Почему компании передают HR-администрирование на аутсорсинг?

Почему компании передают HR-администрирование на аутсорсинг?

Алексей ФИСУН, коммерческий директор, компания Total HR (группа компаний Brain Source Corporation)

Решение написать эту статью пришло в результате общения с различными участниками рынка на тему аутсорсинга как инструмента повышения эффективности процессов HR-администрирования.

Какие вызовы вынуждают организации передавать HR-администрирование на аутсорсинг? Что сдерживает их от принятия такого решения? «Мы лучше других знаем свои проблемы и предпочитаем «лечить» их самостоятельно…», – начинает дискуссию часть моих собеседников. «Предпочитаем избавляться от головной боли администрирования вспомогательных процессов, передавая их внешнему подрядчику…», – говорят другие. HR-аутсорсинг – лекарство или дополнительная проблема? Единого общепринятого мнения по данному вопросу в Украине пока нет, и раз уж данная тематика провоцирует такое «околомедицинское» восприятие, воспользуемся привычным для фармакологии форматом, чтобы изучить, какие HR-функции компании предпочитают передавать внешнему провайдеру.

Общее описание группы препаратов

HR-администрирование как макропроцесс можно описать в виде цикла, который состоит из:

анализа текущих/будущих целей, бизнес-процессов предприятия и определения организационной структуры, необходимой для их выполнения;
выработки системы ценностей, принципов и модели компетенций под поставленные цели;
определения необходимых знаний, технических навыков и личностных характеристик для поиска соответствующего персонала;
оценки рынка труда и обзора заработных плат по ключевым позициям;
поиска и подбора персонала на вакантные должности;
функционального и личностного обучения;
кадрового администрирования (прием, стажировка, отпуск, увольнение и т. п.);
расчета и выплаты заработных плат;
разработки и внедрения мотивационных программ для персонала;
повышения личной и командной эффективности;
оценки соответствия персонала требованиям модели компетенций;
формирования кадрового резерва, ротации, создания условий карьерного роста.

Способы применения

Потребности в аутсорсинге процессов HR-администрирования отличаются в зависимости от размера компании, стратегии ее развития и стиля управления. Кроме того, важную роль играет внутрикорпоративная культура, регион, индустрия, которые зачастую уникальны для конкретного бизнеса. Но рынок HR-услуг сегодня чаще всего предлагает ряд более-менее стандартных продуктов, сформированных из различных элементов процессов:

подбора персонала;
кадрового администрирования;
расчета и выплаты заработной платы;
повышения личной и командной эффективности.

Примеры таких аутсорсинговых продуктов:

а) массовый подбор сотрудников (с последующим трудоустройством в штат клиента);

б) лизинг персонала (подбор и предоставление работников на срок от одного дня до нескольких месяцев по заявкам клиента) с почасовой оплатой услуг;

в) аутстаффинг (вывод за штат части персонала клиента) с последующей передачей в аутсорсинг кадрового администрирования, расчета и выплаты заработных плат по выведенным за штат сотрудникам;

г) предоставление услуг профессионального работодателя (PES) для представительств;

д) аутсорсинг управления вспомогательными бизнес-процессами, включая все элементы HR-администрирования, необходимые для повышения их эффективности.

Наряду с этим существуют предложения проектных продуктов на HR-услуги (обзоры заработных плат, внешние оценки компетенций и т. п.).

Наиболее часто и безбоязненно организации передают на аутсорсинг этапы HR-цикла с ярко выраженной рутинной составляющей (поиск и подбор персонала, кадровое администрирование, расчет и выплата заработных плат). Кроме того, задачи, требующие профессиональных знаний, которые большинству компаний нерентабельно развивать в своей организации (разработка моделей компетенций и оценка персонала на соответствие данным моделям, обзоры рынка заработных плат, обучение). Реже всего решаются выводить на аутсорсинг стратегические задачи (планирование и развитие организации, мотивационные программы, подготовка кадрового резерва). Хотя для большинства компаний (за исключением тех, чей бизнес составляют HR-услуги) весь макропроцесс HR-администрирования является вспомогательным, а значит, может быть как частично, так и полностью передан на аутсорсинг.

Терапевтический эффект

Основными преимуществами любого аутсорсинга являются возможность сфокусироваться на основном бизнесе и экономия на эффективности за счет передачи своих непрофильных процессов в управление тому, кто в них эксперт. Если говорить конкретно об аутсорсинге HR-администрирования, то немаловажными аргументами в пользу аутсорсинга являются:

a) повышение гибкости компании в условиях сезонных пиков и спадов производственных объемов, сокращения или наращивания мощностей, перевода подразделений в другие регионы;
b) снижение бизнес-рисков (вопросы техники безопасности, объемы проверок регулирующими органами, Co-Employment и т. п.);
c) снижение общей стоимости управления процессом.

Последний пункт традиционно вызывает больше всего вопросов: «Как же? Ведь аутсорсинговая компания должна платить те же зарплаты людям, налоги и нести постоянные расходы, связанные с процессом, что и моя компания, а еще получать какую-то прибыль. В результате организация должна платить больше!» Ответ прост – стоит смотреть не на фонд оплаты труда работников, а на все затраты, связанные с процессом, передаваемым на аутсорсинг.

Если принять во внимание:

возможность оплаты только за фактически отработанные часы либо сдельно по нормам выработки вместо месячных ставок;
сокращение списочного количества работников в штате, влияющее на затраты, связанные с выполнением норматива на трудоустройство инвалидов;
затраты времени на поиск персонала, кадровое администрирование, расчет и выплату заработных плат, обеспечение спецодеждой, администрирование требований охраны труда и техники безопасности, контроль и отчетность выводимых за штат сотрудников;
документирование и мониторинг передаваемых в аутсорсинг процессов;
более гибкую систему мотивации лучших работников и оперативного влияния на неэффективных, то финансовые преимущества аутсорсинговых моделей становятся более очевидными.

Показания к применению и дозы

Компании по-разному используют возможности HR-аутсорсинга (см. табл.).

Противопоказания

Естественно, нет одной таблетки от всех болезней, и аутсорсинг не является универсальной панацеей от всех проблем. Среди препятствий к аутсорсингу или, другими словами, ситуаций, в которых рискованно прибегать к аутсорсинговым моделям, можно назвать:

бизнес-процессы, включающие работу с уникальными данными, техпроцессами, оборудованием, формирующими конкурентные преимущества компании;
вывод за штат специалистов, обладающих уникальными знаниями или навыками, потеря которых может существенно ослабить организацию;
работы с повышенной опасностью, предусматривающие пенсионные льготы для вовлеченных в них работников.

Для кого-то данная рискованная для аутсорсинга зона будет находиться на производстве, для кого-то – в маркетинге, для кого-то – в отделе обеспечения качества.

В конце концов, боязнь потерять контроль и попасть в зависимость от аутсорсинговой компании как раз и является основным сдерживающим фактором для большинства новичков в мире аутсорсинга.

На самом деле, если говорить об аутсорсинге HR-администрирования, то потенциальные риски значительно меньше тех возможностей развития своей компании, которые можно получить взамен.

Не секрет, что чем раньше и точнее ставится диагноз, тем быстрее и эффективнее удается побороть недуг. Если вы еще не используете аутсорсинг, надеюсь, этот материал станет отправной точкой на пути определения, какие именно элементы HR-администрирования являются для ненужными и как оперативно, рационально с ними распрощаться. А более опытные руководители критически оценят, является ли существующий объем аутсорсинга процессов HR-администрирования оптимальным для вас в нынешних условиях. Здоровья вашему бизнесу!

Мартовский номер журнала «Управление персоналом – Украина»: HR-администрирование