Виклик прийнято. Як діяти в нових умовах: 15 антикризових порад від HR-спільноти

Сотні компаній в Україні змушені оперативно адаптуватися до обставин, які виникли у зв’язку з впровадженням карантину для протидії розповсюдженню коронавірусу. Щоб обмінятися досвідом, robota.ua, Українська Асоціація HR-професіоналів та SMART business ініціювали діалог із колегами. Дві онлайн-зустрічі «Карантин: виклики та їх вирішення для HR і бізнесу» відбулися 24-25 березня. Більше 200 фахівців віддалено шукали ефективні інструменти збереження бізнесу та захисту людей у цей турбулентний час. Зокрема, порадами поділилися експерти:

Катерина Ковалевська, голова наглядової ради Української Асоціації HR-професіоналів
Микола Михайлов, генеральний директор robota.ua
Євген Бєлобров, product owner SMART HCM & LMS
Ірина Брижак, HR-директор METRO Cash & Carry Ukraine
Анна Адом, директор з управління персоналом і побутом Ferrexpo Poltava Mining
Роман Торговицький, учений, засновник Boston Center for Organizational Excellence
Валерія Савчук, радниця ЮФ «Василь Кисіль і Партнери», експерт у сфері праці та зайнятості
Олеся Кирильчук, HR-директор EPAM
Олена Бондар, Founder/CEO Wellbeing

Тож якою є роль HR? Як оформити трудові відносини під час карантину? Як налаштувати віддалену роботу команди? Які психологічні аспекти варто врахувати?

Відомо, що бізнеси наразі опинилися в різних обставинах – умовно їх можна розділити на три категорії. Перша працює в тому ж режимі або навіть більш інтенсивно, при певних змінах (наприклад, продуктові магазини). Друга повністю трансформувала діяльність (наприклад, увесь штат перейшов на віддалену роботу). Третя група компаній змушена «заморозити» свою діяльність (як сектор HoReCa).

Отже, на які ключові потреби варто орієнтуватися HR-фахівцям?

1. Стати лідером змін

HR має стояти пліч-о-пліч із менеджментом та мати активну роль у процесах, які відбуваються: переналаштовувати роботу команд, прогнозувати, керувати ризиками. Важливий аспект – підтримувати бізнес у заходах, які необхідні для збереження його функціонування та майбутньої успішності, і водночас консультувати щодо того, як зберегти команду, допомогти приймати помірковані рішення.

Читайте ще: Есть ли найм на карантине: блиц-интервью с IT-рекрутерами Викторией Придатко и Дарьей Данченко

2. Піклуватися про різні категорії співробітників

Дотримання принципів різноманіття наразі особливо актуальне. Зокрема, варто пам’ятати про те, що, коли йдеться про працівників, – йдеться також про їхні родини, які заслуговують підтримки та відповідального ставлення. Можливі приклади – пакети медичного страхування; консультації щодо спілкування з родинами в замкненому просторі в умовах хоум-офісів; онлайн-ігри та цікаві заняття для дітей працівників, переведених на ремоут; оплата послуг няні; план на випадок хвороби співробітників, які виховують дітей самі, тощо.

І навпаки: деякі працівники не мають родин, а тому особливо гостро відчувають самотність на самоізоляції, потребують спілкування з командою та підтримки фахівців-психологів.

3. Зберегти фізичне здоров’я людей

Якщо можливо – перевести на дистанційний режим роботи і продовжувати консультувати щодо того, чому важлива самоізоляція, як зберегти здоров’я, власне та рідних. Якщо співробітники мають продовжувати працювати на місцях – забезпечити засоби індивідуального захисту (маски, дезінфектори, рукавички, окуляри тощо), трансфер до місця роботи (зважаючи на обмеження в галузі транспорту).

4. Комунікувати

Насамперед – стати джерелом перевіреної інформації щодо ситуації з COVID-19, зважаючи на величезний обсяг фейків. Надати довідки, куди саме звернутися у випадку проблем зі здоров’ям. Інформувати щодо ситуації в компанії, постійно бути на зв’язку.

Окреме питання – підтримка при переході на віддалену роботу (корисна практика – створення «гарячої лінії» або чату з питань технічного облаштування робочого місця вдома).

5. Мотивувати працювати/просто лишатися вдома

Це захід №1, щоб стримати розповсюдження коронавірусу. Але деякі компанії вже отримали невтішні результати тестових тижнів: частина працівників сприймає карантин як відпустку. Замість того, щоб працювати (або навіть просто бути вдома і нічого не робити – при збереженій зарплаті), влаштовують барбекю та пивні вечірки. Експерти радять прописати правила в наказі (тобто зафіксувати, що віднині робоче місце працівника – вдома, і він має лишатися онлайн, оперативно реагувати на запити колег та клієнтів). Якщо ця вимога порушується – такі веселощі можна розглядати як прогул.

Щодо контролю: такий захід, як фізична перевірка наявності співробітників на робочих місцях удома, не завжди є доречною з огляду на епідемічну ситуацію. Альтернатива – відеодзвінки, додаткова мотивація (наприклад, перспектива вийти на роботу з перебування вдома на умовах простою і отримати не дві третини, а повну зарплату). Також дуже важлива письмова фіксація завдань та дедлайнів.

6. Формувати культуру «цифрової» роботи

Переведення команди в онлайн-формат передбачає не тільки технічні складності – хоча вони також розповсюджені. Зокрема, виявляється, що в багатьох удома немає інтернету, люди не вміють користуватися програмами або на ПК – «піратські» копії програмного забезпечення, через що не завжди можна коректно налагодити віддалений доступ до систем. Також спільний виклик HR- та IT-служб – віддалений захист персональних даних (кандидатів та працівників).

На часі – формування культури віддаленої роботи: сумлінне виконання обов’язків при мінімальному контролі, діджитал-етикет, командна робота онлайн.

Дуже важливим є вибір інструментів для віддаленої комунікації (найпопулярніші – Zoom та Microsoft Teams). Є сенс підготувати для співробітників пам’ятки – які саме продукти та доступи їм потрібні для роботи з дому.

Загалом прогнозується, що цифрові навички працівників через такі зміни будуть вимушено розвиватися швидше, як і технології компаній.

7. Берегти «золотий резерв»

Тобто ключових людей, які забезпечують виконання найважливіших бізнесів-процесів. А також мати кадровий резерв на випадок, наприклад, «лікарняного» основного складу (внутрішній, зі своїх працівників, та зовнішній, із кандидатів, яких цікавить робота в компанії).

Читайте ще: Відпустки, дистанційна робота, простій, лікарняний: законодавчі нюанси організації праці під час карантину

8. Дотримуватися трудового законодавства

А відтак отримати репутацію соціально відповідального бізнесу, який піклується про своїх людей, і одночасно керувати ризиками в юридичній площині (порушення в галузі трудового законодавства передбачають адміністративну та кримінальну відповідальність керівників).

Варто зауважити, що українське законодавство не містить потрібних норм (або містить лише застарілі), наприклад, щодо регулювання віддаленої роботи. Тому компанія має самотужки правильно оформити, зокрема, відсутність людей на роботі, підготувати пакет документів.

Так, насамперед треба видати наказ про заходи з організації роботи в умовах карантину, де прописати інструкції всім структурним підрозділам (служби HR, IТ, безпеки, охорони здоров’я, фінансів тощо). Законні заходи, які також треба оформити документально окремо, – це дистанційна робота, гнучкий графік, неповний робочий день, відпустка (зі збереженням заробітної плати або без збереження), простій. Для кожного з цих заходів варто отримати заяви та згоду співробітників. При оформленні віддаленої роботи також потрібно надати працівникам інструкції щодо правил безпеки на віддаленому місці роботи.

Необхідно стежити за змінами в законодавстві. Так, термін перебування у відпустці без збереження зарплати тепер може тривати до закінчення карантину. Змінився і порядок видачі листків непрацездатності – окрім тих, хто захворів, нині оформити «лікарняні» можуть і ті, хто був у контакті з хворим.

9. Перевести HR в онлайн

Робота HR-ів не зупиняється. Так, компанії наразі планують найм обережно – наступні кроки залежать від строків карантину, розвитку економічної ситуації тощо. За даними robota.ua, з початку карантину на 60% зменшилася кількість нових доданих вакансій (нагадаємо, що robota.ua продовжує дію всіх активованих та невикористаних до кінця пакетів послуг до 30 квітня включно, а також надає можливість повторно безкоштовно розмістити вакансії, які розміщені на сайті в період з 15 лютого по 16 березня включно й не встигли закритися або тимчасово неактуальні).

Пошукачі також шукають роботу (відгукуються на вакансії) менш активно – на 35-45%. Проте робота триває: багато компаній приймають резюме, формують бази кандидатів, проводять онлайн-співбесіди. Популярним став відстрочений найм (оффер підписується «на майбутнє» – наприклад, узгоджується попередня дата виходу на роботу 1 травня). Не рідкість – вихід на роботу та онбординг онлайн. І, звичайно, дистанційне навчання (зокрема, це можливість із користю провести час для людей, яким зберегли зарплату, перевели на віддалений режим, але працювати вдома вони не можуть).

10. Піклуватися про ментальне здоров’я

Стреси, тривоги, страхи – звичайне явище для цього періоду. До того ж, дослідження показали, що людям на ремоуті притаманна й інша крайність – працювати ще більше, практично не відпочивати.

Щоб допомогти працівникам зберегти баланс, ясний розум та продуктивність, компаніям варто підтримувати їх. Консультації психологів, онлайн-заняття з йоги, медитації, дихальні вправи – популярні практики серед роботодавців. Експерти радять не просто надавати людям корисні знання, а підтримувати їх саме у складанні чітких планів активностей на день та формуванні звичок. Адже всі знають, як важливо правильно харчуватися, пити, спати, мати помірні фізичні навантаження, але не всі це роблять. Тому ефективні не «одноразові акції» у вигляді лекцій, а саме тривалі програми підтримки.

Щодо порад, як зберегти ментальне здоров’я в умовах самоізоляції, – дуже важливо також виділяти час та місце, щоб побути наодинці, і якщо це можливо – бувати на природі (допомагає відновити рівновагу).

11. Оптимізувати

Для багатьох компаній така вимушена трансформація стане нагодою переглянути та оптимізувати, осучаснити низку внутрішніх процесів, а отже – і практики роботи з персоналом. Зокрема, вже прогнозується, що після закінчення карантину багато компаній перегляне необхідну кількість офісних приміщень, адже частина людей так і залишиться працювати віддалено (за власним бажанням або тому, що роботодавець переконається в ефективності такого формату).

12. Взаємодіяти зі спільнотою

Наразі через закриття закладів звільнено значну кількість персоналу. Проте є успішні приклади кооперації роботодавців – наприклад, коли працівники з HoReCa працевлаштовуються в магазини, потреба яких у робітниках у цей період зросла.

13. Берегти командний дух

Продовжувати спілкуватися не тільки про роботу. Серед ідей – кава-брейки, винні та пивні вечірки онлайн, змагання, челенджі (показати своє робоче місце або домашнього улюбленця), трекінги настрою в команді. Важливо, щоб у цих активностях брали участь і керівники – це надихає та підтримує команду.

Читайте ще: HR-дзен: 10 способів зберегти рівновагу в нових умовах

14. Тримати зв’язок з менеджерами

Адже насамперед саме від них залежить, чи будуть ефективно працювати команди. Тому керівників треба, по-перше, навчати (як швидко та ефективно налаштувати роботу дистанційної команди, як планувати, контролювати виконання завдань, мотивувати людей на відстані, розпізнавати симптоми вигорання тощо). По-друге, підтримувати та допомагати керувати стресом (ризики в керівників вищі, адже вища і відповідальність, і завантаженість).

15. Думати про майбутнє

Наразі складно прогнозувати розвиток подій, але рано чи пізно карантин завершиться. Експерти припускають, що компанії повернуться до звичного режиму роботи – проте трансформуються під впливом обставин, стануть більш діджиталізованими, гнучкими та витривалими, як і працівники.

Зміниться і ринок праці. Зокрема, ймовірно, через обмеження мобільності Європа протягом кількох місяців буде менш охоче запрошувати трудових мігрантів (у тому числі «блакитних комірців»). А отже, стане більше вільних кандидатів, вони охочіше прийматимуть пропозиції роботодавців, кадровий голод стане не таким гострим.

Багатьом компаніям доведеться приймати складні рішення, які покликані зберегти бізнес та команду. Варто докласти всіх зусиль, аби ці заходи були виваженими та раціональними. Адже на роботодавцях, попри економічні виклики, – велика відповідальність за людей та їхні родини. Це допоможе всім гравцям ринку праці пережити кризу і повернутися до активної роботи сильнішими, з новими навичками та інсайтами – готовими до чергового старту.