«Мир без офиса – это не будущее, это настоящее», – утверждает книга «Remote: офис не обязателен» Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера Хенссона. Книга о принципах удаленной работы успешной софтверной компании, сотрудники которой живут на разных континентах.


И действительно, в наше время трансформаций «онлайн-офис» уже не звучит как что-то нереальное – это тенденция современного рынка. Именно потому тема построения онлайн-бизнеса с позиции HR актуальна как никогда. В статье Елена Карабутова, HR-менеджер Gagarin studio, международной студии брендинга с украинскими корнями, делится опытом в построении сильной и эффективной команды без офиса.


Мы в Gagarin Studio тоже строим такое настоящее. И определили для себя шесть основных правил, которых придерживаемся в работе с ключевой командой.


1. Офис – понятие виртуальное


Для решения важных вопросов, ведения проектов и даже для организации мозгового штурма вовсе не обязательно сидеть за одним столом физически. Мы изо дня в день убеждаемся, что Skype – прекрасная альтернатива штурмовой комнате.


С быстрой передачей информации и общей коммуникацией отлично справляются мессенджеры. Сегодня есть масса вариантов на любой вкус: Slack, Mattermost, WhatsApp и многие другие.


Мы используем Telegram. У нас есть различные каналы: важные сообщения для всех сотрудников, для каждого отдела и даже альтернатива офисным «перекурам» – канал «кофе-брейк», в котором каждый сотрудник может поделиться интересной информацией, не связанной с работой, пошутить.


После очередной волны роста команды мы организовали Skype-созвон в игровой форме: каждый сотрудник делился разными фактами о себе (в том числе несколькими неправдивыми), и команда должна была угадать, что тут правда, а что – ложь. Более трех часов такого непринужденного общения прошли настолько весело и незаметно! Было очень интересно узнать, что кто-то из сотрудников проехал пол-Европы «на перекладных» ради концерта Рианны в Германии, что среди нас есть фанаты аниме, рок-музыкант (с группой, клипами и выступлениями), у кого-то во дворе ульи с пчелами, а кто-то увлекается фотографией.


Такое общение сближает коллектив и дает ощущение «знакомости». Люди перестают быть друг для друга просто аватарками, зарождается команда.


Совет:


Люди с первого дня работы в компании должны чувствовать себя ее частью. И в онлайн-командах процесс адаптации и внутренней коммуникации еще более важен, чем в офлайне.


Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники четко понимали, кто есть кто в компании и к кому с каким вопросом они могут обратиться. Ведь разобраться с такими вопросами самостоятельно, сидя дома у монитора, крайне сложно.


Организовывайте общие созвоны команды, возьмите за правило созвоны с видеосвязью, найдите свой вариант быстрой коммуникации – все это сближает людей и помогает рабочему процессу.


Читайте ще:
                            Чат-боты, соцсети, геймификация: digital-инструменты в HR
            


2. Нет лишним людям и формализму


Люди, работающие в режиме онлайн, по моим наблюдениям, более собранные, ответственные и даже более эффективные. Ведь у них есть ряд задач, которые они должны выполнить, при этом никто не контролирует каждое их движение.


У нас нет необходимости раздувать штат ненужными должностями секретарей и ассистентов, первых и вторых заместителей руководителей.


Структура компании максимально проста и ясна. Каждый сотрудник находится на своем месте и занят определенными обязанностями.


Совет:


Выстраивая рабочие процессы в режиме онлайн, нет смысла городить суперсложную структуру компании, где огромное количество руководителей контролируют каждый шаг или действие сотрудника. Однако есть сложности с быстрым погружением в детали проекта.


В решении этих вопросов придут на помощь CRM-системы. Их сейчас множество, под различные процессы: для торговых компаний, для ведения проектов, рекрутинговые (amoCRM, ПланФикс, Битрикс, CleverStaff, E-staff, 1С и многие другие). Проанализируйте, что важно именно для вашей компании и какой функционал предлагает конкретная программа. Плюс сейчас практически все компании предлагают возможность тестового периода CRM-системы. У вас будет возможность оценить, насколько она подходит именно вам в работе.


3. Мы стираем границы!


Огромное преимущество работы в режиме онлайн (для компании) – это безграничность в выборе специалистов. Нам не нужно привязываться к пределам конкретного населенного пункта и даже страны (коллеги HR-менеджеры меня поймут).


Для сотрудников компании плюсы не менее весомы: никто из них не отчитывается о передвижениях по стране и за ее пределы. Ребята без проблем ездят к родственникам в гости, меняют место жительства (переезжая из города в город), путешествуют, и для этого не нужно отпрашиваться. Для нас главное – соблюдение дедлайнов и выполнение рабочих функций, а из какого уголка мира человек будет это делать, не принципиально.


А то, что мы работаем и с клиентами со всего мира, – прекрасная практика в оттачивании мастерства межкультурной коммуникации для всех нас.


Совет:


Не применяйте двойные стандарты. Если выбрали для себя формат онлайн-работы, придерживайтесь этого принципа и налаживайте дистанционную коммуникацию с любым сотрудником, начиная с этапа стажировки.


Знаю одну компанию, которая также работает удаленно, однако приоритет в выборе персонала всегда отдает городу, в котором живут соучредители. Несмотря на то, что это не самый крупный город Украины. Как результат: сложности с подбором нужного персонала и текучка.


Не совершайте подобную ошибку. Если вы уже выбрали для себя формат онлайн-работы, не ограничивайтесь пределами одного города. При подборе обратите внимание на кандидатов из небольших городов. Как правило, они не так избалованы хорошими предложениями, как их коллеги из мегаполисов. При этом не менее квалифицированы и – если работодатель готов выполнять свои обязательства – более лояльны.


4. Work-Life Balance


Баланс личной и рабочей жизни – настолько актуальная и обширная тема, что тут сложно уложиться в пару предложений. Но я попробую.


Только вдумайтесь: в среднем человек тратит на дорогу с и на работу около трех лет своей жизни! Не лучше ли провести это время с семьей, друзьями, родными и просто интересными людьми? Или потратить это время на себя: хобби и увлечения, развитие и образование… Каждый делает свой выбор.


Совет: 


Если ваш бизнес не связан с круглосуточным консультированием клиентов, очень хорошим преимуществом для ваших сотрудников станет гибкий график. Если вам не принципиально, во сколько конкретно сотрудник приступит к выполнению задачи, а важно именно соблюдение сроков – действуйте! Поверьте, ваши сотрудники это оценят.


Читайте ще:
                            Сыграем? 7 советов от игротехнолога, с которыми геймификация не «заглохнет»
            


5. Индивидуальный подход


Повторюсь, что мы работаем с людьми из разных стран. Поэтому стремимся учесть интересы каждого даже в таком вопросе, как получение заработной платы. Сотрудники Gagarin Studio самостоятельно определяют удобный способ и валюту выплаты.


Совет:


Продумайте возможные варианты выплаты зарплаты. Это могут быть карты разных банков, электронные кошельки, а также не менее важна возможность получения оплаты в удобной сотруднику валюте. Чем более широкий выбор вы сможете предложить, тем привлекательнее будете по сравнению с другими работодателями.


6. Мы – не фриланс!


Многие, слыша «Я работаю удаленно», уточняют: «Фрилансер?». Не устану повторять: «Нет. Отличия фриланса и работы онлайн колоссальны».


Фрилансер постоянно находится в поиске новых заказов и проектов. У него нет уверенности, что выбранный заказчик или партнер будет надежным и платежеспособным.


Фрилансеру никто не оплатит время простоя, когда он болен или решил немного отдохнуть. Из-за этого он часто находится в стрессовом состоянии.


У наших сотрудников стабильная зарплата, на уровень которой они могут влиять качеством и эффективностью своей работы (но это уже другая история).


Они могут позволить себе поболеть или сходить в отпуск в привычном представлении, с сохранением ставки, отдыхать по красным дням календаря.


Мы всегда поздравляем друг друга с праздниками, днями рождения и юбилеем работы в студии, получаем от компании подарки. Знаем, у кого какое событие в жизни произошло, радостное или горькое, и никогда не бросим коллегу.


А главное – каждый из сотрудников Gagarin Studio является частью большой и дружной команды!


Совет:


Позаботьтесь о социальной защищенности сотрудников и чувстве команды. Большинство офисных «плюшек» можно перенести и в онлайн: поздравления с различными праздниками и знаменательными событиями, компенсация спорта и медицинская страховка, оплата отпусков. Все реально – было бы желание. Ведь если этого не будет, чем вы тогда действительно отличаетесь от фриланса?