Час невпинно рухається вперед і посадові обов’язки, зокрема, на адміністративних посадах змінюються. Раніше адміністратор відповідав на дзвінки та приймав відвідувачів, але ці часи давно минули. Очікується, що в наступному десятилітті кількість адміністративних посад скоротиться. Це призведе до відкриття інших вакансій, але адміністративні фахівці повинні зробити все можливе, щоб залишитися актуальними.


До вашої уваги – 12 навичок, на які HR-и звертають при відборі кандидатів на адміністративні посади (асистент керівника, офісний асистент, секретар або офіс-менеджер тощо).


Важливість hard та soft skills для адміністративних посад


    

  • Hard skills, такі як володіння Microsoft Office, є цінними, тому що вони допомагають виконувати робочі завдання. Ці навички можна відшліфувати в процесі роботи або за допомогою навчальних курсів.
    • 

  • Soft skills – універсальні непрофесійні якості, допомагають взаємодіяти в команді незалежно від сфери діяльності, а також з клієнтами. Вміння створювати красиві діаграми в Excel – це чудово, але не менш важливими є вміння домовлятися та знаходити вихід з непростих ситуацій.
    • 



Список навичок адміністратора, наведений нижче, є відправною точкою для написання розділу «Навички» у вашому резюме. Деякі з цих навичок можна розширити, щоб вказати більш конкретну інформацію. Наприклад, завжди вказуйте, в яких програмах працювали, замість «Маю технічні здібності». Співставте свій набір навичок з тими, які згадує ваш потенційний роботодавець в оголошенні про вакансію.


12 важливих адміністративних навичок 


    

  • Адаптивність.
    • 

  • Увага до деталей.
    • 

  • Ведення бухгалтерії.
    • 

  • Комунікація.
    • 

  • Обслуговування клієнтів.
    • 

  • Розсудливість.
    • 

  • Фінансова грамотність.
    • 

  • Багатозадачність.
    • 

  • Організованість.
    • 

  • Вирішення проблем.
    • 

  • Технічна грамотність.
    • 

  • Управління часом.
    • 



Приклади hard skills для адміністративних посад


    

  • Ведення бухгалтерії. Малий бізнес або фізичні особи можуть не мати окремого бухгалтера. Розуміння основ бухгалтерського обліку та фінансового програмного забезпечення може бути перевагою.
    • 

  • Фінансова грамотність – суміжна, але не рівнозначна бухгалтерській грамотності. Вас можуть попросити виконувати деякі фінансові функції, наприклад, відстежувати витрати на канцелярське приладдя, заповнювати звіти про витрати або надсилати й оплачувати рахунки. Розуміння фінансових термінів, планування бюджету та управління витратами може піти вам на користь.
    • 

  • Технічна грамотність. Робота в текстовому редакторі, ведення електронних таблиць, знання програм для документообігу, обміну повідомленнями тощо належать до вашої компетенції. Якщо ви не маєте таких технічних навичок, подумайте про те, щоб отримати онлайн-сертифікат, який надасть змогу додати ці важливі адміністративні навички до вашого резюме.
    • 



Приклади soft skills для адміністративних посад


Робота адміністратора вимагає цілої низки м’яких навичок. Це тому, що робота офіс-менеджера, виконавчого асистента чи адміністратора полягає у підтримці співробітників компанії та забезпеченні того, щоб ніхто не пропустив важливу зустріч з клієнтом та всі отримали необхідні матеріали для роботи. 


Найкращі резюме адміністраторів будуть містити більшість, якщо не всі, з цих м’яких навичок:


    

  • Адаптивність. Можливо, вам потрібно буде переключитися на інше завдання посеред проєкту або пристосуватися до іншого стилю роботи нового співробітника компанії. Ваші повсякденні обов’язки, швидше за все, змінюватимуться залежно від того, що потрібно вашому керівнику, колегам, клієнтам. Адміністратор повинен щодня налаштовуватися на успішну роботу незалежно від обставин.
    • 

  • Увага до деталей. Співробітники офісу покладаються на вас, коли організовуєте їхні поїздки, замовляєте їжу для внутрішніх зустрічей та плануєте святкову вечірку в офісі. Все це вимагає уваги до деталей.
    • 

  • Комунікація є ключовою, якщо ви працюєте з клієнтами. Але навіть якщо ні, ви повинні чітко розуміти, що потрібно співробітникам і як донести до них важливу інформацію.
    • 

  • Обслуговування клієнтів. Немає кращого способу завоювати лояльність, ніж відмінне обслуговування клієнтів. Будь-який досвід допомоги людям вирішувати їхні робочі питання або організаційні, допоможе вам отримати бажану роботу.
    • 

  • Розсудливість. Адміністративний персонал може мати доступ до конфіденційної особистої або ділової інформації. Такі працівники можуть чути приватні розмови і володіти інсайдерською інформацією про майбутні стратегічні кроки. Ніщо з цього не повинно стати поживою для офісних пліток.
    • 

  • Багатозадачність. Так, ви не можете виконувати дві справи одночасно і робити їх добре, але ви можете жонглювати кількома проєктами або запитами одночасно, визначаючи пріоритети, на яких варто зосередитися в першу чергу, і встановлюючи дедлайни для кожного з них. Жоден список адміністративних навичок не обходиться без згадки про багатозадачність.
    • 

  • Організованість. Як ви можете впоратися з усіма своїми щоденними завданнями, а також з бронюванням столика у вишуканому ресторані, щоб справити враження на клієнта, якщо ви неорганізовані?
    • 

  • Вирішення проблем. Звичайно, жоден бізнес не працює без збоїв. Що ви робите, коли бос випадково призначив дві зустрічі на один час або техніка виходить з ладу посеред робочого дня? Ви зберігаєте спокій та вирішуєте цю проблему або шукаєте людину, яка зможе це зробити.
    • 

  • Управління часом. Адміністратори (особливо виконавчі асистенти) відповідають за управління чужим часом разом із власним. Найкращі адміністратори ретельно відстежують розклади, зустрічі та час в дорозі.
    • 



Кількість адміністративних посад скорочується, тож якщо ви хочете отримати роботу у цій сфері, знадобиться набір hard та soft skills. Щоб справити гарне враження на потенційного роботодавця, будьте максимально конкретними і вказуйте в резюме навички, які він цінує.


Читайте ще: Що означає «бути надмірно кваліфікованим»? І як правильно подати себе, влаштовуючись на нову роботу?