Про Budni
Наші продукти
У період воєнного стану роботодавці часто стикаються із новими викликами, які потребують розуміння законодавчих норм та чіткої послідовності дій. У матеріалі розглянемо один зі складних випадків сьогодення, з яким можуть зіткнутися роботодавці – знищення кадрових та військових документів співробітників під час окупації.
Якщо у вас є запитання до юристів, які потребують роз’яснень, – надішліть нам його на пошту budni.info@robota.ua і ми спробуємо вам допомогти разом з фахівцями з трудового права.
Анастасія Луук, співкеруюча партнерка ЮК «АРМАДА», керівниця практики військового права
В офісі компанії згоріли кадрові та військові документи працівників під час окупації. Виробництво та працівників релокували на захід країни. Деякі працівники відмовляються надавати документи повторно. Що робити роботодавцю в такій ситуації?
Втрати кадрових документів через воєнні дії – складна, але не безвихідна ситуація.
Щодо кадрових документів
По-перше, якщо було знищено копії документів працівників, які перебували в трудових відносинах з підприємством до війни, то в адміністрації підприємства немає обов’язку чи необхідності встановлювати їхню особу. Зберігання ксерокопій паспортів, ідентифікаційних кодів, військово-облікових документів, які зазвичай роблять у відділі кадрів під час влаштування працівників на роботу, не передбачено жодним документом (це роблять лише для зручності). До того ж, в умовах цифровізації всі дані є в СRM-системах, на підставі яких можна відновити, зокрема, особову картку № П-2.
Що стосується військово-облікових документів, то з набуттям чинності нового Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, військовий облік в особовій картці № П-2 уже не ведеться. Його ведення передбачено здійснювати згідно з додатками до цього Порядку. До того ж відповідні дані мають також бути в СRM-системах.
По-друге, що стосується даних паспортів та ідентифікаційних кодів працівників, то ці відомості про фізичну особу є в системі «Дія» (зрозуміло, що вони не замінюють фізичного аналога паспорта).
Щодо можливого алгоритму роботодавця
Задокументуйте втрату документів
Щоб засвідчити факт втрати документів із кадрових питань, можна використати форму акта, наведеного в додатку 13 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
«Загальна кількість втрачених справ і документів невідома.
Зміст втрачених під час пожежі справ (документів) може бути частково відтворено копіями наказів, листів тощо, що перебувають в інших підрозділах підприємства, зокрема, його філіях, відокремлених підрозділах, які територіально розташовані в іншому місці чи населеному пункті й не постраждали під час пожежі чи обстрілу».
«Зміст втрачених під час пожежі справ (документів), зазначених в акті, не може бути відтворено документами інших структурних підрозділів у зв’язку з їх втратою».
Оформіть дублікати трудових книжок
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною – обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо, то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї) (п. 5.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників).
Якщо скан-копії трудових книжок встигли передати на вебпортал ПФУ, дублікат можна оформити простіше. Необхідну інформацію про попередніх роботодавців та про роботу на підприємстві можна отримати з електронних трудових книжкок працівників.
З’ясуйте, які останні номери кадрових наказів були перед знищенням
Спробуйте з’ясувати, який був останній номер наказу із кадрових питань тривалого строку зберігання. Якщо нещодавно передавали скан-копії трудових книжок працівників на портал ПФУ, можна подивитися останній номер наказу, можливо, перед окупацією подавали через M.E.Doc повідомлення про прийняття на роботу працівника й там є номер останнього наказу. Можливо, нещодавно звільняли працівника й можна йому зателефонувати та запитати номер наказу про звільнення. Він може бути зазначений на копії наказу, що видали працівнику, або записаний в його трудовій книжці.
По-перше, в наведеній ситуації радимо провести з працівниками роз’яснювальну роботу. Зокрема, слід пояснити, що без відповідних військово-облікових документів працівники-військовозобов’язані не зможуть вчинити такі дії:
Також пред’явити військово-обліковий документ громадяни України чоловічої статі віком від 18 до 60 років повинні на вимогу уповноваженого представника ТЦК та СП (ч. 6 ст. 22 Закону України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію») або Національної поліції (ч. 2 ст. 32 Закону України «Про національну поліцію»).
Отже, відновлення військово-облікових документів є важливою процедурою саме для працівників підприємства, адже за відсутності такого документа – це може стати перешкодою для реалізації певних дій з боку військовозобов’язаного.
По-друге, щоб мінімізувати ризики притягнення до відповідального підприємства від ТЦК та СП, однією із порад може стати видання наказу по підприємству, в якому зобов’язати військовозобов’язаних відновити військово-облікові документи та/або надати військово-облікові документи.
Щодо юридичної сили військово-облікового документа у електронній формі та паперового військово-облікового документа
Відповідно до п. 9 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу.
Окрім цього, Міністерство оборони України також надавало офіційне Роз’яснення щодо юридичної сили військово-облікового документа у електронній та паперовій формі, з яким можна ознайомитись тут.
Ключові моменти з даного Роз’яснення такі: наявність в особи військово-облікового документа в електронній формі, наприклад, у відповідному застосунку мобільного телефону, або у вигляді роздрукованого військово-облікового документа з QR-кодом, є рівнозначним військово-обліковому документа у паперовій формі, оскільки усі вони мають однакову юридичну силу.
Отже, станом на сьогодні працівник може надавати електронний військово-обліковий документ.
Висновки
У період воєнного стану роботодавці повинні бути готовими до нестандартних ситуацій та дій відповідно до чинного законодавства. Кожна ситуація потребує індивідуального підходу, документального фіксування всіх дій та прозорості у взаємодії з працівниками.
Читайте ще: Невикористана відпустка під час дії воєнного стану: юрист відповідає на актуальні запитання