Як адаптуватися на новій роботі у віддаленому режимі: досвід компанії Київстар

Як проходитиме адаптація на новому місці? Чи вдасться швидко засвоїти великий обсяг інформації? Чи допоможуть мені? Чи вийде побудувати гарні взаємини з колегами? Це – страхи чи не кожного «новенького» в колективі. І вони ще більше загострилися з переходом компаній на дистанційну роботу. До них додалися і нові: як вийде зрозуміти все в онлайн-режимі, чи достатньо буде комунікації, чи вдасться взагалі не загубитися в компанії.

Та легка адаптація нових співробітників можлива навіть онлайн. Щоправда, для цього роботодавець має зробити ряд кроків. Яких саме, нам розповіли рекрутери Київстар. Запитали ми про враження від онбордингу і у співробітників телеком оператора. Окрім того, пропонуємо вашій увазі чек-лист, що допоможе перевірити потенційного роботодавця у ставленні до онбордингу на різних етапах працевлаштування.

Світлана Кончаніна, Head of Talent Acquisition Київстар

Світлана Кончаніна

Онбордингу як дуже важливому процесу ми завжди приділяли значну увагу. А після запровадження карантину підхід до адаптації новачка набув ще більшого значення.

Торік у нас з’явилося таке поняття як пре-онбординг. Ще на етапі співбесіди кандидати отримували планшет, де була зібрана найрізноманітніша інформація про Київстар: від фінансових звітів, до корпоративних івентів. Після отримання офферу майбутньому співробітнику надавався доступ до Onboarding App – додатку з необхідною інформацією про компанію.

Із початком карантину, ми переформатували онбординг, більшість процесів перейшли в онлайн. Посилилась роль наставника для новачка – Бадді. Щомісяця проводимо онлайн Welcome Training – знайомство з топ-менеджерами Київстар та напрямками, за які вони відповідають. А щоб максимально швидко інтегрувати нового співробітника та зробити його частиною команди, ми запровадили екскурсію офісом, яку проводимо в день прийому. Так ми допомагаємо новачку відчути атмосферу компанії.

Роль керівника дуже важлива, тому ми проводимо роботу і з менеджерами. Протягом перших трьох місяців безпосередньому керівнику новачка надходить сім листів з рекомендаціями та нагадуваннями, що необхідно зробити, щоб полегшити адаптацію. Наприклад, за день до виходу співробітника нагадуємо менеджеру про появу нового члена команди і про те, що необхідно у зв’язку з цим зробити: зателефонувати вранці, поцікавитися, чи все йде добре, чи він отримав техніку та необхідні доступи. Потім нагадуємо про важливість знайомства з командою тощо. Як інструментарій, ми підготували інфографіку всього процесу онбордингу для менеджера.

Важливо також, що оптимізувався процес оформлення нового співробітника. Працівник приходить в офіс лише один раз, оформлюється, отримує необхідні матеріали і може працювати віддалено.

Людмила Пуцик, провідний фахівець з роботи з партнерами, Франчайзинговий відділ Київстар

Людмила Пуцик

Я навіть не уявляла, що компанія Київстар настільки підготована до онбордингу. Все продумано до дрібниць. У нас є навчальні програми, наприклад Veon learning та Be smart. Тут ми можемо проходити різні курси: обов’язкові, рекомендовані або за бажанням.

Про адаптацію в колективі у віддаленому форматі

У перший день мені вдалося познайомитися лише з нашим Бадді та безпосереднім керівником. Решту колег з відділу я бачу щодня, але онлайн. Для комунікацій ми використовуємо різні засоби: месенджери, платформи для відеозв’язку, телефон. У нас також є чудовий інструмент Workplace – корпоративна мережа, де ми спілкуємося, ділимося ідеями, коментуємо тощо.

Найосновніше у побудові відносин у колективі, на мою думку, – спілкування, і у нас його достатньо. Крім обговорення робочих моментів, ми спілкуємось і на особисті теми.

Про Onboarding App

Найбільш корисними в перші дні роботи для мене був застосунок Onboarding App, завдяки якому уже в перший робочий день була достатньо проінформованою та підготовленою. Тут є перелік документів, необхідних для оформлення, детально описані найпотрібніші на час адаптації процеси, через застосунок можна онлайн познайомитися зі своєю майбутньою командою та розказати про себе. Також тут зібрані корисні поради та правила роботи під час карантину.

Про страхи віддаленої адаптації

Це мій перший досвід роботи поза офісом. Я сподівалася, що у такому режимі ми працюємо тимчасово, що це лише на місяць-два, але ситуація в країні показує, що дистанційна робота з нами надовго. Проте компанія максимально полегшила нам адаптацію: надала всі технічні засоби, всі доступні програми, електронний документообіг – всього достатньо.

Ярослав Балаба, консультант з економічних питань, Департамент фінансового планування Київстар

Ярослав Балаба

Про особливості онлайн адаптації

У перший робочий день я приїхав до офісу для оформлення документів та отримання техніки. Після цього вже у дистанційному режимі зі мною зв’язався старший колега, який і пояснив всі нюанси. На початку роботи компанія проводила Welcome Training, були навчання та курси з комплаєнс, правил відвідування офісу під час карантину, LEAN-підходу до ведення бізнесу тощо. Для підготовки до виконання безпосередніх робочих обов’язків також постійно відбуваються онлайн зустрічі.

Я знав, що в компанії такого рівня відмінно налагоджені процеси дистанційної роботи і наявні всі технологічні можливості, тому особливо не боявся труднощів адаптації у зв’язку з таким режимом.

Про інструменти онбордингу

Із засвоєнням потрібної інформації та знайомством з колективом не виникло жодних проблем. Всі питання вирішуються в режимі онлайн – для цього в компанії є корпоративні месенджер та пошта, часто проводяться онлайн-зустрічі тощо.

Окремий бонус – Onboarding App. Він як вказівник шляху для новачка.

Ігор Колач, керівник проєктів та програм у сфері нематеріального виробництва, Бізнес-підрозділ планування та управління якістю мереж, Технічна дирекція Київстар

Ігор Колач

Про особливості онлайн комунікації

Найбільше під час проходження віддаленого онбордингу мені допоміг відкритий діалог з колегами, всі йшли на контакт. Інколи не вистачало персональної комунікації, з деякими колегами я навіть не спілкувався віч-на-віч. Але для мене це було не дуже важко, адже раніше мав досвід керування командою, що знаходилася в семи різних країнах.

Єдиним мінусом спілкування в умовах карантину для мене є те, що для короткої розмови з колегою доводиться планувати відеоконференції, займати час в календарях. В офлайн режимі можна підійти і запитати, що цікавить.

Про дві складові, що полегшать онбординг

Варто віддати належне моєму керівнику, він значно допоміг у полегшені адаптації. Я ставив запитання і отримував на них відповіді, отримував фідбек стосовно своєї роботи.Для того, щоб онбординг пройшов гладко, особливо в дистанційному форматі, потрібно, по-перше, самому не боятися запитувати, навіть якщо ці питання покажуть вас у чомусь некомпетентним. Якщо відповідей не буде, тоді шукати інформацію самостійно. Мені пощастило – відповіді на всі запитання були.

По-друге, самому давати зворотний зв’язок та не боятися його отримувати, навіть якщо фідбек негативний. Адже дуже важливо зрозуміти, що не так, і як це виправити в майбутньому.

Про труднощі адаптації

Дуже важливою під час перших робочих днів, вважаю, є інформаційна підтримка. Коли ви йдете на роботу в нову компанію, нічого не знаєте про її корпоративну культуру, стандарти, особливості роботи, – адаптуватись буде дуже важко.

Якщо вам дають таку інформацію заздалегідь, є час підготуватися і полегшити для себе ці процеси. Я був приємно здивований рівнем корпоративної культури в Київстар, які ініціативи компанія впроваджує.

У компанії є дуже багато різних процесів, тому, попри те, що мій випробувальний термін у три місяці вже давно закінчився, адаптація продовжується постійно. Майже щодня я зустрічаюсь з новими функціями. Тобто, чим більше ви працюєте, тим більше інформації ви дізнаєтеся, розширюєте коло контактів, знайомитесь з новими процесами, wise of working, які присутні в компанії – процес адаптації досить довгий.

У перший час нової інформації було дуже багато. Потрібно було вивчити багато нового, познайомитися з людьми, зрозуміти, як все працює. Частина інформації поступала офіційно, через документи; частина – з нарад, частина – від колег.

Про «плюшки» та роботу з перших днів

Для всіх новачків компанія Київстар готує невеликий подарунок – Welcome pack. Це коробка з приємними та корисними речами: чашка та наліпки на комп’ютер з корпоративними цінностями, ручка та PowerBank.

З перших днів я відчув повну робочу атмосферу. Ставилися завдання, терміни і я виконував все, як потрібно, в зокрема й завдяки високому рівню підтримки колег з різних підрозділів.

Як дізнатися, що роботодавець приділяє гідну увагу онбордингу?

Оголошення про роботу. У своїх вакансіях компанія вказує, що приділяє велику увагу онбордингу і кожен працівник матиме супровід досвідченого колеги на початковому етапі.

Перша розмова з рекрутером. Під час першої розмови з кандидатом рекрутер наголошує на тому, що компанія серйозно ставиться до онбордингу і за віддаленої роботи ще більше підсилила її.

Під час першого спілкування з рекрутером кандидату потрібно поставити три запитання:

Який формат роботи передбачений? Це буде віддалена робота чи офісна? Або яка пропорція дистанційної та офісної роботи?
Які заходи безпеки існують в компанії у зв’язку з пандемією? Це запитання – показник якості роботодавця.
Як буде проходити мій онбординг?

На запитання про онбординг обов’язково має бути чітка відповідь. Не щось розмите, на кшталт: «Ми будемо про вас турбуватися перший час і все буде добре». У компанії Київстар є чіткий скрипт, де кандидата повідомляють про наявність Бадді, Welcome Training, екскурсії та постановки задач і підбиття підсумків після завершення випробувального терміну.

Спілкування з реальними працівниками компанії. Дуже корисно запитувати, чи можна поспілкуватися з кимось, хто вже працює в компанії. Кандидат може сконтактуватися з людиною, що нещодавно працевлаштувалася та дізнатися, як пройшов її онбординг. Компанія Київстар у докарантинні часи потенційним працівникам робила екскурсію та знайомила їх з колективом, щоб вони могли побачити та дізнатися все, що важливо для прийняття рішення стосовно пропозиції про роботу.

Поки зовнішній світ створює обставини, що спонукають продовжити дистанційний формат роботи на невизначений час, всім потрібно звикати до онлайн-життя та адаптації у віддаленому форматі зокрема. Важливо лише обирати тих роботодавців, які приділяють увагу онбордингу та дають відчуття команди новим працівникам і поза стінами офісу.

Фото надані компанією Київстар.

Переглянути вакансії компанії Київстар