Відпустка з подальшим звільненням і звільнення під час відпустки

Зазвичай після відпочинку у відпустці працівники повертаються на роботу та з новими силами стають до виконання своїх службових обов’язків. Але трапляється, що окремі з них виявляють бажання звільнитися одразу після відпустки або під час неї. Чи передбачено таке трудовим законодавством, як правильно оформити та розрахуватись із працівником у подібній ситуації, читайте далі у статті

Нормативно-правові акти до теми:

– Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП)

– Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504/96);

– Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58)

– Перелік типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5)

Якщо працівник звільняється та не використав належну йому відпустку (відпустки), відповідно до Закону № 504/96 він може реалізувати своє право на неї (них) таким чином:

— не брати відпустку (відпустки), а отримати за ці дні грошову компенсацію під час звільнення (частина перша ст. 24 Закону № 504/96);

— піти у відпустку (відпустки) й отримати відпускні, а потім звільнитися (ст. 3 Закону № 504/96).

Нагадаємо, що за першим варіантом грошову компенсацію можна отримати тільки за невикористані дні щорічної відпустки (основної та додаткових), а також додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А групи I, згідно статті 19 Закону № 504/96 (далі –додаткова соціальна відпустка). Тобто, якщо працівник має право на іншу, крім зазначених, відпустку (наприклад, на додаткову відпустку в зв’язку з навчанням або творчу) та не використав її до звільнення, він не зможе отримати за неї компенсацію. В такому разі в нього залишається один варіант — спочатку використати таку відпустку, а потім — звільнитися.

На думку автора, якщо порівнювати звільнення з грошовою компенсацією зі звільненням після використання відпустки (звичайно, якщо працівник має на це час), останній варіант має низку переваг для працівника. Так, використання працівником відпустки перед звільненням дає йому змогу скористатися іншими правами, передбаченими трудовим законодавством, оскільки час відпустки включається:

— до стажу роботи, що дає право на трудову пенсію;

— до страхового стажу за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням;

— до стажу роботи, що дає право на одержання щорічної основної та додаткової відпусток.

Крім того, якщо колективним договором підприємства передбачена виплата перед відпусткою матеріальної допомоги на оздоровлення, працівник зможе її отримати нарівні з іншими, якщо до цього він її не отримав у поточному році. Також час відпустки можна використати для вирішення будь-яких особистих питань, наприклад, для пошуку нової роботи, якщо працівник звільняється через те що його не влаштовує робота, на якій він працює.

Працівник може оформити відпустку та звільнитися в день її закінчення одним із двох способів:

— завчасно, перед відпусткою, попередити роботодавця про намір розірвати трудові відносини одразу після її закінчення,

— попередити роботодавця про своє звільнення безпосередньо під час відпустки.

Далі окремо розглянемо особливості оформлення таких способів звільнення після відпустки.

Відпустка з подальшим звільненням

Причина звільнення та право на відпустку

З’ясуємо, чи впливає причина звільнення працівника на його право використати відпустку.

Якщо звернутися до частини першої статті 3 Закону № 504/96, то там вказано, що «за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням». Як бачимо, законодавством встановлена тільки одна причина, за якою працівникові може бути відмовлено в наданні відпустки з подальшим звільненням, — це звільнення за порушення трудової дисципліни.

Ініціатором у такому звільненні є роботодавець. Порушенням трудової дисципліни вважається, зокрема, систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку (п. 3 ст. 40 КЗпП), прогул (у т. ч. відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП), поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння (п.7 ст. 40 КЗпП). Крім того, відповідно до постанови пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 6 листопада 1992 року № 9 звільненням за порушення трудової дисципліни є також звільнення за п.8 статті 40 КЗпП, п.1 та 1¹ частини першої статті 41 КЗпП, частина друга статті 41 КЗпП). Отже, працівники, яких звільняють за зазначеними підставами, не можуть претендувати на відпустку перед звільненням: їм, за наявності невикористаних днів щорічної відпустки, під час звільнення виплачується грошова компенсація. Разом з тим, якщо звільнення за ініціативою роботодавця відбувається за іншими підставами, невикористана відпустка з подальшим звільненням може надаватися.

Якщо звільнення відбувається з ініціативи працівника за статтею 38 КЗпП, працівнику достатньо лише письмово попередити роботодавця про розірвання трудового договору за два тижні. До терміну попередження враховуються також і дні щорічної відпустки, тобто працівник не зобов’язаний два тижні відпрацювати. Він може подати заяву про надання невикористаної відпустки із подальшим звільненням, наприклад, із завтрашнього дня тривалістю 14 календарних днів і більше, а роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку та звільнити працівника в день її закінчення, не зважаючи на те, що протягом терміну попередження працівник не працював.

В разі коли працівник звільняється в зв’язку із закінченням строку трудового договору (п. 2 частини першої ст. 36 КЗпП), невикористана відпустка може за його бажанням надаватися й тоді, коли час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. В такому випадку чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки (ч.2 ст.3 Закону № 504/96).

Щодо можливості надання відпустки з подальшим з інших підстав, зокрема, звільненням за угодою сторін (п. 1 частини першої ст. 36 КЗпП) або за переведенням на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду (п. 5 частини першої ст. 36 КЗпП) то відпустка з подальшим звільненням також може надаватися. Та слід звернути увагу, що для припинення трудового договору за цими підставами потрібна згода роботодавця, отже, на думку автора, якщо вже погоджено питання звільнення, а працівник подає заяву про надання відпустки з подальшим звільненням після погодженої дати звільнення, то роботодавець не може йому відмовити.

Документальне оформлення

Так як і інші процедури у трудових відносинах, відпустку з подальшим звільненням слід правильно задокументувати.

Перший документ — заява

Підставою для надання працівникові відпустки з подальшим звільненням має бути його заява. Оскільки відбуватимуться дві події: відпустка та звільнення, може виникнути запитання щодо кількості заяв. Допускаються два варіанти. Так, працівник може подати одну заяву, наприклад, такого змісту: «Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 5 липня 2015 р. тривалістю 18 календарних днів із подальшим звільненням за власним бажанням в останній день відпустки», або дві заяви: про надання відпустки та про звільнення.

Якщо працівник звільняється за власним бажанням, він має дотриматися вимог частини першої статті 38 КЗпП щодо письмового попередження роботодавця про розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, за два тижні. Протягом цього строку працівник має право відкликати свою заяву, після чого його звільнення не буде проводитися, за винятком випадку, коли на місце працівника за цей час буде запрошена особа в порядку переведення з іншого підприємства чи організації (частина п’ята ст. 24 КЗпП).

Другий документ — наказ

Незалежно від того, скільки заяв подаватиме працівник щодо надання відпустки з подальшим звільненням, необхідно видати два окремих накази: про надання відпустки та про звільнення. Це пов’язано з тим, що за Переліком № 578/5 зазначені накази мають різні строки зберігання: п’ять років — наказ про надання щорічної відпустки та 75 років — наказ про звільнення.

Крім того ці накази зазвичай зберігаються в різних справах, зокрема, наказ про надання відпустки — у справі «Накази про надання відпусток», а наказ про звільнення — у справі «Накази з особового складу».

Першим варто видати наказ про надання відпустки з таким розрахунком, щоб дотриматися вимог частини першої статті 21 Закону № 504/96 та виплатити працівникові зарплату й відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

З наказом про звільнення можна не поспішати (раптом працівник передумає звільнятися або захворіє та доведеться скасовувати наказ) і видати його за день-два до останнього дня відпустки (саме цей день буде днем звільнення), щоб устигнути оформити трудову книжку й розрахувати та виплатити працівникові всі належні суми відповідно до статей 47, 116 КЗпП.

До речі, якщо працівник захворіє під час відпустки й надасть листок непрацездатності та заяву про продовження відпустки, це буде підставою для видання наказу про продовження строку відпустки на кількість календарних днів, зазначених в листку непрацездатності (п. 1 частини другої ст. 11 Закону № 504/96), та перенесення дати звільнення

Третій документ — трудова книжка

В день звільнення працівника згідно з пунктом 2.4 Інструкції № 58, до його трудової книжки слід внести запис про звільнення, який має точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства, та видати її працівникові. В трудовій книжці зазначається порядковий номер запису, дата та підстава звільнення у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Яку визначити дату звільнення

За частиною першою статті 3 Закону № 504/96 в разі надання працівникові відпустки з подальшим звільненням датою звільнення є останній день відпустки. Але тут кадрова служба може стикнутися з таким запитанням: як правильно визначити цю дату, враховуючи те, що період щорічної відпустки включається до стажу роботи, який дає право на відпустку?

Розрахувати останній день відпустки та визначити дату звільнення можна таким чином:

— обчислити кількість невикористаних днів відпустки, що належить працівникові на дату початку відпустки, вказану в заяві працівника;

— додати розраховану кількість невикористаних днів відпустки до дати, з якої працівник бажає піти у відпустку;

— обчислити кількість невикористаних днів відпустки, що належить працівникові, але тепер з урахуванням часу самої відпустки, тобто з дати початку робочого року до останнього дня відпустки.

Щоб краще засвоїти цей невеликий алгоритм, розглянемо його на прикладі.

Приклад

10 липня 2015 р. працівник подав заяву про надання щорічної основної відпустки з 24 липня 2015 р. із подальшим звільненням за власним бажанням в останній день відпустки. Останній раз працівник був у відпустці в жовтні 2014 р. і використав повністю відпустку за робочий рік з 15 листопада 2013 р. по 14 листопада 2014 р. Тривалість щорічної основної відпустки — 24 календарних дні.

Порахуємо, скільки днів щорічної відпустки належить працівникові станом на 24 липня 2015 р.

З 15 листопада 2014 р. до 23 липня 2015 р. (включно) припадають 252 календарних дні, в т. ч. дев’ять святкових і неробочих днів (1 і 7 січня, 8 березня, 12 квітня, 1, 2, 9 і 31 травня, 28 червня). Отже, станом на 24 липня 2015 р. працівникові належить:

(252 к. дн. – 9 к. дн.) ÷ (365 к. дн. – 10 к. дн.) × 24 к. дн. = 16,4 к. дн.

В результаті округлення отримуємо 16 к. дн.

Якщо працівникові надати з 24 липня 2015 р. щорічну основну відпустку тривалістю 16 календарних днів, то останній день відпустки припадає на суботу, 8 серпня 2015 р.
Обчислимо, скільки днів відпустки належить працівникові станом на 8 серпня 2015 р. На період із 14 листопада 2014 р. до 8 серпня 2015 р. припадають 268 календарних днів, у т. ч. дев’ять святкових і неробочих днів.

(268 к. дн. – 9 к. дн.) ÷ (365 к. дн. – 10 к. дн.) × 24 к. дн. = 17,5 к. дн.

В результаті округлення отримуємо 18 к. дн.

Таким чином, якщо працівникові надати за його заявою з 24 липня 2015 р. щорічну відпустку тривалістю 18 календарних днів, то останній день відпустки та день звільнення припадає на понеділок, 10 серпня 2015 р.

Відповідно до статті 116 КЗпП у день звільнення необхідно провести із працівником остаточний розрахунок, а якщо він у цей день не працював — то не пізніше робочого дня, наступного за днем пред’явлення працівником вимоги про розрахунок. У ситуації, коли працівник звільняється в останній день відпустки, може бути, що він усі належні суми (зарплату за відпрацьовані в місяці перед відпусткою дні та відпускні) отримає перед відпусткою. В такому разі йому повинні видати тільки трудову книжку. Однак якщо під час відпустки йому будуть нараховані виплати, наприклад, премія чи матеріальна допомога, про них власник або уповноважений ним орган має письмово повідомити працівника (зокрема, на практиці у день звільнення видається розрахунковий листок, де вказані такі нарахування), який звільняється (ст.116 КЗпП), та виплатити їх у день звільнення.

Звільнення під час відпустки

Правові підстави

Якщо працівник, який перебуває у будь-якій відпустці (щорічній, «декретній», навчальній, творчій тощо), вирішує звільнитися та подає заяву, ніхто не може йому заборонити це зробити. Законодавством заборонено звільняти працівника під час його відпустки або тимчасової непрацездатності лише в разі розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. А якщо ініціатором розірвання трудового договору є працівник, то згідно із статтею 38 КЗпП йому потрібно для цього лише письмово попередити роботодавця за два тижні. Інших вимог не встановлено. Це означає, що працівник може попередити про своє подальше звільнення і під час відпустки, і під час хвороби, подавши письмову заяву.

Разом з тим, якщо заяву подає працівник, що працює за строковим трудовим договором, слід пам’ятати, що розірвати такий договір достроково на вимогу працівника можна лише за наявності поважних причин (хвороба або інвалідність, які перешкоджають виконанню роботи за договором, порушення власником або уповноваженим ним органом законодавства про працю, колективного або трудового договору та у випадках, передбачених частиною першою статті 38 КзпП).

Дії підприємства в випадку отримання від працівника під час його відпустки заяви про звільнення мають бути «стандартними» — на підставі заяви працівника видається наказ про його звільнення, в день звільнення з працівником проводять остаточний розрахунок і видають йому трудову книжку.

Коли звільняти працівника

Найбільш дискусійним є питання щодо того, якою датою звільняти працівника.

В загальному випадку після отримання від працівника, який перебуває у відпустці, заяви про звільнення за власним бажанням без поважної причини роботодавець зобов’язаний його звільнити через два тижні.

В разі коли в заяві працівник зазначає про неможливість продовжувати роботу (переїзд на нове місце проживання, переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, неможливість проживання в цій місцевості, підтверджена медичним висновком, та інші поважні причини), роботодавець повинен розірвати трудовий договір із працівником у строк, про який він просить (частина перша ст. 38 КЗпП).

Якщо працівник подає заяву про звільнення з таким розрахунком, щоб останній день двотижневого попередження роботодавця про подальше звільнення припав на останній день відпустки, то такий день буде одночасно і днем звільнення.

Але інколи на підприємствах виникають ситуації, не передбачені трудовим законодавством, і вони потребують додаткових роз’яснень. Наприклад, працівник спочатку написав заяву про надання щорічної відпустки з подальшим звільненням в останній день відпустки, а потім під час відпустки вирішив звільнитися раніше. Як у такому разі діяти кадровику? Однозначної відповіді на це запитання немає.

З одного боку, законодавством не передбачено припинення відпустки: є норми про поділ її на частини, перенесення відпустки або її частини на інший період, відкликання з відпустки, а про припинення — немає. Враховуючи це, можна зробити висновок, що в такій ситуації керівництво підприємства має право відмовити працівникові в його проханні. Але, з іншого боку, така відмова обмежує права працівника на розірвання трудового договору, і виходить, що роботодавець не має підстав заборонити працівникові достроково звільнитися.

Якщо на момент подання другої заяви на підприємстві вже видано накази про надання щорічної відпустки та про звільнення працівника в останній день відпустки, потрібно видати новий наказ про зміну дати звільнення.

Розрахунок із працівником

У день звільнення із працівником має бути проведений повний розрахунок, зокрема, виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпустки. Якщо працівник припинив відпустку достроково, щоб звільнитися, то дні відпустки, що припадали на календарні дні після звільнення, вже не вважатимуться днями відпустки, тому слід провести виправлення (сторнування) нарахованих за ці дні сум відпускних.

Можливі три ситуації на день звільнення:

— працівник використав рівно стільки днів відпустки, скільки йому належить за відпрацьований час, — компенсація не нараховується, працівник не повинен повертати відпускні;

— працівник «відгуляв» відпустку наперед за невідпрацьовану частину робочого року — в такому випадку працівник має повернути частину відпускних за «зайві» дні відпустки згідно з частиною першою статті 22 Закону № 504/96 (крім випадків, передбачених частиною другою цієї статті, коли відрахування із зарплати не проводяться);

— працівник має невикористані дні щорічної відпустки або додаткової відпустки на дітей — підприємство має виплатити йому за ці дні компенсацію.

В усіх цих випадках тривалість відпустки (та відпрацьованого періоду робочого року) обчислюється до дня звільнення.

Ірина Красовська,

заступник головного редактора журналу «Заработная плата»

Стаття з журналу «Кадровик України» № 8/2015 (серпень)

kadrovyk.com.ua