22 роки компанія robota.ua допомагає українцям об’єднувати серця роботодавців та пошукачів. В компанії працює понад 300 співробітників, є представництва у Києві, Чернігові, Одесі, Харкові, Дніпрі, Львові.


Компанія активно росла та розвивалась, але 24.02.2022 року розпочалась повномасштабна війна. Цей день увійшов в історію та перевернув життя усіх людей і бізнесів в Україні.


Багато компаній активно залучились до організації евакуації своїх співробітників у безпечні місця як в Україні, так і за кордоном. Своїм досвідом релокації співробітників до Польщі ділиться HR-директор robota.ua Юлія Бабаєва.


– Юлю, чи був у вашій компанії план на випадок війни?


– Ми до останнього сподівались, що війни не буде, але бізнес та HR-спільнота говорили про необхідність розробки BСP (business continuity plan), і наша компанія почала його готувати ще з грудня 2021 року. Цей план складався зі:


    

  • створення координаційного штабу;
    • 

  • переліку осіб, які входили до його складу;
    • 

  • функцій та покрокових інструкцій для всіх членів координаційного штабу.
    • 



Великий фокус компанії був зроблений на збереження технічних засобів для існування компанії, тобто міграції серверної частини. Другий великий фокус був зроблений на комунікацію зі співробітниками. Ми прописали, що і як будемо комунікувати співробітникам у випадку настання воєнного стану, в нашому алгоритмі намагалися продумати все до найменших деталей:


    

  • тексти – хто саме повинен їх надсилати;
    • 

  • які рекомендації, «лінки» ми повинні надати нашим співробітникам;
    • 

  • як продовжує працювати чи не працювати компанія;
    • 

  • наші наступні кроки.
    • 



Так сталося, що війна постукала в наші двері, і вже о 5 годині ранку всі наші співробітники отримали лист: «Надзвичайна ситуація: план дій на найближчі дні».


Ключовими меседжами були:


    

  • особиста безпека кожного працівника;
    • 

  • план розміщення бомбосховищ;
    • 

  • віддалена робота.
    • 



Ми створили в неформальному месенджері канал для комунікації з усіма співробітниками, де колеги могли обмінюватись не лише робочими питаннями, а й запитами на взаємодопомогу. Генеральний директор був постійно на зв’язку зі співробітниками. Протягом першого тижня війни він майже щодня писав співробітникам про те, що компанія продовжує функціонувати, ми всі працюємо і тримаємо руку на пульсі. Але ключовим його меседжем завжди було те, що найвищий пріоритет для кожного – це забезпечити безпеку собі й своїм близьким.


З міграцією наших серверів усе пройшло дуже успішно, таким чином ми забезпечили безпеку інформаційної частини нашого бізнесу.


– Юлю, за вашими оцінками, чи ефективно спрацював цей план?


– Він спрацював. Але варто взяти до уваги, що ми знаходимось в сегменті середнього бізнесу і, відповідно, можливості компанії є трохи обмеженими. У нас не було змоги повністю компенсувати проживання співробітників в інших містах, але ми знайшли вихід і виплатили заробітну плату наперед. Ми закрили свої зобов’язання за лютий, хоч він ще й не закінчився, і виплатили у повному обсязі заробітну плату за березень і квітень. Таким чином ми хоч трошки допомогли співробітникам налагодити побут та переїхати у більш безпечні міста на період активних бойових дій. Ми відчули, що наші співробітники були вдячні за підтримку і ці кошти дійсно стали їм у пригоді у цей проміжок часу.


Тому, в цілому, що стосується механізму взаємодії, я вважаю, що наш BCP план спрацював і свої завдання на перший критичний час виконав.


– А як щодо релокації співробітників до Польщі. Як саме народилась ця ідея і чому була обрана саме ця країна?


– Компанія robota.ua належить до материнської компанії Grupa Pracuj, центральний офіс якої знаходиться у Варшаві. Grupa Pracuj є лідером інтернет-рекрутингу Центральної Європи і є найпопулярнішим сайтом з пошуку роботи в Польщі. Тому можемо сказати, що нам поталанило, адже наша материнська компанія знаходиться в тій країні, яка станом на сьогодні є найбільшим другом України та на державному рівні допомагає нашим громадянам. Grupa Pracuj з великим серцем і душею прийняла до себе тих наших співробітників і членів їх родин, які виявили бажання до релокації. Таких співробітників у нас було 22 людини та 4 родини співробітників-чоловіків, які самі не мали змоги виїхати, тому відправили лише свої сім’ї.


– Як був організований процес релокації?


– Процес релокації був організований різними способами, тому що в цей час багато співробітників приймали рішення рухатися своїм власним автотранспортом, тих, кому потрібна була допомога, зустрічали на кордоні колеги, які в той час знаходились у Польщі та координували стосовно подальших кроків. Оскільки люди стояли в заторах на кордонах по 2-3 дні, наші колеги пропонували під’їхати та замінити водія, адже дуже важко знаходитися за кермом так довго.


Якщо люди рухалися автобусами та поїздами, колеги надавали перевірену інформацію стосовно перевізників. Перший час була можливість безкоштовно виїхати за кордон до Польщі, тому що масово вивозили людей з України, через деякий час перевізники повернулися до платних рейсів. Наші колеги дуже детально координували співробітників, де саме і в який час вони повинні бути за місцем призначення, щоб їх звідти змогли забрати автобусами та довезти до необхідного місця. Це значно полегшило виїзд, оскільки на вокзалах була суцільна паніка і хаос, люди навіть не розуміли куди, а головне коли вони зможуть виїхати зі своїх міст, бо черги довжелезні і доводилось чекати можливості виїхати навіть не годинами, а днями. Наші ж співробітники мали чітку інструкцію. Вони розуміли, де саме на них чекає автобус, мали зарезервовані місця та одразу могли виїхати до Польщі.


Наші співробітники-поляки зустрічали жінок та дітей у 2-й та о 3-й годині ночі на кордонах та вокзалах. Ми безмежно їм за це вдячні, бо для людей це був нелегкий переїзд. Їхали дівчата з малими дітьми. Вони були по кілька діб у дорозі без нормального сну. Колеги розвозили їх по своїх домівках або по готелях, що були знайдені заздалегідь спеціально для наших співробітників.


– На який проміжок часу ваша материнська компанія організовувала прихисток для співробітників та членів їхніх родин?


– Для всіх співробітників robota.ua та членів їхніх родин, які просигналізували про те, що їдуть до Польщі та потребують допомоги з житлом, Grupa Pracuj знаходила помешкання та покривала оренду на перший місяць перебування.


Також багато польських колег надали своє житло для наших співробітників. Усі, хто мав вільну кімнату, квартиру чи літній будинок, змогли у себе вдома розмістити людей та їхні сім’ї з домашніми улюбленцями. Такі вчинки дуже вражають.


Так сталось, що деякі наші співробітники продовжують жити вдома у наших польських колег, які ставляться до них, як до членів своєї родини.


– Хто координував весь процес переміщення з боку robota.ua? Для цього були спеціально підготовлені люди?


– Сталося так, що першим всю координацію взяв на себе співробітник відділу маркетингу. Оскільки він за збігом обставин був у Польщі саме в той час, коли почались всі події. Спочатку він тримав усі контакти та займався координаційними питаннями. На другому тижні війни приїхала вже я і взяла на себе ці завдання.


– Якщо проаналізувати усе, що ви разом із командою зробили для релокації колег, чи є моменти, на які варто звернути увагу та які наразі ви б зробили по-іншому?


– Звісно, є моменти, які я особисто зробила б по-іншому. Важко уникнути помилок, коли все робиться в таких екстрених умовах.


Треба було бути уважнішими і більш наполегливими до завчасної оренди житла в західній частині України для наших співробітників, хоча б у невеликій кількості. Було дуже багато історій про необхідність у ночівлі перед перетином кордону. Люди знаходились в авто дуже багато часу і їм було критично важливо зупинитись, виспатись і обігрітись. На вулиці була мінусова температура. Навіть якщо ми не змогли б забезпечити усіх співробітників житлом на одну ніч, хоча б для деяких така можливість стала б у пригоді. Дуже шкодую, що ми цього не зробили.


– З якими проблемами зіштовхнулись ви та ваші співробітники у процесі релокації? Можливо, у вас уже є напрацьовані лайфхаки, як їх уникнути.


– Ми всім нашим співробітникам рекомендували запастися їжею та водою, оскільки можна було провести багато часу на кордоні. У нас в компанії був один кейс, коли дівчина стояла на кордоні чотири доби. Вона спала, їла, пила в машині. Дуже важливо запастися пальним, в багажнику ми рекомендували мати з собою заповнену каністру. Коли ти стоїш у заторі кілька днів, а на вулиці зима і треба опалювати машину, пальне є найголовнішим ресурсом.


Також ми нагадували співробітникам, що краще тримати документи у порядку. Звісно, у той час на кордоні пропускали навіть без жодних документів, але, усе ж таки, краще їх було тримати при собі.


Щодо специфіки перебування у Польщі, то треба бути готовим, що тут житло орендують на довготривалий термін. Якщо ви плануєте винайняти квартиру тільки на місяць або два, повинні розуміти, що власники квартири можуть відмовити в оренді. В такому випадку краще використовувати для пошуку сервіси, які пропонують подобову чи помісячну оренду. Але, в такому випадку, ціна оренди може бути вищою.


Обов’язково потрібно почати вивчати мову тієї країни, яка надала вам прихисток. Хоча б для того, щоб сказати дякую та привітатися і мати можливість повноцінно комунікувати із людьми. У нашому випадку курси із вивчення польської мови нам організувала та оплатила наша материнська компанія Grupa Pracuj. Курс був інтенсивний – шість тижнів по п’ять разів на тиждень. Більшість наших співробітників вже закінчила вивчати перший курс і перейшла на вищий рівень вивчення польської мови. Наші мови дуже схожі і в наших колег є вже гарні результати.


У Польщі для офіційного перебування понад 90 днів необхідно отримати PESEL. Це національний ідентифікаційний номер, який дає змогу на легальне перебування людини на території Польщі. За допомогою PESEL можна відкрити банківський рахунок або влаштувати дитину в садок, школу, звернутись за соціальною допомогою та виплатами від Польщі, а найголовніше – офіційно працевлаштуватися.


– Розкажіть про адаптацію ваших співробітників у Польщі. Розуміємо, що пройшло ще не так багато часу і складно говорити про повну адаптацію, тим не менш, як вона проходить і на що варто звернути увагу у цьому процесі компаніям, які також планують релокацію співробітників? 


– Наших колег прихистили, надали повноцінні робочі місця та провели три адаптаційні курси. Перший курс був від адміністративного департаменту про правила поводження в офісі, користування офісним простором. Другий курс – це інформаційна безпека і правила користуванням технікою. Третій курс – взаємодія з внутрішнім IT-підрозділом. Усі співробітники мають можливість працювати віддалено, але кому зручніше працювати в офісі, приходять до офісу та обмінюються досвідом роботи в Україні та Польщі.


Також ми організували окремий чат і регулярні щотижневі зустрічі для співробітників, які знаходяться у Польщі. Ми ділимось важливою інформацією, напрацьованими лайфхаками перебування у новій країні та просто підтримуємо одне одного. Людям важливо відчувати, що вони не самі, і є ті, до кого можна звернутись.


Окрім цього, адаптуватись у Польщі допомагають і незнайомі люди.


Дуже вразив настрій та відкритість поляків, як громадян, до українців. Наприклад, вони стукали у двері наших колег і питали чи потрібна допомога, можливо, потрібні ліки чи їжа, чи щось необхідно для дітей. Коли ти йдеш вулицею і питаєш у поляка, де знаходиться адреса чи установа, до якої потрібно пройти, вони відкладають свої справи та ведуть тебе до пункту призначення, а вже потім йдуть далі. Це просто неймовірно.


– Юлю, як побудована взаємодія в роботі українських співробітників у Польщі з колегами поляками? Чи залучаєте ви всіх до реалізації спільних ініціатив?


– Так, звісно. Ми намагаємось будувати взаємодію таким чином, щоб колеги обмінювались досвідом та кооперувались для реалізації різних завдань. Так, наприклад, наразі реалізується волонтерський проєкт «Консультації по створенню резюме для українців, які шукають роботу у Польщі». Це проєкт нашої материнської компанії Grupa Pracuj, до якого залучені й українські колеги. Наразі проєкт набирає обертів.


Люди розгублені та не розуміють, як знайти роботу у Польщі. Дуже важливий саме цей поріг проходження через увагу рекрутера на основі того, як у тебе складено резюме. І з цим можуть допомогти спеціально підготовлені співробітники, які розкажуть про специфіку складання резюме, проаналізують допущені змістові помилки, нададуть практичні рекомендації. На сьогодні до цього проєкту залучено 10 співробітників robota.ua. До цього він підтримувався виключно співробітниками Grupa Pracuj, які інвестували свій час у те, щоб проконсультувати людей.


Наразі, думаючи про той шлях, який довелось і ще доведеться пройти, я розумію, що усі складнощі роблять нас сильнішими, вчать не здаватись і постійно шукати можливі варіанти вирішення питань. Я щиро вірю в Україну та нашу перемогу. І сподіваюсь, що дуже скоро ми будемо працювати над планом повернення співробітників у наші офіси.