Найцікавіше з-за лаштунків: інтерв’ю про івенти, які створює відділ маркетингу robota.ua

Івенти від robota.ua – як окремий вид мистецтва. Що відбувається за лаштунками, як народжуються і реалізовуються ідеї, з якими складнощами доводиться зустрічатись? На ці та інші питання нам відповіла Марія Козлова, Head of Event Marketing robota.ua. Занотовуйте і готуйте шикарні івенти для вашого бізнесу!

– Як ви знаходите креативні ідеї для івентів?

– Креативність – це спосіб мислення, але трішки більше, виходячи за рамки. Адже є такий skill, як перегрупування чогось знайомого на новий лад. Головне правило – на першому етапі не варто боятись ідей, які здаються складними чи нереальними у виконанні. Тут дуже важливо робити нотатки з усіма ідеями, а потім їх детально обговорювати з командою. Саме така схема роботи й дозволяє народжуватись крутим результатам.

Рекомендація відділу маркетингу в плані реалізації й пошуку ідей – бути трошки crazy 😊

Основний момент щодо креативності – це безперервний процес. Навіть гуляючи вулицею ти можеш побачити щось, що надихне тебе на прикольну ідею. Тому прислухайтеся до себе та дивіться широко відкритими очима довкола. Не треба ставити часові рамки, креатив не приходить за годинником з 9 до 18, коли ти знаходишся на роботі. Муза може знайти вас і під час вечірньої пробіжки, але головне правило – записати ідею в нотатках на телефоні чи у блокноті, що буде під рукою.

– Як проходить процес пошуку ідей?

– Коли ми вже маємо мету проєкту, кожен член команди окремо думає над івентом, дивлячись тренди, інсайти, запитуємо напряму в аудиторії, проводячи опитування. Цей момент важливий, оскільки, з одного боку, ми вирішуємо маркетингові завдання, з іншого – піклуємося про нашу аудиторію, вирішуючи їхні проблеми.

Ми зустрічаємось та ділимось ідеями у форматі лонг-листу щодо основних пунктів, у процесі комбінуємо круті фішки. Таким чином вимальовується вже певна картина. Далі йде шорт-лист і ми формуємо вже конкретні задачі – презентацію з референсами щодо реалізації саме цього проєкту.

Невеличкий лайфхак: ставимо себе на місце учасника і ставимо собі запитання: «Що мені зараз важливо?», «В якому стані наразі я перебуваю?», «Чого не вистачає?», «Чого б дуже хотілось, але у повсякденному житті не так легко організувати?». Після цього ми розуміємо більш комплексно, що раціонально буде цікаво саме тій ЦА, яку ми запрошуємо на наш івент. Звичайно, важливо не забувати про вау-ефект, яким хочеться поділитись з усіма. З нашого досвіду, багато маленьких «вау» – краще, ніж один великий вау-ефект.

Важливо пам’ятати про мету вашого заходу і не заглиблюватися тільки у креатив, тут має бути синергія.

– Скільки часу необхідно вашій команді для планування та реалізації масштабного проєкту?

– Головне правило – це планування! Ми завжди намагаємось запланувати усі події на рік та рухатись згідно з цим календарем. Але наразі у нас в країні йде війна, і говорити про довгострокові плани ми не можемо. Нині ми плануємо івенти поквартально, адаптуючи їх під актуальні часи. Щодо реалізації проєкту, усе залежить від його специфіки. Якщо говорити про великі події, то для комфортної командної роботи необхідно 3 місяці. Хоча у нашому досвіді були такі проєкти, які ми реалізовували за місяць і за тиждень.

– Що обов’язково потрібно врахувати перед початком роботи над івентами та під час їхньої подальшої реалізації?

Необхідно поставити чітку мету, навіщо ми це робимо. Що саме ми хочемо отримати після проведення заходу. Тут усе залежить від напрямку вашого бізнесу.
Бюджет, щоб розуміти, які у вашої команди можливості, щодо реалізації цього проєкту. Обов’язково потрібно закладати бюджет і на непередбачувані витрати. Повірте, вони будуть😊
Продумати формат заходу.
Зрозуміти, яка у вас ЦА та яку кількість учасників ви плануєте запрошувати. Тут дуже важливий момент, необхідно точно розуміти. Якщо у вас онлайн-захід, стрім повинен помістити саме ту кількість учасників, яка у вас запланована.
Продумати концепцію заходу – ідею івенту. На цьому етапі наша команда вкладає серце і душу, ми реалізовуємо найкреативніші з наших ідей.
Придумати назву заходу. Тут важливо, щоб назва відгукувалась в аудиторії та могла донести ключове повідомлення.
Визначитись з фірмовим стилем (візуальній концепції) і створити сторінку заходу з простим інтерфейсом, де буде розписана детальна інформація.
Продумати вектор заходу. Це навчальний івент, розважальний, чи, можливо, поєднання корисного контенту, відпочинку та розваг? Враховуємо таймінг події.
Далі йде контент-програма – фундамент вашого заходу. Вона має бути актуальною та з цікавими фактами.
Подальші кроки – знайти гарних експертів та інфлюенсерів, а для цього потрібно проаналізувати ринок. Чи підтримує ця людина ваші принципи, чи знаходитесь ви з нею в синергії. На цьому етапі важливо детально продумати план комунікації, запрошення та попередній інструктаж спікерів.
Обрати професійних ведучих. Вони – ключові персони та повинні бути в гарній комунікації з аудиторією заходу. Саме на цьому етапі планування заходу обов’язково потрібно врахувати гейміфікацію, контакт з аудиторією. Ми вважаємо, що гейміфікація, то запорука успіху у 21 столітті. Наразі дуже важливо бути у тренді й розумітися на інноваціях.
Є безліч нюансів, які потрібно врахувати при організації заходів. Про них можна розповідати тижнями. Далі ми просто перерахуємо усі пункти, які обов’язково необхідно виконати:

Кава-брейк (онлайн або офлайн).
Продумати та знайти подарунки для учасників івенту.
Розподілити ролі у команді – хто за що відповідальний. В допомогу таблиця з задачами для кожного члена команди, щоб усі бачили та розуміли загальну картину.
Під час заходу всі повинні бути з павербанками та на зв’язку. Черговий лайфхак від маркетингу – телефон на шнурку, щоб не загубити його.
Продумати корпоративний одяг для команди, щоб всі були в одному стилі. Це дозволить учасникам оперативно знайти представника, а івенторам – одне одного, щоб вирішити організаційні питання.
Автовідповіді. Учасники хочуть отримувати зворотний зв’язок одразу, коли реєструються.
Гарна традиція – залишити щось на згадку після івенту, наприклад, чек-лист, пам’ятку, мерч, фотографію, відео.

Робота з підрядниками. Цей блок займає велику кількість часу і тут важливо продумати усе до дрібних деталей.

Трансляція (режисер, техніка), синхронний переклад.
Локація – треба все перевірити: наявність медичного персоналу, WI-FI, кейтеринг, типографія, фотографи, оператори, ді-джей, розважальні зони, артисти, візажисти.
Робота зі спонсорами та партнерами, розробка комунікаційного плану (телеграм-канали, соцмережі, розсилки). На фінальному етапі підготовки до заходу ми запрошуємо нашу аудиторію взяти участь та відвідати наш івент.

Запоруки успішного івенту

треба намагатись навіть в банальних речах, як реєстрація учасників, зробити wow-ефект;
за день до заходу пройтись по всіх кроках усією командою;
в день заходу – отримувати насолоду;
одразу після івенту зібрати зворотний зв’язок від учасників та команди;
слова подяки за участь у заході – учасникам, спікерам;
обов’язково мати план Б 😊

– З якими труднощами вам найчастіше доводиться зустрічатись під час організації та проведення івентів? Можливо, поділіться своїм найцікавішим факапом.

– Івенти – це живий організм. Люди, які відповідають саме за цей напрямок, намагаються контролювати все. Але ми прекрасно розуміємо, що це неможливо, оскільки є багато факторів, які тобі непідвладні, наприклад:

Погода. Матінку-природу іноді не можна передбачити, навіть якщо показує тобі сонечко, може піти дощик.
Технічні прогалини. Треба заздалегідь думати про паузи, які можуть виникнути. Мати презентації одразу на кількох девайсах.
Запізнення учасників чи підрядників.

Тут головне – довіра! Все будується саме на ній, тому з практикою ти знаходиш своїх людей у твоєму ритмі. Потрібно навчитися не боятися делегувати обов’язки та на 100% довіритись своїй команді. Як кажуть в нас у відділі, головне keep calm і вихід завжди знайдеться. Це наша супер-сила! Івентор в жодному разі не має впадати в паніку, на ньому тримається все під час заходу, він як хребет.

Факапи з якими зіштовхувалась наша команда під час реалізації різних проєктів:

перебої трансляції;
різні часові пояси зі спікерами;
права на музику в ефірі;
затори. Одного разу нам довелось доставляти салют на локацію заходу в продуктовій тачці по місту. Це було дуже кумедно, такий досвід нам запам’ятався на все життя;
ведучий пролив на сорочку каву;
різко стало холодно і потрібно було організувати пледи для учасників заходу.

Усі вище зазначені факапи, звісно, були вирішені й ніхто з учасників не відчув цих моментів.

– Як ви відслідковуєте результат для того, щоб розуміти наскільки якісно вам вдалось організувати та провести івент?

– Тут потрібно розуміти, чи була досягнута мета заходу. Ми обов’язково ставимо на початку реалізації проєкту кількісні KPI:

кількість реєстрацій учасників;
кількість онлайн-переглядів;
кількість продовжених контрактів чи куплених нових сервісів/продуктів.

Для повного розуміння картини наша команда запускає різні активності під час івенту. Для того щоб побачити, як реагують на ту чи іншу тему заходу учасники. Ми просимо надсилати нам реакції під час прямої трансляція або запускаємо анкетування через QR-код. Наша рекомендація: робити активності такого формату саме під час проведення івенту. Оскільки після заходу надається менша кількість фідбеку. Вже на фінальному етапі йде пост-розсилка та публікації у соцмережах. Можна робити хештеги, щоб була можливість прослідкувати публікації.

– Поділіться вашими враженнями, що найприємніше для вас після проведення івентів? Окрім того, що він нарешті пройшов і тепер можна «поспати спокійно».

– Найприємніший момент після організованого івенту – це бачити щасливі очі учасників та усієї нашої команди. Відчуття того, що усе не даремно. Важливо отримати позитивний фідбек або негативний, який дасть змогу подумати, що можна покращити. Наприкінці проєкту вся команда відчуває ейфорію та задоволення від його реалізації. Постефект івенту триває тиждень, а потім він поступово проходить і наступає час на запуск нового проєкту. І це круто!

– Цікаво дізнатися, як змінилося життя вашого відділу після початку війни? Розуміємо, що деякі проєкти довелося поставити на паузу. Який ваш подальший курс на осінь, які заходи плануєте організовувати?

– У плані роботи життя нашого відділу не змінилось. Коли розпочалась війна, колеги просто перемістились у більш безпечні локації та продовжували працювати. Наш відділ продовжує працювати у тому ж ритмі, як і раніше. Ми провели опитування та пробні зустрічі, оскільки до кінця не розуміли, чи доречно проводити заходи, чи на часі вони. Потім отримали позитивний фідбек, що «ви допомагаєте, відволікаєте, підтримуєте та мотивуєте, і це дуже підбадьорює». Суперсила нашого відділу – згуртувати нашу ЦА. Ми не зменшили кількість запланованих подій, а навпаки збільшили. Тільки змінився формат заходів. Просто адаптувались під актуальні теми, які на часі. У нас вже заплановані масштабні проєкти на осінь, чекайте! 😊

– Поділіться з нами вашими лайфхаками, як під час війни вам вдається бути ефективними та де ви знаходите натхнення для своєї роботи?

– Це дуже індивідуальна історія, оскільки кожна людина по-різному сприймає війну. Якщо говорити саме про нашу команду івенторів, нас дуже надихає наша місія «Працюємо на перемогу». Вона нас окриляє і ми віримо, що неодмінно пройдемо цей складний шлях та скоро настане наша Перемога! Ще одна порада – бути на зв’язку з родиною, командою, друзями. Головне – не закриватися в собі. Якщо тобі страшно або ти переживаєш, варто про це говорити та приймати допомогу. У цьому питанні важлива підтримка, вона неоціненна. Проводити час разом з колегами, друзями – це дуже відволікає та допомагає. Читати профільні онлайн-журнали, відвідувати заходи, займатись спортом, спілкуватись з інфлюенсерами, подорожувати. Завжди, й не тільки під час воєнного стану, потрібно намагатись робити собі челенджі й знаходити нові цікаві формати проведення часу. Адже нові враження та досвід дозволяють вносити нові та креативні ідеї в івенти.

– Наприкінці нашого інтерв’ю, цікаво дізнатися секрет гармонійної атмосфери у вашому відділі. Ми знаємо, що ви дуже дружні. Як наразі вам вдається підтримувати зв’язок?

– 24 лютого, коли розпочалася війна, перше що ми зробили – зателефонували родині, а потім вийшли на зв’язок з нашими «маркотиками». Ми підтримуємо та допомагаємо одне одному. Для прикладу, потрібно було перевезти речі та нагодувати кота, забрати ліки та доставити їх родичам, викинути з холодильника зіпсовану їжу. Ми були на зв’язку з командою постійно і з усім впоралися. Були такі ситуації, коли людина довгий час не виходила на зв’язок і ми вже зв’язувались з родиною цієї людини. Для нас дуже важливо розуміти, що всі члени нашої команди у безпеці, що в них усе добре. Наразі ми зустрічаємось offline, ми проводимо креативні зустрічі. До початку війни наша команда придумала ідею проведення PowerPoint Party. На цих зустрічах ми розповідали одне одному історії з дитинства, як саме у нас з’явилося бажання стати маркетологами. Під час війни в нас була вже наступна зустріч, ми говорили про рідні міста. Усі в нашій команді підготували слайди, це була наче подорож містами України. Такий досвід був дуже захопливий, рекомендуємо усім.

Читайте ще: 10 причин провести День HR з robota.ua