Тайм-менеджмент: управляємо не часом, а рішеннями

Ефективний тайм-менеджмент – це не встигнути все, а встигати робити те, що дійсно важливо.

Ми намагаємося вписати у свій графік якомога більше справ, втиснути годинні зустрічі в пів години, працювати в режимі багатозадачності та використовувати з максимальною користю кожну хвилину. Але наша реальність, у якій справи просто нескінченні, щоразу переконує, що це неможливо. І такий тайм-менеджмент нас точно не врятує. Постійне відчуття браку часу стає джерелом стресу, а вигорання має вже масовий характер.

Що таке тайм-менеджмент?

Це не про управління часом. Це про управління рішеннями та своєю ефективністю. Мета тайм-менеджменту – спрощувати. Це стратегії, які допомагають скорочувати обсяг роботи, структурувати час, а головне – правильно розставляти пріоритети. Це про рішення, які наблизять вас до глобальної цілі, та про розуміння того, що насправді не потрібно робити взагалі. На що витратити наступну годину, день, тиждень? Тайм-менеджмент – це завжди про вибір.

Це техніки та методи для управління ресурсами та рішеннями. Це самоорганізація та управління собою. Це те, що допомагає правильно розпоряджатися часом, зберігати фокус і не відхилятися від визначеного курсу.

Принципи тайм-менеджменту

Управління часом – складний процес, який є комбінацією кількох ключових компонентів.

Пріоритезація. Щоб виконати завдання, необхідно визначити рівень його складності, терміновості та важливості.
Планування. Щоб виконати завдання, необхідно з’ясувати, коли його слід зробити та скільки часу на це потрібно.
Структурування. Щоб виконати завдання, необхідно зрозуміти, як відстежувати його виконання й оцінювати результати.

Найефективніші методи тайм-менеджменту

Чіткі дедлайни. Визначені терміни виконання завдання – це обмежувальні механізми, які створюють для мозку умови «виживання». Вони стимулюють працювати швидше, допомагають протистояти прокрастинації та змушують все ж таки почати. Цікавий факт: працюють навіть самостійно встановлені дедлайни. Однак перевагу надаємо зовнішнім – тим, які встановлені кимось іншим.

Кожній справі — свій час. Багатозадачність – ворог ефективності та пастка тайм-менеджменту. Нам здається, що виконання кількох завдань одночасно економить час і допомагає встигати більше. Однак режим мультизадачності в інтелектуальній роботі не працює. Якщо ми зосереджені тільки на одній справі в один проміжок часу, ми краще її виконуємо, підвищуємо нашу продуктивність і досягаємо кращих результатів.

Принцип дев’яти справ. В основі методу – концепція ієрархії завдань. Протягом дня ми повинні виконати одне велике завдання, три завдання меншого обсягу та п’ять дрібних. Важливо: враховуємо не тільки робочі таски, а й домашні справи.

Матриця Ейзенхауера. Тайм-менеджмент – це про чітку систему та пріоритезацію. Один із методів – градація поточних і майбутніх завдань за категоріями в залежності від ступеня важливості та терміновості.

Важливі та термінові – зробити. Це справи з дедлайнами.
Важливі та нетермінові – запланувати. Це завдання без чіткого терміну виконання, які потрібно планувати заздалегідь, щоб не забути.
Неважливі та термінові – делегувати. Це рутинні справи, виконанням яких можна пожертвувати на користь важливих і термінових завдань.
Неважливі та нетермінові – видалити. Заняття, які не несуть користі та цінності. Їх потрібно контролювати або відмовитися від них зовсім.

Розподіл великого завдання на частини. Глобальна справа лякає нас обсягом. Як лякає білий аркуш. Нам складно приступити до виконання, тому що фронт робіт здається неосяжним. І щоб трошки обхитрити мозок, необхідно розділити велику справу на окремі етапи та кроки, виконання яких вже не здається такою нездійсненною місією. Додаємо конкретику, яка допомагає бачити завдання більш чітко, а також дає розуміння того, з чого починати та в якому напрямку рухатися.

Складні VS дрібні справи. Ми звикли, що найскладніші та неприємні справи потрібно виконувати першими. Зранку мозок ще не дуже навантажений, тому нам простіше впоратися з важкими та об’ємними завданнями. А після таких справ всі інші здаватимуться зовсім нескладними. Однак існує і протилежна цьому методу стратегія – робіть дрібні завдання, на виконання яких потрібно кілька хвилин, першими. Це допоможе швидко позбутися великої кількості справ, і ви не будете думати, що у вас безліч нерозв’язаних завдань. Виберіть підхід, який вам ближче, і дотримуйтеся його при плануванні.

Як досягти ідеального тайм-менеджменту? Завжди розумійте, до якої мети ви йдете, та приймайте такі рішення, які наближають вас до неї. І проживайте кожен день не тільки з користю, а і з задоволенням.