Розподілені команди — звичний формат роботи не лише в IT. З одного боку, це додає гнучкості, з іншого — подекуди ускладнює роботу великих команд. Одна справа — налагодити робочі процеси відповідно до часових поясів співробітників. Цей нюанс досить можна швидко владнати. Найскладніше – створити відчуття причетності до команди.


Чому це важливо для ефективної роботи? Без цього рано чи пізно люди віддаляються. Компанія може втратити фахівців, бо вони не почуваються «своїми‎». До того ж лише спільними зусиллями можна створити дійсно серйозний, унікальний продукт. Працюючи самі по собі, навіть найкрутіші спеціалісти йдуть до успіху довше, ніж у складі команди.




Тарас Серьогін, Golang Department Lead в NIX




Богдан Власов, JavaScript Department Lead в NIX


В основі співпраці — спільна ідея


Якщо говорити про продуктові компанії, то центральним елементом в них є продукт. Це вже сама по собі ідея, тому її відносно легко підсвітити команді. Складніше в аутсорсингу, де люди «‎розкидані» по проєктах різних клієнтів. Спеціаліст може рік працювати над одним продуктом, а потім перейти до іншого. Тоді треба постійно акцентувати на тому, що саме ви робите. Не спринт, не окремий таск, не фічу, а конкретний продукт і що він дає. Докладніше пояснюйте колегам: хто замовник, які його бізнес-цілі, хто користувач продукту, навіщо його роблять саме таким, саме з цими технологіями тощо. Така прозорість сформує у співробітників відчуття, що вони створюють щось круте, і вони — дійсно частина команди.


Наша задача — виконувати роботу так, щоб клієнти були задоволені результатом. Але це важко зробити без ідеї єдиної команди. Вона допомагає формувати атмосферу, в якій задачі виконуються ефективніше. Щоб це була не просто група людей, які добре розуміють задачі та зони відповідальності одне одного. Важливо, щоб людям було комфортно працювати разом.


Як підвищити відчуття причетності до команди?


Однієї ідеї буде замало. Потрібно побудувати комплексну систему підвищення відчуття причетності до команди.


    

  • Налагодити горизонтальні зв’язки
    • 



Чим більше люди спілкуються між собою по роботі, тим краще. Познайомте всіх та активно залучайте до спільних обговорень. Буває, що на онлайн-зустрічах працівники часто вимикають камеру чи відмовчуються. Пропонуйте їм висловлювати свої думки, зауваження, ідеї. Залучайте до спільного пошуку рішень. Якщо хтось вільно спілкується з вами one-to-one, це ще не значить, що людина не почуває себе одинокою в колективі. Команда комунікація позбавить цієї проблеми. Це корисно всім учасникам проєкту, незалежно від їхнього досвіду. Початківцям — для постійного розвитку варто частіше спілкуватися з досвідченими фахівцями. Експертам такий формат дозволяє обмінюватись думками та отримувати погляд з боку.


Також варто пропагувати спілкування з колегами зі споріднених команд (наприклад, розробників — із тестувальниками та бізнес-аналітиками, проєктних менеджерів — із маркетологами тощо). Раз на 1-2 роки можна робити ротації в мінікомандах. Це дозволить людям відчувати себе частиною великого колективу. Попри відстань, соціальні зв’язки між ними ставатимуть міцнішими.


    

  • Підтримувати командні традиції
    • 



Окрім робочої комунікації слід розвивати й неформальну. Це добре вдається завдяки командним традиціям. Найпростіше — регулярні онлайн-зустрічі на 20-30 хвилин, аби всі поділилися новинами з життя. Сінки можуть бути щоденними чи пару разів на тиждень, зранку за кавою або під час обіду. Можна впроваджувати й більш креативні формати. Наприклад, в одній з команд наші розробники влаштовували прямі трансляції в Discord у процесі кодингу. Це створювало ефект присутності, ніби вони сидять поруч в одному приміщенні та періодично перекидаються якимись фразами, жартами, коментують свої задачі.


Не обмежуйтесь чатом вашого проєкту. «‎Флуділки» з мемами та внутрішніми жартами теж важливі для створення дружної атмосфери. Якщо хтось випадає з чату, дізнайтесь причину. Можливо, когось не цікавлять такі приколи в принципі, що теж нормально. Заодно з’ясуєте, чому колезі дискомфортно спілкуватись у такому форматі, дізнаєтесь, як людині працюється в команді, чого не вистачає.


    

  • Проводити онлайн-тімбілдінги
    • 



Класика об’єднання розподілених команд, яка… перестає бути ефективною. Люди втрачають цікавість до тімбілдінгів онлайн. Доводиться думати, як зробити таку зустріч несхожою на попередню. Шукайте нові платформи, які урізноманітнять онлайн-спілкування. Наприклад, сервіс Gazer дозволяє створювати метавсесвіти. В них люди (точніше персонажі учасників команди) блукають віртуальними кімнатами, спілкуються одне з одним в реальному часі, подібно до офлайн-вечірок. Антураж у програмі теж можна створити відповідний.


Додавайте в програму неформальних зустрічей майстер-класи, ігри, концерти, челенджі або тематичні посиденьки. Щоразу намагайтесь врахувати уподобання різних людей.


Хтось полюбляє активні розваги, хтось — спокійніші. Анонсуйте, чим займатиметесь на наступних зустрічах.


    

  • Зустрічатися наживо
    • 



Жоден онлайн не замінить живого спілкування. За можливості розподіленим командам теж варто влаштовувати офлайн-івенти. Щоб підвищити їх відвідуваність, аргументуйте своєму керівництву, чому важлива хоча б часткова або повна оплата співробітникам такого «відрядження». Звісно, інколи це може бути дорого та складно (через необхідність отримання віз) або в принципі неможливо (як в Україні під час війни з виїздом за кордон). В такому разі робіть регіональні збори на базі місцевих офісів чи за кількістю працівників у конкретному місці. Або ж можете обговорити з колегами улюблені місця для відпочинку й обрати якусь локацію для спільного тімбілдінгу.


Робота з іноземними колегами — як бути з відмінностями у менталітеті?


Певні питання, прийнятні в одній країні, в іншій — можуть сприйматися як недоречне втручання в особисте життя і навіть як образа.


Якщо у вашій команді є працівники з інших країн, заздалегідь дізнайтесь про особливості їхнього менталітету та яка комунікація для них вважається прийнятною.


Менеджер і вся команда мають знаходити спільну мову. Це крок до довіри. А коли люди довіряють одне одному, то охоче діляться особистим, розповідають про родину, свої зацікавлення, традиції, у тому числі локальні. Те, що спочатку могло здатися закритим для обговорення з колегами, врешті стане місточком до порозуміння з людиною.


Як варіант, проведіть окрему зустріч з іноземними колегами, на якій вони розкажуть про культурний код своєї країни. Ваша задача як менеджера команди — пояснити колегам, навіщо їм це знати. Це не примха, а необхідність для комфортної співпраці.


До речі, згадані вже командні традиції теж допомагають долати культурні бар’єри. Наприклад, в одній з наших команд розробники в офісі полюбляють робити перерву для настільного футболу. За фановою грою легше зав’язати смолток і відкрити для себе колегу по-новому.


Існує поширена думка, мовляв, серед іноземців не заведено товаришувати з колегами. Робота є робота, і все тут. Але наш досвід доводить протилежне. Маючи в командах фахівців з інших країн, ми неодноразово чули від них: на попередніх місцях роботи дехто не мав настільки дружного колективу. Зараз їм у кайф і працювати разом, і відпочивати.


Будуємо ефективну роботу в розподіленій команді — 3 основні кроки


Єдність у команді — потужна сила, здатна втілити будь-які поставлені задачі. Але без планування злагодженої роботи не обійтись. Тому і в розподіленій команді треба грамотно продумати всі процеси. Радимо виділити такі напрями:


    

  • Мати чіткі правила взаємодії
    • 



Процеси мають бути побудовані, як і в офісі — особливих відмінностей немає. Проте переконайтесь, що всі учасники команди дійсно розуміють вимоги до проєкту та мають достатньо інструкцій у межах своїх задач. Віддалені працівники мають бути на зв’язку в робочі години та швидко реагувати на повідомлення. Варто прописати ліміти на типові задачі (вони залежатимуть від особливостей проєкту). Пам’ятайте: без налагоджених процесів навіть супердосвідчений колектив не зможе рухатися вперед.


    

  • Врахувати відмінності в часових поясах
    • 



Тут діє три простих лайфхаки. Перший — перетинання графіків вранці та ввечері можна знайти у 90% випадків. Другий — якщо вікна не має, віддалені працівники мають підлаштуватися під головний офіс. Третій — менеджеру треба додати в робочі процеси дублювання важливої інформації щодо проєктів для тих, хто не був на зв’язку в момент змін.


    

  • Делегувати обов’язки 
    • 



Віддалений працівник інколи може зникнути зі зв’язку. На те можуть бути непередбачувані особисті ситуації чи раптові технічні збої. Тому краще завчасно розподіляти обов’язки так, аби один фахівець підстрахував іншого. Наприклад, на базовому рівні зміг виконати технічну підтримку чи поспілкуватися з клієнтом щодо певних стадій проєкту. Команда не має чекати на повернення з офлайну, доведеться закривати питання самотужки і робити це так само ефективно. Звісно, не йдеться про виконання задачі на всі 100%, але процеси точно не мають стопоритися за відсутності однієї людини.


Ставку в «бекапі» варто робити на тих, кому довіряєш, і тих, хто працює в офісі. Вони — найнадійніші в разі критичної ситуації. В умовах воєнного стану варто мати план дій на випадок блекауту. Як мінімум, у кожного має бути ноутбук та потужний павербанк, в ідеалі — зарядна станція чи генератор і Starlink. Останнім ми своїх колег повністю забезпечуємо. Тому у нас мінімальна вірогідність, що хтось надовго випаде з робочих процесів.


Ефективний віддалений менеджмент можливий лише в сталих командах, ядро яких працює разом хоча б рік-два. За цей час люди розуміють, як діяти в різних ситуаціях та мають достатній рівень соціальних зв’язків. Така команда вже самоорганізована. Вам як менеджеру залишається підтримувати цю систему та покращувати відчуття приналежності до команди кожного її учасника.


Читайте ще: Від стабільного графіка до гнучких моделей: як робочий час впливає на продуктивність співробітників?