Наближається Новий рік, і багато керівників підприємств замислюються над тим, як зробити це свято приємним для своїх працівників. Так, одні з них вітають колег подарунками, інші — влаштовують корпоративну вечірку. Звичайно, і подарунки, і вечірка потішать працівників, проте окремим з них вони точно додадуть роботи. Розібратися з питаннями організації новорічної вечірки, оформленням документів і відображенням в обліку «новорічних» витрат допоможе наша стаття


 


Організація новорічного корпоративу та загальні витрати 


Насамперед можна відзначити, що існують декілька варіантів проведення новорічного корпоративу — все залежить від мети.


Якщо керівництво підприємства бажає, щоб на новорічному корпоративі працівники просто відпочили та розважилися, його можна провести як звичайне свято.


Можна поєднати святкування Нового року з підбиттям підсумків року, що минає. В такому випадку зазвичай спочатку проводять річні збори трудового колективу, а вже після них — новорічний корпоратив.


Ще один варіант проведення корпоративу, під час якого можна поєднати «приємне» з «корисним» — це оформити його як представницький (рекламний) захід із запрошенням ділових партнерів.


Також новорічний корпоратив для працівників підприємства може організувати і профспілка, однак на цьому сьогодні не будемо зупинятися, оскільки профспілка є самостійною організацією та веде окремий облік.


Незалежно від того, як підприємство буде проводити новорічний корпоратив, воно в будь-якому випадку понесе певні витрати.


Основними видами витрат на святкування Нового року є:


— витрати на прикрашання офісу (якщо корпоративна вечірка відбуватиметься саме в офісі). До них належать витрати на придбання ялинки (ялинок) та іграшок, декоративних товарів із новорічною символікою, кульок, на оплату послуг дизайнера (якщо підприємство вирішить звернутися до нього за допомогою);


— витрати на оренду приміщення для проведення корпоративу (якщо він відбуватиметься за межами офісу). Таким приміщенням може бути ресторан, кафе, банкетна зала тощо. Зазвичай приміщення заздалегідь потрібно забронювати;


— витрати на послуги ведучого корпоративу. Ці витрати можуть бути не завжди, оскільки можна обрати ведучим когось із працівників;


— витрати на музичний супровід свята. Якщо корпоратив відбуватиметься в ресторані чи кафе, то, як правило, такі заклади мають музичну групу. В такому разі зазвичай одночасно із бронюванням місця для проведення корпоративу обговорюється і питання музичного супроводу свята. Іноді підприємства запрошують ще й окремих артистів;


— витрати на святкове меню. Якщо корпоратив буде в офісі, то підприємство самостійно складає меню та купує продукти, напої, посуд. Якщо ж корпоратив проходить у ресторані чи кафе, меню обговорюється з працівниками цих закладів і суми витрат визнаються на підставі документів;


— витрати на перевезення працівників підприємства до місця проведення корпоративу. Взагалі учасники свята можуть дістатися до місця святкування й назад самостійно, але якщо керівництво підприємства організує перевезення, то суму витрат зможуть підтвердити документи від транспортної організації (в разі залучення перевізника) або документи на придбання пального (в разі користування власним транспортом підприємства);


— витрати на подарунки працівникам і гостям новорічного корпоративу. Залежно від фінансових можливостей підприємства новорічні подарунки можуть бути різної вартості. Також деякі підприємства практикують замість подарунків виплачувати своїм працівникам грошові премії.


Від спрямованості новорічного заходу, тобто від того, чи буде це просто свято, річні збори, чи представницький (рекламний) захід, залежить його документальне оформлення та відображення в обліку. Тобто кожен із варіантів проведення новорічного корпоративу має свої нюанси. Тож розглянемо їх окремо.


 


Новорічний корпоратив як звичайне свято


Варто зауважити, що починаючи з цього року, бухгалтерам стало набагато легше відображати в обліку витрати, пов’язані із проведенням новорічного корпоративу. Справа в тому, що до 1 січня 2015 р. норми Податкового кодексу України (далі — ПКУ) давали змогу платникам податку на прибуток включати до складу витрат у податковому обліку лише ті з них, які були пов’язані із провадженням господарської діяльності. А підпунктом 139.1.1 ПКУ було визначено, що витрати на організацію та проведення прийомів, свят, розваг і відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків вважаються витрати, не пов’язаними із провадженням господарської діяльності. Тобто якщо підприємство проводило новорічний корпоратив як звичайне свято, воно не мало права включати понесені витрати до складу податкових витрат, і фінансувало такий захід тільки за рахунок прибутку.


Однак із 1 січня 2015 р. податковий облік витрат відповідає бухгалтерському. Так, ПКУ вже не містить численних обмежень на формування витрат, які раніше містилися в розділі ІІІ, зокрема, на проведення свят та придбання і розповсюдження подарунків. Більше того, під час віднесення сум витрат до складу податкових для цілей оподаткування податком на прибуток вже не потрібно доводити їх зв’язок із господарською діяльністю.


Разом із тим, усі суми витрат і доходів підприємства, а також факти господарських операцій мають бути підтверджені належним чином оформленими первинними документами. Ця норма передбачена статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV.


У разі проведення новорічного корпоративу як свята можна обмежитися такими документами:


— наказом керівника підприємства про проведення корпоративу. В ньому слід зазначити мету (привід) для свята й осіб, відповідальних за його організацію;


— планом (програмою) проведення свята із зазначенням заходів, що планується провести, і відповідальних осіб;


— первинними документами, що підтверджують витрати. До таких документів належать товарні чеки (квитанції) на придбання новорічних прикрас, подарунків, продуктів, напоїв, оплату послуг ресторану чи кафе, акти наданих послуг та інші документи (залежно від того, де та як проходило свято).


Оскільки керівництво підприємства має на меті лише те, щоб працівники гарно відпочили та поспілкувалися між собою, то понесені витрати можна віднести до складу адміністративних витрат або інших витрат діяльності, що не пов’язані безпосередньо з виробництвом та/або реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг).


Якщо витрати неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, вони відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були понесені. Отже, і в податковому, і в бухгалтерському обліку витрати на святкування новорічного корпоративу відображаються за фактом оформлення документів, що підтверджують їх здійснення.


Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО)


Оскільки новорічний корпоратив призначений для відпочинку працівників, може виникнути запитання щодо необхідності утримання ПДФО з вартості харчування, напоїв, розважальних заходів тощо. Тобто безкоштовне отримання всього цього може розглядатися як надання додаткового блага. Однак слід пам’ятати, що обов’язок утримати ПДФО з доходів своїх працівників виникає в роботодавця лише, якщо надання такого доходу можна персоніфікувати. Якщо ж дохід не можна персоніфікувати (а в цьому випадку так і є, бо ніхто не слідкуватиме, хто скільки з’їв і випив), вартість продуктів харчування, напоїв, святково-масових заходів, оплачена підприємством, не є об’єктом обкладення ПДФО. На цьому наголошують і податківці в листі від 31 січня 2011 р. № 2071/6/17-0715.


Єдиний соціальний внесок (ЄСВ)


Оскільки дохід неможливо персоніфікувати, то він не буде базою для справляння ЄСВ. Це стосується і подарунків (призів), отриманих під час розважальних заходів, тому що їхня вартість включена до складу загальної вартості розважальної програми.


Під час оподаткування слід зважати на вартість подарунків працівникам. Так, згідно з підпунктом 165.1.39 ПКУ до загального оподатковуваного доходу фізичної особи не включаються подарунки, якщо їхня вартість не перевищує 50 % мінімальної заробітної плати (в розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. Суму, що перевищує вказаний граничний розмір, слід вважати додатковим благом працівника, отриманим від роботодавця, на підставі підпункту «е» підпункту 164.2.17 ПКУ.


Тобто якщо під час новорічного корпоративу керівництво підприємства роздаватиме своїм працівникам подарунки вартістю, що не перевищує 609,00 грн (12 187,00 грн × 50 %), то їх не потрібно оподатковувати ПДФО. Але якщо працівники отримуватимуть дорожчі подарунки, з вартості, що перевищує вказаний розмір, потрібно утримати ПДФО та військовий збір (далі — ВЗ).


 


Новорічний корпоратив як річні збори колективу


 Якщо проводити новорічний корпоратив під виглядом річних зборів колективу, потрібно оформити такі документи:


— наказ керівника підприємства щодо проведення річних підсумкових зборів органів управління та трудового колективу. Бажано, щоб проведення таких зборів саме в кінці року було передбачено положеннями колективного договору підприємства. В преамбулі наказу можна вказати, що ці збори проводяться з метою підбиття підсумків роботи за рік і презентації керівництвом підприємства нових стратегій і рішень у розвитку компанії на наступний рік. Окремим пунктом можна вказати про проведення святкового фуршету (обіду чи вечірки) на честь закінчення року, що минає:


— план (програму) проведення річних зборів із зазначенням заходів, що планується провести, та відповідальних осіб;


— кошторис витрат, у якому зазначають планові витрати на проведення річних зборів, зокрема, витрати на оренду приміщення (якщо вони будуть проходити не в офісі), частування учасників зборів, подарунки працівникам, прикрашання офісу чи зали тощо;


— звіт (протокол) проведення річних зборів. Для того, щоб ніхто не сумнівався, що річні збори були справді проведені, потрібно затвердити звіт (протокол);


— первинні документи, що підтверджують витрати, понесені на проведення річних зборів (платіжні документи на придбання матеріальних цінностей та оплату за оренду приміщення, акти наданих послуг, авансові звіти тощо).


У бухгалтерському та податковому обліку витрати, понесені на організацію та проведення новорічного корпоративу, об’єднаного з річними зборами, слід віднести до складу адміністративних як загальні корпоративні витрати.


ПДФО та ЄСВ


Оскільки підприємство несе витрати на проведення загальних річних зборів колективу, у працівників не виникає жодного персоніфікованого доходу. Тобто об’єкта оподаткування ПДФО немає. Так само не потрібно і справляти ЄСВ.


Подарунки працівникам


Якщо на святковому заході підприємство роздаватиме працівникам подарунки в негрошовій формі, то з метою їх оподаткування слід діяти так, як зазначено вище: подарунки вартістю до 609,00 грн (у 2015 р.) не оподатковувати, а дорожчі — оподатковувати ПДФО суму перевищення за ставками 15 % або 20 %. Слід враховувати, що під час оподаткування подарунків у негрошовій формі база оподаткування визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта відповідно до пункту 164.5 ПКУ (1,176471 — якщо ставка податку на доходи 15 %, або 1,25 — за ставкою 20 %).


Звертаємо увагу на те, що згідно з підпунктом 168.1.4 ПКУ якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання).


Якщо підприємство за підсумками роботи за рік вирішить виплатити своїм працівникам премії, то їх слід оподатковувати в загальному порядку як частину заробітної плати, оскільки такі премії належать до інших заохочувальних і компенсаційних виплат. Це означає, що суми премій підлягають оподаткуванню ПДФО, ЄСВ і ВЗ.


 


Новорічний корпоратив як представницький (рекламний) захід


 Реклама продукції (товарів, послуг), налагодження ділових зв’язків, переговори щодо підписання договорів (контрактів) — важлива складова роботи кожного підприємства. З цією метою підприємства зазвичай організовують різні офіційні прийоми, куди запрошують своїх ділових партнерів. Деякі з підприємств практикують напередодні Нового року суміщати такий офіційний прийом партнерів із новорічним корпоративом трудового колективу, таким чином поєднуючи «приємне» з «корисним».


В цьому випадку доведеться оформити ще більше документів:


— наказ керівника підприємства про проведення представницького (рекламного) заходу, що буде включати корпоратив (додаток 1). В ньому слід визначити коло осіб, які братимуть участь у переговорах із представниками ділових партнерів, і дати бухгалтерії вказівку щодо визначення фінансових витрат на організацію та проведення такого прийому;


— офіційні запрошення для гостей і представників ділових партнерів (додаток 2). Спочатку потрібно скласти перелік запрошених осіб: зазвичай до нього включають представників ділових партнерів, із якими налагоджена співпраця, та потенційних покупців і ділових партнерів. Запрошення може бути складено в довільній формі. В ньому слід вказати мету приїзду, дату і час проведення заходу, кількість запрошених осіб. Якщо попередньо проводилися переговори та відомо, хто конкретно приїжджатиме, у запрошенні можна зазначити конкретні прізвища;


— план (програма) проведення новорічного корпоративу представницького (рекламного) характеру. В цьому документі, враховуючи рекламний напрямок свята, крім переліку заходів, слід вказати також види та кількість продукції (товарів), які будуть представлені та роздані гостям і представникам ділових партнерів;


— кошторис витрат на проведення представницького (рекламного) заходу. Зауважимо, що відповідно до законодавства складати такий документ зобов’язані тільки підприємства, що фінансуються з бюджету. Однак і всім іншим підприємствам також доцільно його зробити, оскільки за допомогою кошторису можна буде розрахувати, скільки коштуватиме прийом гостей і представників ділових партнерів. Складений кошторис затверджується керівником підприємства;


— звіт про проведення представницького (рекламного) заходу. Цей документ є досить корисним для цілей порівняння фактичних витрат, понесених на організацію та проведення корпоративу як ділового заходу, із запланованими. Складає цей звіт особа, відповідальна за проведення прийому гостей і ділових партнерів. Для зручності складення такого звіту можна використовувати зазначену вище програму проведення корпоративу, щоб з’ясувати фактичне виконання та вартість кожного заходу;


— первинні документи, що підтверджують витрати, понесені на проведення новорічного корпоративу як представницького (рекламного) заходу. Загалом це ті ж документи, що і в зазначених вище випадках, та додатково — документи на роздану продукцію (товари). Якщо окремі витрати на проведення новорічного заходу проводились у готівковій формі, то особа, відповідальна за проведення прийому гостей, має скласти та подати до бухгалтерії авансовий звіт про використання підзвітних коштів (у термін, затверджений законодавчо). В такому випадку у пунктах звіту про проведення представницького (рекламного) заходу слід зробити посилання на авансовий звіт.


У бухгалтерському та податковому обліку витрати, понесені на організацію та проведення представницького (рекламного) заходу, слід віднести до складу витрат на збут.


Подарунки працівникам оподатковуються аналогічно зазначеним вище випадкам.


Щодо подарунків гостям і діловим партнерам, які роздаються під час представницького (рекламного) заходу, то з їхньої вартості сплачувати ПДФО, ЄСВ і ВЗ не потрібно, оскільки отримувачами таких подарунків є підприємства, а не особи, які їх представляють.


 Ярина Арсеньєва,


консультант з питань бухгалтерського та податкового обліку


 Стаття з журналу «Кадровик України» № 12/2015 (грудень)


kadrovyk.com.ua