиса всегда будут недовольные, которым «раньше было удобнее». Тут нет других вариантов, кроме вашей жёсткой руководительской позиции. Документ не в общем доступе — работа не закрыта. И так далее.

Второе: правильность использования. Знаете, какая вторая по частоте причина того, что единые хранилища данных перестают использоваться? Их ЗАГАЖИВАЮТ. Через некоторое время в файловом архиве появляются папки с названиями типа «RP_01.23» или «неразобранное». Или просто «Саша». Ещё возникают каталоги с огромными списками файлов безо всякой систематизации, да ещё с многочисленными копиями одного и того же. И, наконец, происходит перемешивание оперативных данных с уже утверждёнными стандартными. Это когда проект договора для общего обсуждения сохраняется в папку «Договоры», в которой лежат действующие образцы. Так вот, даже если вы внедрили хранилище и заставили людей его использовать — это только часть дела. Необходимо постоянно следить за его состоянием: чистить, прибирать, мыть и пылесосить. Иначе все ваши труды пойдут прахом.

Но все эти усилия себя оправдывают. Поверьте — и не откладывайте. Займитесь этим прямо сейчас.

Андрей Коновалов,

HR-Journal