Як «Компанія ВБА» запровадила чотириденний робочий тиждень і чому це змінило все?

Ірина Шеболдасова, HR-директорка у «Компанія ВБА»

Єлизавета Ходічева, PR-керівниця у «Компанія ВБА»

Чи може чотириденний робочий тиждень бути реальністю? Здається, що це лише мрія, але «Компанія ВБА» втілила цю мрію в реальність для офісних працівників. Як це вдалося зробити і які результати отримали? Експертки діляться досвідом та порадами, які дійсно працюють.

Чому чотириденний робочий тиждень?

Працюючи в середовищі, де клієнти потребують постійної уваги, багато хто вважає, що скорочення робочих днів – нереальне завдання. Але ми довели, що навіть під час війни можна створити умови, де продуктивність і задоволеність співробітників зростають. Головне – правильний підхід до організації процесів і активна участь HR-команди.

Успіх впровадження чотириденного робочого тижня значною мірою залежить від HR-відділу. Ми бачимо HR-а не просто як людину, яка займається пошуком персоналу, а як архітектора, який будує компанію, використовуючи два ключові елементи: людей і процеси. Саме HR створює середовище, де працюють задоволені та продуктивні співробітники, здатні досягати результатів та підтримувати лояльність до компанії.

З чого починали?

Шлях почався з розуміння, що успіх проєкту залежить від системної роботи над процесами. Ось кілька важливих кроків, які допомогли впровадити чотириденний робочий тиждень:

Створення організаційної схеми. Чітка структура, де кожен знає свою роль і відповідальність, – це фундамент. Як в оркестрі, де кожен музикант знає свою партію, так і в компанії важливо, щоб всі розуміли, як їхня робота впливає на загальний результат.
Оптимізація бізнес-процесів. Ми провели аудит процесів і прибрали всі зайві етапи. Наприклад, автоматизували вивантаження документів з бухгалтерської бази в M.E.Doc, запровадили електронний документообіг і навіть навчали деяких клієнтів працювати з цією системою. Це дозволило скоротити час на рутинні завдання та зробити роботу ефективнішою.
Впровадження нових технологій. CRM-система стала нашим незамінним інструментом не тільки у відділі продажів, але й у PR та HR-процесах. Ми також почали використовувати IP-телефонію, що допомогло підвищити якість обслуговування клієнтів.
Підготовка посадових папок і організаційних політик компанії. Коли співробітники самостійно описують свої процеси, вони відчувають відповідальність за свою роботу. Це забезпечує безперебійність роботи навіть під час відпусток або змін у команді.
Реорганізація графіків. Реорганізація робочих процесів у різних відділах дозволила виконувати завдання, які раніше займали 5 днів, за 4 дні. Це стало можливим завдяки ефективному плануванню, автоматизації та залученню співробітників до пошуку рішень. Кожен співробітник мав можливість проаналізувати свою роботу, внести пропозиції щодо оптимізації та побачити власний внесок у загальний успіх.
П’ятниця – резервний день. Одним із найоригінальніших елементів нашого підходу стала п’ятниця як резервний день. Це не просто додатковий вихідний, а гнучкий день, співробітники самостійно вирішують, як його провести. Хтось завершує невиконані завдання, хтось проходить навчання, а хтось відпочиває, щоб відновити сили.

Порада від HR: робіть ставку на лояльність

Задоволені співробітники – це не просто працівники, які виконують свої обов’язки. Це люди, які готові брати ініціативу, підтримувати цілі компанії та працювати на результат. І чотириденний робочий тиждень – це інструмент, який допомагає підвищити лояльність, зберігаючи високу продуктивність.

Баланс між роботою та особистим життям – секрет продуктивності

Чи замислювалися ви, чому працівники вигорають? Часто причиною стає відсутність часу для себе та особистих справ. У нашій компанії запровадили п’ятницю як резервний день, який можна використовувати для відпочинку, саморозвитку або завершення робочих завдань. Це забезпечує свободу вибору і дає можливість співробітникам керувати своїм часом.

Зарплата кожного співробітника компанії залежить не від кількості годин, проведених у офісі, а від їхньої ефективності та внеску в її прибуток. Це підхід, який стимулює працювати на результат і не вимагає «відсиджування» годин на робочому місці. Наприклад, якщо менеджер з продажу виконав свій план за 4 дні, немає потреби приходити на роботу у п’ятницю лише для «галочки». Це допомагає уникати вигорання та підтримувати баланс між роботою та особистим життям.

Наша мета – створити атмосферу, де працівники відчувають турботу, стають більш лояльними, натхненними та ефективними. І знаєте, це працює! Після впровадження проєкту, спостерігаємо позитивні результати: лояльність, задоволеність та продуктивність команди зросли.

Що особливо важливо в умовах війни?

Сьогодні, в умовах війни в Україні, підтримка емоційного та фізичного стану співробітників стає ще важливішою. Наявність додаткового дня для завершення робочих завдань, відновлення сил, вирішення побутових питань чи просто для спокійного відпочинку допомагає зменшити рівень стресу і підтримати психологічний стан. Це не тільки сприяє збереженню ефективності на роботі, але й підвищує стійкість команди загалом.

П’ятниця також стала днем для різних активностей. Наприклад, ми проводили навчання з тактичної медицини, стратегічні сесії та зустрічі з психологом. Це дозволило підтримати співробітників не тільки професійно, але й емоційно.

Як тестували новий графік?

Запровадження чотириденного робочого тижня – це не миттєвий процес. Ми отримали згоду власника на два місяці тестування з однією умовою – зберегти прибутковість компанії. Постійно аналізували процеси і коригували їх, щоб підтримати стабільну продуктивність. Після закінчення тесту побачили, що ця модель роботи дійсно працює і приносить результати.

Що отримали в результаті?

Лояльність співробітників зросла на 12,7%, що підтвердили опитування eNPS.
Плинність кадрів знизилася на 2,8%, що дозволило зберегти ресурси на найм нових людей.
Прибуток компанії виріс на 12%, підтвердивши, що ефективність і менша кількість робочих днів можуть співіснувати.

Поради

Залучайте співробітників до оптимізації процесів. Вони найкраще знають, що можна вдосконалити у своїй роботі.
Впроваджуйте автоматизацію. Це значно знижує навантаження та робить робочі процеси швидшими.
Давайте свободу вибору. Гнучкий графік дозволяє співробітникам відчувати контроль над своїм життям, що підвищує задоволеність і продуктивність.

Чотириденний робочий тиждень змінив наше сприйняття роботи. Він став інструментом для створення кращих умов, підтримки лояльності та збільшення ефективності. Наша команда побачила, що навіть у найскладніших умовах, коли важливо не тільки працювати, але й відновлюватися, такий підхід робить бізнес сильнішим. Спробуйте і ви знайти свої шляхи для підвищення ефективності та створення комфорту для вашої команди – і результати вас приємно здивують.

Давайте разом будувати бізнеси, де люди – це головна цінність!

Читайте ще: Як автоматизація змінила процес оцінки талантів? Кейс компанії Kernel