«До» і «після» впровадження LMS: метрики й ефективність

Впровадження LMS – це стратегічний крок для компаній, які прагнуть зробити навчання більш ефективним, автоматизувати процеси та оптимізувати витрати. Проте, як зрозуміти, що система справді приносить результати? Що відбувається до та після впровадження LMS? Які метрики допомагають оцінити реальний ефект від інвестицій у нову систему навчання?

Разом з експерткою з HR-аналітики Поліною Тороповою розглянемо, які виклики стоять перед компаніями до впровадження LMS, які показники варто аналізувати, і як оцінити реальні зміни після її впровадження.

Втрати, яких не видно: чому компанії без LMS витрачають більше, ніж здається?

Поліна Торопова, експертка з HR-аналітики, Head of Learning and Development Consulting у Smart Solutions

«Компанії, які не використовують LMS, зазнають як прямих, так і з непрямих витрат. На перший погляд, здається, що впровадження платформи – це вже додаткові витрати, але без неї втрачається значно більше ресурсів.

Наприклад, компанії, у якій я працювала, потрібен був окремий помічник, який би вручну обробляв Excel-файли з результатами навчання. З появою LMS ця задача автоматизувалася і вже немає потреби в такій посаді.

Ще одна проблема – значні часові витрати L&D-менеджерів на рутинні завдання: ручне призначення навчання, відправка запрошень, нагадувань, перевірка виконання завдань. А ще нескінченні пересилання листів через пошту. Новачки часто гублять важливу інформацію, не можуть знайти інструкції, і це створює хаос у комунікації. LMS вирішує ці питання за рахунок централізованої бази знань і автоматизації процесів. Якщо підрахувати, скільки годин витрачається на рутинні процеси, без LMS це може бути еквівалентно повноцінній робочій одиниці.

Окремо варто згадати мотиваційний аспект. Коли платформа має гейміфіковані елементи та зручну навігацію, працівники самі частіше заходять у систему. Наприклад, щоб перевірити корпоративні новини, подивитися календар подій чи навіть дізнатися, в кого коли день народження. Це створює додаткові точки контакту з навчальним контентом.

Також LMS дає можливість аналізувати реальну залученість у навчання. Якщо навчальні матеріали просто розсилаються поштою, ми не можемо знати, чи людина їх переглянула, чи просто проігнорувала. А, наприклад, у LMS Collaborator ми можемо переглянути, скільки часу співробітник витратив на перегляд відео, які модулі пройшов та чи успішно склав тестування.

Це важливо для оцінки ефективності навчання та навіть для зниження бізнес-ризиків. Наприклад, теми інформаційної безпеки можуть бути не найцікавішими для працівників, але їхнє ретельне проходження критично важливе. LMS дозволяє відстежувати, хто дійсно ознайомився з матеріалом, і запобігти виникненню серйозних втрат чи ризиків».

Щоб краще зрозуміти виклики, з якими стикаються компанії без LMS, і побачити реальну різницю, пропонуємо візуальне порівняння «До і після впровадження LMS»:

Як правильно провести аудит поточного стану навчання, щоб отримати максимально об’єктивні дані?

«Аудит навчання можна проводити різними шляхами, але насамперед варто звернути увагу на два типи показників:

Прямі: витрачений час, відсоток пройдених курсів, результати тестувань, охоплення співробітників навчанням.
Непрямі: взаємозв’язок між навчанням і плинністю персоналу, якість клієнтського сервісу, рівень задоволеності навчанням.

Часто ми можемо інтуїтивно визначити, чи компанія інвестує в навчання. Наприклад, якщо в клієнтській службі вам просто кажуть «На все добре», без спроби допомогти, це свідчить про відсутність належного навчання та контролю якості комунікацій.

Важливим є аналіз того, як у компанії зберігається інформація про навчання. Якщо всі дані розкидані в Excel, електронних листах або локальних папках, то доступ до них обмежений, а процес управління навчанням ускладнюється. LMS вирішує цю проблему, забезпечуючи єдиний центр зберігання всіх навчальних матеріалів та історії навчання кожного співробітника.

Адаптація – ще один ключовий момент. Наприклад, у LMS можна централізовано керувати цим процесом. Новачок одразу отримує доступ до необхідних матеріалів, знайомиться зі структурою компанії, її цінностями та колегами. А ви можете відстежувати, наскільки ефективно проходить адаптація, чи працівник завершив всі необхідні кроки.

Також LMS дозволяє створювати індивідуальні плани розвитку та контролювати процес навчання на всіх рівнях. Якщо така система є, ми можемо швидко отримати аналітику та приймати зважені рішення щодо вдосконалення навчальних програм.

Без LMS ми можемо оцінювати навчання лише за поверхневими метриками, як-от загальне враження чи рівень задоволеності. Проте в ідеалі слід проводити повноцінний аналіз: оцінювати компетенції працівника до та після навчання, дивитися, як отримані знання впливають на його поведінку в реальних робочих ситуаціях», – продовжує Поліна Торопова.

LMS у дії: які зміни відчуває бізнес після впровадження?

Щоб оцінити ефективність від впровадження LMS, варто проаналізувати її за кількома ключовими метриками:

Часові метрики: що вдається пришвидшити?

Скорочення часу на адміністрування навчання

LMS автоматизує багато адміністративних процесів, таких як реєстрація учасників, розсилка повідомлень, відстеження проходження курсів та формування звітів. HR-команда може зосередитися на стратегічних завданнях замість рутинних операцій.

Метрика для вимірювання: вимірюйте, скільки часу співробітники HR-департаменту витрачають на адміністрування навчання до і після впровадження системи – це дасть розуміння ефективності оптимізації процесів.

Час, необхідний для підготовки нових співробітників

Структурована онбординг-програма в LMS дозволяє скоротити час адаптації нових співробітників.

Метрика для вимірювання: відстежуйте, як змінюється середній час виходу новачка на повну продуктивність після впровадження системи. Ця метрика демонструє не лише економію часу, але й потенційний фінансовий ефект від швидшого включення нових працівників у робочі процеси.

Час на проходження курсів

LMS надає співробітникам доступ до навчальних матеріалів у будь-який зручний час, що дозволяє їм навчатись у власному темпі, не відриваючись від роботи.

Метрика для вимірювання: вимірюйте середню тривалість проходження курсів до і після впровадження LMS. Це дозволить оцінити, наскільки ефективніше співробітники засвоюють матеріал і як гнучкий формат впливає на швидкість навчання.

Фінансові показники: де економія?

ROI впровадження LMS

Розрахунок повернення інвестицій є одним із ключових показників ефективності впровадження LMS.

Як порахувати ROI? Формула ROI = (Вигоди – Витрати) / Витрати × 100%.

Для розрахунку враховуйте як прямі вигоди (економія на організації традиційного навчання), так і непрямі (підвищення продуктивності, зниження плинності кадрів).

«Досить складно розрахувати ROI від впровадження LMS. Оскільки витрати та вигоди не завжди очевидні. Найчастіше говорять про економію часу, зменшення витрат на друковані матеріали, зниження витрат на організацію тренінгів та підвищення продуктивності працівників. Проте є й непрямі вигоди, які складніше підрахувати, але вони мають значний вплив.

Наприклад, LMS допомагає зберігати знання всередині компанії, автоматизує процеси оцінки та надає швидший доступ до навчальних матеріалів. Це сприяє прискоренню адаптації нових співробітників і загальному підвищенню ефективності команди.

Зараз в умовах дефіциту кадрів одним із ключових індикаторів є те, як співробітники ставляться до навчання, як вони проходять адаптаційний період, наскільки швидко адаптуються в компанії. Це важливий параметр, адже людський ресурс зараз у великому дефіциті, і його збереження стає стратегічним завданням.

В мене є приклад кейсу, коли ми з командою впроваджували навчальну програму, і це безпосередньо вплинула на прибутковість компанії. Частина процесу відбувалася через LMS: фіксація результатів, доступ до матеріалів, контроль виконання завдань. Частина ж навчання проходила в офлайні. Але навіть у такому гібридному форматі навчання дало результати – ми могли відстежити зміни у поведінці співробітників та їхню продуктивність», – зазначає Поліна Торопова.

Зниження витрат на навчання

LMS дозволяє суттєво знизити вартість навчання одного співробітника за рахунок скорочення витрат на приміщення, логістику, друковані матеріали, оплату робочого часу тренерів тощо.

Метрика для вимірювання: порівнюйте вартість проведення однакових за змістом навчальних програм до і після впровадження системи.

Вплив на бізнес-показники компанії

LMS допомагає не тільки навчатись, а й поліпшувати ключові бізнес-показники:

обсяг продажів;
якість обслуговування;
швидкість виконання завдань;
зниження кількості помилок.

Метрика для вимірювання: встановіть чіткі кореляції між конкретними навчальними програмами та відповідними бізнес-метриками.

«Щоб відстежити вплив навчання на бізнес-результати, можна використовувати модель Дональда Кіркпатріка. Вона передбачає чотири рівні оцінки: реакцію співробітників, засвоєння знань, зміну поведінки та вплив на бізнес-показники.

Спершу ми оцінюємо рівень знань і навичок до навчання – проводимо опитування, аналізуємо поточну ситуацію. Потім запускаємо навчальний процес, після якого знову збираємо дані: спостерігаємо за змінами в поведінці співробітників, аналізуємо, як ці зміни позначаються на роботі.

Найбільш помітний вплив мають програми, спрямовані на трансформаційні зміни – покращення комунікації, навички роботи в команді, підхід до вирішення конфліктів. Таке навчання сприяє не лише зростанню компетенцій, а й змінює корпоративну культуру. Наприклад, у кейсі, з яким я працювала, після навчання працівники відзначили значне покращення комунікації між колегами. Це допомогло швидше вирішувати робочі питання, які раніше могли “зависати” через відсутність взаємодії.

Ще один важливий фактор – поєднання теорії та практики. LMS дозволяє пройти онлайн-курс чи вебінар, а потім закріпити знання на практиці – через рольові ігри, кейси або командні активності. Гейміфікація також дає хороший результат: працівники активніше залучені до процесу та їх мотивація до навчання підвищується», – ділиться Поліна Торопова.

Залученість співробітників: як працює навчання?

Відсоток успішного завершення

Високий рівень завершення свідчить про якісний контент, доступний інтерфейс та мотивацію співробітників. Низькі показники можуть сигналізувати про проблеми з навчальними матеріалами або організацією процесу.

Метрика для вимірювання: відстежуйте цю метрику в динаміці для різних типів навчання та категорій співробітників.

Наприклад, LMS Collaborator автоматично збирає та структурує дані про кожен навчальний модуль, генеруючи деталізовані звіти. Це дозволяє HR-командам не просто зареєструвати факт навчання, а й глибоко аналізувати його ефективність, виявляти проблемні зони та приймати обґрунтовані рішення щодо розвитку персоналу.

«Рівень завершення навчання залежить від кількох факторів. По-перше, це якість самого курсу – якщо він нецікавий або погано розроблений, то рівень проходження буде низьким. По-друге, важливо враховувати ставлення людей до навчання: хтось сприймає його як можливість розвитку, а хтось намагається просто “проклікати” матеріал, не занурюючись у зміст.

З мого досвіду, рівень завершення навчання не повинен опускатися нижче 80%. Це хороший показник для більшості програм. Але слід враховувати специфіку. Наприклад, якщо ми говоримо про курси для електриків чи спеціалістів, які працюють з небезпечним обладнанням, то тут критично важливо досягати 100% завершення і засвоєння знань, тому що будь-яка похибка може призвести до серйозних наслідків.

Натомість у навчанні, яке пов’язане із комунікацією або розвитком “м’яких навичок” , ситуація інша. Тут люди можуть не одразу зрозуміти всі аспекти, і частина з них потребуватиме більше практики, щоб повністю засвоїти матеріал.

LMS Collaborator допомагає відстежувати, як люди заходять у систему, як вони взаємодіють із контентом. З власного досвіду я помітила цікаву закономірність: коли компанія тільки починає використовувати LMS і ще не має достатньо контенту, активність користувачів може бути нижчою. Бувають випадки, коли співробітники довго не заходять у систему, а потім, ближче до дедлайну, активність різко зростає.

Окремо варто згадати новачків, які проходять адаптацію через LMS. Вони зазвичай швидше включаються в роботу платформи, бо для них це природна частина процесу навчання.

Важливий ще один момент – чим менше в компанії паралельних навчальних платформ, тим вище залученість до LMS. Якщо працівники змушені використовувати кілька різних систем одночасно, це їх демотивує, вони втрачають цілісність сприйняття і можуть не бачити цінності такого навчання», – наголошує Поліна Торопова.

Активність користувачів у системі

Чим частіше співробітники заходять у LMS, тим більше вони залучені до навчального процесу. Важливо розуміти, які матеріали викликають найбільший інтерес і як довго користувачі працюють у системі.

Метрика для вимірювання: аналізуйте час перебування користувачів у LMS, кількість переглядів матеріалів і рівень взаємодії з контентом.

Наприклад, LMS Collaborator відстежує активність користувачів на платформі та зберігає історію їх навчання, забезпечуючи повне розуміння прогресу кожного співробітника.

NPS та задоволеність співробітників

Навіть найкращі аналітичні дані не дадуть повної картини без відгуків самих користувачів. Опитування допомагають зрозуміти, що подобається співробітникам у навчанні, а що варто покращити.

Метрика для вимірювання: використовуйте методику Net Promoter Score (NPS) для оцінки загального ставлення до системи навчання. Аналізуйте якісні відгуки для виявлення конкретних аспектів, які подобаються або не подобаються користувачам.

«NPS у навчанні – важливий, але специфічний показник. Якщо в загальному бізнес-контексті оцінка нижче 21-22 вважається проблемною, то у випадку навчання немає такої жорсткої градації. Однак, якщо NPS курсів нижче 80, це вже може бути тривожний сигнал про те, що контент недостатньо якісний, або користувачі не бачать у ньому цінності.

Наприклад, у п’ятибальній шкалі ефективним рівнем можна вважати 4,6 і вище. Також важливо звертати увагу на додаткові параметри: якість візуальних матеріалів, рівень залученості через дискусії (для офлайн-форматів), чи можливість одразу практикувати здобуті знання.

Щоб NPS і рівень задоволеності курсами були високими, важливо правильно підходити до формату навчання. Наприклад, інформаційні модулі, що стосуються процесів у компанії (робота з платформами, оформлення договорів, оцінка компетенцій тощо), можна ефективно автоматизувати в LMS, уникаючи тривалих та малоефективних тренінгів. Водночас теми, що потребують практичного відпрацювання, мають супроводжуватися інтерактивними завданнями або змішаним форматом навчання», – зазначає Поліна Торопова.

Перевірте на власному досвіді, який має вигляд ефективна система навчання. Залишайте заявку для отримання доступу до демоверсії LMS Collaborator – і побачите різницю між «до» та «після».

Вимірюємо результати: оптимальний період для першої комплексної оцінки LMS

А тепер про оцінку ефективності.

Навіть найкраща LMS не працюватиме на повну без аналізу її результативності. Важливо розуміти, коли та як варто проводити перше комплексне оцінювання, щоб отримати об’єктивну картину впливу системи на бізнес-процеси та навчання співробітників.

«Через рік після впровадження LMS можна провести масштабне оцінювання, оскільки саме в цей період працівники повністю адаптуються до нової системи. Наприклад, NPS-опитування, яке зазвичай містить 12 питань, можна доповнити питаннями щодо зручності користування системою та її впливу на мотивацію співробітників.

Оцінку ефективності варто моніторити регулярно. HR-директори та HR-партнери можуть проводити опитування щодо задоволеності внутрішніх клієнтів, щоб оцінити, наскільки LMS відповідає їхнім потребам і чи мотивує їх до навчання.

Я не рекомендую проводити оцінку одразу після впровадження, наприклад, через три місяці. Співробітники можуть ще не звикнути до змін, що вплине на їхні відповіді. Часто трапляється так, що нові працівники, які вперше знайомляться із системою, сприймають її позитивно, а ті, хто довгий час працював без подібного інструменту, потребують більше часу на адаптацію. Важливу роль також відіграє ставлення керівництва до впровадження. Якщо топменеджмент підтримує використання LMS, то й команда сприйматиме її краще.

Щоб оцінка була об’єктивною, варто створити фокус-групи ще до запуску LMS, щоб зрозуміти ключові проблеми. Це дозволяє порівняти ситуацію «до і після» та оцінити, чи вирішила платформа виявлені труднощі.

Щодо періодичності оцінки – вона має відповідати бізнес-циклам компанії. Якщо оцінювання проводиться щокварталу, аналіз ефективності LMS можна зробити через три квартали. Якщо ж цикл прив’язаний до річного performance review, то доцільно чекати завершення цього періоду. Для топменеджменту термін оцінки може бути довшим – до двох років, адже їхні результати проявляються поступово. Однак загалом, з огляду на швидкі зміни у світі, зараз переважають піврічні або квартальні цикли оцінювання», – підкреслює Поліна Торопова.

Висновок

Можна впевнено сказати, що LMS – це не просто інструмент, а справжній каталізатор змін у компанії. Від хаотичного та неефективного навчання до структурованої, вимірюваної та мотивуючої системи розвитку співробітників.

Економія часу, зниження витрат, підвищення залученості та продуктивності. Але найголовніше – LMS перетворює навчання з формальної процедури на справжню цінність для кожного співробітника та компанії в цілому.

Проте важливо пам’ятати, що сама по собі LMS не гарантує успіху. Ключовим є комплексний підхід до її впровадження, який включає:

Чітке визначення цілей та KPI.
Регулярний моніторинг показників ефективності.
Збір та аналіз зворотного зв’язку від користувачів.
Постійне вдосконалення навчального контенту та процесів.

При правильному підході LMS стає потужним інструментом для досягнення бізнес-цілей, розвитку персоналу та створення культури безперервного навчання.

Авторка матеріалу – Катерина Атаманенко

Читайте ще: На початку була база знань: як створити єдиний простір для розвитку команди?