Дедлайни є невіддільною частиною робочого життя. Вони допомагають організовувати процеси, впорядкувати завдання та підтримувати продуктивність. Невміння їх ставити та дотримуватися часто стає причиною занепокоєння або стресу.


Як правильно встановлювати дедлайни та встигати виконувати завдання вчасно, розповідаємо далі.


Встановлюйте конкретні цілі та часові рамки


Визначте, що саме ви хочете зробити та вкажіть часові рамки. Наприклад, замість узагальненої цілі «покращити продажі» сформулюйте конкретну – «збільшити обсяг продажів на 15% до кінця кварталу». Це допоможе зосередитися на важливих аспектах і досягти бажаних результатів. Конкретні цілі також полегшать процес розподілу ресурсів та зменшать ймовірність помилок і непорозумінь.


Памʼятайте, чим більше часу ви виділятимете для виконання певного завдання, тим довше його будете робити (або зовсім не зробите).


Визначайте пріоритети


Не всі завдання мають однакову важливість і терміновість. Тому завжди визначайте пріоритетність, щоб уникнути хаосу та перевантаження. Для цього можете використати матрицю Ейзенхауера. За нею завдання потрібно класифікувати за чотирма категоріями: «зробити», «відкласти», «делегувати», «видалити». Завдання з категорії «зробити» є терміновими та важливими. До категорії «відкласти» належать справи, які важливі, але нетермінові. Завдання, які є терміновими, але менш важливими, варто «делегувати» іншим. А ті справи, які є неважливими, доцільно «видалити». Такий підхід допоможе вам ефективніше розпоряджатися своїм часом і зосереджуватися на найважливіших завданнях.


Розбивайте завдання на підзадачі


Великий обсяг роботи може лякати та викликати стрес і відчуття безпорадності. Тому краще розбити його на менші підзадачі. Наприклад, завдання «підготувати звіт» доцільніше поділити на такі підзадачі: збір даних, аналіз інформації, написання висновків тощо. Такий підхід дозволить краще планувати час, ресурси, відстежувати хід виконання роботи та своєчасно коригувати плани. Також він полегшить делегування завдань в команді, адже ви можете передати виконання окремих підзадач іншим членам. Таким чином розподілите робоче навантаження та підвищите ефективність усього процесу.


Визначайте реалістичні терміни


Перш ніж визначити дедлайн, врахуйте обсяг завдання, доступні ресурси та можливі непередбачені обставини. Також обговоріть терміни з командою або керівництвом, щоб переконатися, що всі розуміють обсяги роботи та можливості для його виконання. Якщо дедлайн нереалістичний, не бійтеся його змінити, адже ви не встигнете вчасно виконати роботу та в майбутньому будете надолужувати згаяне. Натомість реалістичні терміни допоможуть уникнути перевантаження та підвищать продуктивність.


Використовуйте інструменти для планування


Застосовуйте таск-менеджери, календарі та нагадування, щоб завжди памʼятати про дедлайни та мати під рукою чіткий план дій. Можете скористатися такими інструментами як Trello, Asana або Google Calendar. Вони допоможуть розподіляти завдання між членами команди та встановлювати пріоритети. Також з їх допомогою можна структурувати роботу та відстежувати прогрес виконання завдань. 


Використання інструментів для планування сприяє кращій комунікації в команді, адже всі учасники проєкту матимуть доступ до актуальної інформації.


Уникайте багатозадачності


Виконувати кілька завдань одночасно реально, але не бажано так робити. Такий підхід до роботи розсіює увагу, збільшує ймовірність помилок і знижує загальну продуктивність. Тож краще зосереджуватись на одному завданні та лише після його виконання переходити до наступного. Це допоможе краще контролювати процес роботи, знизити стрес і підвищити ефективність. Також такий підхід допоможе швидше виконувати дедлайни та досягати поставлених цілей.


Відпочивайте


Безперервна робота може призвести до втоми, зниження концентрації та зростання рівня стресу. Щоб уникнути цього та покращити настрій, робіть короткі перерви впродовж дня (наприклад, по 5-10 хвилин). Також важливо планувати час для повноцінного дозвілля після завершення робочого дня, не забувати про вихідні та відпустки. Відпочинок допоможе відновити сили та зберегти здоров’я. У результаті ви будете більш енергійними та ефективними.


Загалом дедлайни є важливим інструментом для досягнення успіху в будь-якій сфері діяльності. Дотримуйтесь вищезгаданих принципів, щоб підвищити свою продуктивність, уникнути стресу та вчасно виконувати поставлені завдання.


  Марія Приходько, авторка медіаплатформи budni


Читайте ще: Як прискорити роботу в Google Docs та отримати +2 вільні години на тиждень