Як ОККО модернізує корпоративне навчання? Чітка стратегія та пілотний запуск LMS

У сучасному світі, де знання та навички постійно еволюціонують, для компаній стає життєво важливим забезпечувати своїх працівників якісним навчанням та надавати можливість розвиватися. Це не лише про інвестицію в людський капітал, але й про успіх у мінливому конкурентному середовищі.

ОККО, одна з найбільших мереж автозаправних комплексів в Україні, чудово розуміє цю потребу. Саме тому компанія вирішила впровадити нову систему управління навчанням (LMS Collaborator), яка допоможе підняти процес навчання співробітників на новий рівень.

За якими критеріями ОККО обирали свою ідеальну LMS, краш-тест системи, пілотне впровадження та перші результати? Про це і не тільки розповіла Катерина Скребкова, начальниця сектору дистанційного навчання ОККО.

Про компанію

ОККО – мережа автозаправних комплексів по всій території України.

Окрім АЗК, до складу компанії входять стаціонарні та мобільні лабораторії контролю якості нафтопродуктів та найбільша в Україні мережа закладів харчування у дорозі. Також компанія займається постачанням природного газу та електроенергії. Зараз в ОККО працює понад 10 000 працівників.

Для ОККО людський капітал завжди був ключовим активом та рушійною силою розвитку. І, звісно, компанія розуміє, що ефективне навчання та безперервний розвиток такої великої кількості співробітників вимагає сучасних технологій. Саме тому забезпечення персоналу якісною системою управління навчанням є одним із пріоритетів для підтримки високих стандартів сервісу, впровадження інновацій та досягнення стратегічних цілей.

Час змін. Нова LMS

У 2023 році ОККО відчули потребу в оновленні своєї системи управління навчанням (LMS). Попередня система більше не відповідала сучасним бізнес-потребам компанії та мала обмежений функціонал. ОККО вирішили зробити крок вперед, впровадивши нову LMS.

Стратегія полягала у тому, що нова LMS мала стати комплексним середовищем для адаптації, навчання, розвитку та оцінки знань. І, звісно, із забезпеченим постійним доступом до навчального контенту.

Катерина Скребкова, начальниця сектору дистанційного навчання «ОККО»

Ми дуже ґрунтовно дослідили та проаналізували потреби бізнесу й працівників, визначили стратегію L&D і почали пошуки. Перший критерій – провайдером має бути українська компанія повного циклу розробки. Другий критерій – відповідність 1000 і 1 бізнес-вимозі, які ми так прискіпливо складали 🙂 Третій критерій – результат, людиноорієнтований сервіс та справжнє партнерство. Це те, чого так часто бракує. Ось так і відбувся наш метч з LMS Collaborator!

Пілотний запуск LMS Collaborator: етапи підготовки та виклики

Впровадження нової системи навчання – це не просто технічне завдання, а й ретельний процес, що потребує ґрунтовної підготовки. Для ОККО першим кроком на шляху до інновацій став ґрунтовний збір вимог до майбутньої платформи. Під час цього процесу було проаналізовано стратегію розвитку персоналу, попередній досвід роботи з подібними системами та критично оцінено сильні й слабкі сторони.

Необхідною складовою підготовки стало визначення та спілкування зі стейкхолдерами. Вивчення їхніх очікувань, проблем та побажань допомогло сформувати чітке бачення потреб у новій системі. А анкетування та глибинні інтерв’ю з працівниками забезпечили цінний зворотний зв’язок про процеси дистанційного навчання безпосередньо від тих, хто їх проходить щодня. Саме ретельний аналіз цієї інформації виявив один з ключових викликів – необхідність адаптувати нову LMS під потреби двох сегментів користувачів:

Колеги, що використовують для навчання ноутбуки або ПК, мають корпоративний обліковий запис та доступ до корпоративних систем.
Колеги, що навчаються за допомогою смартфонів та не мають постійного доступу до корпоративних систем.

LMS Collaborator мав потрібний функціонал для реалізації цього розгалуження. Вхід в систему, нотифікація та весь процес навчання мав бути однаково комфортним та максимально «безшовним» для двох цільових аудиторій. Наші команди виконали деякі доопрацювання та налаштували дві опції входу: за допомогою SSO та мобільного номера телефону. А також 3 опції отримання сповіщень: email, SMS та повідомлення в Telegram-бот. Тепер система ідентифікує користувача за визначеним параметром та пропонує ту опцію, якої потребує користувач.

Краш-тест. Як e-learning-команда ОККО випробовувала LMS Collaborator?

Підбір ідеального рішення для системи навчання став справжнім квестом для e-learning-команди ОККО. Перед ними постало непросте завдання – ретельно проаналізувати можливості LMS Collaborator, щоб переконатись, що кейс впровадження може бути реалізований відповідно до вимог:

Вивчення документації, інструкції wiki, гайди та кейси впровадження інших клієнтів.
Проведення низки консультаційних зустрічей з представниками та розробниками LMS.
Протягом місяця тестування системи на відповідність функціональним та нефункціональним вимогам фокус-групою L&D.
Розробка user stories та критерії успіху для кожної з них. Додали позитивний та негативний сценарій реагування системи на дії користувача.
Дослідження можливості інтеграції та синхронізації LMS Collaborator з кадровою та іншими системами компанії.

Отримані результати тестування команда зафіксувала у комплексному звіті. Після цього рішення було презентовано HRD та топкерівникам компанії. За результатами презентації було погоджено перехід на LMS Collaborator.

Окрім цих етапів, команда дизайнерів працювала над брендингом навчального порталу: розробляла айдентику, логотип, назву, іконки та обкладинки для елементів системи.

Впровадження пілоту

Після фінальних узгоджень між сторонами, перейшли до дій – розпочали активний етап пілотного впровадження платформи LMS Collaborator. Цей проєкт складався з низки ретельно запланованих кроків:

Налаштування потрібних інтеграцій

Даний кейс – інтеграція з SMS-сервісом Kyivstar, щоб забезпечити безперебійну роботу сповіщень. А також інтеграція з кадровою обліковою системою.

Це був ключовий етап, адже від нього залежала коректна передача даних про організаційну структуру компанії, збереження логіки підпорядкування та коректності роботи залежних функцій системи. Щоб гарантувати її безпомилкову роботу, команда ОККО виконала кілька ітерацій тестування та перевірки інтеграції.

Ми дуже ретельно тестували можливі сценарії, відтворювали та імітували кадрові операції. ОККО має складну та розгалужену структуру, а також понад 10 000 працівників. Автоматизація, ретельне тестування та перевірка – ключ до успіху.

Наповнення порталу навчальним контентом

У цьому кейсі мова йде про завантаження різноманітних навчальних матеріалів: курсів, тестів та програм навчання. Це допомогло визначити, які формати контенту найбільш затребувані серед працівників.

Зважаючи на присутність двох категорій користувачів з відмінною логікою доступу та сповіщень, співробітники ОККО розробили два окремі покрокові гайди для максимально зручної взаємодії з системою. Ці посібники мали на меті познайомити аудиторію з широким функціоналом платформи, допомогти розкрити її потенціал та оптимізувати процеси дистанційного навчання.

Вибір цільової аудиторії для пілотного тестування

Для збору зворотного зв’язку про систему компанія залучила лояльних працівників, що представляли два сегменти цільової аудиторії. Це були HR, IT та співробітники декількох АЗК.

Розробка сценаріїв тестування для фокус-групи тестувальників

Для максимальної ефективності пілотного запуску команда ОККО підготувала чіткі покрокові сценарії дій для користувачів, які були включені до юзер-гайдів. Це допомогло досягти двох цілей: познайомити зі системою та зорієнтувати користувачів, що вони повинні робити під час тестування.

Створення системи мотивації

Щоб заохотити співробітників до активного тестування LMS, компанія ОККО розробила систему мотивації. В основі цієї системи – обмін отриманих бонусів за проходження навчальних завдань на подарунки. Для реалізації використовувався функціонал LMS Collaborator «Магазин подарунків». Це дозволило створити зручний та цікавий для користувачів механізм мотивації. Окрім бонусів, для відзначення успіхів та досягнень використовувалися бейджі.

Якщо коротко про відкриття «Магазину подарунків» – це був фурор. Колеги влаштовували справжні навчальні перегони, щоб заробити якомога більше бонусів і придбати бажані подарунки. Ми розуміли, що перші дні тестування, скоріш за все, будуть саме такими – націленими на отримання бонусів. На кінець третього дня «Магазин подарунків» був порожнім.

Ми навіть трішки засмутились, бо здавалось, що на цьому інтерес до порталу поступово згасатиме, але ми помилились. За час «перегонів» колеги розрекламували один одному навчальний портал (говорили про зручність, гарний інтерфейс, «щось новеньке», доступний 24/7 тощо). А також ділились тим, що саме вивчали та який контент є найцікавішим. Впродовж наступних двох тижнів колеги продовжували вчитись, досліджувати, ділитись враженням та ідеями, навіть за умови відсутності нагород. Фокус уваги змістився з «отримати подарунок» на «отримати знання».

За час «перегонів» колеги розрекламували одне одному навчальний портал (говорили про зручність, гарний інтерфейс, «щось новеньке», доступність 24/7 тощо). А також ділились тим, що саме вивчали та який контент є найцікавішим. Впродовж наступних двох тижнів колеги продовжували вчитись, досліджувати, ділитись враженням та ідеями, навіть за умови відсутності нагород. Фокус уваги змістився з «отримати подарунок» на «отримати знання».

«Магазин подарунків» ОККО

Збір зворотного зв’язку та комунікаційна кампанія

Для збору зворотного зв’язку e-learning команда розробила детальну анкету. Вона містила два блоки питань: про користувацький та навчальний досвід. Також була розроблена та проведена комунікаційна кампанія різними каналами для залучення працівників до тестування.

Фіналізація пілоту

Після ретельного тестування LMS e-learning, команда ОККО проаналізувала отриманий зворотний зв’язок, відгуки, коментарі та оцінки. Результати пілотного тестування були представлені топкерівникам і компанія перейшла до планування подальшого масштабування LMS.

Фінішна пряма пілоту. Результати

Завдяки чіткому плануванню та злагодженій роботі впроваджена платформа LMS Collaborator тепер ефективно інтегрована в корпоративні процеси компанії. Система відповідає всім вимогам та очікуванням, а працівники отримали зручний та ефективний інструмент для навчання та розвитку.

Середня оцінка користувацького та навчального досвіду співробітників (які брали участь в пілоті) була 4.8 з 5. Ключове, що відзначили працівники і що найбільше їм сподобалось: доступність, зручність, зрозумілий та сучасний інтерфейс.

Коментарі від співробітників ОККО

Обʼєктивно нам подобається все, що має LMS Collaborator. Якщо говорити про наш топ-5 функцій, він буде таким:

Автоматизація призначення навчання за набором критеріїв. Це топ-функція, що дозволяє гнучко налаштувати призначення будь-яких навчальних елементів відповідно до цільової аудиторії.

Траєкторії навчання. Це те, за допомогою чого ми плануємо будувати персоніфіковане навчання для кожного працівника, залежно від умов, результатів та особистих планів розвитку.

База знань. Зручна бібліотека навчальних та допоміжних матеріалів, що завжди під рукою. Подобаються алгоритми пошуку, сортування, фільтри, мітки. Це дуже спрощує і пришвидшує роботу.

Профіль працівника, що містить історію навчання, нагороди, сертифікати, особистий рейтинг, відображає активність на порталі. Це те, чого ми не мали раніше і дуже цінуємо зараз.

Інструменти роботи з навчальним контентом: адаптивні сторінки, конвертація файлів у презентації або сторінки, вбудовані елементи (аудіо, відео), можливість зібрати курс з різних ресурсів. Це те, що обожнює моя команда і те, що сильно допомагає нам.

Поза цим списком і поза конкуренцією, звісно, магазин подарунків та загалом можливості гейміфікації навчального процесу 🙂

Масштабування або кожен фініш – це, по суті, старт

Зараз ОККО перебуває на фінальному етапі підготовки до масштабування навчального порталу на всіх працівників компанії. Наразі порталом на постійній основі користуються кілька підрозділів компанії. Це близько 350 працівників, які навчаються, проходять тестування, опитування та продовжують ділитись досвідом й враженнями.

Паралельно команда L&D активно працює над підготовкою навчального контенту для різних сегментів працівників: офісу, АЗК, ресторанів, автотранспортного напрямку тощо. Наповнюють базу знань, налаштовують автоматизацію та розробляють траєкторії навчання. На завершальному етапі брендинг та фінальний дизайн порталу та всіх елементів. Основний фокус у 2024 році – навчання мʼяким навичкам, підтримка добробуту й ментального здоровʼя працівників, посилення процесу впровадження нової моделі компетенцій.

«Завдяки якісному аналізу потреб, кропіткому тестуванню, злагодженій співпраці та комунікації наших команд (ОККО та LMS Collaborator) всі очікування й сподівання виправдались. Сюрпризів та неочікуваних результатів не було. Окрім шаленого попиту на магазин подарунків, але це окрема історія 🙂

Моя порада компаніям, які думають запускати свій навчальний портал. Перше, аналіз і визначення вимог – це база, як то кажуть. В жодному разі не ігноруйте цей крок. Для того, щоб навчальний портал виправдав ваші очікування і був корисним – ви маєте чітко знати, для чого він потрібний, які задачі буде вирішувати і як допоможе бізнесу досягати цілей.

Друге, розуміння потреб кінцевого користувача – це скарб і джерело відповідей на цілу низку питань. Людиноцентричний підхід у навчанні та проєктування користувацького і навчального досвіду – це те, що якісно відрізняє «хороше» від «поганого». Памʼятайте, все, що ви робите, має бути для людей і про людей.

Додатково: при виборі підрядника звертайте увагу на етичність бізнесу, культуру комунікації, гнучкість та партнерство, як цінність. Підтримуйте та плекайте українське».

Авторка – Катерина Атаманенко

Читайте ще: Як ефективно встановлювати цілі та очікування для команди? 6 рекомендацій лідерам