Робоче життя в онлайні з нами вже понад три роки, а у когось навіть більше. Проте досі можуть виникати складнощі зі спілкуванням у такому форматі. Як зрозуміти смайлики колеги? Коли краще писати? Як вказати на помилку, щоб з одного боку не здатися занадто суворим, а з іншого — щоб колега зрозумів, що це серйозно? Такі та схожі питання виникають у кожного, хто будує робочу комунікацію онлайн. Тож сьогодні зібрали поради, як спілкуватися з колегами у такому форматі, щоб не втратити ниточку сенсу та не здатися занудою.


Якщо ви гадаєте, що проблема спілкування в онлайні зʼявилася приблизно три роки тому, коли пандемія загнала всіх працівників у домівки, то ви помиляєтеся. Адже ще 1994 року програмістка Вірджинія Ши випустила книгу «Нетикет», де вперше сформулювала норми віртуального етикету. Правила поведінки в онлайні не стоять на місці, як і технічний прогрес, та продовжують підлаштовуватися під нові реалії. До прикладу, замість смс чи «аськи», ми перейшли на спілкування в Telegram і його особливості змінюють манеру переписки. 


Так само правила онлайн-комунікації залежать і від того, де вона відбувається: в особистих повідомленнях, робочих чатах, пошті чи по відеозвʼязку. 


Особисті повідомлення


Враховуйте особистий час колег. Месенджери спростили комунікацію — тепер не потрібно чекати, поки колега зайде на робочу пошту та дасть вам відповідь. Всі повідомлення під рукою у смартфоні, отже, зберігати work-life баланс так важче. Тож перш ніж писати, подумайте, чи не вихідний у вашої колеги сьогодні, чи не закінчився її робочий день, врахуйте її відпустку чи проживання за іншим часовим поясом. Якщо боїтеся забути важливу інформацію, то краще скористатися запланованими повідомленнями.


Максимум інформації в одному повідомленні. У робочій комунікації дуже дратують повідомлення, які складаються з одного слова. Якщо ви таким зловживаєте, то ваш колега мусить сидіти з відкритим діалоговим вікном та чекати поки закінчиться цей потім думок. Намагайтеся вмістити весь сенс в одне повідомлення, щоб не красти час одне одного.


Голосові повідомлення за згоди. По-перше, не варто записувати голосом «привіт, як справи?». Голосові повідомлення призначенні для пояснення того, що довго писати літерами. Проте і тут є правило — перед тим, як записувати голосове, ви маєте отримати згоду співрозмовника. Адже колезі може бути незручно прослухати таке повідомлення і роздратування не уникнути.


Нейтральний стиль та інтонації. Якщо ви ще не дуже добре знайомі з колегами та не знаєте, що вони можуть сприйняти добре, а як краще не жартувати, то ідеальним рішенням буде нейтральний стиль спілкуванням. Ви не повинні комунікувати офіційно-діловою мовою, але й використовувати занадто панібратські звороти теж може бути зайвим. Послуговуйтеся розділовими знаки та смайликами — так вас розумітимуть краще.


Робочі чати


Більшість правил, застосованих в особистих повідомленнях, обовʼязкові й для робочих чатів. Але є тут і свої нюанси.


Все по суті. У робочих чатах завжди зберігається важлива інформація, якщо всі будуть там флудити, то знайти її буде важко. Краще створити ще один чат (хай би як це страшно не звучало) для офтоп-тем, неформальних обговорень і переписуватися про все на світі з колегами там, але не псувати робочий чат.


Вимикати сповіщення. Це золоте правило для всіх — коли ваш робочий день закінчився, всі сповіщення в робочих чатах мають бути вимкнуті. Навіть якщо вас тегають у чаті у вільний час, намагайтеся не звертати уваги, якщо це не щось мега важливе.


Тегати та переходити в особисті. Якщо ви хочете, щоб конкретний колега чи декілька не пропустили ваших повідомлень, то краще їх тегнути, тоді й від відповідальності відхреститися буде важче. А для спілкування з одним із колег краще завжди переходити в особисті, щоб не відволікати решту колективу.


Зідзвони


На жаль, робоче спілкування неможливо вмістити лише в друковані повідомлення, інколи доводиться проводити відеозустрічі і вони теж мають декілька правил.


Домовитися заздалегідь. Ні в якому разі не телефонуйте, особливо з вимогою увімкнути камеру, без попередження. Навіть коли вам потрібно зателефонувати колезі мобільним телефоном, спочатку домовтеся у переписці про зручний час.


Призначайте онлайн-зустріч в робочий час. Коли ви запрошуєте на онлайн-мітинг декількох колег, подивіться їхній графік — час та день зустрічі для всіх має бути робочим.


Онлайн-комунікація вже давно стала частиною нашого життя, тому вважати себе вихованою людиною без вміння поводитися у віртуальному світі — помилково. 


   Тетяна Ковальчук, авторка медіаплатформи budni


Читайте ще: Сумнівні досягнення і применшення перемог. Чому успішні люди можуть бути невпевненими у собі?