У сучасному світі важливо вміти правильно розставляти робочі пріоритети. Це дозволяє підтримувати баланс між професійними та особистими справами, знижує рівень стресу, допомагає уникнути зайвої метушні та досягти цілей.

Як же навчитися пріоритезувати роботу та підвищити продуктивність, – розповідаємо далі.

Створіть список завдань

Почніть зі створення глобального списку завдань, які потрібно виконати. Це можуть бути робочі завдання, особисті проєкти, довгострокові цілі або навіть рутинні справи. Занотуйте все, що спадає на думку. Це дозволить вам розвантажити розум і не хвилюватися про те, що щось лишиться поза увагою.

Потім цей список розбийте на підкатегорії: професійні проєкти, особисті цілі, дрібні рутинні справи. Така структура дозволить легше орієнтуватися і чітко бачити, над чим варто працювати в конкретний момент, а що можна відкласти або делегувати. Записуйте завдання у звичайний блокнот або застосунки для управління завданнями (наприклад, Trello, Todoist, Asana, Google Keep). 

Регулярно оновлюйте список завдань і викреслюйте виконані пункти.

Поділіть завдання на категорії

Однією з найпоширеніших проблем на роботі є одночасне виконання багатьох завдань. У результаті робочі процеси стають неконтрольованими, а важливі завдання можуть залишитися невиконаними. Щоб такого не сталося, категоризуйте задачі за важливістю (які наближають вас до довгострокових цілей) та терміновістю (які мають обмежені часові рамки). Для ефективного поділу використовуйте матрицю Ейзенхауера, розбивши завдання на чотири групи:

  • термінові та важливі (робіть негайно);
  • нетермінові, але важливі (плануйте);
  • термінові, але неважливі (делегуйте);
  • нетермінові та неважливі (ігноруйте або відкладіть).

Ще один корисний інструмент для пріоритезації завдань – метод «ABC-аналіз». Він полягає у присвоєнні кожному завданню певної категорії, залежно від його важливості.

Розбийте великі завдання на менші

Інколи може виникнути відчуття, що ви не впораєтеся з великим проєктом або завданням. Це може стати причиною прокрастинації та стресу. Щоб уникнути цього, розбийте більші задачі на менші, чіткі кроки. Наприклад, завдання «Написати звіт» розбийте на кілька кроків: зібрати дані, проаналізувати інформацію, написати вступ, основну частину, висновки тощо.

Менші задачі легше вписати в розклад, розподілити за днями або навіть годинами. Також їх простіше почати виконувати, оскільки кожен невеликий крок виглядає досяжнішим, ніж велике завдання.

Створіть список завдань на день

Після того, як ви визначили задачі та розподілили їх за категоріями, створіть реалістичний список завдань на день. Обмежте його 3-5 основними пунктами, які реально виконати впродовж дня, щоб уникнути перевантаження. Почніть з найважливіших і найскладніших завдань, коли ваша енергія та концентрація на найвищому рівні (метод «Зʼїж жабу»). Крім того, залиште трохи часу для непередбачених ситуацій або коротких пауз. Це допоможе уникнути відчуття перевантаження та стресу. 

Переглядайте список впродовж дня і коригуйте його у випадку зміни пріоритетів або появи нових завдань. 

Використовуйте техніку «Тайм-блокінг»

Вона допомагає розділити робочий день на блоки часу, кожен з яких присвячений конкретній задачі або групі завдань. Замість того, щоб хаотично перемикатися між різними справами, ви заздалегідь плануєте, коли і скільки часу витратите на кожну. Це дозволить уникнути багатозадачності, яка часто знижує продуктивність. Наприклад, можна виділити проміжок з 9:00 до 11:00 для роботи над важливим проєктом, а з 11:30 до 12:30 – для рутинних завдань. Але не забувайте також про блоки для відпочинку, щоб підтримувати рівень енергії та концентрації впродовж дня.

Переглядайте пріоритети регулярно

У процесі роботи завдання можуть змінювати свою актуальність або з’являтися нові, які потребують негайної уваги. Саме тому важливо регулярно оцінювати список справ і коригувати пріоритети відповідно до змін у робочому процесі або нових обставин. Наприклад, на початку кожного дня корисно переглянути список завдань і визначити, чи є вони актуальними. Такий підхід допоможе уникнути марної трати часу та зосередитись на тих задачах, що приносять найбільший результат.

Завдяки цим шести крокам ви зможете ефективно структурувати свою роботу, уникнути хаосу та зосередитися на найважливіших завданнях. Також вони допоможуть краще керувати часом, підвищити продуктивність і зменшити рівень стресу.

  Марія Приходько, авторка медіаплатформи budni

Читайте ще: 9 кроків для успішної адаптації на новій роботі