Звільнення керівників компанії: дорожня карта

Тетяна Багмет,
старший юрист українського офісу PETERKA & PARTNERS

Якщо є необхідність звільнення менеджерів, тобто генерального директора, фінансового директора, виконавчого директора, будь-яких інших членів виконавчого органу товариства/наглядової ради товариства (у разі її створення), а особливо осіб, що виконують функції «керівника», до цього слід ретельно підготуватися та продумати низку моментів заздалегідь.

Коли власник-інвестор незадоволений роботою менеджменту, прийняв остаточне рішення про припинення взаємовідносин та за умови наявності обґрунтованих підозр щодо непогодження вивільнюваного співробітника з прийнятим власником-інвестором рішення, процес звільнення може бути доволі складним.

1. Підготовчий етап звільнення

Проведення попереднього аналізу умов трудового договору (контракту), визначення правової підстави звільнення та дати звільнення

Перш за все слід проаналізувати положення трудового договору (контракту) (у разі його укладення) на предмет умов припинення трудових відносин, можливих додаткових виплат у зв’язку з припиненням (розірванням) трудового договору (контракту) та положення статуту компанії на предмет можливих особливостей порядку припинення взаємовідносин.

Практика останніх років складається так, що з менеджментом досить рідко укладаються трудові контракти (якщо вони взагалі укладаються), в яких, окрім стандартних підстав, передбачалися б додаткові підстави для припинення такого контракту, що давало б можливість звільнення такого працівника за п.8 ч.1 ст.36 Кодексу законів про працю України (КЗпП України), а саме: звільнення з підстав, передбачених контрактом. Але в разі укладення трудового договору (контракту) слід ретельно проаналізувати його положення та положення статуту компанії щодо умов та порядку припинення відносин із працівником, що займає відповідну посаду в компанії, та звернути увагу на наявність в трудовому договору (контракті) умов про можливі додаткові виплати у зв’язку з його припиненням (розірванням).

Фактично у разі звільнення менеджменту на практиці використовують два варіанти: добровільний (п.1 ч.1 ст.36 (за угодою сторін) та ст.38 (за власним бажанням) КЗпП України та примусовий за п.5 ч.1 ст.41 КЗпП України (припинення повноважень посадових осіб).

Конкретний варіант власник-інвестор визначає виходячи з фактичних обставин, залежно від терміновості питання звільнення, взаємовідносин з вивільнюваним працівником та ступеня його лояльності до компанії. Зазвичай питання звільнення менеджменту є критичним для власника-інвестора, а тому варіант звільнення за власним бажанням працівника (ст.38 КЗпП України) рідко застосовується, оскільки передбачає повідомлення роботодавця про звільнення не менш ніж за 2 тижні.

Отже, по суті залишаються 2 варіанти, які можуть бути реалізовані власником-інвестором залежно від обставин, які склалися в компанії: припинення трудових відносин за згодою сторін та припинення повноважень посадових осіб.

Застосування п. 5 ч.1 ст.41 КЗпП України (припинення повноважень посадових осіб) як підстави звільнення можливе лише для «посадових осіб». Тобто в разі звільнення члена виконавчого органу, наглядової ради власник без будь-яких обмежень може застосовувати таку правову підставу звільнення.

При цьому, якщо є необхідність звільнення працівника, який по суті має керівні та управлінські функції, але не є членом виконавчого органу або наглядової ради компанії або статутом компанії не передбачено, що особа, яка займає таку посаду, визнається посадовою особою, то застосування п. 5 ч.1 ст.41 КЗпП України як підстави звільнення такого працівника буде неправомірним. Окрім того, слід пересвідчитись, що особа, яка прямо не встановлена як посадова особа законодавством, ознайомлена з тим, що за статутом вона визначена такою. Оскільки цей статус може трактуватися як істотна умова праці, про зміну якої (в т.ч. її встановлення), згідно законодавства, працівник повинен бути попереджений не менш ніж за 2 місяці, та у разі недотримання цієї законодавчої вимоги звільнення такого працівника на підставі припинення повноважень може бути визнане незаконним зі всіма відповідними наслідками.

Слід пам’ятати, що повноваження особи, що виконує функції «керівника» компанії (а в товариствах з обмеженою відповідальністю повноваження одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу), можуть бути припинені лише за умови одночасного обрання нового «керівника» (одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу).

З датою звільнення слід визначитись завчасно та так, щоб звільнення якнайменше вплинуло на операційну діяльність компанії та не припало на граничні строки подання звітності, сплати податків, виплату заробітної плати тощо.

Розробка документів

Оскільки питання звільнення працівників, що мають керівні повноваження та доступ до фінансів і майна компанії, є досить чутливим, то алгоритм (сценарій) припинення трудових відносин та розробка необхідних документів готують завчасно. А сама процедура звільнення відбувається за один день, починаючи з перемовин з вивільнюваним працівником, підписання всіх необхідних документів та закінчуючи проведенням остаточного розрахунку та видачею трудової книжки. Така терміновість може бути обумовлена намаганням власника-інвестора уникнути небажаних дій з боку вивільнюваного працівника у разі його завчасного попередження про майбутнє звільнення.

Забезпечення додаткових підписантів в обслуговуючому банку

У разі звільнення особи, що має право підпису банківських документів та розпорядження коштами на банківських рахунках, власнику-інвестору слід заздалегідь попіклуватися про включення додаткового підписанта (підписантів) в обслуговуючому банку компанії для можливості проведення платежу по розрахунку з вивільнюваним працівником у разі його відмови співпрацювати. Прикладом може бути ситуація, коли лише фактичний керівник компанії має доступ до банківських рахунків, а отже, крім нього ніхто не зможе провести остаточний розрахунок при їх звільненні. Саме для того, щоб уникнути ситуації, коли вивільнювані працівники відмовляються співпрацювати, власники забезпечують наявність альтернативного підписанта (підписантів) в обслуговуючому банку, який зможе підписати банківський переказ коштів на користь вивільнюваного працівника. Окрім того, процес заміни підписантів у банках може займати від 2 до 5 робочих днів, а отже, на цей час можуть повністю зупинитись розрахунки за контрагентами компанії, у разі відсутності альтернативного підписанта банківських документів.

Перевірка наявності достатніх грошових коштів на банківських рахунках компанії

Зрозуміло, що розмір винагороди менеджменту компанії є вищим, порівняно з винагородами іншого персоналу, зокрема, може передбачатись виплата компенсації за невикористані дні щорічної відпустки та інші види компенсацій. А отже, власник має бути впевнений, що на банківських рахунках компанії є достатньо коштів для проведення остаточного розрахунку з вивільнюваним працівником.

Читайте ще: Відпустки, дистанційна робота, простій, лікарняний: законодавчі нюанси організації праці під час карантину

2. Перемовини з вивільнюваним працівником

Ця стадія є найбільш складною, оскільки вивільнюваний працівник лише під час такої розмови повідомляється про припинення співпраці компанії з ним, і від результату залежить подальший алгоритм (сценарій) дій по звільненню працівника. Обговорюючи умови припинення взаємовідносин, варто наголосити, що звільнення на підставі п.1 ч.1 ст.36 КЗпП України (за угодою сторін) є найбільш зручним для обох сторін. Адже власник-інвестор матиме змогу в звичайному робочому режимі провести остаточний розрахунок з вивільнюваним працівником, а останній не матиме запису про його звільнення з підстав «припинення повноважень посадових осіб», що може негативно вплинути на подальше працевлаштування. Крім того, звільнення на підставі п.1 ч.1 ст.36 КЗпП України (за угодою сторін) дозволить власнику-інвестору заощадити на виплаті вихідної допомоги, яка у разі звільнення за п.5 ч.1 ст.41 КЗпП України «припинення повноважень посадових осіб» становить розмір шестимісячного середнього заробітку вивільнюваного працівника.

Передача справ та майна компанії

Бажано заздалегідь скласти перелік справ та інформації, що є найбільш важливими для операційної діяльності компанії в період зміни менеджменту. А також перелік майна, яке було ввірене вивільнюваному працівнику та/або надане в користування компанією (мобільний телефон, автомобіль, ключі доступу, ключі до приміщення офісу та ін.) та яке працівник повинен повернути в день звільнення, якщо не буде погоджено інше, що також варто оформити письмово.

3. Документальне оформлення звільнення

За результатами перемовин з вивільнюваним працівником підписується відповідний пакет документів.

Звичайно, досягнення з вивільнюваним працівником згоди про його звільнення на підставі п.1 ч.1 ст.36 КЗпП України (за угодою сторін) дасть змогу завершити процес звільнення більш спокійно. З цією метою власник-інвестор може запропонувати вивільнюваному працівнику додаткову виплату в розмірі, про який домовляться сторони, за умови його цілковитої співпраці в переданні справ новообраній особі та проведенні остаточного розрахунку, оскільки день звільнення є останнім робочим днем, а отже, вивільнюваний працівник до завершення робочого дня має всі надані йому повноваження.

Базовий комплект документів може складатися з:

Рішення власника-інвестора про звільнення працівника, яке, зокрема, має містити інформацію про правову підставу звільнення та дату звільнення. У разі звільнення особи, що виконує функції «керівника» компанії (а в товариствах з обмеженою відповідальністю звільнення одноособового виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу), таке рішення також має містити відомості про особу, що обирається (призначається) замість вивільнюваного працівника, та дату обрання (призначення) на посаду.
Заява про звільнення (у разі звільнення за ч.1 ст.36 КЗпП України).
Наказ по компанії про звільнення, що має містити правову підставу звільнення та дату звільнення.
Угода про припинення трудових відносин (не є обов’язковим документом, але рекомендується до підписання, оскільки такий документ може, зокрема, містити зобов’язання вивільнюваного працівника про нерозголошення конфіденційної інформації та інші положення, які регулюють умови припинення трудових відносин між працівником та компанією).

Окрім перелічених вище документів, обов’язковим є ознайомлення вивільнюваного працівника з наказом про звільнення та видача трудової книжки, оформленої у відповідності до чинного законодавства України.

Звільнення керівника компанії підлягає державній реєстрації, яка повинна бути проведена саме в день звільнення, щоб уже з наступного дня новообрана особа могла приступити до виконання своїх посадових обов’язків.

Читайте ще: Закон і порядок. Тест: чи добре ви знаєте трудове законодавство?

4. Остаточний розрахунок

Чинне законодавство України передбачає обов’язковість проведення остаточного розрахунку з вивільнюваним працівником у день звільнення (останній робочий день).

Бажано наперед подумати над тим, хто здійснюватиме розрахунок сум, належних до виплати (бухгалтер підприємства чи постачальник бухгалтерських послуг). Та над тим, хто фактично здійснюватиме виплату належних вивільнюваному працівнику сум, адже затримка з остаточним розрахунком буде мати наслідком додаткові зобов’язання компанії-роботодавця зі здійснення оплати за час вимушеного прогулу, тобто за весь час затримки виплати, виходячи з середнього заробітку вивільнюваного працівника.

Остаточний розрахунок при звільненні повинен включати:

виплату заробітної плати за відпрацьований час у поточному місяці;
компенсацію за невикористану відпустку за весь час роботи;
вихідну допомога в розмірі шестимісячного середнього заробітку (у разі звільнення за п.5 ч.1 ст.41 КЗпП України «припинення повноважень посадових осіб»);
виплата додаткових компенсацій за домовленістю сторін та компенсацій, передбачених трудовим договором (контрактом).

Коли не виплачується компенсація у разі звільнення за п.5 ч.1 ст.41 КЗпП України «припиненням повноважень посадових осіб»:

порушення вивільнюваним працівником положень щодо конфлікту інтересів (ч.3,6 ст.42 ЗУ «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»);
порушення вивільнюваним працівником положень щодо подання власнику-інвестору інформації про афілійованих осіб (ч.4 ст.42 ЗУ «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»);
розголошення вивільнюваним працівником інформації, що стала йому відома у зв’язку з виконанням ним посадових обов’язків та становить комерційну таємницю компанії чи є конфіденційною (ч.7 ст.42 ЗУ «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»).

Висновок

Отже, як показує практика, до припинення взаємовідносин з менеджментом компанії варто готуватись заздалегідь, а краще ще на етапі його обрання (призначення). Ґрунтовна підготовка до процесу звільнення забезпечить власнику-інвестору виграшну позицію в перемовинах з вивільнюваним працівником щодо процесу та якості передачі справ новообраному менеджменту та дасть змогу скоротити витрати, пов’язані з припинення взаємовідносин у разі досягнення домовленості про звільнення на підставі п.1 ч.1 ст.36 КЗпП України (за угодою сторін).