Електронні трудові книжки: вплив новацій на трудові відносини. Відповіді на основні питання

Сергій Сільченко, партнер юридичної компанії ILF, адвокат

З ухваленням ВРУ 05 лютого 2021 р. Закону нас очікують суттєві новації, що стосуватимуться практично кожного. По суті запроваджуються дві ключові новації:

по-перше, облік трудової діяльності співробітника, інших соціально значущих юридичних фактів, що стосуються тих, хто працює, буде відбуватися в електронному форматі;
по-друге, пенсії за віком призначатимуться автоматично.

Закон передбачає 5-річний перехідний період наповнення Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр) відомостями з використанням паперових трудових книжок (далі – ТК), інших документів, що мають відомості, призначені для внесення до Реєстру. Тому поки не можна говорити про відмову від паперових ТК.

Тож варто прояснити, як вплине цифрова реформа на трудові відносини та звичні процеси діяльності роботодавців з обліку персоналу.

Як влаштуватися на роботу без паперової трудової книжки? Як зміни вплинуть на працевлаштування?

Наразі під час влаштування на роботу разом з іншими документами особа має подати ТК. Закон не забороняє приймати працівника на роботу без ТК, проте у роботодавця тоді виникає альтернатива: або оформляти працівнику ТК і вважати його прийнятим за основним місцем роботи, або укладати трудовий договір про роботу за сумісництвом. Закон пов’язує наявність ТК з місцем основної роботи (п. 12. ч. 1 ст. 1 Закону).

Надалі, з урахуванням перехідного періоду, громадянин, що працевлаштовується, матиме змогу подавати паперову ТК або відомості про трудову діяльність з Реєстру. Крім того, працівник може вимагати від працедавця оформлення паперової ТК і надалі.

Після закінчення перехідного періоду та внесення необхідних відомостей про співробітника і його трудову діяльність до Реєстру, відповідно до п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону, працівникам мають бути видані на руки їх паперові ТК.

Що робити з паперовими трудовими книжками?

Паперові ТК збережуться, проте порядок їх ведення зміниться. Їх подання не вимагатимуть під час прийняття на роботу. Працедавець повинен оформляти ТК лише за бажанням працівників. Ці книжки зберігатимуться у працівників, а працедавець на вимогу співробітників повинен буде внести до ТК: запис про прийняття/звільнення, переведення, заохочення та нагороди.

Вочевидь ці правила розраховані на ту частину громадян, які не готові до діджиталізації та традиційно довіряють паперовим документам. Втім, починаючи з 1 січня 2004 р. практична цінність ТК для призначення пенсії знизилась. Адже після запровадження персоніфікованого обліку застрахованих громадян у Реєстрі, ПФУ отримує всю інформацію про офіційне працевлаштування, розмір зарплати, з якої сплачено єдиний соціальний внесок, та тривалість страхового стажу.

Тому паперові ТК варто зберігати, якщо особа почала трудову діяльність до 2004 р., аби мати можливість підтвердити трудовий (страховий) стаж.

Хто та до якого періоду повинен перенести дані з паперової трудової книжки в електронну?

Треба зазначити, що такого поняття як «електронна трудова книжка» не існує. Закон згадує Реєстр, ведення якого регламентовано Законами № 2464-VI, № 1058-IV, а також Положенням. Фактично функціонал Реєстру буде доповнено значним обсягом інформації, а ПФУ має забезпечити функціонування web-порталу електронних послуг з урахуванням нових вимог.

До речі, на порталі електронних послуг ПФУ зараз функціонує послуга «Електронна трудова книжка», що надає можливість побачити дані, які стосуються прийняття/звільнення, що є у розпорядженні Фонду.

Що стосується переведення інформації з паперових ТК до Реєстру, то цей процес має здійснюватися протягом п’яти років з моменту набрання чинності Законом. Передусім таку інформацію мають подавати роботодавці, проте не заборонено їх внесення й самими працівниками. Це має відбуватися за умови ідентифікації громадянина з використанням кваліфікованого електронного підпису тощо у порядку, визначеному ПФУ та Мінсоцполітики.

Як працівник може користуватися електронною трудовою книжкою, перевірити дані тощо?

На цю мить порядок отримання інформації з Реєстру працівниками (застрахованими особами) регламентується Розділом V Положення. Така інформація надається у вигляді довідок за формами, передбаченими додатками 3-9 до зазначеного Положення.

Працівник може перевірити відомості про себе в Реєстрі після ідентифікації особи у базі даних web-порталу, а також за допомогою терміналів доступу, зокрема, автоматизованих, суб’єктів, що підключені до інформсервісів на web-порталі ел. послуг ПФУ.

Доступ до документів можна здійснити, використовуючи код-перевірку та код підтвердження, що надсилаються застрахованому громадянину, який здійснив запит, на email, SMS.

Як роботодавці перевірятимуть, скільки кандидат пропрацював у попереднього роботодавця, а також причину звільнення?

З’ясувати інформацію про трудову діяльність претендента на посаду працедавець зможе кількома способами:

По-перше, шляхом ознайомлення з паперовою ТК у разі її подання особою.
По-друге, працедавець є користувачем Реєстру, тому після отримання інформації про трудову діяльність співробітника він матиме змогу перевірити її в Реєстрі, скориставшись своїм електронним кабінетом.

Що робити, якщо інформація з електронної ТК зникла або введена неправильно?

Відповідальність за достовірність інформації, що міститься в Реєстрі, а також за її збереження та правомірне використання покладена на ПФУ. Облікова картка застрахованого громадянина зберігається в ПФУ впродовж його життя та впродовж 75 років після смерті (паперові та/або електронні носії, якщо наявні засоби, які гарантують ідентичність паперового/електронного документа). Оскільки ПФУ отримуватиме скановані копії паперових документів, надані працедавцями та співробітниками із використанням кваліфікованого цифрового підпису, слід припустити, що у разі виявлення невідповідності між паперовими та електронними версіями документів ПФУ буде проводити перевірку як наданих документів, так і якість заповнення електронної трудової книжки своїми співробітниками.

Захист інформації забезпечується відповідно до вимог Закону, а також ст. 21 Закону.

Автоматичне призначення пенсії

Законом передбачається варіант призначення пенсії за віком, коли громадянину не потрібно звертатися особисто. Це відбуватиметься у випадку, коли застрахований громадянин отримав право на те, щоб йому призначили таку пенсію в разі настання пенсійного віку (передбачений ч. 1 ст. 26 Закону). Підставою є відомості, які знаходяться у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку громадянин не повідомив, що хоче отримувати пенсію пізніше.

Якщо дані, що стосуються страхового стажу, в системі персоніфікованого обліку відсутні, територіальний орган ПФУ поінформує громадянина про необхідність їх подати. Якщо мова йде про автоматичне призначення пенсії, передбачається можливість визначити, використовуючи програми Реєстру, найвигідніший варіант, включаючи дату призначення.

На жаль, запровадження електронного обліку трудової діяльності створює суттєві ризики, передусім для співробітників.

По-перше, накопичення величезного обсягу персональних даних про співробітників в інформаційній системі ПФУ створює ризики їх розголошення або втрати.
По-друге, Закон не містить механізму виправлення помилок, допущених роботодавцями або працівниками під час роботи з Реєстром, синхронізації інформації з різних джерел.
По-третє, недостатній рівень комп’ютеризації та доступу до інтернету, а також відсутність культури використання електронних довірчих послуг серед значної кількості населення принципово не вирішить багатьох завдань, які ставить Уряд, запроваджуючи електронні ТК.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб читати найсвіжіші статті, брати участь в опитуваннях і дізнаватися про актуальні вакансії!