Власний досвід: як воно - бути персональним асистентом в IT-компанії

Ольга Константинова, персональний асистент керуючого партнера Boosta

Чуєш «персональний асистент» – і запахло кавою, копіювальною машиною і неймовірною нудьгою. Уявляєш собі «перекладання папірців», «принеси-подай», «топ-топ-топ-менеджмент», і, власне кажучи, все. У кращому випадку, в пам’яті спливає дворецький Беррімор та його вівсянка. Складається враження, що це вакансія на тимчасовий підробіток для студентів чи безвихідь, що веде до кінця вашої кар’єрної драбини.

Мене звуть Оля i я персональний асистент керуючого партнера в компанії Boosta. Я хочу розвіяти міфи навколо моєї професії та пролити трохи світла на те, що означає бути персональним асистентом керуючого партнера в IT-компанії.

Персональний асистент в ІТ-компанії – хто він?

Почну з основного: я маю повну вищу економічну освіту, це не перше моє місце роботи і не розпач. Майже три роки тому я вирішила зробити розворот на 180 градусів і піти з посади заступника директора однієї компанії з управління активами. На той момент я мала 7 років стажу на фондовому ринку, і ні дня після звільнення не пошкодувала про своє рішення.

Сьогодні точно знаю, що таке любити свою роботу, перебувати в самому центрі подій і бути одним з героїв екшн-фільму. Просто уявіть, що одного ранку у вас з’явилися пари додаткових рук і ніг та ще одна голова. І вуаля! Тепер ви встигаєте робити у два рази більше з тим самим ентузіазмом, і навіть трохи швидше.

Як найчастіше виглядають мої завдання? Це ніби ви знаєте, куди треба прийти, але уявлення не маєте, де це і як туди потрапити. Треба зауважити, що мої завдання майже ніколи не повторювалися і завжди були певною мірою викликом, який змушує розширювати межі можливого. Це незвичайна і дуже креативна робота для тих, хто любить головоломки і не готовий пасувати перед труднощами і закритими дверима.

Типовий день асистента в IT:

Запропонувати проєкт нової лаунж-зони в офісі та керувати ремонтом.
Перейняти обов’язки начальника служби безпеки на час його відпустки.
Дослідити нові ніші та ринки, і презентувати результати топ-менеджерам.
Провести кіберспортивний турнір.
Підібрати персонал для запуску нового проєкту.
Написати декілька статей.
Виступити медіатором у конфлікті.
Взяти участь у переговорах з юристами (як в Україні, так і за її межами).

Список цей далеко не вичерпний, але все ж дає уявлення про те, з чим я стикаюся по роботі. За ці мало не 3 роки я навчилася багатьом речами, які вважаю корисними й універсальними.

Щодня варто:

Боротися зі «страхом закритих дверей». Боїтеся отримати відмову настільки, що вирішуєте й не питати зовсім? Це самозахист. Вперше не підфартить, вдруге також, але відчуття успіху буде, наче ейфорія. До того ж люди часто й самі раді вам допомогти чи підказати, просто не бійтеся запитати.
Збирати та зберігати інформацію про поточні та закриті проєкти в легкодоступному і зручному місці, аби завжди була можливість повернутися до будь-якого з них і отримати потрібну інформацію. Просто робіть це. Колись така звичка зекономить вам багато робочого часу.
Розвивати «толерантність до невизначеності». Вона всюди. Приймаючи невизначеність і розвиваючи до неї толерантність, буде легше пережити життєві турбулентності та відкрити нові можливості.
Використовувати метод «раціонального фланера». Поняття, введене Нассімом Талебом, про те, що під час реалізації проєкту перед виконанням кожного наступного кроку треба робити поправку на отриману на поточний момент інформацію. Завдяки цьому ви зможете коригувати й оновлювати свій план дій і завжди встигати вчасно.
Не відкладати неприємні завдання. Психіка не залізна, а нерви не гумові. Навіть якщо ви відкладаєте неприємне для вас завдання, на підкірці ви все одно продовжуєте згадувати про нього, як про неминуче горе. Це не може пригнічувати і вганяти в зайвий стрес. Якщо таке завдання все ж вас наздогнало, раджу спробувати поділити його на дрібніші кроки або просто переформулювати для себе, щоб отримувати цінність від її реалізації.
Чути і давати фідбек. Виконання будь-якого завдання – це спілкування, якість якого дуже впливає на результат, який ви отримуєте на виході. Не тільки слухати, але й почути, що саме і навіщо хоче сказати вам людина – це вже великий крок. Не менш важливо дати їй зрозуміти, як ви збираєтеся вчинити з отриманою інформацією.
Бачити та розвивати свої сильні сторони. Мені завжди подобалося писати, і після занурення в цю тему я з ще більшим задоволенням пишу для своєї компанії будь-що. Спробуйте пошукати, що ви вмієте і що вам подобається, та знайдіть цьому застосування вже зараз – і ви почнете пишатись собою ще трошки більше.
Підтягувати слабкі сторони. Мене завжди лякали переговори на будь-якому рівні. Але після курсу практичних занять із ведення переговорів, стала відчувати себе набагато впевненіше.
Метрики – це кращий аргумент. Більшість проєктів і завдань можуть бути виміряні та обчислені, а від того більш обґрунтовані. Тому якщо ви в чомусь сумніваєтеся або шукаєте аргументи «за» та «проти», швидше за все, це питання можна перевести в цифри і прийняти рішення набагато швидше.
Не опускати руки. Це найбільш стандартна, але найважливіша порада з усіх, що я можу дати. Чим би ви не займалися, ще ніхто не народжувався з умінням робити все ідеально з першого разу. Ну, і всі ми пам’ятаємо, що Томас Едісон зробив 10 000 експериментів, щоб на 10 001 домогтися бажаного результату – робочого прототипу лампи розжарювання.
Не бути чужим серед своїх. Вам доведеться опанувати професійний жаргон. Адже на роботі ви маєте розуміти співрозмовника без перекладача і відповідати зрозумілою йому мовою. Перші робочі дні здавалися мені закордонним відрядженням: розумію лише займенники, частки та емоційне забарвлення. Тому я взялася за книжки, відвідування семінарів і тематичних майстер-класів. Agile, scrum, waterfall, SEO лилися на мене потоком. Але оновивши свій словниковий запас та покроково розбираючись у новій сфері, я нарешті стала відчувати себе «місцевою». Мабуть, це було найскладнішим випробуванням: не лише стати частиною злагодженого механізму, але й зайняти в ньому своє місце.

І наостанок, завжди є чому вчитись. Аби залишатися у курсі подій і не випадати з колії, потрібно постійно працювати над собою. І цей процес насправді нескінченний. Проте чим би ви не займалися, ви будете це робити з більшою ефективністю, якщо воно вам дійсно подобається. Якщо ж ви перестаєте отримувати задоволення від роботи, не бійтеся змінити своє життя і зайнятися чимось новим.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб читати найсвіжіші статті, брати участь в опитуваннях і дізнаватися про актуальні вакансії!