На початку була база знань: як створити єдиний простір для розвитку команди?

Якщо уявити, що компанія – живий організм, то база знань – це його пам’ять. Саме тут зберігається найцінніше: досвід, найкращі практики, унікальні рішення та відповіді на питання, які ще навіть не виникли.

Нині у світі бізнесу гостро постають питання: «Як зберегти цей інтелектуальний капітал, коли ключові спеціалісти залишають компанію?», «Що стається з їхнім досвідом, унікальними підходами та напрацюваннями?». Традиційні методи зберігання інформації не витримують темпів змін, і знання можуть втратитися назавжди.

База знань у поєднанні з LMS – це фундамент для сталого розвитку компанії, що дозволяє зберігати цінний досвід, ефективно адаптувати нових співробітників і підтримувати знання у доступному форматі. Як саме це працює? Розповідаємо у статті.

Виклики сучасного бізнесу

Сучасні компанії регулярно стикаються з проблемами збереження корпоративних знань. Плинність кадрів, постійне навчання нових співробітників та хаотичне зберігання інформації створюють ситуації, коли цінні знання втрачаються, а ефективність роботи знижується. Чому це відбувається?

Знання йдуть разом з людьми

За статистикою, спеціалісти віком від 25 до 34 років змінюють місце роботи в середньому кожні 3 роки. Звільнення навіть одного співробітника може обернутися для компанії втратою унікальних знань та напрацьованих практик. Особливо критичною стає ситуація, коли йдуть ключові експерти – єдині носії специфічних знань.

Нескінченний цикл навчання

Адаптація нових працівників потребує значних фінансових і часових ресурсів. Витрати на тренінги, підготовку матеріалів і залучення експертів перевантажують компанії. А досвідчені фахівці замість роботи над важливими стратегічними проєктами часто змушені витрачати час на пояснення основ новим працівникам.

Без системного підходу до збереження знань компанії ризикують щоразу «винаходити велосипед», повторно проходячи той самий шлях спроб і помилок.

Інформаційний хаос

Важлива інформація часто розпорошена між робочими чатами, електронною поштою, хмарними сховищами та особистими нотатками співробітників. Відсутність єдиної системи для збереження даних призводить до постійних втрат інформації. За підрахунками, працівники щодня витрачають майже дві години на пошук потрібних матеріалів, замість того, щоб займатися основними завданнями.

Що з цими викликами робить бізнес?

Розуміючи ці проблеми, компанії шукають інструменти, які дозволять ефективно зберігати, передавати та використовувати знання. Одним із найкращих рішень для цього є база знань.

База знань: відповідь на виклики сучасного бізнесу

База знань дозволяє створити єдиний структурований простір, де зберігаються всі напрацювання, методики та найкращі практики компанії.

Якщо коротко, база знань – це своєрідна корпоративна бібліотека, доступна кожному співробітнику. Від базових процедур до складних технічних рішень – усе знаходиться в одному місці.

Переваги бази знань:

Адаптація новачків

Замість навчання методом спроб і помилок, новачки отримують доступ до структурованих матеріалів і можуть вивчати їх у зручному темпі. Це економить час та ресурси навчання, а головне – пришвидшує процес входження в робочі процеси.

Збереження інтелектуального капіталу

Навіть коли досвідчені колеги йдуть з компанії, їхній досвід залишається у базі знань у вигляді документів, інструкцій та відеоуроків. І це не архів, а жива система, яка постійно оновлюється та розвивається разом з компанією.

Оптимізація роботи

Завдяки логічній структурі бази знань співробітники швидко знаходять потрібну інформацію. Адже всі дані організовані в логічні категорії та розділи

Як компаніям варто підходити до впровадження бази знань, щоб вона стала не просто інструментом, а стратегічною перевагою?

Вікторія Олешко, експертка з управління знаннями

Щоб база знань стала вашою стратегічною перевагою, вона має підтримувати досягнення стратегічних цілей вашої організації та ефективну роботу бізнес-процесів. Співробітники мають відчути різницю від впровадження цього інструменту – «до» та «після». І це «після» має бути настільки зручним та корисним, що в стан «до» вже ніхто не захоче повертатися.

Аби забезпечити ці переваги, рекомендую звернути увагу на наступні моменти:

Релевантність

Всі матеріали бази знань мають бути чітко прив’язані до конкретних бізнес-процесів і допомагати розв’язувати конкретні задачі. Перед створенням будь-якої статті або документа для бази знань, варто сформулювати для себе відповіді на запитання:

Хто цільова аудиторія цього матеріалу?
Чим цей матеріал допоможе у виконанні робочих завдань? На які питання дасть відповіді користувачу?

Повнота

Якщо ви прагнете закрити статтями або документами в базі знань певні питання, то цього матеріалу має бути повністю достатньо, щоб користувач зрозумів, що і як треба зробити.

Зрозумілість і стислість

Матеріал має бути викладений простими словами, і максимально стисло. Щоб прочитання документа/статті не забирало багато часу і не викликало додаткових питань.

Актуальність

Зараз бізнес працює на шалених швидкостях, змушений постійно адаптуватися до змін зовнішнього середовища. Відповідно, зміни відбуваються й у внутрішніх бізнес-процесах. Усі потрібні правки мають вчасно вноситися в матеріали бази знань, щоб не було плутанини.

Доступність

Від того, наскільки легко звернутися до бази знань і наскільки легко знайти в ній потрібний матеріал, залежить, чи будуть ваші співробітники нею користуватися. 2-3 невдалих спроби знайти те, що треба, і людина вже не захоче туди зазирати.

Варто подумати над тим, як максимально вбудувати використання бази знань в організаційні бізнес-процеси. Один із постулатів управління знаннями звучить як «Дати всю необхідну співробітнику інформацію саме в той момент, у який він її потребує». Визначте ключові операції, де матеріали бази знань будуть найкориснішими, та подумайте, де краще розмістити посилання на неї, щоб воно було під рукою в потрібний момент.

Комунікація

Впровадження бази знань (як і будь-які суттєві зміни) потребує комунікаційної підтримки. Почати користуватися матеріалами для більшості співробітників означає змінити свої звички. Частка тих, хто одразу з задоволенням скористаються новою можливістю, навряд чи перевищить 10-15%. З рештою доведеться попрацювати додатково:

Користуватися будь-якою нагодою, щоб донести інформацію, що тепер у нас є база знань, і регулярно тримати в курсі щодо появи нових матеріалів.
Обов’язково навчити користуватися базою знань, навіть якщо вам здається, що там усе елементарно.
Дати простий канал зворотного зв’язку, щоб користувачі могли повідомляти вам про помилки у статтях, про те, яких матеріалів їм не вистачає, або як було б зручніше згрупувати матеріал у базі.

При впровадженні бази знань одразу розпишіть усі задачі, які потрібно буде виконувати для її підтримки: створення, розміщення, ревізія, оновлення, архівування, видалення контенту, управління правами доступу, навчання користувачів, робота зі зворотним зв’язком, комунікаційні задачі. Це великий обсяг роботи і часто під нього потрібно виділяти окрему людину, а то й не одну. На практиці я стикаюся з тим, що коли пояснюю команді всі нюанси запуску бази знань, у відповідь чую: «Ого, скільки роботи! А ми думали, що своїми силами у вільний час впораємося» або айтівці розгорнуть платформу, а далі вона сама поступово буде наповнюватися. На жаль, це так не працює. За базу знань має хтось відповідати і бути повністю зануреним у всі нюанси роботи з нею. Якщо через брак робочих рук ви пропустите якісь аспекти з наведених вище, скоріше за все, з часом у користувачів з’явиться багато претензій до роботи цього інструменту і від нього, на жаль, відвернуться.

Яка роль LMS у цьому процесі?

Сучасні LMS-системи перетворюють базу знань на потужний інструмент розвитку компанії. Це вже не просто місце для зберігання файлів, а інтелектуальна екосистема, яка допомагає ефективно управляти корпоративними знаннями. Так, на перший погляд, це звучить дещо пафосно. Але давайте розберемось, яка її роль у цьому процесі.

Структурована бібліотека знань

LMS дає можливість створити чітку ієрархічну структуру матеріалів за допомогою категорій, тегів та фільтрів. Це дозволяє логічно організувати всі навчальні ресурси: від відео та презентацій до документації та інструкцій. Завдяки цьому кожен співробітник може швидко знайти потрібну інформацію.

Приклад бази знань LMS Collaborator

Розумний доступ

В LMS можете гнучко налаштовувати права доступу до різних розділів бази знань. Визначити, які матеріали доступні всім співробітникам, а які – лише певним відділам чи посадам. Також завдяки адаптивності LMS Collaborator база знань є доступною з будь-якого пристрою.

Аналітика та зворотний зв’язок

LMS відстежує активність користувачів: які матеріали та категорії бази знань найбільш популярні, скільки часу витрачається на їх вивчення, які теми викликають найбільше запитань тощо. Окрім цього, переглядаючи ресурси в базі знань LMS Collaborator, користувачі можуть оцінювати їх, формуючи рейтинг. Це допомагає отримати зворотний зв’язок про якість публікацій, визначити їх популярність та практичність.

Живий організм знань

База знань в LMS – це динамічна система, яка постійно розвивається. Експерти можуть легко оновлювати матеріали, додавати коментарі та пояснення, а співробітники – ділитися своїм досвідом та найкращими практиками. Це дозволяє перетворювати індивідуальні знання у корпоративний актив, який збагачується разом із компанією.

Досвід впровадження бази знань в LMS Collaborator

Ірина Підгорецька, керівниця корпоративного університету VIYAR

Наша база знань – це величезна корпоративна енциклопедія для багатьох напрямів компанії. Спочатку ми її використовували для формування бази знань для співробітників відділу продажів, потім – для складського персоналу, виробництва, HR-напряму, постачання, логістики, відділу охорони праці та інших. Згодом ми почали отримувати запити щодо формування бази знань для керівників.

Наша база знань – це:

велика інформаційно-навчальна система, яка об’єднує матеріали та практичні знання про різні напрями роботи компанії;
постійно оновлюється, завдяки актуалізації та наповненню новими матеріалами;
жива та активна система, якою щодня користуються наші співробітники;
включає тексти, презентації, відео, картинки та схеми, навчальні кейси з практичними прикладами, актуальні робочі таблиці з інформацією для поточної роботи та багато іншого.

VIYAR – виробничо-торгівельна компанія, яка налічує десятки тисяч одиниць продукції та велику кількість виробничих послуг. У нас десятки відділів, сотні взаємопов’язаних бізнес-процесів і велика кількість працівників в Україні та за кордоном. Тому нам необхідно постійно навчати персонал та підтримувати високі стандарти роботи на кожній ділянці нашої великої компанії.

І тут ніяк не обійтись без чіткої та прозорої структуризації навчання, обміну інформацією та знаннями. Ми повинні робити це вчасно та якісно.

Без корпоративної LMS-платформи та бази знань впоратися з цими задачами нереально.

База знань VIYAR на навчальному порталі LMS Collaborator

База знань є тим місцем, де ми можемо зберігати всю необхідну інформацію та створювати на її основі навчальні програми. Іншими словами – реалізовувати запити бізнесу на навчання та розвиток персоналу, водночас робити доступ до знань легким, швидким та в режимі 24/7, незалежно від місця знаходження співробітника.

Поради колегам:

Важливо чітко відповісти на питання: «Для чого ми формуємо базу знань?», «Якої мети ми хочемо досягти?», «Хто наша цільова аудиторія?», «Як ми будемо вимірювати ефективність роботи?». Навколо відповідей на ці питання ви і будете вибудовувати стратегію формування та розвитку бази знань.
База знань повинна мати чітку структуру, зручне для користувачів розмежування тем та бути водночас достатньо компактною, щоб в ній було легко орієнтуватись.
База знань має бути завжди корисна та цікава користувачам. ЇЇ потрібно регулярно актуалізувати та оновлювати. Тобто, має бути відповідальна особа, найкраще – експерт з конкретної теми.
Наповнюйте базу знань матеріалами різноманітного формату. Для цього варто визначати, яка інформація через які канали сприймається краще. Якусь інформацію доречно донести у вигляді тексту, відео, інша інформація краще запам’ятається через схему чи картинку.
Запитуйте у своїх користувачів про досвід роботи з базою знань. Нехай вони залишають свої коментарі, пропозиції, зауваження, ідеї. Зворотний зв’язок від цільової аудиторії – це неоціненний скарб! Адже саме ця інформація допоможе постійно розвивати свою базу знань і перетворювати її на максимально ефективний інструмент для навчання та розвитку своїх працівників.

Висновок

База знань – це більше, ніж просто сховище інформації. Це інструмент, який формує основу для розвитку компанії, збереження її унікального досвіду та підтримання конкурентоспроможності.

У поєднанні з LMS вона стає потужним засобом інтеграції в робочі процеси, адаптацію нових співробітників та створення цінності для бізнесу.

Отже, якщо на початку була база знань, то майбутнє належить тим, хто вміє її розумно використовувати. Не втрачайте свій інтелектуальний капітал – перетворіть його на стратегічну перевагу

Створіть сховище знань та зберігайте всю важливу інформацію в одному місці. Структуруйте матеріали та організуйте зручну зрозумілу навігацію за допомогою інструментів LMS Collaborator.

Авторка матеріалу – Катерина Атаманенко

Читайте ще: Не платформою єдиною, або як LMS Collaborator розвиває український ринок корпоративного онлайн-навчання