Хочу стати MICE-менеджером: все про роботу у сфері корпоративного туризму

Момент вибору професії – чи не найважливіший у житті кожної людини. Так, цей вибір зворотній і не остаточний, рішення можна змінювати багато разів протягом життя, але ж хочеться одразу не помилитися. Бо ж з моменту визначення з бажаною спеціальністю починається шлях освоєння професії, отримання тих цінних знань і навичок, що з роками допоможуть стати кращим у своїй справі, зробити кар’єру, здобути визнання.

Новий спецпроект The Point та Освітньої платформи для дітей і підлітків Shamrock «Хочу стати» має на меті допомогти усім, хто ще вагається з вибором майбутньої роботи або ж планує змінити свою спеціальність. В серії інтерв’ю представники різноманітних професій розкажуть про усі особливості своєї діяльності, про свій типовий робочий день, найскладніші та найприємніші моменти, ключові якості, необхідні для найкращої реалізації у обраній сфері.

І другий матеріал буде корисний для тих, хто мріє працювати у сфері ділового туризму. Про свій бізнес розповідає власник компанії BTL Group Анна Петрова.

Про вибір професії і мрію дитинства

– Розкажіть, як ви прийшли у цю сферу?

– Я навчалася в Інституті цивільної авіації, зараз це НАУ, і на стажування потрапила в туристичне агентство, де мене під час практики навчили виписувати авіаквитки. А згодом влаштувалася на роботу у це ж саме агентство. Після цього потрапила в авіакомпанію. Потім – у фармацевтичну компанію, яка була моїм клієнтом в авіакомпанії. Власне, там мені й прийшла в голову думка, що на ринку не вистачає організаторів бізнес-подорожей для корпоративних клієнтів. Це особливо стосується фарм-компаній, адже вони часто беруть участь у таких міжнародних заходах, як медичні конференції, конгреси лікарів і таке інше. Мій досвід в туристичній індустрії та авіакомпанії плюс робота всередині фармкорпорації дали мені можливість згенерувати таку ідею.

– Але чому ви свого часу вступали саме в Інститут цивільної авіації? Вже тоді зрозуміли, що хочете працювати у туризмі?

– Те, чим я займаюся – логістика корпоративних заходів, івентів і так далі – все-таки трішки відрізняється від туризму. І якщо шукати найкращий відповідник серед університетських спеціальностей – то це організація перевезень повітряним транспортом. Зараз це факультет логістики.

Насправді у школі я не знала точно, ким хочу стати, і ось мій тато йшов повз університет НАУ, побачив, що там є підготовчі курси і сказав: «А може, ти таки подумаєш: є такі і такі варіанти факультетів, подивися, що тобі близьке». І коли я почала читати опис факультетів, мені здалося, що організація повітряних перевезень – досить цікава справа.

Наразі я веду свій бізнес вже протягом 11 років. Але починала з виписування авіаквитків. Як правило, це складні підбори маршрутів. Є багато логістичних моментів, пов’язаних з проживанням, трансфером – це все потрібно враховувати. По суті, я все життя займаюся логістикою. Це відгукувалося в мені ще з дитинства.

У нашому бізнесі менеджери проектів в основному їздять як супровід, на туристичні виставки, але це не про «погуляти», а про дуже важку роботу.

– Ви змалку знали, що пов’яжете життя з туризмом?

– У мене з дитинства були лідерські задатки. Коли мене питали, ким я хочу бути, завжди говорила «директором» [сміється], все так і сталося. Найімовірніше, мені хотілося керувати людьми, вести за собою команду, організовувати. Я візіонер за складом характеру або такий тип особистості, що бачить картинку майбутнього і організовує людей, аби цього досягти. Про туризм, швидше за все, я малою не знала. Так склалося дещо пізніше. Але, тим не менш, це моє бажання розвиватися як лідер і мої логістичні вміння та здібності виросли ось у такий от бізнес.

Куди вступати і до чого готуватися

– Що вам найбільше подобається у MICE-туризмі (діловий туризм)?

– Мені подобається, що це дуже динамічний бізнес, що проекти завжди дуже живі, дуже багато змін, дуже багато тримається на людському факторі. Тобто важливо пов’язати чимало моментів з великою кількістю людей, може виникнути безліч спонтанних обставин. Наприклад, у 2010-му, коли виверження вулкану Ейяф’ятлайокютль в Ісландії на певний час паралізувало світове авіасполучення, потрібно було в процесі міняти логістику всіх груп. Також подобається те, що кожен проект – це робота в команді, до процесу залучена велика кількість людей. І кайф, що ти можеш ось так всіх організувати для отримання хорошого продукту й, унаслідок, – хорошого відгуку від клієнтів, мене дуже мотивує.

– До чого потрібно бути готовим, обираючи сферу ділового туризму? Адже багато хто говорить, що хоче працювати у туризмі, лише через любов до подорожування.

– Так. Але це смішно, бо насправді тут актуально згадати фразеологізм «чоботар без чобіт». Ви дуже багато працюєте, а подорожуєте не так і часто. У нашому бізнесі менеджери проектів в основному їздять як супровід, на туристичні виставки, але це не про «погуляти», а про дуже важку роботу. Адже коли менеджер їде як супровід – це робота 24/7. Постійно доводиться вирішувати якісь питання, супроводжувати клієнтів, завжди є хтось незадоволений, завжди щось йде не так. Професія менеджера ділового туризму поєднує в собі дуже багато нюансів. По суті, готових таких фахівців немає, цьому ніде не вчать.

– А Інститут туризму?

– Менеджер туризму і менеджер таких проектів, як у нас, – це трішки різні речі. Адже тут інший тип клієнтів та їхніх потреб. Клієнт їде не тільки розважатися, він хоче навчити співробітників, провести якусь конференцію, дати нові знання, отримати нові контакти й так далі. І коли ми починаємо роботу над проектом, дуже важливо виявити ці потреби: для чого це клієнту, хто budget holders, хто stakeholders, хто туди їде, який результат повинен дати цей проект. Тобто тут присутня бізнес-складова. І це зовсім не те, що спілкуватися із сімейними парами, які їдуть на відпочинок, або із парами, які збираються у медовий місяць, або навіть з HR-директором, у якого є конкретні KPI і які треба закрити.

– Але все-таки, після яких вищих навчальних закладів легше влитися у цю сферу діяльності?

– Основні навички, необхідні у нашому бізнесі, набуваються на практиці. Спеціальних шкіл, факультетів немає. Але в нагоді стане базова освіта в таких сферах: туризм, іноземні мови, маркетинг, логістика.

– Як людині зрозуміти – підходить ця діяльність для неї чи ні?

– У цьому бізнесі підвищена турбулентність. Тому, якщо хочеться стабільності й мінімуму змін, це точно не підійде. У нас постійно потрібно включати change management, бо все змінюється, потрібно багато рости, бути динамічним і вміти бути мультизадачною людиною, адже, як правило, доводиться паралельно вирішувати багато питань. Треба чимало спілкуватися з різними людьми – як з клієнтами, так і з постачальниками послуг – тому потрібно мати гарні комунікативні навички.

Ключові навички, креативний бекграунд та трохи математики

– Які три ключові навички, необхідні для роботи у цій сфері, ви можете виділити?

– Перше – це лідерство. Уміння розвиватися, вміння об’єднувати навколо себе команду. Якщо ви менеджер проекту, то працюєте з досить великою кількістю людей, і вам потрібно їх добре надихнути цим проектом, щоб отримати максимально хороший результат.

Друге – мати комунікативні навички, адже у цьому бізнесі все тримається саме на людському факторі. Це і вміння домовлятися, подобатися, певна харизма, здатність домогтися вигіднішої ціни, зберегти хороші відносини, навіть якщо є якісь факапи з клієнтами.

Ну, і третє, напевно, це sales skills, тому що тут необхідно не тільки якісно реалізувати проект, але й виявити потребу, задовольнити її, презентувати та ініціювати повторну операцію, адже зазвичай такі клієнти стають постійними.

– А наскільки важлива англійська мова?

– Це must have. Адже інакше ви не зможете спілкуватися із зарубіжними партнерами (бо таких дуже багато), чого потребує і той же супровід груп. Тому, звичайно, англійська дуже важлива.

Найліпший університет – це практика. Особливо в нашому бізнесі, який дійсно є живим. Кожен раз можуть бути нові завдання. Нестандартні.

– Чому ви би порекомендували вчитися додатково?

– По-перше, вчити мови. І чим більше – тим краще. Це те, що точно допоможе у цьому бізнесі. По-друге, знову ж таки, це можуть бути знання туристичної справи, маркетингу, оскільки тренди останнього часу показують, що нікому просто логістика вже не цікава, тобто всі хочуть якийсь added value (додаткова вартість), всі хочуть більше контенту. І якщо у вас, як у майбутнього фахівця цієї сфери, буде такий ось креативний бекграунд, це допоможе.

Треба вчитися бути організованим, якщо ви працюєте над проектами, – це і дедлайни, і вміння правильно порахувати кошторис. Тут не тільки креативність, але й чіткість. Треба бути і творчою особистістю, і десь математиком. Дуже багато всього, на перший погляд, несумісного.

Потрібно бути відкритим до всього, ставити якомога більше запитань, брати участь у складних проектах, проситися долучитися до них – тобто, бути проактивним. Проактивність дуже важлива.

Також зазвичай добре виходить у тих, кого мотивує класний відгук від клієнтів. Тому що це, насамперед, все-таки про сервіс. Ми сервісна компанія, ми надаємо послуги у сфері організації корпоративних заходів. Звичайно, це має подобатися і приносити драйв.

Стажування з далеким прицілом

– А якщо це студент, який навчається на економіста (бо батьки так сказали), і ось він розуміє, що економіка – не його, і йому все ж ближчий туризм, він може прийти на практику? Чи є сенс?

– Звичайно, у компанії ми практикуємо стажування. Зазвичай, у літній період, коли є можливість відчути, випробувати себе, зрозуміти, це ваше чи ні. Близько 5-6 співробітників потрапили в нашу компанію саме таким чином. Стажувалися у нас, стали помічниками, а після цього – повноцінними співробітниками. Дехто з них уже виріс до керівних посад. Найліпший університет – це практика. Особливо в нашому бізнесі, який дійсно є живим. Кожен раз можуть бути нові завдання. Нестандартні.

– Якщо говорити про стажування, на яку позицію може претендувати студент?

– Якщо ми говоримо про MICE-менеджерів, то найкраще проходити стажування у операційному відділі. Це ті люди, чиїми руками власне і реалізовуються проекти. Природно, що все починається із самого низу, з найелементарніших завдань і функцій на кшталт: впорядкувати документи учасників заходу, відвезти паспорт у візовий відділ тощо. Але роблячи це, ви вчитеся і починаєте розуміти особливості сфери зсередини.

Читайте еще: Истории успеха: как правильно перенимать чужой опыт с пользой для себя

Про типовий робочий день та помилки

– Як ви ставитеся до помилок у вашому бізнесі?

– Їх може бути багато. Це неминуче. Як я вже говорила, багато що тут тримається на людському факторі, і іноді ви навіть не можете вплинути на сам процес або можете чогось не знати, адже завдання кожного разу нові. Зрозуміло, що якийсь досвід з’являється і десь ви солому підстелите, але, тим не менш, кожного разу може статися щось непередбачуване. І безумовно, ми даємо право на помилку і вітаємо ініціативу, коли це доречно і резонно. Ба більше – в нашому бізнесі дуже важливо бути ініціативним при роботі з клієнтом. Від нас чекають експертизи, від нас чекають порад, від нас чекають якихось рецептів якісного проведення заходів, тому така здатність ініціювати, здатність бути проактивним і пропонувати щось й десь наполягати на своїй точці зору – це вкрай важливо.

У нашому бізнесі деталі мають надзвичайно велике значення. Тобто, якщо ви, наприклад, перевірили зал, але забули про мікрофон, то у найбільш невідповідний момент він може вас підвести.

– Як виглядає типовий робочий день менеджера з ділового туризму?

– Типових днів у MICE-менеджерів не буває. Я не жартую. Як правило, MICE-менеджери працюють над кількома проектами різних клієнтів паралельно. Відповідно, бувають дні, коли менеджери просто працюють в офісі з ранку до вечора, припустимо, вивчають breif клієнта, роздають завдання постачальникам і команді, аналізують, консолідують інформацію і роблять презентацію, наприклад, за допомогою маркетингового відділу, й відправляють клієнту готову пропозицію. Бувають дні, коли MICE-менеджер їде на інспекцію майданчиків, готелів. Бувають виїзні зустрічі з клієнтами, де треба захистити проект, пропозицію, адже у нас зазвичай все відбувається на основі тендерів. Ну і найцікавіше, бувають дні, коли безпосередньо менеджер проекту їде як супровід групи. Іноді це дійсно робота 24/7, і він реально весь час залучений у проект, коли, наприклад, приїжджає група і її потрібно розмістити, проконтролювати, щоб усе було гаразд, повністю пройтися програмою з місцевим постачальником, подивитися, чи готовий ресторан, чи працює звук, світло, чи є вода у машині трансферу, і так далі.

– Тобто, у спеціаліста має бути ще й добре відчуття часу і навички тайм-менеджменту, щоб все встигати?

– Так, це вкрай важливо. А ще – потрібно бути досить уважним до деталей. Глибоко вникати у справу. У нашому бізнесі деталі мають надзвичайно велике значення. Тобто, якщо ви, наприклад, перевірили зал, але забули про мікрофон, то у найбільш невідповідний момент він може вас підвести.

Майбутнє класичного і ділового туризму

– Яке майбутнє цієї професії?

– Ну, we are lucky! Це складна послуга зі складним інтелектуальним контентом. Тому досить важко було б, скажімо, її роботизувати. І наш added value якраз у тому, що ми привносимо цю інтелектуальну та творчу складову й робимо кожного разу новий продукт.

Якщо говорити про всю індустрію, за всіма прогнозами вона буде продовжувати рости з опорою на креатив та інновації. Тобто логістика – це вже раз плюнути, це може зробити будь-який секретар будь-якої компанії (купити квиток, забронювати готель). А якщо мова про застосування інновацій, креативної складової, то у цьому нам потрібно вчитися ставати експертами все більше й більше.

– А якщо говорити про масовий туризм – який тут прогноз?

– Тут все трохи гірше, на мою думку. Тому що зараз є дуже багато онлайн-сервісів для самостійного планування подорожей: TripAdvisor, Booking.com, Airbnb і інші. І чимало людей надають перевагу їм, тому що їм подобається тримати все під контролем, вникати в усі деталі.

Читайте еще: Мифы и творчество: как устроиться на работу в креативный бизнес

– Тобто, в якийсь момент туристичні менеджери, можливо, стануть не потрібними. Чи зможуть вони влитися у діловий туризм?

– Скажімо так, були випадки, коли до нас приходили співробітники з класичного туризму. Вони не завжди приживаються. Бо це різні цільові аудиторії, різні бюджети і різні клієнти. Це інший підхід до організації заходів, багато технічної роботи, плюс потрібно володіти sales-навичками і розмовляти із замовником однією мовою. За великого бажання зробити такий професійний перехід можливо. Але у моїй практиці це не так часто траплялося.

5 порад для початківців та чим надихнутися

– Дайте п’ять порад тим, хто хоче спробувати себе у МІСЕ.

– По-перше, пробуйте. Зробіть перший крок – дійте. Шукайте для себе можливість стажування, можливість попрактикуватися у цій сфері, тому що без практики не зрозумієте, треба вам це чи не треба.

По-друге, будьте відкритими, всотуйте інформацію. Не соромтеся, ставте питання, тому що дурних питань не буває. Чим більше ви дізнаєтеся, тим швидше зрозумієте, чи ця робота вам підходить, тим швидше станете успішними у цій справі.

По-третє, вивчіть мови. Обов’язково. Як мінімум, англійську, а краще – ще й іспанську, німецьку, французьку.

По-четверте, я б радила займатися нетворкінгом і розширювати мережу знайомств у цій сфері, адже у нашому бізнесі все будується на відносинах, тримається на людському факторі. Тому з перших днів пропоную бути відкритими до нових знайомств.

І останнє, п’яте, напевно, найважливіше у нашому бізнесі – репутація. Це те, що не купиш ні за які гроші. Те, чого потрібно дуже довго добиватися, а втратити можна за один день. Це питання порядності, момент, коли треба чинити так, як ти хочеш, щоб чинили з тобою. Ось це мої найважливіші поради з огляду на 20-ти річний досвід роботи у туристичній індустрії.

– Що вас надихає?

– Найбільше мене надихає ідея, яку я генерую сама або ми з моєю командою, і той момент, коли вона втілюється у життя, коли ми бачимо результат нашої роботи. І, звичайно, найголовніше – хороші відгуки. Тому що все-таки для мене це головна мотивація в роботі.

– Розкажіть, будь ласка, про свої хобі.

– Якщо говорити про захоплення, від чого я драйвую – це гірські лижі, я багато років катаюся, і для мене це найкращий спосіб відпочинку та перемикання.

Також дуже люблю гуляти на природі. Намагаюся вранці пройтися півгодини на свіжому повітрі і побути наодинці зі собою, подумати про життя, поставити собі питання, а хто я, а що я, куди я далі рухаюся, подякувати життю за якісь моменти.

Ще люблю вчити мови. Свого часу я півтора роки вивчала фінську мову і навіть розмовляла нею з фінськими клієнтами [сміється], зараз вже практично нічого не пам’ятаю, але таке було в моїй біографії. А ще пишу й читаю грузинською і досить багато розумію. Тобто – лижі, мови і природа.

– Що подивитися, що почитати і чим надихнутися?

– Я вважаю, що надихатися потрібно від близьких людей, черпати натхнення від тих, хто близькі вам по духу, однодумців, які вас люблять і підтримують.

Якщо говорити в контексті вибору професії, я б однозначно рекомендувала подивитися фільм «У пошуках щастя» з Віллом Смітом. Він дуже зворушливий і порушує питання мотивації, про те, як не здаватися, рухатися вперед до своєї мрії. Плюс, розкішний Вілл Сміт.

У мене є перелік знакових для мене у різні періоди мого життя книг. Ну, напевно, зараз виділю «Від хорошого до великого» Філа Коллінза. Це книжка про лідерство, про реально видатних людей, які досягли успіху в бізнесі, і про те, чим вони відрізняються від усіх інших.

– Яка ваша формула щастя?

– Напевно, для мене головний секрет щастя, з огляду на мій вік і досвід, – у балансі. Не можна занадто концентруватися, усього повинно бути в міру. Зрозуміло, що на якихось етапах цього не уникнути, але завжди треба мати міру. Адже може так занести, що вже й щастя від роботи не будете відчувати. Важливо навчитися розслаблятися. Вміти знімати обладунки, так би мовити.

Попередні випуски проекту:

1. Хочу стати готельєром: все про роботу у сфері гостинності

Читайте еще: Большое будущее: 7 действенных тактик для старта карьеры