Про Budni
Наші продукти
Зустрічі є важливим інструментом для досягнення бізнес-цілей будь-якої організації чи команди. Також вони є невід’ємною частиною комунікації у всіх сферах життя. Однак, якщо неправильно їх організовувати й проводити, вони можуть стати причиною стресу та втрати часу.
Ось шість порад, які допоможуть зробити ваші зустрічі більш ефективними.
Зʼясуйте мету і тип зустрічі
Щоб зустріч була ефективною, потрібно визначити, чого саме ви хочете досягти. Чи це обговорення конкретної проблеми, прийняття рішення, обмін ідеями, чи розробка стратегії — мета повинна бути чіткою та конкретною. Залежно від мети зустрічі та конкретних завдань, які потрібно вирішити, виберіть відповідний тип зустрічі. Наприклад:
Розробіть план і складіть правила
Перед зустріччю обовʼязково розробіть план. У ньому визначте головні пункти обговорення, встановіть їх часові межі та виявіть, хто відповідальний за кожен пункт (якщо є така потреба).
Структурована зустріч допомагає уникнути незручних пауз і підвищує сконцентрованість учасників.
Також важливим етапом є складання правил для зустрічі. Вони допоможуть забезпечити організованість, продуктивність і позитивну атмосферу зустрічі. Такими правила можуть бути:
Запросіть необхідних учасників
Щоб зберегти ефективність зустрічі, запрошуйте тільки тих людей, чиї знання та думки необхідні для досягнення мети. Всю команду запрошувати не потрібно, особливо якщо ви знаєте, що дехто має пріоритетніші завдання.
Залучення необхідних учасників дозволить уникнути зайвих розмов, допоможе фокусуватися на головних темах і завданнях, підвищить продуктивність, значно зекономить ваші ресурси.
Перед початком зустрічі надішліть учасникам порядок денний і правила.
Розпочніть зустріч нестандартно
Спробуйте почати зустріч з гри. Це буде чудовим способом розрядити атмосферу, залучити учасників і створити позитивний настрій. Ось кілька ідей:
Дайте можливість кожному проявити себе
Під час зустрічі важливо створити атмосферу відкритості та взаємоповаги, щоб кожен учасник міг вільно висловлювати свої думки, без страху критики чи засудження. Щоб сформувати таке середовище, ви можете застосувати методику «круглого столу». Її суть полягає в тому, щоб всі учасники по черзі говорили свою думку, пропонували ідеї та ініціювали дискусії. Методика стимулює активну участь кожного та сприяє розкриттю різноманітності поглядів.
Також важливо, щоб інформацією ділились організатори зустрічі. Адже марно очікувати ідей від інших, коли людина сама не знає, що потрібно.
Запропонуйте подальші дії та складіть графік
Після завершення зустрічі, важливо зініціювати виконання подальших дій та підготовку до майбутніх етапів проєкту чи завдань. Наступні дії можуть бути такими:
Дотримуючись вищезгаданих порад, ви можете зробити зустрічі більш корисними та продуктивними. Це сприятиме ефективному використанню часу, ресурсів і досягненню бажаних результатів.
Марія Приходько, авторка медіаплатформи budni
Читайте ще: Як найняти кваліфікованого HR-спеціаліста? 40 запитань для співбесіди