Рекрутинговое агентство VS Работодатель

Перед каждой компанией рано или поздно возникает задача поиска и подбора персонала. Каким образом организовать этот процесс эффективно, какие ресурсы задействовать, сколько времени на это выделить, к чему быть готовым, какие ошибки не допустить? Именно этим моментам будет посвящена наша сегодняшняя статья.

Быть или не быть?

Когда стоит обратиться за помощью в подборе персонала в рекрутинговую компанию, а когда можно справиться своими силами? В каждом конкретном случае выбор будет индивидуален. Но зависит он от вполне стандартного набора критериев-вопросов:

Вы знаете, где найти нужного вам специалиста?
Есть ли у вас HR менеджер\рекрутер\специалист, который может реализовать данную задачу?
Этот специалист обладает необходимыми компетенциями?
У вас достаточно временных ресурсов?

Если ответ на все вышеперечисленные вопросы или, во всяком случае, на большинство из них – «да», вы без труда «закроете» вакансию. Если же нет – стоит обратиться в агентство.

Как сделать выбор

Рекрутинговых агентств на рынке более 100. Все они, на первый взгляд, предлагают примерно одинаковый набор услуг и алгоритм работы за исключением некоторых деталей. А именно: работа по предоплате или постоплате (по факту выхода подобранного кандидата на работу), размер гонорара, срок гарантии и дополнительные сервисы (психологическое тестирование и т.д.). Однако все это только при первом приближении – в реальности выглядит несколько по-иному. На мой взгляд, самое важное – то, что отличает одного агентство от другого – это уровень самих консультантов и подход компании в целом к выполнению заказа.

Я бы порекомендовала следующее:

Соберите рекомендации о работе рекрутинговых агентств (рейтинги, отзывы коллег).
Выберите 3-5 компаний и проведите с представителями личную встречу.
Попросите, чтобы на встрече присутствовали консультанты, которые будут непосредственно выполнять поиск.
Не стесняйтесь, задавайте консультантам как можно больше вопросов. Это поможет вам понять, насколько хорошо разбирается рекрутер в том, что он делает, и насколько эффективен он будет в решении вашей задачи. Кроме того, это даст рекрутинговой компании более четкое представление о том, какой именно специалист вам нужен. Какие именно вопросы стоит задать? Например, «Как вы оцените профессиональный уровень данного специалиста?», «Что вы обычно делаете, если сомневаетесь, рекомендовать ли кандидата?», «Кандидаты из каких компаний могли бы подойти на данную вакансию и почему?» «Есть ли у вас опыт работы в аналогичной сфере – насколько он успешен?» и пару вопросов по специфике рынка, чтоб оценить подготовленность рекрутера.
Остановите свой выбор на одном агентстве. Во-первых, это поможет наладить наиболее эффективную работу (гораздо легче качественно взаимодействовать с одним провайдером, нежели с 4-5). Во-вторых, вы сможете избежать ситуации, когда одни и те же кандидаты будут привлекаться разными агентствами (что может негативно отразиться на бренде работодателя).

Как оптимизировать сотрудничество

Насколько бы квалифицированное агентство вы ни выбрали, успех всего мероприятия будет определяться, и не в последнюю очередь, эффективным взаимодействием сторон.

Постарайтесь составить как можно более тщательный профиль должности нужного вам специалиста. Говорите о малейших деталях, пусть даже они вам кажутся незначительными. Иногда в своей практике мы сталкиваемся с запросами вида «Нам нужен Директор по продажам и все тут». Конечно, можно работать с разными заказами – но это вопрос скорости и эффективности!
Познакомьте рекрутера с корпоративной культурой, миссиями, ценностями вашей компании. Покажите офис, рабочее место. Все это даст более четкое представление консультанту о том, кто вам нужен, и сэкономит ваше время.
Организуйте встречу рекрутера с непосредственным руководителем.
Давайте максимально детальную обратную связь после встреч с кандидатами. Это существенно ускорит процесс поиска. Порой в качестве фидбека рекрутер получает лаконичное «не подходит» или «у меня такое ощущение, что он/она не наш человек». Старайтесь конкретизировать. То, что вам кажется абсолютно очевидным, отнюдь не является таковым для консультанта.
Организуйте встречи с кандидатами поочередно, не ждите, пока будет так называемый пул кандидатов. Во-первых, именно первый кандидат может оказаться тем, кто вам нужен (да, такое бывает!). Во-вторых, даже если кандидат не подошел, получив обратную связь, агентство сможет скорректировать поиск.
Пригласите консультанта на совместное интервью с кандидатом, если есть такая возможность.

Подводные камни

Будьте готовы к тому, что немногие рекрутеры могут достаточно глубоко оценить профессиональный уровень кандидатов, особенно если это узкоспециализированные специалисты. К тому же у каждой компании есть свои требования к знаниям и навыкам сотрудников. Поэтому у вас есть два выхода:

Детально оценить уровень профессиональных знаний специалиста самостоятельно при личной встрече, отдав консультанту прерогативу оценки личностных качеств, сбора рекомендаций, мотивации потенциального кандидата.
Подготовить тестовое задание, выполнение которого рекрутер сможет предложить кандидату. Результаты выполнения рекрутер предоставит вам, а далее вы будете определяться с выбором кандидатов, учитывая их профессиональный опыт.
Может так случиться, что заявку на подбор придется пересматривать. Не всегда в этом вина агентства – может измениться ситуация на самом предприятии или видение руководства. Иногда компания просит заменить консультанта, т.к. не уверена в эффективности сотрудничества – это технические вопросы, которые тоже случаются.

В любом случае при взаимодействии с агентством важно понимать: все общение лучше документировать, чтобы информация трактовалась однозначно и не возникало разночтений. Обе стороны равнозначны и имеют право на предоставление полной информации. В случае если подбор агентством специалиста не дал положительного результата, более оптимальным является совместный анализ сложившейся ситуации и поиск устраивающего обе стороны решения, нежели взаимные обвинения в непрофессионализме. И напоследок – чем четче и корректнее сформулировано техническое задание для агентства, тем проще и эффективнее оно будет выполнено.

Случай из практики

Один из недавних случаев, над которым пришлось поломать голову нашим консультантам:

Наш клиент обратился к нам с просьбой подобрать Руководителя отдела продаж. Заявка была бы простой (и даже банальной), если бы в обязательных умениях кандидата не значились… занятия парусным спортом. Как оказалось, директор регулярно участвовал в парусных регатах и хотел иметь в команде единомышленника. Мы не так много знаем вообще людей, которые таким видом спорта занимаются, а еще и подобрать специалиста с соответствующим опытом…

Первичное сканирование рынка, как и ожидалось, результатов не дало. Решено было идти от обратного и подобрать специалиста по его интересам, а потом уже устанавливать информацию по его умениям и опыту – ловить «на живца». Специалисты по рекрутингу записались на все ближайшие встречи Ассоциации яхтсменов, тематические вечеринки и конференции представителей этого вида спорта. Мероприятия оказались не только интересными (как оказалось, таким видом спорта занимаются в основном не из трусливого десятка, физически развитые мужчины), но и результативными. Один из консультантов по рекрутингу на такой встрече познакомилась с кандидатом, который заинтересовался вакансией нашего клиента.

Пожалуй, каждая компания может рассказать свои случаи (историю) сотрудничества с рекрутинговыми компаниями (успешные или не очень), и нам было бы интересно их услышать – чтобы в дальнейшем избежать ошибок и сделать сотрудничество максимально эффективным, прозрачным и оперативным. Ведь эффективные сотрудники – это залог успеха любой компании, а их поиск – это общая задача и заказчика, и рекрутинговой компании.

Анна Пономаренко
руководитель департамента рекрутмента
компания “Staff Service”

Светлана Болилая
Консультант по подбору персонала
компания “Staff Service”

Комментарии экспертов

«С нашей точки зрения, если HR-директор претендует на роль стратегического партнера на предприятии, надо отталкиваться не только от текущей ситуации и вопросов к действительности. Поэтому на вопрос “быть или не быть?” также может помочь ответить управленческая отчетность. HR-директор должен отслеживать ключевые HR-метрики, связанные с подбором и поиском персонала, смотреть на то, как сотрудничество с внешним провайдером может увеличить/уменьшить эффективность работы, и принимать решения исходя из этого. Если решение принято в пользу аутсорсинговой компании, и вы стоите перед выбором, то мы совершенно согласны с рекомендациями авторов статьи в части «Как сделать выбор». Особенно в части присутствия рекрутера, непосредственно осуществляющего подбор (казалось бы – мелочь, но если ею пренебречь, можно попасть в неприятную ситуацию). Личное знакомство с человеком, представляющим ваши интересы на рынке труда, может сыграть существенную роль в успехе мероприятия. По поводу выбора непосредственной компании – отнеситесь к этому как к рекрутингу: составьте профиль компании, наиболее отвечающей вашим целям, опишите ключевые компетенции, подготовьте оценочные шкалы. Т.е. компания, на которой мы остановили свой выбор, должна быть выбрана за что-то конкретное, а не за то, что у них «корпоративные блокноты в цвет нашим столам». Также очень важна репутация компании, и не зря, я думаю, авторы статьи выдвинули сбор рекомендаций на первое место.

По поводу «оптимизации работы», особенно важно уделить внимание пункту два, поскольку несовпадение по ценностям и несоответствие соискателя лучше выявить на ранних этапах (отсутствующие навыки можно «подтянуть», а вот ценности – почти нереально), поэтому рекрутеру необходимо понимать реальную, а не декларируемую ситуацию на предприятии. По поводу конкретики в обратной связи авторы статьи попали «не в бровь, а в глаз». Конструктивная, точная своевременная обратная связь позволяет сделать любой процесс взаимодействия людей продуктивным, и рекрутинг, конечно же, не исключение.

В целом, многие пункты, указанные авторами статьи, действительно помогут вам в организации конструктивного взаимодействия с рекрутинговыми компаниями».

Андрей Рождественский
Управляющий партнер
AR Consulting

«Прежде всего благодарю за интересный материал представителей рекрутинговой компании.

Безусловно, с процессом поиска, подбора сталкивается любая компания. Отличие крупной компании в том, что в ней всегда присутствует свой менеджер, занимающийся данными вопросами.

Что же лучше и когда обращаться к внешнему консультанту? На мой взгляд, роль внешнего консультанта является вспомогательной. Так как для того, чтобы детально прописать задачи, составить профиль должности идеального кандидата, ознакомить внешнего рекрутера с миссией, ценностями и рабочим местом и т.д.- на все это необходимо значительное время, которого часто нет. Работник самой компании гораздо тоньше чувствует все нюансы, понимает специфику бизнеса, может быстро перестроиться, и его степень заинтересованности (мотивации) в подборе работника, настроенного на длительные взаимоотношения с компанией и достижение поставленных результатов, совсем иная.

Внешние компании можно приглашать к сотрудничеству, но в исключительных случаях (как пример с яхтой) или для поиска топ-менеджеров, а также для подбора группы кандидатов. Например, мы ищем сотрудника службы персонала и обращаемся в рекрутинговую компанию с заказом о сборе резюме кандидатов, имеющих опыт работы или желание себя попробовать в этой сфере. А представитель самой компании-заказчика определяется со временем встречи, понимая, кто нужен, и видя реальных кандидатов на собеседованиях. Так как часто принцип «напиши профиль, и тебе подберут», не срабатывает. В жизни нет ничего идеального, и иногда принимаешь решение, основываясь на совсем других факторах, которых даже могло и не быть в профиле должности. При работе менеджера компании в таких случаях не происходит потери времени, и задача выполняется более четко.

С точки зрения понимания результативности и эффективности подбора кандидата, закрытия вакансий, необходимо отслеживать ряд параметров: длительность работы, достижение поставленных целей. Не всегда вопрос в том, чтобы подобрать, а чаще в том, впишется ли сотрудник в компанию, и какие результаты он покажет в краткосрочном и долгосрочном периодах. Готов ли он к изменениям и инновациям ввиду происходящей динамики бизнес-процессов компании? Мир изменчив, об этом сейчас говорят все, и сотрудники должны быть к этому готовы. Такой показатель вполне может быть показателем эффективности/результативности (HR-метрикой) работы рекрутера в самой компании. Чтобы измерить такой показатель, необходимо время, от 6 месяцев до 1 года и более, вопрос в готовности рекрутинговых компаний ставить себе такие цели. Согласна, что эффективные сотрудники – это залог успеха любой компании, а их поиск – это общая задача и заказчика, и рекрутинговой компании. Но здесь важны и сами процессы, и качество работы с персоналом в целом на всех ее этапах и направлениях непосредственно внутри компании, безусловно, с использованием лучших практик, в том числе и рекрутинговых компаний».

Людмила Василега
Начальник отдела кадров и развития персонала
ПАО «Днепроспецсталь»

«Как правило, к помощи рекрутинговых компаний прибегают в трёх случаях: при высокой занятости внутренних специалистов HR-отдела, при наличии конфиденциальных позиций top- и middle-уровня, либо при наличии вакансий со специфическими требованиями. Специфическими требованиями могут быть удалённость/геолокация потенциального места работы, неполное соответствие предложения средним рыночным показателям уровня дохода, наличие специфических знаний и навыков (знание иностранных языков, технологий работы, опыт в конкретных сферах и компаниях).

Когда выбор компании-провайдера сделан – удобно и эффективно работать с одним контрагентом в области подбора персонала. Выбор рекрутинговой компании лучше осуществлять по теплым контактам и рекомендациям коллег для того, чтобы не стать заложником ситуации, в которой рынок услуг не стандартизирован, перенасыщен и не всегда имеет желаемое качество. Предпочтительно выбирать компанию с наличием руководителей служб рекрутинговой компании с высокой квалификацией и предыдущим опытом работы на позициях не ниже директора по персоналу крупных национальных предприятий, а также с опытом реализации проектов по подбору на предприятиях со схожим видом деятельности.

На первых этапах сотрудничества общение с представителями рекрутинговых компаний лучше осуществлять HR-директору, либо менеджеру, который сможет в полной мере оценить компетентность, знание рынка и технологий. Когда выбор компании сделан, необходимо выделить и закрепить специалиста, который будет управлять коммуникацией со стороны исполнителя. Одним из ключевых факторов успеха является, в том числе, уровень квалификации постановщика задач от заказчика, корпоративная культура компании, качество поддержания технологического процесса сторон и, безусловно, качественная и своевременная обратная связь по процессам.

Всегда нужно помнить, что заказчик и исполнитель работают над достижением общей цели, поэтому партнёрские отношения в совместной деятельности являются залогом успеха в реализации задач бизнеса».

Анна Радченко
руководитель департамента развития
компания Personnel Consulting