Гоструда продолжает бороться с нелегальной занятостью, наполняя штрафами бюджет. В предыдущей статье мы говорили об особенностях процесса проверок и правах инспекторов. Этот выпуск посвящен тому, как подготовиться к приходу проверяющих. Действовать необходимо в двух направлениях.


1. Привести в порядок документы


Прием, увольнение сотрудников, ежедневное выполнение ими работы предполагает составление кадровых документов, приказов, штатного расписания, коллективного договора, табелей учета рабочего времени и т.д. Также должны своевременно начисляться и выплачиваться заработная плата, предоставляться отпуск, создаваться безопасные условия труда. Правильно и своевременно оформленная кадровая документация – лучшая защита от проблем во время проверки Гоструда.


Конечно, могут быть документы, которые вы не хотите показывать проверяющим. И здесь важно правильно избрать стратегию взаимоотношений с инспектором. Отсутствие в компании документов, которые обязательно ведутся в соответствии с трудовым законодательством, может расцениваться как создание препятствий в деятельности инспектора труда. В таком случае он составляет акт о невозможности проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования с указанием конкретной причины – препятствия для проверки. Копия такого акта направляется работодателю вместе с письменным требованием о восстановлении документов до определенного срока. На период выполнения такого требования  срок проведения проверки останавливается.


И  здесь важно понять – что будет меньшим злом. Получить штраф за препятствование проверке в размере трех минимальных заработных плат или создать риск штрафа в большем размере за реально доказанное нарушение трудового законодательства. Кстати, не забывайте о возможности передачи ваших документов на хранение адвокату, что позволит устранить фактор внезапности проверки и подготовиться к ней.


В целом, даже если инспектор застал вас врасплох, вы имеете полное право сказать, что нужные ему документы находятся у бухгалтера, который сейчас не здесь, или у адвоката на юридической экспертизе.


Не стоит отказываться и от универсальных человеческих методов. Можно просто поговорить с инспектором, сказать ему, что ваш бухгалтер болеет или в отпуске, а когда он выйдет – вы предоставите все нужные документы. Правда, отпуск нужно подтверждать соответствующим приказом.


2. Подготовить сотрудников к проверке


Иногда инспектор заходит в офис как клиент или соискатель, и спрашивает у проходящей мимо девушки: «Вы здесь работаете? А кем? Давно уже работаете?» и т.д. Дружелюбные и общительные сотрудники в такой ситуации становятся источником информации для инспектора. И в силу человеческого фактора информация эта может быть неточной или даже опасной для компании. Поэтому коллектив также надо готовить к проверкам. Скорее всего, инспектор по труду захочет поговорить с кем-то из них. Поэтому стоит убедиться, что ваши работники знают и понимают такой минимум:


    

  • Свои анкетные данные, в какой компании трудится человек и в какой форме (работник, стажер, на испытательном сроке, предоставляет услуги как предприниматель и т.д.). Это особенно важно прояснить в компаниях, которые состоят из нескольких ФЛП, работающих как один коллектив.
    • 

  • Размер своей заработной платы, сроки ее выплаты.
    • 

  • С какого момента сотрудник работает, какой распорядок работы в компании и т.д.
    • 



Важно помнить, что, согласно со статьей 63 Конституции Украины, человек не обязан давать сведения, которые могут ему навредить. Работники по большому счету могут отказаться от общения с инспектором. Но не стоит это доводить до конфликта.


Право инспектора запросить кадровые или бухгалтерские документы автоматически означает обязанность руководителя эти документы предоставить. Поэтому по возможности стоит выделить проверяющим отдельный кабинет, где они в спокойной обстановке, попивая кофе, изучат предоставленные вами документы. Так у них будет меньше поводов ходить по предприятию, задавать вопросы работникам, подозревать руководство в незаконных действиях и вообще в чем-либо.




Сергей Сильченко, партнер практики трудового и налогового права юридической компании ILF