Службові відрядження по Україні

Мабуть немає жодного підприємства, яке б не направляло своїх працівників у службове відрядження, адже це невід’ємна складова господарської діяльності. Про те, якими нормами слід керуватися в разі направлення працівника у відрядження по Україні, які права та гарантії мають відряджені працівники та про порядок звітування за коштами, витраченими під час відрядження, читайте в статті.

Нормативно-правові акти до теми:

– Податковий кодекс України від 2 грудня 2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ);

– постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 2 лютого 2011 р. № 98 (далі – Постанова № 98);

– Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59);

– Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 8 лютого 1995 р. № 100 (далі ― Порядок № 100).

Читайте ще: О новых «трудовых проверках»

Загальні правила щодо відряджень

Одним з обов’язків працівника є виконання розпорядження власника, яке не суперечить умовам укладеного трудового договору та його посадовим обов’язкам, а отже, керівник має право направити працівника у відрядження для вирішення службових питань. Визначення поняття «службове відрядження» міститься в пункті 1 Інструкції № 59, згідно з яким службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Положення Інструкції № 59 поширюються наразі тільки на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Для них норми згаданої Інструкції є обов’язковими для виконання. Проте вона може бути застосована в разі направлення у відрядження працівників підприємств усіх форм власності, якщо така норма прописана в колективному договорі або якщо це затверджено наказом керівника підприємства. В іншому випадку на підприємствах недержавної форми власності слід затвердити положення про відрядження, в якому вказати основні засади щодо порядку направлення працівників у відрядження, його оформлення, визначення строків, оплати, відшкодування та звітування за результатами відрядження. Таке положення може бути додатком до колективного договору, оскільки відрядження пов’язане з виконанням трудових обов’язків, режимом та умовами праці й особливостями її оплати.

У положенні про відрядження доцільно встановити норми щодо:

– скасування відрядження та можливості відшкодування витрат, пов’язаних із поверненням проїзних документів;

– затримки у відрядженні, визначення її поважних причин та відшкодування витрат, пов’язаних із затримкою;

– подовження терміну відрядження та його оформлення;

– необхідності виходу на роботу в дні вибуття у відрядження та прибуття з нього;

– компенсації роботи у відрядженні у вихідні дні та за дні прибуття та вибуття, які припадають на вихідні за графіком роботи підприємства тощо.

Перед відправленням працівника у відрядження він має бути ознайомлений з наказом про відрядження та службовим завданням, а також з нормами та правилами, яких слід додержуватися під час службового відрядження. При цьому важливо звернути його увагу на перелік документів, які він має надати після повернення з відрядження, на терміни звітування та повернення невикористаних у відрядженні коштів, на відповідальність за недотримання встановлених вимог щодо відрядження тощо. Ці та інші питання обумовлюються в положенні про відрядження.

Для направлення працівника у відрядження по Україні на підприємстві оформлюють такі документи:

– службову записку;

– завдання на відрядження;

– розпорядження/наказ про відрядження;

– довідку-розрахунок на виданий аванс на відрядження працівника.

Відрядження оформлюється наказом керівника підприємства, в якому мають бути зазначені:

– прізвище відрядженого працівника, його посада (професія);

– пункт призначення відрядження (населений пункт);

– назва підприємства, установи, організації, куди відряджено працівника;

– строк відрядження;

– мета відрядження;

– порядок відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням;

– інші суттєві умови (зокрема, наказом можуть встановлюватися маршрут руху, обмеження витрат тощо).

Права, гарантії та компенсації

Працівник направляється у службове відрядження згідно з письмовим наказом (розпорядженням) роботодавця. Однак останній не має права вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдання, що не входить до кола його трудових обов’язків (ст. 32 КЗпП). У таких випадках направлення у відрядження допускається лише за згодою працівника.

Також за згодою можуть направлятися у відрядження жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів (ст. 177 КЗпП). Направляти у відрядження вагітних жінок (за наявності довідки з медичного закладу) та жінок, які мають дітей віком до трьох років, трудовим законодавством заборонено (ст. 176 КЗпП). Зазначені гарантії поширюються також і на батьків, які виховують дітей без матері (в т. ч. у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків (ст. 186¹ КЗпП).

Працівники мають також право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП). Відповідно до частини другої статті 121 КЗпП в порядку і розмірах, встановлених законодавством, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:

– добові за час перебування у відрядженні (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи);

– вартість проїзду до місця призначення й назад;

– витрати для найму житлового приміщення.

Докладний перелік витрат на відрядження, які компенсуються (відшкодовуються) працівникові, та умови, за яких вони здійснюються, доцільно прописати в положенні про відрядження. При цьому слід додержуватися переліку витрат, визначеному в підпункті «а» підпункту 170.9.1 ПКУ.

Читайте ще: Зарплатні зміни в законодавстві – 2017

Витрати на відрядження

Відповідно до підпункту «а» підпункту 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме на:

– проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);

– оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);

– найм інших житлових приміщень;

– оплату телефонних розмов;

– оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, в т.ч. будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Згадані витрати відшкодовуються працівникам та не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо. Тому для отримання відшкодування працівник має надати роботодавцю зазначені документи. Про це він має бути повідомлений перед початком відрядження.

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожний календарний день такого відрядження (у 2017 р. – 320 грн).

Сума добових визначається в разі відрядження в межах України згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. Підприємство недержавної форми власності, звісно, може встановити розмір добових у більшому розмірі, але в такому разі суму перевищення включають до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Постановою № 98.

Отож, всі нюанси переліку витрат на відрядження та порядок їх відшкодування варто прописати в положенні про відрядження, щоб уникнути оподаткування податком на доходи фізичних осіб в частині виникнення додаткового блага у працівника за пунктом 164.2 ПКУ. Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

– запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;

– укладеного договору чи контракту;

– інших документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Аванс на відрядження

Для підприємств, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, передбачено обов’язкове забезпечення відряджених працівників авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення та добові витрати. Такого обов’язку для підприємств недержавної форми власності нормативні документи не встановлюють.

Проте в цьому випадку варто нагадати про статтю 121 КЗпП, якою встановлено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку та розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто аванс на відрядження працівникові має бути видано в сумі добових, компенсації вартості проїзду та найму житла. Він має виплачуватися лише після видання наказу про відправлення працівника в службову поїздку.

Аванс на поточні витрати відрядженому працівникові може видавитися готівкою або ж перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Строк направлення у відрядження

Строк відрядження визначається роботодавцем, проте для підприємств, що фінансуються з бюджету, відповідно до Постанови № 98 у межах України він не може перевищувати 30 календарних днів. Виняток з цього правила становлять лише випадки направлення працівників у відрядження для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт – за таких обставин зазначені строки можуть бути недотримані, але в будь-якому разі строк відрядження не повинен перевищувати періоду будівництва об’єктів. Недержавним підприємствам строки відрядження доцільно закріпити в положенні про відрядження. Водночас чинне законодавство не містить жодних обмежень щодо загального строку відрядження працівника протягом року.

Нагадаємо, що наказом Міністерства фінансів України «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260» від 21 червня 2011 р. № 738 було скасовано форму посвідчення про відрядження. Тому його оформлення не є обов’язковим. Посвідчення про відрядження з відмітками прибуття та вибуття з місця призначення було для найманого працівника підтвердженням його перебування в призначеному місці відрядження. Наразі достатнім є наявність наказу про відрядження, відповідно до якого визначається кількість днів, проведених у відрядженні, та розраховується сума добових (на підставі первинних документів).

Читайте ще: Зміни у поданні форм статзвітності-2017

Оплата часу відрядження

Працівникам, направленим у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим ніж середній заробіток. Тобто для оплати часу відрядження слід знати два показники. Перший – це денний заробіток виходячи із оплати праці, встановленої трудовим (колективним) договором. Його визначають шляхом ділення зарплати, нарахованої в місяці відрядження, на кількість відпрацьованих у цьому місяці робочих днів. Другий показник – це середньоденний заробіток, який обчислюють відповідно до Порядку № 100.

Отже, якщо показник середньої заробітної плати вищий за оплату за трудовим (колективним) договором, то для розрахунку оплати часу відрядження застосовуватиметься саме він.

Визначаючи показники денної та середньоденної зарплати, слід врахувати деякі особливості, які не прописані в Порядку № 100, але зазначені в роз’ясненнях Мінсоцполітики. Зокрема, в листі Мінсоцполітики України від 5 березня 2012 р. № 204/13/184-12 міститься такий алгоритм розрахунку оплати днів відрядження:

– розраховують денний заробіток у місяці відрядження, розділивши зарплату за відпрацьовані робочі дні в місяці відрядження (без урахування оплати лікарняних та інших випадків збереження середньої зарплати) на кількість таких днів;

– визначають середній заробіток за Порядком № 100 із розрахунку виплат за два останні місяці перед направленням працівника у відрядження (виходячи із кількості робочих днів розрахункового періоду);

– визначають, чи є денний показник вищим, ніж показник середньої зарплати;

– якщо денний показний більший, ніж середньоденний – оплачують дні відрядження як звичайні робочі дні. Якщо ж цей показник менший, ніж середньоденний, то за дні відрядження зберігають середню зарплату.

Під час розрахунку до денного заробітку включаються всі складові заробітної плати, які нараховуються працівнику згідно з умовами трудового (колективного) договору у місяці, в якому його направляють у відрядження (див. листи Мінсоцполітики від 5 березня 2012 р. № 204/13/184-12 та від 24 квітня 2013 р. № 4566/0/14-13/13). А саме:

– оклад;

– доплати й надбавки;

– індексація;

– премії, які мають постійний характер (щомісячні, квартальні тощо).

Не включаються до денної заробітної плати працівника:

– допомога на оздоровлення;

– матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань;

– оплата за періоди, коли за працівником зберігається середня зарплата відповідно до законодавства;

– одноразові виплати.

Під час обчислення середньої заробітної плати відповідно до Порядку № 100 слід урахувати, що розрахунок середньої зарплати для оплати часу відрядження проводять виходячи із виплат за останні два календарних місяці роботи, що передують місяцю відрядження. Виплати, що включаються та не включаються до розрахунку середнього заробітку, наведено в пунктах 3, 4 Порядку № 100.

Отже, згідно з пунктом 3 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати для оплати відрядження включаються:

– основна заробітна плата;

– доплати й надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші);

– виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії й теплової енергії; винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.

Відповідно до пункту 4 Порядку № 100 при обчисленні середнього заробітку не враховуються:

– виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);

– одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо);

– компенсаційні виплати на відрядження та переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);

– премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності);

– грошові й речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;

– пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;

– літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;

– вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;

– дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;

– виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;

– вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;

– заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);

– суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я;

– доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;

– компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.

– виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов’язків, щорічної і додаткової відпусток, відрядження тощо);

– допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Під час обчислення середньої зарплати слід зважати, що до розрахункового періоду не включаються періоди, протягом яких працівник не працював через поважні причини й за ним не зберігався заробіток, зберігався заробіток частково чи повністю (абзац 6 п. 2 Порядку № 100).

Олена Ткаченко, консультант з питань бухгалтерського та податкового обліку (журнал «Кадровик України» №3, 2017)