Аудит трудових книжок: проблеми та їх вирішення

Вже досить тривалий час у суспільстві йде обговорення щодо скасування трудових книжок, відповідний законопроект був розроблений Міністерством економічного розвитку і торгівлі. Але поки що впровадження нових норм залишається на майбутнє, а законодавством України на теперішній час передбачено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Тому аби уникнути помилок у роботі, а також з метою підготовки до можливої відміни трудових книжок, пропонуємо самотужки провести ревізію трудових книжок, наявних на ваших підприємствах.

ЗАКОНОДАВСТВО:

статті 24, 47, 48, 235 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП)
Постанова Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 (далі — Постанова 301)
Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення, від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58)
Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277 (далі — Наказ № 277)

Порядок ведення трудових книжок

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

З’ясувавши та перевіривши наявність всіх трудових книжок, потрібно перейти до аналізу записів, які безпосередньо є в трудових книжках.

По-перше, записи до трудових книжок мають вносити вчасно.

Так, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві понад п’ять днів. Працівникові до трудової книжки, яку він відповідно до вимог частини другої статті 24 КЗпП України надав при прийомі на роботу, запис при прийняття на роботу має бути внесений не пізніше п’ятиденного терміну.

З метою недопущення порушення термінів внесення запису до трудової книжки, радимо запис вносити відразу ж після видання та підписання наказу відповідного наказу.

По-друге, всі записи повинні точно відповідати тексту наказу.

Так, відповідно до Інструкції № 58

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 1 червня 2016 року р., у графі 2 трудової книжки записується “01.06.2016”.

У графі 3 пишеться: Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій».

При перевірці записів у трудових книжках можна натрапити на помилки кількох видів:

Запис у трудовій книжці не відповідає тексту наказу
Запис до трудової книжки внесено відповідно до наказу, але сам наказ містить помилку
Запис до трудової книжки внесено відповідно до наказу, але назва посади (професії) не відповідає найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій».

До трудової книжки вносяться:

— відомості про роботу, у тому числі і про роботу за сумісництвом;

— відомості про переведення на іншу постійну роботу,

— відомості про звільнення;

— відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

— відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди

— відомості про право на пенсію за віком на пільгових умовах

— відомості про надання нового розряду

— відомості про час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням (для осіб працездатного віку)

— відомості про позбавлення права обіймати певні посади обо займатися певними видами діяльності (стаття 33 КВК)

Крім того, відповідно до пункту 2.19 Інструкції 58 до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

а) про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

б) про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

в) про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у п. 2.16 цієї Інструкції;

г) про роботу як членів колгоспу — у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;

д) про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

е) безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

З 1 січня 2010 року введена в дію типова форма первинної облікової документації № П-2 «Особова картка працівника», яка затверджена наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 року № 495/656.

На працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2010 року, мають вестися особові картки за формою, затвердженою спільним наказом № 495/656.

Переписувати картки, які заведені на працівників, за формами затвердженими наказами Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року №277 та Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489, немає потреби.

Картки, заведені за формою, затвердженою попередніми наказами, необхідно актуалізувати, тобто додати до них інформацію, що міститься у типовій формі N П-2, затвердженій спільним наказом № 495/656. Відповідні відомості можна зазначити на особовій картці від руки.

Особливої уваги слід приділити записам про відомості про працівника, а саме його прізвище, ім’я та по батькові, дата народження. Оскільки за період роботи на підприємстві у працівників (частіше всього працівниць) можуть змінитися прізвища.

Облік трудових книжок

Незважаючи на те, що з 1 січня 2014 року трудова книжка втратила статус документу суворої звітності, вимоги щодо їх обліку на підприємствах залишилися без змін, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 14 травня 2012 р. № 456» від 25 грудня 2013 р. № 955 внесла зміни до Постанови Кабінету Міністрів «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301

Так, облік заповнених трудових книжок ведеться відділом кадрів (або інспектором з кадрів). Всі відомості про трудові книжки, подані працівниками при працевлаштування (або заповненні трудові книжки або вкладиші видані працівникам на підприємстві), заносяться до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів, яка ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, що здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. Книга ведеться за типовою формою № П-10, затвердженою Наказом № 277 (додаток), яка складається з 13 граф, всі аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Не має значення, яким способом виготовлена книга обліку руху трудових книжок — це може бути типографським способом надрукована книга, або це розлінований зошит, або роздрукована самостійно форма, головне – щоб вона відповідала зазначеним вимогам.

У книзі:

— реєструються трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову

— вносяться зміни щодо анкетних даних працівника

— проставляється розписка про отримання трудової книжки відповідальною особою та про видачу її працівникові.

Видача трудової книжки та що робити з незатребуваними трудовими книжками

Відповідно до статті 47 КЗпП України, роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку.

Отримання трудової книжки має відбуватися особисто працівником.

Про одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.

Звертаємо увагу, що особові картки форми № П-2, затверджені наказом Держкомстату та Міноборони від 25 грудня 2009 року № 495/656 або наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277 на відміну від особової картки, затвердженої наказом № 277 не мають рядка, у якому зазначаються відомості про отримання працівником трудової книжки. З метою виконання вимог вказаного пункту Інструкції № 58 особову картку слід доповнити записом про отримання працівником трудової книжки, який би містив фразу «Трудову книжку отримав», дату та підпис працівника, виконані працівником власноруч.

Дії роботодавця при відсутності звільненого працівника

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Інструкцією № 58 дозволено пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу, але допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.

Незатребувані трудові книжки

Якщо після направлення повідомлення звільненому працівнику, останній так і не з’явився, такі трудові книжки зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Згідно з частино п’ятою статті 235 КЗпП України, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Чи можна виправити у трудовій книжці неправильний запис за допомогою ручки-коректора?

Ні. Інструкцією № 58 не передбачено інших способів виправлення записів, ніж ті, що описані у пункті 2.10, тому виправлення записів шляхом закреслювання, замальовування ручкою-коректором, заклеювання папером не допускається.

Чи можна видати трудову книжку за дорученням?

Видача трудової книжки передбачена Інструкцією № 58 лише особисто працівникові або за його письмовою заявою шляхом пересилання поштою. Видача за письмовими заявами працівника або за дорученням, навіть завіреними нотаріально, не передбачена.

Хто буде винен, якщо трудова книжка, вислана за заявою працівника, загубиться на пошті?

Якщо роботодавець надішле трудову книжку працівникові з додержанням вимог абзацу другого пункту 4.2 Інструкції № 58, до того ж книжка буде надіслана рекомендованим листом з описом вкладення, негативних наслідків для роботодавця не буде, оскільки у наявності будуть докази, що він все вчинив відповідно до закону. У разі загублення трудової книжки у такий чи інший спосіб, роботодавець може видати працівникові дублікат.

Висновок

НЕ зважаючи на те, що проект Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України (щодо спрощення ведення кадрової роботи платниками податків) від 24 листопада № 3 507 націлює роботодавців на відміну трудових книжок, згідно з його положеннями трудова книжка буде відігравати певну роль у житті працівників, зокрема навіть після прийняття відповідного закону будуть діяти перехідні положення, певні періоди щодо трудової діяльності будуть підтверджуватися трудовими книжками, тому варто навести порядок у трудових книжках заздалегідь, щоб потім уникнути непорозумінь.