Як відмовляти кандидату на посаду: 5 важливих правил

Катерина Бабіч,
співзасновник проекту з пошуку, оцінки та розвитку персоналу ManyHr,
спікер, автор освітніх програм

Коли оголошується конкурс на посаду, для компанії це завжди можливість. Не тільки знайти цікавих кандидатів. Це ще й ділові знайомства та шанс отримати контакти, які стануть актуальними в майбутньому. Такі переваги цей процес дає роботодавцям, які хочуть не просто виконати тактичне завдання, але й мають стратегію розвитку.

Сьогодні все більше цінуються емоційний інтелект і навички конструктивної комунікації, для будь-якої компанії важливо вміти адаптуватися в цих умовах. І якщо говорити про взаємодію з кандидатами, які не підійшли на оголошену вами вакансію, тут важлива тактовність. Стандартна відмовка «ми вам передзвонимо» і подальша відсутність зворотного зв’язку – наразі ознака поганого тону.

Читайте ще: Cпівбесіда на відстані: топ-5 порад, як знайти нового співробітника віддалено

1. Чому «старі звички» не працюють?

Раніше вищезгадана фраза, за допомогою якої прощалися з неперспективними кандидатами, була класикою жанру. Її можна було почути не тільки в реальності, але й у художніх фільмах, де герой за сюжетом переживає період безгрошів’я та довго шукає роботу, проходячи низку співбесід. Що не так з таким типом взаємодії, який досі не встигли викорінити деякі компанії? Недоліків безліч. Ось ключові з них:

Недалекоглядність. Коли з людиною прощаються фразою «ми вам передзвонимо» і не роблять цього, з одного боку, така ситуація для багатьох звична. Але з іншого – вона вкрай неприємна, адже пошукач відчуває себе використаним і обдуреним. Не варто забувати, що будь-яка людина, яка з вами взаємодіє, це ще й потенційний клієнт. А також – той, поділиться враженнями як мінімум із близьким колом знайомих. Якщо ви відмовили доброзичливо і з переконливими аргументами, щиро побажавши кандидату успіхів, така ситуація дає йому непряму вигоду. Людина отримує компетентний фідбек, який може врахувати в майбутньому і не повторювати помилок на співбесідах в інших компаніях.
Непослідовність. Який би асоціативний шлейф ні утворився навколо знаменитої фрази «ми передзвонимо», це не нівелює її прямого значення. Якщо заявили, що зв’яжетеся з кандидатом, необхідно виконати обіцянку. Це елементарний прояв послідовності і демонстрація того, що людський фактор дуже важливий у вашій роботі. Водночас про відмову краще повідомляти не в режимі телефонної розмови, а в письмовій формі. Далі поясню – чому.

Коли треба оцінити особисті якості людини, варто звернути увагу на спілкування з тими, хто їй не цікавий і не вигідний. Про компанію можна сказати те ж саме. Уміння ввічливо прощатися з претендентами на посаду, які не підійшли, є індикатором цінностей підприємства і того, що для вас пріоритетна людяність.

2. Відмовляємо тактовно і грамотно

Більшість сучасних експертів зі сфери рекрутингу рекомендують відмовляти кандидатам, які не підійшли на посаду, в письмовій формі. Так традиційне «ми передзвонимо» слід спочатку перефразувати на «ми з вами зв’яжемося». І, звичайно, дотримати слова – зв’язатися. Ще краще, якщо ви повідомите кандидата про часові рамки, протягом яких він дізнається про ваше рішення. Такий підхід – повага до власного і чужого часу.

Важливий факт: у разі відмови неприємно буває не тільки тому, хто її отримує, а й тому, хто змушений оповістити іншу сторону про рішення. Звичайно, HR-фахівці з великим досвідом володіють достатньою стійкістю, щоб не брати такі ситуації близько до серця. Але не слід забувати про те, що саме дрібні неприємні моменти за накопичувальним принципом призводять до того, що в душі «збирається осад», а психологічний тонус починає знижуватися. Впізнали ознаки вигоряння, про яке зараз не говорить тільки ледачий? Щоб прибрати один із факторів, який повільно, але впевнено призводить до такого стану, слід навчитися говорити «ні» в максимально не травматичний для себе спосіб.

3. Що написати в листі з відмовою

Щоб щоразу не витрачати час на складання нового листа, варто створити шаблон із базовим текстом. Однак надсилати всім один шаблон, змінюючи в ньому тільки ім’я пошукача, не варто. Кращий варіант – у мотиваційній частині вказувати конкретні причини, виходячи з індивідуального досвіду спілкування з кандидатом на посаду. По тексту листа буде зрозуміло, що ви доклали зусиль, щоб пояснити своє рішення.

Оптимальний формат листа в разі відмови:

Дякуємо кандидату за те, що він відгукнувся на вакансію.
Аргументуємо, чому ми не можемо взяти претендента на цю посаду.
Висловлюємо свою надію на те, що можна звернутися до цього кандидата, якщо з’являться відповідні для нього вакансії.
Висловлюємо подяку. Можна додати кілька фраз про сильні сторони фахівця, які помітили на співбесіді. Однак тут важливо діяти стримано.
Не забуваємо вказати своє ім’я, щоб взаємодіяти, як жива людина, а не машина.

Читайте ще: Продуктивний без контролю: 5 способів оцінити автономність кандидата на посаду

4. Як не впадати в іншу крайність

Про те, що важливо не знищити мотивацію до пошуку роботи, ми вже згадали. Але варто також розглянути й іншу крайність, до якої іноді схильні гіпер-емпатічні рекрутери, що прагнуть не образити кандидата. Це тривалі пояснення, що саме дисонує в претенденті з тим портретом співробітника, в якому зацікавлена компанія. Сам по собі розгорнутий діалог – це вже свідчення зайвої відкритості, яку пошукач може розцінити як другий шанс. Як результат, деякі люди схильні вступати в дискусію або обіцяти, що вони пропрацюють свої слабкі сторони і зможуть виконувати робочі завдання якісно.

Слід пам’ятати, що відділ рекрутингу – це не служба психологічної допомоги. Рекрутер не повинен усім подобатися або створювати ризики для компанії, даючи шанси тим претендентам, які не справили належного враження під час співбесіди. Тому в меседжі, який спрямований таким кандидатам, має читатися чітке «ні». Оптимально – коли вам вдається сказати головне лаконічно і з достатньою аргументацією. З одного боку, такий підхід є запорукою емоційного балансу у взаємодії. З іншого – він не дає помилкових надій, але і дозволяє людині зрозуміти свої промахи. Так пошукач, який витратив час на підготовку до співбесіди, теж має позитивні результати, незважаючи на відмову. Він отримує від вас цінний зворотний зв’язок.

Такий уважний і відповідальний підхід – це запорука екологічності людського спілкування в робочому контексті. А ще – показник того, що ваша компанія чітко розуміє свої цінності та філософію взаємодії з людьми.

5. Міркуємо стратегічно

Для керівництва будь-якої компанії важливо, щоб підприємство розвивалося, постійно збільшуючи свій масштаб. Люди, які працюють над собою, також розвиваються. І цілком імовірно, що років за 5 кандидат, якому ви відмовили у працевлаштуванні, стане ідеальним співробітником. Тоді вам буде набагато легше почати співпрацю, спираючись на те, що раніше ваші професійні шляхи розійшлися в тактовному і доброзичливому форматі.