Адаптація на новій роботі: як швидко влитися в команду і знизити стрес? Рекомендації HR-спеціалістки та психологині

Початок роботи в новій компанії майже завжди супроводжується хвилюванням, невизначеністю та безліччю питань. Перші тижні та місяці – найкритичніші: саме в цей період закладається фундамент майбутньої співпраці, формується враження про компанію та власну роль у ній.

Від того, як організований процес адаптації, залежить не лише ефективність новачка, а й його лояльність, рівень стресу та бажання залишатися в команді. Що може зробити компанія, а що – сам співробітник, щоб цей етап пройшов максимально комфортно? Які помилки найчастіше ускладнюють адаптацію? І чому перші 90 днів вважають критичними?

Підготували практичні рекомендації від HR-експертки та психологині, які допоможуть організувати ефективний онбординг і зменшити стрес під час адаптації в новому колективі.

Думка HR-спеціалістки

Тетяна Карельська, Head of HR & CSR в European Business Association

Які чинники найбільше впливають на швидкість і комфорт адаптації?

Якісна та ґрунтовна програма адаптації персоналу є важливою як для роботодавця, так і для працівника, який щойно приєднався до команди. На мою думку, перші дні роботи зазвичай є більш стресовими саме для нового працівника, тож підтримка роботодавця в цей період є надважливою. Від того, наскільки зрозумілою та чітко побудованою є програма адаптації, залежить, чи буде успішною інтеграція нової людини в команду.

Важливо зазначити, що швидкість та комфорт адаптації залежить як від організаційних чинників, на які може вплинути роботодавець, так і від індивідуальних, які першочергово залежать від самого працівника. Організація може зробити чимало, але якщо новий працівник не готовий вчитись нового, проявляти ініціативу та не бажає адаптуватись до змін, боюсь, марно буде очікувати гарних результатів від майбутньої співпраці.

Кожен роботодавець уже давно розробив свою програму адаптації, наповнену низкою рекомендацій, чого слід робити або чого уникати. Проте можна з упевненістю сказати: якщо враховувати більшість чинників, які впливають на швидкість та комфорт адаптації, то вдасться уникнути багатьох помилок. Отже, розповідаємо, з чого бажано, щоб складалась програма адаптації персоналу.

Введення в курс справ ще до офіційного виходу на роботу (pre-onboarding)

Це важливий процес, який зазвичай розпочинається з моменту, коли кандидат прийняв пропозицію. На цьому етапі необхідно підтримувати постійний контакт із майбутнім працівником, адже ваша підтримка під час оформлення є критично важливою.

Якщо внутрішні політики компанії дозволяють, поділіться з майбутнім співробітником кодексом етики чи іншими документами, які допоможуть йому краще зрозуміти корпоративну культуру та більше дізнатись про команду. Також важливо заздалегідь підготувати план роботи на перший день (а в ідеалі – на кілька днів), а ще надати контакти лінійного менеджера та членів команди.

Перший робочий день

Цей день має особливе значення як для нового співробітника, так і для компанії. Від того, наскільки добре він організований, залежить успішність подальшої адаптації.

Ключову роль в перший робочий день (як і в інші) відіграють безпосередній керівник та HR-менеджер, адже саме вони забезпечують підтримку й допомагають новачку освоїтися. Зазвичай у перший день працівнику проводять тренінги з внутрішніх політик, корпоративної культури, знайомлять з місією та цінностями компанії.

Також важливо вручити вітальний набір (якщо передбачено) та забезпечити доступ до робочого місця та усіх необхідних інструментів. Гарною традицією є спільний обід з колегами – він допомагає поспілкуватися в неформальній атмосфері та налагодити перші контакти.

Зустрічі-знайомства з командою

Перший тиждень адаптації часто буває досить напруженим, тому роль команди є стратегічно важливою. Хорошою практикою є організація зустрічей-знайомств не лише з членами департаменту, а й з представниками інших підрозділів.

Призначення наставника

Перші тижні (а інколи й місяці) можуть бути досить складними: у кожного новачка в команді виникають питання щодо робочих процесів, адаптації чи корпоративної культури. Тому важливо, щоб працівник знав, до кого можна звернутися за порадою. Якщо в компанії практикується наставництво, чудовим рішенням буде призначити новачкові наставника, який допоможе з адаптацією, надасть консультації, поділиться досвідом і підтримає на перших етапах.

Зворотний зв’язок

Регулярні зустрічі з лінійним керівником і отримання якісного, конструктивного зворотного зв’язку важливі не лише для нового працівника, а й для лінійного керівника. Тому обов’язково варто проводити індивідуальні бесіди («one-on-one») та щомісячні зустрічі протягом випробувального терміну.

Корпоративна культура

Саме вона часто стає ключовим фактором у рішенні працівника залишитися в команді чи піти. Навіть найякісніша програма адаптації може провалитися, якщо корпоративна культура не відповідає задекларованим цінностям компанії.

Чому перші 90 днів на новій роботі вважають критичними?

Перші 90 днів на новій роботі вважають критичними, адже зазвичай цей період збігається з випробувальним терміном, під час якого працівник і роботодавець оцінюють, чи зможуть вони ефективно співпрацювати та досягати спільних результатів. Новий співробітник має можливість підтвердити свої навички, зазначені в резюме, а роботодавець  – продемонструвати справжню корпоративну культуру та цінності. Невідповідність між заявленими цінностями та реальними діями компанії може призвести до швидкої демотивації та звільнення.

Саме в цей тримісячний період закладається міцний фундамент для подальшої співпраці. Успішна адаптація стає рушійною силою, що допомагає уникнути непорозумінь і забезпечує довгострокову лояльність та високі результати.

Які помилки найчастіше роблять новачки і як вони впливають на адаптацію?

Хоча ситуація завжди індивідуальна, можна виокремити кілька характерних помилок, яких припускається чимало новачків:

Страх здатись некомпетентним та страх ставити зайвий раз запитання. Замість того щоб уточнити незрозумілі робочі моменти, новий працівник часто боїться здатися непрофесійним і намагається розібратися у всьому самостійно. Такий підхід іноді виправданий, проте в певних випадках він призводить до зайвих витрат часу, помилок у роботі та навіть конфліктів.
Невміння надавати та приймати зворотний зв’язок і розділяти професійне від особистого. Часто, отримуючи негативний зворотний зв’язок, працівники сприймають його надто особисто й ображаються. Інша поширена ситуація – коли новачка щось не влаштовує в роботі, але він не говорить про це нікому, а згодом просто звільняється.
Небажання працювати над помилками та неуважність до деталей. Це поширена помилка не лише серед новачків, а й серед досвідчених працівників. Відсутність готовності аналізувати причини помилок і запобігати їм у майбутньому створює враження безвідповідальності.
Невміння слухати. Неуважність до того, хто і що говорить, може завдати чимало шкоди. Через це працівник може неправильно інтерпретувати дані та інформацію, ігноруючи поради колег.
Критичне ставлення до усталених процесів у компанії. Деякі працівники, особливо ті, хто прийшов з більш відомої компанії або раніше обіймав вищу посаду, іноді схильні критикувати поточні робочі процеси та демонструвати зверхність до нових колег. Така поведінка може зруйнувати довіру та ускладнити швидку інтеграцію в колектив.

Ці помилки здатні суттєво ускладнити процес адаптації. Водночас їхнє усвідомлення допоможе уникнути проблем на новому місці роботи.

Як керівник або HR може допомогти новому працівнику швидше влитися в команду?

Керівник та HR-менеджер відіграють ключову роль у процесі адаптації новачка. Їхня злагоджена робота допомагає новому співробітнику швидше відчути себе частиною команди та почати працювати ефективно.

Роль HR-а полягає у загальній організації процесу адаптації: створенні комфортних умов праці, наданні доступу до програм розвитку, навчання та мотивації.

Завдання керівника – стати наставником і лідером, з яким хочеться працювати та досягати результатів.

Постійна підтримка та регулярний зворотний зв’язок між HR-ом, керівником і працівником є запорукою успішної адаптації.

Як HR відстежує успішність адаптації співробітника і які показники є ключовими?

Існують різні метрики та показники, які допомагають HR-у відстежити рівень успішної адаптації персоналу. Серед найбільш розповсюджених:

вимірювання продуктивності та ефективності роботи новоприйнятого працівника;
утримання співробітника та вимірювання рівня плинності кадрів серед новоприйнятих співробітників;
рівень залученості нового співробітника.

Щоб отримувати якісні дані, HR може використовувати такі методи роботи:

проведення опитувань які оцінюють рівень задоволеності роботою та рівень залучення;
проведення обов’язкових зустрічей one-to-one;
проведення вихідного інтерв’ю з працівником, що звільняється.

Чи є різниця в адаптації молодих спеціалістів і досвідчених професіоналів?

Так, різниця безумовно існує. Адаптація молодих спеціалістів без досвіду потребує значно більше часу, зусиль та інвестицій у навчання, адже їм доводиться опановувати не лише внутрішні процеси компанії, а й саму професію.

У випадку досвідчених професіоналів акцент робиться на перенавчанні та засвоєнні нових підходів, що теж може бути задачею із зірочкою. Хоча їм не потрібно вивчати професію з нуля, необхідність адаптуватися до нових практик і корпоративних цінностей може викликати певний супротив.

Варто пам’ятати, що не існує двох однакових компаній, тож навіть фахівець із великим досвідом потребує занурення в специфіку нового робочого середовища. Культурна та соціальна інтеграція, а також розуміння внутрішніх процесів залишаються ключовими елементами програми адаптації як для новачків, так і для досвідчених співробітників.

Як діяти, якщо в команді є приховане або відкрите неприйняття нової людини?

У таких ситуаціях важливо діяти оперативно й ні в якому разі не закривати очі на проблему. Неприйняття нового співробітника в колективі може свідчити про наявність прихованих проблем у компанії, таких як:

недостатньо опрацьовані політики, що створюють середовище, де не цінуються відмінності та різноманіття;
випадки мобінгу або дискримінації в команді;
неправильний підбір персоналу та невідповідність цінностей нового працівника цінностям команди;
токсична корпоративна культура;
неякісна та неефективна комунікація в команді;
неефективне лідерство та відсутність відповідальності.

Якщо виявлено одну з цих проблем, HR та лінійний керівник повинні своєчасно зреагувати й з’ясувати основну причину. Для збору необхідної інформації можна:

проводити анонімні опитування команди;
організовувати зустрічі one-to-one, акцентуючи на конфіденційності;
переглядати програму адаптації та підбору персоналу;
аналізувати внутрішні процеси та комунікаційні практики.

Правильна та своєчасна реакція допомагає мінімізувати ризики конфліктів і сприяє швидкій інтеграції нового працівника в команду.

Яку роль у процесі адаптації відіграє корпоративна культура?

Корпоративна культура має ключове значення для адаптації нових працівників, впливаючи на їхнє сприйняття компанії, рівень залученості та рішення залишитися в команді. Від того, наскільки цінності та принципи компанії збігаються з цінностями працівника, залежить тривалість і якість професійних стосунків. Чим більше збігів, тим більш довготривалою буде співпраця.

Думка психологині

Віра Романова, кандидатка психологічних наук, фаундерка платформи психологічної допомоги METHOD4U

Основні етапи психологічної адаптації працівника на новому місці роботи

Адаптація – це не просто «звикання». Це вхід у нову реальність, яка має свою логіку, взаємозв’язки, правила. Чим більше зрозуміла ця логіка – тим спокійніше відчуває себе новий співробітник. І тут ключову роль відіграє не лише його психологічна гнучкість, а й готовність компанії створити орієнтовне, підтримуюче, структуроване середовище.

Адаптація – це не лише про звикання до нових облич і офісу. Це процес входження в нову систему діяльності, і він має кілька етапів:

Організаційне орієнтування: людина знайомиться зі структурою компанії, правилами, основними процесами. Тут критично важливо дати не лише інформацію, а й розуміння – як саме тут все працює.
Соціальна інтеграція: встановлення контактів, «зчитування» неформальних норм, розуміння ролей у команді. Часто саме на цьому етапі виникає найбільше стресу.
Професійне занурення: поступове входження у свою функцію, формування впевненості у завданнях, очікуваннях і якості результатів.
Присвоєння правил та культури компанії (коли працівник здатен стати носієм правил та культури компанії): працівник починає бачити себе частиною команди, розуміє цінність своєї ролі та може вільно взаємодіяти, вносячи пропозиції чи ініціативи.

Помилка багатьох компаній – обмежити адаптацію лише онбордингом з навчальним курсом чи презентацією компанії. Своєю чергою, людина потребує орієнтації у структурі діяльності та емоційного картування нового середовища.

Які техніки та вправи допомагають знизити стрес у перший місяць роботи?

Перший місяць – це період невизначеності. Найбільший стрес виникає там, де працівник не розуміє, що від нього очікують, як виглядає добре виконана робота та до кого звертатися з питаннями.

Техніки, які можуть допомогти знизити рівень стресу:

Карта дій

Разом із наставником/керівником варто скласти просту схему:

Що я маю зробити цього тижня?
З ким я маю взаємодіяти?
Який результат очікується?

Оптимально, якщо HR разом із безпосереднім наставником або керівником підготують таку схему заздалегідь.

Рефлексивний щоденник/рефлексивні зустрічі з наставником

Наприкінці кожного дня відповідайте на три питання:

Що сьогодні було зрозуміло і вдалося?
Що викликало труднощі?
Які питання мені потрібно поставити завтра?

Регулярні короткі зустрічі з наставником (ментором або безпосереднім керівником)

Тривалість – 15 хвилин.
Мета – не контроль, а уточнення питань та зниження напруги.

Техніки саморегуляції

Прості дихальні вправи.
Майндфулнес.
Метод «стоп-кадр»: зупинись – назви – дозволь – зроби дію.

Евстрес та дистрес під час адаптації

Війна робить зміну роботи ще більш стресовою, адже нерідко вона відбувається одночасно з переїздом у безпечніший регіон.

Уявіть, що ваш організм — це система сигналізації. Стрес сам по собі — сигнал: «Увага! Треба діяти!». Іноді він корисний – допомагає зосередитись, вирішити проблему або втекти з небезпечної ситуації. Це евстрес — позитивний, мобілізуючий стрес. А дистрес виникає, коли система сигналізації ламається. Вона вмикається постійно, навіть коли небезпеки немає, або не вимикається після того, як проблема зникла. Це виснажує.

Якщо ви готуєтеся до виходу на роботу в нову компанію і трохи нервуєте – це нормальний стрес, який допомагає. Але якщо ви тижнями не спите, постійно думаєте про це, боїтеся провалу – це вже дистрес.

Уявіть, що вам не вдається виконати задачу до закінчення дедлайну. Стрес змушує вас шукати рішення і, можливо, не вкластися точно в термін, проте завершити роботу та отримати результат. Але якщо ви продовжуєте уявляти, як вас насварять або звільнять, навіть коли завдання виконане з невеликою затримкою, і не можете заспокоїтись – це дистрес.

Дуже важливо, який тип нервової системи та попередній досвід має новий співробітник. Якщо мова йде про дистрес і попередній досвід є тригером, вихід один: навчити команду, яка адаптує нового працівника (Leadership або безпосередніх керівників), розпізнавати та валідувати поведінку нових співробітників і відповідно підтримувати їх під час адаптації.

Питання дистресу не має вирішувати компанія. Це самостійна робота співробітника з психотерапевтом. Проте компанія може створити умови для регуляції емоційного стану новачка і підтримки процесу адаптації.

Чи є різниця в адаптації для інтровертів та екстравертів?

Справа не лише в типі особистості, а в типі навантаження та особистісній стратегії поведінки щодо досягнень і переживання невдач. Інтроверти та екстраверти більше пов’язані з типом нервової системи. Умовно: екстраверти в кризових ситуаціях спочатку активно діють, а потім аналізують результати, тоді як інтроверти спочатку завмирають, щоб проаналізувати та зрозуміти ситуацію, і лише після цього починають діяти. Тому важливо враховувати не тільки тип особистості, а й функціонал, на який приходить людина, та її спосіб мислення.

Інтроверти частіше виснажуються від великої кількості нових контактів. Для них важлива прогнозованість, наявність простору для індивідуального освоєння завдань, чіткі інструкції та спокійне введення в соціум.

Екстравертам потрібна швидка інтеграція в команду, можливість ставити багато запитань і активно взаємодіяти з колегами.

Рекомендація компаніям: передбачити різні шляхи адаптації – не лише стандартний чекліст, а й кілька варіантів входження в команду.

Як новачку подолати тривожність та невпевненість у новому колективі?

Переорієнтуйте фокус із себе на дію. Замість «Що про мене подумають?» запитайте: «Що зараз у моїй зоні впливу?».
Працюйте з конкретикою. Страх часто розмитий і перебільшений. Запишіть: що саме мене лякає? Які в мене є ресурси? Які дії я можу зробити завтра?
Залучайте підтримку. Запросіть колегу на «навчальний ланч» або супроводжувати вас на перших зустрічах.
Нормалізуйте адаптаційний стрес. Стрес – не ознака того, що ви не підходите. Це природна реакція організму на невизначеність.
Визначте свою точку стабільності. Це може бути ранкова рутина, улюблений робочий блокнот або 10 хвилин тиші перед роботою – будь-що, що дає відчуття контролю.
Фокусуйтесь на діях. Запитайте себе: «Що я можу зробити сьогодні?».
Записуйте страхи та рішення. Поруч із кожним страхом зазначте можливі варіанти дій.
Шукайте підтримку. Знайдіть хоча б одну людину, до якої можна звернутися за порадою.
Не бійтеся тривоги. Це нормально – ви просто в новому середовищі.
Створіть свою зону стабільності. Це може бути улюблена чашка, робочий нотатник чи тиха ранкова рутина.

Читайте ще: Як роботодавцям організувати продуктивну роботу в умовах змішаного графіка? 6 простих кроків