Робота з дому – це не формат, який просто знімає зобов’язання щоранку їздити в офіс або дає працівникам можливість самостійно визначати свій графік. Аби компанія працювала ефективно, дистанційна зайнятість має бути дуже якісно організована. Адже якщо у завданнях, проектах, бізнес-процесах і комунікаціях буде безлад – це може стати фатальним для бізнесу, який у кризу має перевершувати всі свої попередні досягнення.


Які інструменти вкрай потрібні компаніям просто зараз та як вони допоможуть налагодити процеси – розповідають експерти «Бітрікс24».


1. Відеовиклики


Ключовий елемент роботи з дому – відеозв’язок. Він допомагає підтримувати зоровий контакт, бачити емоції колег і не втрачати зв’язок із командою. А ще – оперативно розв’язувати проблеми, які спілкування в чаті може тільки загострити, та швидко ухвалювати колективні рішення.


Індивідуальні дзвінки або групові відеоконференції, хороший відеозв’язок і якісну картинку зараз пропонує будь-який сервіс. Тож цей інструмент доступний кожній людині, у якої є інтернет.


2. Єдине робоче середовище


Невеликі стартапи можуть собі дозволити передавати завдання де заманеться: у листах, месенджерах, проходячи повз колегу. А ще зберігати базу клієнтів у Excel та вести справи з підрядниками, як кому зручно. Але чим більше компанія обростає працівниками, тим менш результативною і більш заплутаною стає така схема роботи.


Втрата інформації – контактних даних, поставленого завдання, документів, запису дзвінка – уповільнює процес роботи і  перетворює його на хаос. А під час вимушеної роботи з дому такий безлад швидко дає про себе знати. Особливо якщо інформація зберігалася, а процеси велися на паперових носіях.


Тож для дистанційної роботи важливо подбати про сервіс чи систему, які будуть єдиним робочим середовищем для всього колективу. Цей інструмент обов’язково має містити функціонал для роботи з клієнтами та всіма завданнями. 


3. Спільне інформаційне поле для команди


Щоб усі працівники мали доступ до інформації, не почувалися відділеними від команди та швидко реагували на будь-які запити, варто подбати про спільне інформаційне поле. Це зручно з погляду конфіденційності та швидкого контакту.


Окремі месенджери не повністю закривають цю потребу, тож треба встановити сервіс, який дозволить оперативно повідомляти всім новини компанії, писати повідомлення індивідуально або на частину команди. Важливий і корпоративний месенджер всередині цієї ж системи. Це забезпечить швидке спілкування в єдиному вікні та вбереже працівників від інформаційного шуму та потреби відволікатися на сторонні запити.


Можливість обміну файлами і наявність мобільної версії будуть безсумнівними перевагами.


4. Календар як інструмент тайм-менеджменту


Контроль робочого процесу в офісі відбувається легше, ніж дистанційно. Адже в першому випадку є чітко визначені часові межі початку й кінця робочого дня, обіду і інших перерв, адже вдома ці межі розмиваються.


Найзручніше контролювати графік, свій і колег, вносячи всі наради, зустрічі та дзвінки в календар. У календарі відображаються зайняті та вільні часові слоти кожного, тож планувати зустрічі можна на зручні для всіх учасників години. Кожен запрошений отримає повідомлення про заплановану подію та нагадування незадовго до початку. А запропонувати внести зміни або поставити запитання щодо зустрічі можна просто в календарі.


5. Бібліотека внутрішньої інформації


Як працювати з корпоративним порталом, що повинен знати новачок, де оформити лікарняний і відпустку? Інформація, важлива для кожного працівника. А ще – хто відповідає на запити ЗМІ, як діяти в нестандартних випадках та дізнатися максимально багато про компанію та продукт. Ці знання мають бути у вільному доступі всередині будь-якої компанії.


Для цього потрібна зручна бібліотека внутрішньої інформації або база знань. Робота з нею не повинна бути складною, щоб наповнення відбувалося регулярно. Сучасні корпоративні системи пропонують рішення, які не лякають навіть недосвідчених фахівців, і виглядають як прості конструктори сайтів. Та й читати їх не складніше, ніж звичайне медіа.


6. Автоматизовані бізнес-процеси 


Складність переходу на віддалену роботу полягає в організації швидкого доступу до бізнес-процесів. Прийняття на роботу або звільнення, заявки на відпустку, робота з зарплатою і рахунками, рахунки для оплати послуг підрядникам краще перевести в діджитал-формат. А ще – автоматизувати, щоб працівники не витрачали час на стандартні рутинні дії.


Підключіть або налаштуйте в своїй системі інструмент, який допоможе швидко організовувати узгодження бізнес-процесів по ланцюжку відповідальних осіб. Так можна відслідковувати статус і за необхідності “прискорювати” відповідального, якщо процес затримується.


7. Система для постановки завдань та контролю за виконанням


За умов дистанційної роботи є суттєвий ризик, що частина завдань загубиться в листуванні, розмиються терміни виконання, працівник залишиться без зворотного зв’язку, неправильно зрозуміє і виконає завдання.


Щоб привчити свою команду до відповідальності і правильного формулювання брифів, введіть зручну онлайн-систему для роботи із завданнями. І правило: якщо завдання немає в цій системі – його немає взагалі. Це розвине індивідуальну й колективну відповідальність за контроль якості, статуси і терміни проектів.


Подбайте про те, щоб постановка завдань була легкою і відбувалася в кілька кліків, зокрема, з мобільного пристрою. Зробіть можливим ділити завдання на пункти і підзавдання, прикріплювати документи, створювати чек-листи, а також обговорювати процес у повідомленнях.


8. Звіти та зворотний зв’язок


Як керівнику великої команди все контролювати, знати стан справ у всіх процесах і давати якісний зворотний зв’язок? Віддалений формат небезпечний тим, що керівник може не помітити, коли у працівника зникне мотивація. А це може статися, якщо здійснювати тотальний контроль або, навпаки, занадто послабити його.


Ідеальний варіант, якщо працівник самостійно вестиме звітність про виконану роботу, записуватиме, які завдання він виконував, у яких нарадах брав участь. А керівник вчасно коментуватиме зроблене. Запровадження культури звітності та зворотного зв’язку значно спростить життя всій команді та позитивно вплине на спільні результати.


9. CRM для продажів


Система управління взаємовідносинами з клієнтами значно спрощує бізнес-процеси. Тобто дозволяє спілкуватися, закривати угоди, фіксувати всі запити наявних та потенційних покупців. Відділи продажів, які перейшли на CRM, впевнені, що без неї вони б не впоралися. Вести бази клієнтів та фіксувати угоди в блокнотах чи таблицях у час тотальної діджиталізації щонайменше дивно.


10. Комунікація з клієнтами


Після переходу на віддалений формат роботи ваші клієнти не повинні відчути змін у якості обслуговування. Адже ваш бізнес залежить від них.


Простежте, щоб жоден клієнтський запит не залишився без відповіді: повідомлення в месенджерах, спілкування з чат-ботом на сайті, дзвінки. Обробляйте замовлення так само швидко, як і до переходу на віддалену роботу. Налаштуйте у вашій CRM функцію, яка дасть можливість зберігати всі звернення від клієнтів, навіть ті, які чомусь були пропущені.


Також подбайте про те, щоб вхідні запити рівномірно розподілялися між менеджерами. Обов’язково зберігайте статистику запитів і записи розмов.


Усі перелічені інструменти допомагають навести лад у процесах, які довелося швидко змінити через вимушену самоізоляцію та перехід компаній на роботу з дому. Але їх перевага ще й у тому, що після повернення в офіс вони теж знадобляться. І зроблять роботу компанії швидшою, ефективнішою й цікавішою.