Продовжуємо публікувати кейси компаній: цього разу про досвід адаптації своєї організації в нових умовах розповіла Ірина Івасюк, директор департаменту по роботі з персоналом TEDIS Ukraine. 


Як зміни вплинули на компанію


Наша компанія  здійснює дистрибуцію по всій території України та налічує близько 2500 співробітників. В умовах пандемії та карантину неможливо залишатися стороннім спостерігачем. Новий формат діяльності має відповідати реаліям організації бізнесу з виконанням умов захисту та збереження здоров’я та життя співробітників, їх сімей, а також наших партнерів.


Ми створили Committee в TEDIS Ukraine, до складу якого увійшло керівництво компанії; основним завданням стало впровадження превентивних дій, що попереджають зараження, а також забезпечують ефективне ведення бізнесу під час пандемії. Було розроблено план дій щодо збереження та захисту існуючих ресурсів, залучення додаткових ресурсів та детальний перелік дій для забезпечення безперебійної роботи структурних підрозділів на всій території України.


Серед термінових рішень та негайних впроваджень були, наприклад, такі:


    

  • Перехід співробітників, що не задіяні у безпосередньому контакті з партнерами, на віддалену роботу
    • 

  • Для співробітників, які безпосередньо взаємодіють з партнерами, організований трансфер до місця роботи
    • 

  • Організовано забезпечення співробітників засобами особистого захисту (антисептичні засоби, гумові рукавички, захисні маски), для попередження захворювань закуплено кварцові лампи та безконтактні термометри, запровадили дезінфекцію в приміщеннях. Розроблено план дій на випадок, якщо хтось із співробітників інфікується
    • 

  • Змінено процес покриття території продажу
    • 

  • Реалізований певний перелік дій для психологічної підтримки співробітників: опитування та анкетування, інформаційна підтримка, online-лекції, відео-звернення керівництва
    • 



Рекрутинг 


Структурні підрозділи компанії відгалужені, отже, такі HR-процеси, як online-співбесіда та погодження кандидатів, – не новина. Менеджери з персоналу, які відповідають за декілька структурних підрозділів, відзначають ефективність online-співбесід, зважаючи на зручність, швидкість прийняття рішень, можливість домовитись про зустріч у будь-який час із кандидатом з іншого міста. Економія часу та коштів на відрядження, а також економія часу кандидата.


Ми створили комітет, основним завданням якого стало впровадження превентивних дій, що попереджають зараження, а також забезпечують ефективне ведення бізнесу під час пандемії


Відповідно до процесів підбору, відбору і найму персоналу, первинна співбесіда проводиться менеджером з персоналу в режимі online. Вторинна співбесіда може проводитися замовником також у режимі online. Наступний етап відбору – проходження online тестування при прийомі на роботу. Ми використовуємо тестування в розрізі посад для перевірки професійних знань кандидатів, а також психологічні тестування. За допомогою системи дистанційного навчання кандидат може проходити тести в зручний час і в будь-якому місці.


Фінальна співбесіда і погодження кандидата – останній етап відбору, який, за бажанням керівника структурного підрозділу, також може проходити в режимі online.


Читайте ще:
                            Як змінився ринок праці в ІТ за час карантину?
            


Адаптація 


Одні з перших online-курсів, які розроблені в системі дистанційного навчання нашої компанії, – «Адаптація персоналу» та «Корпоративна культура». Ці курси містять гайд по матеріалам адаптації (інформацію про основні робочі процеси, стандарти), а також охоплюють історію нашої компанії, її цінності та місію, традиції та корпоративні проекти, відео-вітання генерального директора нового працівника з тим, що він приєднався до команди.


За допомогою системи дистанційного навчання, online-комунікаторів новий працівник має можливість не тільки вивчати матеріал у будь-який час, а й постійно спілкувалися зі своїм куратором, керівником і працівником HR-департаменту.


Нові реалії дали поштовх для апгрейду матеріалів онбордингу. Наразі ми займаємось трансформацією таких традиційних процесів адаптації, як екскурсія по підрозділу, знайомство з колегами, які до цього часу ми робили offline, оскільки саме тоді виникає емоційний зв’язок з колегами та компанією. Сьогодні разом з департаментом ІТ розробляємо віртуальну карту офісу та структурних підрозділів. Знайомство з колегами проводимо в корпоративному online комунікаторі – Microsoft Teams.


Навчання та розвиток 


Однією з корпоративних цінностей компанії є розвиток. Ми ніколи не зупиняли і не зупиняємо процес навчання. Дуже швидко реагуємо на зміни. Розуміємо, як важливо вийти з кризи іншими: сильнішими, готовими до будь-яких несподіванок та можливостей. І тому запустили проект online-навчання, щоб працівники могли і в цих умовах розвинути свій потенціал.


Нашими внутрішніми тренерами з навчання всі тренінги, які проводилися для керівників структурних підрозділів, торгової команди в системі offline, переведені в вебінарний формат. Перші вебінари проведені для керівників регіональних структурних підрозділів на тему «Планування як функція управління», це був певний refresh тренінг. Адже ми пам’ятаємо, що якість роботи залежить саме від якості управління. Наразі проект стартує для торгової команди.


Не припиняється навчання і для працівників з внутрішнього кадрового резерву і бази HiPo. Вони проходять навчання в «Центрі розвитку кар’єри» в системі дистанційного навчання. Також проводиться зовнішнє навчання і корпоративна англійська online. Систематично інформуємо співробітників про те, що у них є можливість взяти участь в онлайн-семінарах та інших навчальних заходах зовнішніх провайдерів. Поповнюємо бізнес-новинками нашу електронну корпоративну бібліотеку.


Робота команд 


TEDIS Ukraine – це системний бізнес. Всі бізнес-процеси закріплено нормативною базою, що не дозволяє втратити основні орієнтири досягнення планових показників. З’явилися нестандарті ситуації, і ми були змушені адаптувати існуючу нормативну базу і бізнес-процеси. Дуже велике значення для системного бізнесу є здатність вчасно орієнтуватися у змінах ринкової кон’юнктури та нестабільних або негативних зовнішніх умовах. Ми посилили низку функцій та створили захисні бар’єри від впливу негативних явищ.


Невід’ємною частиною функції управління завжди було довгострокове та короткострокове планування. В нових реаліях, з огляду на динамічні зміни умов, ми приймаємо за довгострокове планування дій на рік. За допомогою цього забезпечується єдиний скоординований напрямок зусиль усіх співробітників на досягнення загальних цілей компанії. Планування включає в себе формування обґрунтованої відповіді на три основні питання:


    

  • Де ми знаходимося зараз?
    • 

  • Куди хочемо рухатись?
    • 

  • Як збираємось це робити?
    • 



Відповіді на ці основні питання лягають в основу поточного плану дій для підрозділів компанії. Короткостроковий план дій фіксує цілі, проекти та завдання на рік, у ньому закріплені відповідальні особи та термін реалізації. До плану прив’язуються KPI, що каскадуються від верхньої ланки управління до найнижчої. Отже, кожен співробітник володіє вичерпною інформацією щодо того, які перед ним стоять цілі та завдання, як вони впливають на досягнення цілей компанії.


Наразі немає можливості проводити активні тімбілдинги, але це не означає, що роботу в цьому напрямку можна припинити. Навпаки!


Для усунення можливих відхилень від намічених цілей, а також для досягнення планових показників реалізується зворотній зв’язок, який в нашій системі виконує функцію контролю. Зворотній зв’язок покликаний забезпечувати правильну оцінку реальної ситуації та  створювати передумови для внесення коректив у заплановані показники. Основні принципи зворотного зв’язку – це постійність та оперативність.


Здоров’я  працівників


На початку карантину ми провели для усіх співробітників компанії online-лекцію із сесією питань-відповідей із провідним експертом про коронавірус, правду та міфи, як уберегти себе та свою родину. Постійно здійснюємо комунікації, робимо щотижневі розсилки про заходи убезпечення від COVID-19, корисні лайфхаки в період пандемії.


Ми щоденно контролюємо здоров’я працівників, які у зв’язку зі специфікою роботи не можуть бути переведені на режим віддаленої роботи. Здійснюється додаткове прибирання всіх приміщень, періодичне кварцування, закуплені дезінфікуючі килимки, обладнання для знезараження повітря (іонізатори, зволожувачі, рециркулятори). Ми забезпечили співробітників регіональних структурних підрозділів персональними засобами захисту: антисептиками, масками, рукавичками. Особливо вразливою є категорія водіїв та експедиторів – їм ми додатково надаємо захисні костюми, респіратори класу FFP3, захисні окуляри. Компанія забезпечує транспортування працівників. Одна з пільг, яка надається працівникам, – добровільне медичне страхування.


З метою вивчення психологічного клімату в компанії провели опитування: ми цікавилися, як почувають себе співробітники, працюючи з дому, наскільки вони задоволені таким форматом, та отримали дані про емоційний стан колег у зв’язку з обставинами карантину. В опитуванні взяло участь близько 75% працівників, які дали нам цінний зворотній зв’язок. Хоча працівники відчувають тривогу про здоров’я членів сім’ї, переважна більшість почувається досить комфортно в нових умовах. Більшість респондентів дотримуються звичного режиму робочого дня та вважають, що їхня продуктивність праці залишилася на тому ж рівні. Працівники відзначили, що в нових умовах можуть відпочити від скупчення людей у транспорті, мають більше часу для сім’ї. Ми працюємо в напрямку надання практичних рекомендацій про те, як піклуватися та берегти ментальне здоров’я.


Також слід зазначити, що в час ізоляції ми не відчуваємо дистанціювання, навпаки: це період більшого розуміння, співчуття, взаємопідтримки.


Тімбілдинг


Наразі немає можливості проводити активні тімбілдинги, але це не означає, що роботу в цьому напрямку можна припинити. Навпаки! Наразі варто проводити спеціальні корпоративні заходи, проекти, які допоможуть бізнесу легше подолати кризові моменти та повернутися в звичне русло.


Microsoft Teams – це чудова платформа не лише для проведення відеонарад, але й інструмент гуртування команди. Нещодавно генеральним директором компанії Тарасом Корніяченком була проведена online-зустріч зі всіма керівниками регіональних структурних підрозділів, на якій він відповів на всі хвилюючі питання. Планується така зустріч і з керівниками структурних підрозділів головного офісу.


За ініціативи працівників компанії в межах корпоративної соціальної відповідальності ми проводимо благодійний аукціон з метою підтримки літніх людей у період карантину. Сьогодні саме самотні люди похилого віку потребують нашої уваги та підтримки, адже не мають можливості вийти в магазин за продуктами чи у аптеку за ліками. Лотами на аукціоні є роботи hand made працівників компанії та членів їх сімей.


Нещодавно ми розпочали конкурс #карантинчелендж, ідея якого в тому, щоб поділитися одне з одним новими навичками, знаннями та вміннями, які ми змогли здобути в нових умовах. У період карантину у нас з’явилося більше часу, який ми проводимо вдома. Вечорами і на вихідних, не маючи можливості відвідати друзів, сходити на концерт, в кіно або театр, просто прогулятися по парку ми зіткнулися з тим, що необхідно організувати своє дозвілля вдома. Працівники опановують нові хобі, ставлять спортивні рекорди, відкривають кулінарні напрямки, вчаться новому у своїх дітей.


Незабаром у нас стартує інноваційний конкурсу «Start Up» з метою впровадження ідей співробітників щодо інновацій та оптимізації процесів.


Компанія організувала дистанційну роботу для максимальної кількості  співробітників. Ми розуміємо, що працівники відчувають безпеку, коли отримують достатньо інформації про те, що відбувається. Керівники, топ-менеджмент перебувають на постійному зв’язку з підлеглими; крім робочих питань, також цікавляться особистим – викликами та проблемами, підбадьорюють, надають підтримку, адже ми – люди, і нам необхідне живе спілкування, емоції. Ми впровадили практику онлайн-сніданків з генеральним директором, на яких працівники отримують відповіді  на ті питання, які їх хвилюють.


Читайте ще:
                            Як змінився ринок праці в рітейлі за час карантину: великий аналіз галузі
            


Технології


В умовах карантину змінились практично всі звичні для нас процеси. IT-департамент максимально швидко забезпечив для більшості працівників режим «work from home» та надав підтримку користувачам. Наша компанія почала активно використовувати технології для відеоконференцзв’язку, платформи для спільної роботи. Зокрема, сервіс Microsoft Teams зручний  як для проведення онлайн зустрічей команд, відділів, департаментів, так і для внутрішнього навчання в малих групах. Ми також тестували і практикували проведення вебінарів у форматі конференцій для навчання  більшої кількості учасників на плаформі Zoom, що краще підходить для маштабних івентів.


Ще до карантину була впроваджена система дистанційного навчання, що дає нам можливість навчати співробітників за допомогою електронних матеріалів у будь-якій точці країни, в необмеженій кількості та в зручний час. Впровадження цієї системи не тільки забезпечило автоматизацію процесів навчання, тестування і звітності, але й в умовах віддаленої роботи допомогло адаптувати нових працівників.


Для більшої частини нашого колективу перехід в онлайн-формат був незвичним, та з часом усі адаптувалися, і це стало невід’ємною частиною наших процесів. Також ми розуміємо, що не варто зупинятися, а продовжувати пошук нових можливостей та ідей для якісної трансформації в нових умовах.


Особистий рецепт 


Кажуть, що для забезпечення мінімального порогу стійкості і стабільності потрібно три точки опори. Для мене – сім’я, керівництво та мої підлеглі. Топ-менеджмент підтримує наші починання та сам є ініціатором проектів і генератором ідей. За будь-яких умов надихала і  надихає команда, на яку можна покластися.  Це дозволяє зберігати внутрішній баланс, є джерелом сили для впровадження нових ініціатив. Адже період кризи – це передусім поштовх до подальшого розвитку.