Влияние рабочей техники на вовлеченность сотрудников: рекомендации для бизнеса

Тарас Джамалов,
генеральный директор Lenovo в Украине

Для большинства офисных сотрудников компьютер до сих пор остается основным рабочим инструментом. Хотя многие вопросы можно оперативно решить в смартфоне, работать с текстами, создавать счета и документы, обрабатывать изображения гораздо удобней и эффективней именно на ноутбуке или ПК. Компьютер – главный помощник на рабочем месте, поэтому если с устройством случаются неполадки или оно работает медленно и нестабильно, снижается и продуктивность его владельца. В статье представлены результаты исследования [1] Lenovo в Украине о влиянии технологий на продуктивность сотрудников и рекомендации, как повысить бизнес-показатели компании.

Стоит ли инвестировать в обновление рабочих устройств?

При переходе на гибридный формат работы компании стали уделять больше внимания техническому обеспечению сотрудников, предоставляя для работы новые устройства и обновляя программы. Но собственники бизнеса и топ-менеджмент часто не видят необходимости увеличивать расходы на обновление компьютерной техники. Ведь все и так работает. По результатам исследования Lenovo, 1 доллар, инвестированный в новые технологии для сотрудников, приносит компании 5 долларов в виде повышения производительности труда, гибкости организации и удовлетворенности клиентов.

Первый вывод, который следует сделать, – вложения в компьютерную технику не просто часть операционных затрат, а инвестиция в развитие бизнеса. Постоянное недофинансирование IT-департамента вынуждает специалистов заниматься исключительно “косметическим” ремонтом рабочей техники. Что это значит? Если с компьютером или другими офисными устройствами случаются неполадки, IT-менеджер находит проблему, меняет деталь или переустанавливает программу. Но важно учитывать, что загвоздка может быть не столько в конкретной детали, а в несоответствии устройства рабочим нагрузкам в целом. Так в один прекрасный момент оно просто перестанет работать. Как правило, это происходит в наиболее неподходящее время для сотрудника или команды.

Чтобы избежать сбоев в работе компании, персональные компьютеры стоит своевременно проверять и обновлять. Стоит также создать резервный минипарк с устройствами на замену. По нашему опыту, достаточно 2-3 устройства на каждые 200 ноутбуков, если в компании есть филиалы в разных городах. Или 2-3 устройства на 500 ноутбуков при расположении офиса в одном городе.

Выбирая устройства для работы, стоит отдавать предпочтение бизнес-линейкам. В них учтены требования к эффективности устройств и безопасности данных.

По результатам исследования Lenovo, 84% IT-специалистов считают, что сотрудники могут легко переключиться на другое устройство, если их ПК нуждается в замене. Но только половина работников согласны с этим. Даже для временного перехода на другое устройство человеку необходимы файлы, которые доступны только на старом компьютере. Также нужно снова зайти во все аккаунты, настроить «под себя» быстрые клавиши, установить недостающие программы. Это фактически половина рабочего дня, поэтому важно минимизировать риски и наладить систему облачного хранения данных.

Читайте ще: Хорошо поработали: 3 простых техники для подведения итогов в команде

Действительно ли вы знаете о проблемах сотрудников?

Учитываете ли вы личное мнение сотрудников при покупке новой техники? Интересуетесь ли, какие устройства нужны им для работы и какими характеристиками должны обладать? На этом действительно стоит заострить свое внимание, ведь недостаточно прислушиваться лишь к IT-отделу. Ваши сотрудники всегда лучше знают, какие программы открываются дольше, после скольки часов работы устройство начинает шуметь громче обычного и сколько раз нужно нажать на крестик, чтобы закрыть очередное назойливое оповещение системы.

На самом деле многие сотрудники по-прежнему разочарованы уровнем технического обслуживания и качеством компьютерной техники. Половина работников указывают, что их устройства устарели, недостаточно быстрые, надежные или мощные. 46% отмечают, что частые сбои в программном обеспечении мешают повседневной работе. Только около трети сотрудников действительно удовлетворены рабочими устройствами и утверждают, что они хорошо подходят для взаимодействия с другими членами команды. Именно с этими цифрами стоит работать дальше, чтобы максимально эффективно инвестировать в рабочую технику.

Прислушиваясь к своей команде, можно обнаружить несколько важных инсайтов. Сотрудники нуждаются в компьютерах, которые работают стабильно, не ограничивают их в выполнении задач, справляются с рабочей нагрузкой и быстро реагируют на команды. Ведь как со временем растут требования и объем работы сотрудников, так должна увеличиваться производительность компьютерной техники. Особенно в условиях удаленной работы. Медленный рабочий ПК может стать основной причиной проблем с продуктивностью, а ведь дома и так много факторов, которые отвлекают. Если устройство устарело или предназначено для домашнего пользования, его мощности не хватит на 8-часовой рабочий день и выполнение большого объема задач. В результате компьютеры изнашиваются быстрее, требуют больше времени IT-специалистов и, как следствие, компании тратят гораздо больше денег на их содержание.

Кроме всего, рабочее устройство влияет на один из главных, с точки зрения HR, показатель – качество взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Конечно же, нельзя сказать, что опыт сотрудников в компании (Employee Experience, ЕХ) основывается только на техническом обеспечении. Но при удаленной работе коллеги реже видят друг друга, не могут оценить все преимущества стильного офиса или силу корпоративного духа. Поэтому компьютер – весомый фактор в формировании отношения к условиям работы. Шесть из десяти руководителей заметили, что улучшение рабочей техники помогает повысить удовлетворенность сотрудников на более чем 10%. Поэтому, если появляются новые технологии, которые потенциально могут улучшить опыт и эффективность работы, узнайте, нужны ли они сотрудникам, и смело внедряйте.

Читайте ще: Від HR-generalist до операційного директора в IT: як зайняти своє місце. 7 порад

Рекомендации для бизнеса

Несколько советов, как улучшить вовлеченность сотрудников и результаты бизнеса за счет инвестиций в технологии:

Пересмотреть список инвестиций. Сейчас бизнес сосредоточен на изучении новых технологий: 5G, дополненная и виртуальная реальность (AR/VR), технологии, основанные на использовании нейронных сетей. Но запрос сотрудников совсем в другом: в первую очередь стоит сосредоточиться на покупке надежных устройств и программ для эффективной работы.
Налаживать взаимоотношения с работниками. В новых условиях компаниям стоит сосредоточиться на повышении вовлеченности сотрудников. Стоит больше внимания уделять опыту сотрудников (EX), нежели отдельным показателям продуктивности. Ведь лояльный сотрудник – это адвокат бренда, который и в моменты кризиса, и в рабочие будни отдается своему делу полностью.
Сосредоточиться на рабочих устройствах. Компьютерная техника – очень важная составляющая повседневной работы, от которой во многом зависит продуктивность сотрудников. Высокий уровень технического обеспечения помогает повысить лояльность клиентов (69%), ускорить рост доходов (62%) и укрепить отношения с сотрудниками (55%). Для достижения этих показателей стоит выбирать надежные устройства, которые точно справятся со всеми текущими рабочими задачами.
Вовлекать сотрудников в принятие решений об инвестициях в ПК. Важно разбираться в общемировых тенденциях и двигаться в сторону инновационности вместе с передовыми игроками рынка. Но в вопросе внедрения более эффективных технологий, компании должны прислушиваться к мнению своих сотрудников. Поскольку они лучше знают, какие устройства им больше подходят для работы, учитывая необходимую производительность, портативность, время автономной работы и другие характеристики.

Для эффективной работы сотрудников, а впоследствии и всего бизнеса, не стоит относиться к технологиям как к операционным издержкам. Инвестируя в обновление компьютерной техники, компания может не только увеличить собственный доход, но и повысить лояльность коллектива. Ведь продуктивность и вовлеченность сотрудников, особенно в гибридных условиях работы, напрямую зависит от уровня их технического обеспечения.

[1] Исследование «Обеспечьте сотрудников правильными технологиями» («Empower Your Employees with the Right Technology»). В период с июля по сентябрь 2020 года компания Forrester Consulting по заказу Lenovo и Intel провела опрос 1014 руководителей ІТ-служб крупных компаний, ответственных за принятие решений о закупках ІТ-технологий и стратегию использования ПК сотрудниками; 1845 штатных сотрудников во всем мире, которые преимущественно работают за ноутбуками; и подробные интервью с девятью ключевыми лицами, принимающими решения. Опрос проводили среди респондентов из Китая, Франции, Германии, Индии, Италии, Японии, Мексики, Великобритании и США.