Встигнути за 48 годин. Кейс ЕРАМ про перехід у формат Work From Home

Вікторія Дробович,
керівниця команди HR ЕРАМ у Києві

Одразу спойлер – це success story, проте успіх був прогнозований. Ми в ЕРАМ вже кілька років відслідковували тренди щодо організації віддаленої роботи та фрілансу. І почали вибудовувати нову систему – від технічних можливостей компанії до HR-програм, орієнтованих на співпрацю з такими спеціалістами.

13 березня, щойно був оголошений карантин, ми взялися до роботи. За вечір тієї п’ятниці та наступні два вихідні дні нам вдалось перевести в формат Work From Home (WFH) близько 80% спеціалістів, а за наступний тиждень цей відсоток зріс до 97%. Нам також сприяло те, що ЕРАМ – глобальна компанія, тому і спеціалісти, і клієнти часто розкидані по всьому світу. Відповідно, ми маємо стандартизовані, налагоджені процеси взаємодії. Вивчаючи на перспективу можливе масштабування віддаленої організації роботи, у компанії поступово розробляли системи для її підримки. І якщо це можна назвати нашими перевагами, то з іншого боку ми мали виклики. Багато викликів – спеціалісти, які перебували у відрядженнях, поїздках за кордоном, а також більше 8 тисяч фахівців, які вже в понеділок мали повернутися до робочих проєктів, клієнтів, з дому, за нових умов, де дитячі голоси вриваються в робочі онлайн-зустрічі, і це вже нова норма.

Отже, що ж відбулося в перші два дні карантину?

Щоб швидко та ефективно перейти в режим віддаленої роботи, запрацювали одразу кілька команд: адміністративна, IT-підтримки, менеджерів і HR, які здійснювали декілька функцій, в тому числі комунікаційну – інформування, роз’яснення, навігація, опитування.

Комунікації оперативно транслювалися з глобального рівня компанії (як ЕРАМ готується до COVID-19, які кроки заплановано чи реалізуються, які реакції на зміни) на локальний український і на п’ять представництв компанії у Києві, Львові, Харкові, Вінниці та Дніпрі. Можна сказати, що більшість процесів відбувалися паралельно завдяки згуртованій роботі команд. Проте і складнощів вистачало.

Розкажу про головні напрямки нашої роботи:

1. Комунікація з клієнтами

Насамперед важливо було погодити з нашими клієнтами режим роботи WFH. Нам вдалося отримати підтримку і розуміння ситуації. Для деяких проєктів з високим ступенем безпеки погодили певні технічні застереження з боку безпечності підключень.

2. Створення ініціативної команди, BCP team (business continuous planning)

На глобальному та локальному рівнях. У ці команди входять представники з різних структур, менеджери, HR-спеціалісти, лідери напрямків, представники сервісних команд, які щотижнево планують, як компанія рухається далі, на що варто звернути увагу. Наявність представників багатьох напрямків дає можливість оцінювати ситуацію цілісно.

Читайте ще: 7 головних HR-трендів, які вже змінюють бізнес-середовище

3. Організація перевезення робочої техніки

Один з найбільших викликів. Для початку ми підготували списки спеціалістів, зібрали їх плани щодо подальшої роботи: чи користуватимуться вони робочими лептопами, стаціонарними комп’ютерами, чи працюватимуть на домашніх ПК. Вирішували питання з підключенням до робочих станцій. Маючи такі дані, ми розуміли, хто зможе перевезти обладнання самостійно, кому потрібна допомога адмінкоманди. Паралельно команда ІТ-підтримки реагувала на запити щодо слабкого інтернет-підключення, потреб у роутерах і т.д.

4. Моніторинг місцезнаходження фахівців, які були у відрядженнях чи поїздках за кордоном

З появою інформації про закриття авіапросторів і кордонів, ми одразу почали з’ясовувати інформацію щодо таких спеціалістів ЕРАМ, контактували і допомагали повернутися. З цим питанням допомогла внутрішня команда із забезпечення бізнес-подорожей, яка шукала варіанти перебронювання. ЕРАМ Рeople Рartners підтримували емоційний дух та допомагали з координацією. Пізніше люди поверталися до нас із вдячністю, для них було цінним те, що компанія підтримала їх у непростий період.

5. Технічні вдосконалення

Насамперед щодо процесів роботи з клієнтами. Буквально за тиждень були додані нові технічні параметри, які дозволили відслідковувати індивідуальну та командну продуктивність з часу переходу на віддалений режим. Якщо менеджер команди бачив, що продуктивність знижується через проблеми з інтернетом, зв’язком, на це можна реагувати і розробляти план подальшої взаємодії.

6. Опитування Pulse

У перший тиждень WFH на внутрішньому ресурсі компанії з’явилося окреме віконце з коротеньким опитуванням щодо змін продуктивності та чинників, які на неї впливають. Так ми могли «тримати руку на пульсі», бачили, на що люди звертають увагу. Наступне питання стосуватиметься самопочуття (wellbeing). Наразі люди безперечно потребують додаткової підтримки. Хтось більше, хтось менше, але ми кожному зможемо дати невеличку підказку, як справлятися з різними станами, тривогою і досягати рівноваги.

7. Підбірки корисних матеріалів

Якась кількість спеціалістів вже працювала раніше з дому повністю або частково. Але для переважної більшості з нас – це нові реалії. Тому в перший тиждень ми підготували путівник (remote work guide) для внутрішнього ресурсу, який містив загальну інформацію щодо віддаленої роботи, на що звертати увагу. Наприклад:

На організацію свого робочого графіку, коли важливо лишатися продуктивним, але не перевантажуватися.
Як працювати команді по-новому, як проводити онлайн-зустрічі, формувати довіру. Також підібрали тімбілдингові активності, онлайн-ігри для команд, щоб допомогти згуртуватися і «відчувати» команду навіть на відстані.
Матеріали для батьків про те, чим зайняти дітей під час карантину. Окремо акцентували на тому, що якщо під час ділових переговорів вас будуть відволікати діти, це – ок, не варто боятися цього.
Матеріали про те, що допомагає пережити самоізоляцію, як адаптуватися до нових умов психологічно.
Навчальні матеріали, підготовлені відділом Leaning&Development. Ми лишилися вірними концепції Continuous Learning навіть і особливо на карантині,

Команда івенторів розробила низку онлайн-подій для підтримки ментального здоров’я та рівноваги. Це спортивні заходи, лекції з психологами, коучами, експертами, які говорять про важливість дотримуватися балансу в житті, звідки брати енергію, нагадують не забувати про важливі сфери життя та емоції, пов’язані з цим, і як справлятися зі «світовими кризами і катастрофами».

Ми говорили про досить відомі речі, які треба було актуалізувати.

Читайте ще: Карантин. 7 (не)свідомих помилок роботодавців: колонка радника юридичної фірми Інеси Летич

8. Продуктивність

Насправді викликом став не сам перехід на WFH, а необхідність лишатися на тому ж рівні продуктивності. Були побоювання, що вона стрімко знизиться. Але ми виявили, що з переходом на віддалену роботу продуктивність не просто залишилась на тому ж рівні, але стала навіть вищою. Дослідження підтверджує, що в США спеціалісти в цілому додали 40% до свого звичного робочого часу. В Європі цей показник складає дві години. Так само і у нашій компанії. Серед очевидних причин – відтепер ми не витрачаємо часу на дорогу. Серед неочевидних – через зміни, новини, стрес, організм виробляє більше адреналіну, який впливає на нашу активність. Скажімо так – ми стали багато працювати, щоб вгамувати свою тривожність. З іншого боку, збільшилась кількість внутрішніх комунікацій порівняно з попереднім періодом. Команди створюють нові традиції – наприклад, спільні обіди, чаювання, перегляди фільмів, онлайн-ігри. Це соціальні речі, які ми боялися втратити, але, навпаки, їх стало ще більше.

Все ж експерти прогнозують, що скоро пік продуктивності мине і матиме тенденцію до зниження. Тому HR-спеціалістам вже зараз варто звертати увагу на проблему вигоряння. Важливо спонукати робити перерви між онлайн-зустрічами, завданнями, дотримуватися робочого графіку, не пропускати прийоми їжі, не забувати про зміну діяльності, за можливості мати регулярні прогулянки на свіжому повітрі. На жаль, напружений робочий режим та постійні потоки інформації щодо медичної та економічної ситуації будуть підвищувати рівень тривоги, страху і стресу. Тому на цьому треба фокусуватися. За продуктивністю не забуваємо про турботу.

9. Згуртування

Ми стали тісніше працювати, вийшли за межі своїх локальних офісів. Нам стало простіше, швидше реагувати, масштабуватися на всю Україну. Ми разом працюємо над циклом воркшопів, як справлятися зі стресом і тривогою, налаштувати свій баланс, знайомимо з практиками майндфулнес. Плануємо запускати спеціальний чат, враховуючи різні аспекти свого життя.

10. Виклик, якого не було

Чи можна прищепити приналежність до компанії та її цінностей онлайн? Здавалося б, це може стати одним з викликів HR. Проте, насправді це не є проблемою. В «старих» командах вже є це «щеплення» і щоденна підтримка на чолі з менеджером. «Новий» спеціаліст приходить в сталу, сформовану команду, занурюється в численні комунікації і дізнається більше про цінності компанії, починає ними керуватися. Ми продовжуємо розказувати про культуру компанії, тільки тепер онлайн. Але крім того, це відчуття приналежності формується щодня в роботі різних професійних спільнот, під час онлайн-подій, при розв’язанні повсякденних завдань.

Читайте ще: Попутного ветра онлайн-парусам! Гайд по эффективному общению и обучению от эксперта-андрагога Лейлы Алиевой

Замість післямови

Визнаю, в ІТ-компаніях багато відпрацьованих інструментів, які допомагали. Ми були на великий відсоток готові, бо останні два роки розуміли тренд. Це сприяло розв’язанню адміністративних складнощів, технічних, психологічних – відсутність у фахівців досвіду віддаленої роботи, недосконалість зв’язку тощо. За цей період ми зламали в друзки стереотип, що ІТ-спеціалісти – інтроверти. Результати опитувань свідчать, що багато з них мріють повернутися в офісні простори, бракує комунікацій human-to-human. Наостанок хочу поділитися кількома рекомендаціями, які будуть актуальні для HR-спеціалістів.

Зверніть увагу на пік та зниження продуктивності, яке може супроводжуватися вигорянням. Вже на піку (фактично зараз) треба зосередити зусилля і планувати, як допомогти людям, наприклад, з тайм-менеджментом. Порадьте співробітникам планувати свій календар, лишаючи паузи для чаю чи кави, або домовитися з командою про доступні години для онлайн-комунікацій і окремо – години для зосередженої роботи, які треба обов’язково фіксувати в календарі.
Працюйте з менеджерами. Налаштовуйте їх – вони мають бути поруч із командою, навіть якщо це онлайн-режим. Їхнє завдання – цікавитися, як почуваються члени команди, що заважає працювати, а що, навпаки, – допомагає. Якщо команда до 7 чоловік, менеджер може раз на тиждень поцікавитися індивідуально станом справ. І це не стільки про робочі питання, акцент на людині. Для більшої команди це можуть бути ранкові онлайн-зустрічі, наприклад, morning coffee talks. Це дасть розуміння, в якому команда стані, і вчасно реагувати.
Не забувайте про себе. Ваша робота зараз затребувана, вона вимагає небаченої раніше залученості. І хоча кажуть «На те він і кравець, щоб потертий жупан носити», хай це прислів’я буде не про вас. Піклуйтеся про себе.