Робочі зустрічі – це невід’ємна частина корпоративного життя. Вони допомагають синхронізувати дії команди та розвʼязувати важливі питання. Однак не завжди такі зустрічі проходять продуктивно та приносять бажані результати. Чому так відбувається і як цьому запобігти, – розповідаємо у статті.


Причина 1. Відсутність чіткої мети


Зустріч без мети – це як подорож без кінцевого пункту призначення. Учасники обговорюють усе підряд і жодних конкретних рішень не приймають. Щоб зустріч була ефективною:


    

  • Визначте чітку мету. Вона має бути конкретною, вимірюваною та досяжною. Наприклад, затвердження плану на місяць, розподіл обов’язків тощо.
    • 

  • Складіть порядок денний. Створіть список тем для обговорення і заздалегідь надішліть його учасникам. Важливо, щоб кожна тема була підпорядкована головній меті.
    • 

  • Підсумуйте результати зустрічі. Завершіть обговорення коротким підсумком і домовтеся про наступні кроки.
    • 



Причина 2. Занадто велика кількість учасників


Чим більше людей на зустрічі, тим важче керувати розмовою і фокусуватися на основній темі. Щоб уникнути хаосу:


    

  • Запрошуйте не всіх співробітників. Залучайте лише тих, хто безпосередньо пов’язаний із темою зустрічі, інших інформуйте звітом.
    • 

  • Чітко розподіліть ролі. Учасники мають знати свою функцію: хто приймає рішення, хто інформує, а хто реалізує завдання. Це дозволить уникнути дублювання обов’язків.
    • 

  • Використовуйте «Правило двох піц». Якщо учасників команди не можна нагодувати двома піцами, то їх забагато. Оптимальна кількість – 5-7 осіб.
    • 



Причина 3. Відсутність модератора


Зустріч без модератора часто стає розмовою про все і ні про що. Учасники відхиляються від теми, перебивають одне одного та витрачають час на несуттєві питання. Щоб цього уникнути:


    

  • Заздалегідь призначте модератора. Оберіть людину, яка контролюватиме хід зустрічі та слідкуватиме за часом. Це може бути керівник чи один із членів команди. 
    • 

  • Структуруйте обговорення. Поділіть зустріч на етапи та визначте час на кожен з них. Наприклад, 10 хвилин – для ознайомлення, 20 хвилин – для обговорення тощо.
    • 

  • Слідкуйте за часом. Жоден етап зустрічі не має тривати довше запланованого часу (за цим має стежити модератор). Якщо обговорення затягується, перенесіть його на інший час.
    • 



Причина 4. Відсутність підготовки


Зустріч без підготовки – це як матч без тренування. Учасники можуть плутатися в темах і витрачати час на вирішення непершочергових питань. Щоб обговорення пройшло продуктивно:


    

  • Заздалегідь розішліть матеріали. Надішліть учасникам документи, звіти або презентації щонайменше за 1-2 дні до зустрічі.
    • 

  • Розподіліть обов’язки. Залучіть учасників до підготовки. Наприклад, попросіть одного працівника підготувати звіт, іншого – зробити презентацію.
    • 

  • Використовуйте спільні документи. Інструменти на кшталт Google Docs або Miro дозволять учасникам спільно працювати над матеріалами ще до зустрічі.
    • 



Причина 5. Нечітке завершення зустрічі


Відсутність чітких підсумків і розподілу обов’язків після обговорення призводить до плутанини, невизначеності та відсутності конкретних дій. Щоб виправити це:


    

  • Підсумовуйте основні пункти. Закінчуючи зустріч, коротко озвучте прийняті рішення та основні домовленості.
    • 

  • Призначайте відповідальних за виконання завдань. Конкретно визначте, хто і за що відповідає. Наприклад, скажіть: «Іван підготує звіт до п’ятниці».
    • 

  • Створіть звіт. Короткий підсумок у текстовому форматі (наприклад, у Google Docs або корпоративному чаті) допоможе зафіксувати всі домовленості.
    • 



Причина 6. Відсутність фідбеку


Без зворотного зв’язку неможливо оцінити ефективність зустрічі та виявити, що можна покращити. Також відсутність фідбеку збільшує ризик повторення тих самих помилок у майбутньому. Щоб уникнути цього: 


    

  • Запитуйте у команди про враження від зустрічі. Це можна зробити усно або через опитування за допомогою Google Forms.
    • 

  • Дослухайтесь до пропозицій співробітників. Якщо команда говорить, що зустріч була занадто довгою, скоротіть тривалість наступних тощо.
    • 

  • Регулярно оцінюйте ефективність зустрічей. Раз на місяць або раз на квартал аналізуйте, як проходять ваші зустрічі.
    • 



Робочі зустрічі мають бути інструментом для прийняття рішень, а не марнуванням часу. Дотримуйтесь вищезгаданих порад, щоб уникнути ключових помилок і зробити їх справді ефективними.


  Марія Приходько, авторка медіаплатформи budni


Читайте ще: Кава та печиво в офісі давно не вражають. 5 пільг, які насправді потрібні вашій команді