У період дії воєнного стану на території України відносини між роботодавцем та працівником регулюються Кодексом законів про працю України та Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон). Саме в останньому і визначено спеціальні правила, які можуть бути застосовані у цей період. Тетяна Ященко, партнерка Expatpro, у матеріалі розповідає про зміну істотних умов праці та порядок ведення документообігу під час війни.


Якщо у вас є запитання до юристів, які потребують роз’яснень, – надішліть нам його на пошту budni.info@robota.ua і ми спробуємо вам допомогти разом з фахівцями з трудового права.


Тетяна Ященко


Зміна істотних умов праці під час війни


Розмір заробітної плати, місце роботи, строк дії договору, обов’язки працівника, умови оплати праці, режим роботи, тривалість робочого часу, відпустки є істотними умовами праці.


Без попередження працівника жодні зміни не повинні відбуватися. До початку повномасштабного вторгнення роботодавець, відповідно до ч. 3 ст. 32 та ст. 103 КЗпП, мав попередити працівників про зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці. Але у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці має відбуватись до набрання ними чинності (ч. 2 ст. 3 Закону). Роботодавець не має тимчасово обов’язку попередити працівників про зміну істотних умов праці за певний час, достатньо це зробити до моменту набрання чинності нових умов.


Відтак, необхідна фіксація двох фактів:


    

  • дата запровадження нових правил;
    • 

  • підтвердження повідомлення працівника про зміну правил до дати, зазначеної вище.
    • 



Належного попередження про зміни умов праці навіть за день, годину до введення таких правил цілком буде достатньо для роботодавця.


Оскільки відсутній суттєвий проміжок часу між попередженням та змінами в умовах праці, які запроваджуються роботодавцем, постає питання підтвердження факту вчасного повідомлення про запровадження нових правил. Особистого повідомлення працівника під підпис буде достатньо. Якщо працівник відмовляється ознайомлюватися з повідомленням, потрібно скласти акт про відмову від підпису, який надалі можна буде використовувати як доказ в суді.


Працівник може відмовитися продовжувати працювати у зв’язку зі зміною істотних умов праці на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП навіть в період воєнного стану. В такому випадку роботодавець має виплатити йому вихідну допомогу.


Порядок ведення документообігу під час війни


Стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» дозволяє роботодавцям у період дії воєнного стану встановлювати свій порядок ведення документообігу на підприємстві. Єдина вимога – забезпечити достовірність.


Це означає, що роботодавець і працівник можуть домовитись про правила обміну документами та повідомленнями, які стосуються роботи на час дії воєнного стану (обидві сторони мають висловити на це згоду). На практиці багато документів направляються у вигляді сканів/фотографій через електронну пошту та різні доступні месенджери. Головне, щоб обом сторонам такий варіант комунікації підходив.


Звісно, сторони мають також попіклуватись про збереження у себе доказів. На практиці це виявляється у збереженні архівів (фото) листування у месенджерах, збереженні відео онлайн-зустрічей. Найнадійніший спосіб – обмін листами, що може бути підтверджено.


Для більшості громадян України доступний сервіс електронних цифрових підписів (зокрема, через «Дію»), тому цілком доречно, за відсутності можливості оформлення документів у паперовій формі, використовувати електронну форму із накладенням електронного цифрового підпису.


Безпечним для обох сторін буде обмін відповідними повідомленнями у робочий час. Про це прямо не зазначено у законодавстві, але оскільки не всі засоби комунікації дозволяють відстежити момент отримання повідомлення (а цілком ймовірна розбіжність між часом відправлення та доставлення повідомлення), варто закладати час на його отримання/опрацювання.


Також, якщо визначились, що у роботі підприємства використовується класичне паперове ведення документообігу, то наперед потрібно узгодити такі моменти: які засоби комунікації вважатимуться авторизованими (як зі сторони працівника, так і роботодавця), які номери телефону/адреси слід вважати погодженими. Це дозволить уникнути зловживань з обох сторін. Наприклад, коли повідомлення направляється в месенджер, до якого сторона не має доступу.


Читайте ще: Квоти, пільги та санкції: що потрібно знати роботодавцям про працевлаштування осіб з інвалідністю?