5 помилок HRD під час скорочення персоналу та як їх уникнути

Інна Кострицька, адвокат, INTEGRITES

Юлія Блешмудт, юрист, INTEGRITES

Через пандемію та карантин, які негативно вплинули на бізнес, багато компаній намагаються знайти розумне рішення для зменшення витрат. Одним із найпоширеніших варіантів є зменшення фонду заробітної плати та інших витрат на персонал. Для деяких компаній перехід на неповний робочий день або зменшення зарплатні працівників не є ідеальним варіантом, тому під час кризи доводиться вдаватися до скорочення персоналу.

Процес скорочення вимагає тривалої підготовчої роботи, але водночас це гра на випередження, яка залишає найбільш кваліфікованих членів команди та суттєво оптимізує витрати компанії у майбутньому.

Яких помилок найчастіше припускаються HRD, скорочуючи чисельність або штат працівників?

Помилка №1: Недотримання етапів та строків процедури скорочення

Важливо чітко дотримуватися процедури скорочення, як її передбачає закон, і ретельно підготуватися до кожного етапу. З яких етапів наразі складається ця процедура?

Повідомити профспілку (в разі її наявності)
Прийняти рішення про скорочення
Визначити працівників, які підлягають скороченню
Попередити працівників про скорочення
Запропонувати іншу роботу працівникам, які підлягають звільненню
Повідомити територіальні органи Державної служби зайнятості України про заплановане вивільнення працівників (у разі масового вивільнення)
Отримати згоду профспілки (у випадках, передбачених законодавством)
Звільнити працівників та провести остаточний розрахунок

Закон також встановлює строки окремих етапів. Їх недотримання може призвести до визнання звільнення незаконним.

Наприклад, якщо на підприємстві діє профспілка, роботодавець зобов’язаний повідомити профспілку не пізніше ніж за 3 місяці до запланованих звільнень та надати первинним профспілковим організаціям інформацію про причини наступних звільнень, кількість та категорію працівників, яких це буде стосуватися, та строки проведення звільнень. Крім того, роботодавець має провести консультації з профспілкою – інакше кажучи, проговорити, як можна запобігти звільненням або пом’якшити їхні наслідки.

Якщо працівник, який підпадає під скорочення, є членом профспілки, він може бути звільнений лише за попередньою згодою виборного органу первинної профспілкової організації, членом якої він є, не пізніше ніж через місяць з дня одержання такої згоди.

Ст.49² Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) встановлює строк для персонального попередження працівників про вивільнення (скорочення) – не пізніше ніж за 2 місяці до запланованого звільнення. Одночасно працівникові має бути запропонована інша робота, якщо на підприємстві є релевантні вакансії. Такий самий строк встановлюється для подання інформації про масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці.

Важливо:

Якщо працівник відмовляється засвідчити своїм підписом факт ознайомлення із попередженням про вивільнення, необхідно зафіксувати це в акті про відмову
Не пропустити строк звільнення працівника за п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП, вчасно видавши наказ про звільнення. Якщо працівник не був звільнений у дату, зазначену у попередженні (а якщо вона не вказувалась – після закінчення двомісячного строку попередження про звільнення), він продовжує працювати на своїй посаді

Читайте ще: Повернення до роботи після карантину: юридичні аспекти

Помилка №2: Звільнення працівників, які не підлягають звільненню або мають переважне право на залишення на роботі

Українське законодавство передбачає категорії працівників, які не можуть бути звільнені, крім випадків повної ліквідації роботодавця, або які мають переважне право на залишення в штаті.

Які категорії працівників можуть бути звільнені за скороченням тільки у випадку повної ліквідації роботодавця?

вагітні жінки, жінки, які мають дітей віком до 3 років (до 6 років у випадку, передбаченому ч. 6 ст. 179 КЗпП), одинокі матері при наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю (ст. 184 КЗпП)
особи, які виховують малолітніх дітей без матері (ст. 186¹ КЗпП)
працівники, які були призвані або прийняті за контрактом на військову службу під час дії особливого періоду (ч.ч. 3-4 ст. 119 КзПП), направлені на підготовку до військової служби або призвані на збори або виконання обов’язків служби у військовому резерві, або направлені для роботи на призовних дільницях і збірних пунктах (ст.ст. 13, 29, 43 Закону України «Про військовий обов’язок та військову службу)
працівники, які обиралися до складу профспілкових органів (протягом року після закінчення строку, на який обирався цей склад) (ст. 252 КЗпП)
працівники молодше 18 років – можуть бути звільнені за скороченням у виняткових випадках і тільки за згодою районної (міської) служби у справах дітей (ст. 198 КЗпП)
молоді працівники віком до 28 років, для яких це робоче місце є першим – протягом 2 років; молоді спеціалісти, які навчалися за замовленням підприємства у державному навчальному закладі – протягом 3 років (ст. 197 КЗпП)

При скороченні чисельності чи штату працівників КЗпП надає переважне право на залишення в штаті працівникам із вищою кваліфікацією і продуктивністю праці. До критеріїв, що можуть бути взяті за основу для визначення, хто з працівників має перевагу, можна віднести:

– освіту

– підвищення кваліфікації

– наявність заохочень за успіхи в роботі

– відсутність дисциплінарних стягнень

– виконання значно більшого обсягу робіт порівняно з іншими працівниками, які займають таку ж посаду чи виконують таку ж роботу

– накази про преміювання за високі показники у роботі тощо.

Якщо кваліфікація та ефективність працівників є рівними, потрібно враховувати критерії, встановлені ч. 2 ст. 42 КЗпП України та спеціальними законами, що регулюють статус певних категорій працівників.

Важливо:

Коло працівників, серед яких визначаються особи, які мають переважне право на залишення на роботі, та які не мають такого права, охоплює всіх працівників, які займають таку ж саму (ідентичну) посаду або виконують таку ж саму роботу, до того ж не тільки в структурному підрозділі, в якому виконував роботу чи обіймав посаду працівник, який підлягає звільненню, а на всьому підприємстві. Сама таку позицію займають суди при вирішенні трудових спорів.

Помилка №3: Порушення обов’язку пропонування наявних вакансій

Одночасно з письмовим попередженням про звільнення, працівнику слід пропонувати вакансії, що відповідають його професії та спеціалізації. Якщо такі вакансії відсутні, роботодавець, відповідно до позиції судів, повинен запропонувати іншу роботу, яку працівник зможе виконувати на основі кваліфікації та стану здоров’я (включаючи посади, що вимагають нижчої кваліфікації або передбачають нижчу зарплату).

Звільнення працівника через скорочення штату дозволяється лише в тому випадку, коли переведення на іншу посаду неможливе: якщо немає відповідних вакантних посад, або якщо працівник відмовився від переведення на іншу запропоновану посаду.

Важливо:

Пропонуйте працівнику вакансії, наявні не тільки в день попередження про звільнення, а й вакансії, які відкриваються протягом двомісячного строку до дати фактичного звільнення
Відмову працівника прийняти запропоновану вакансію зафіксуйте письмово

Читайте ще: Медичні огляди в період адаптивного карантину: алгоритм та останні зміни

Помилка №4: Неподання інформації про масове вивільнення

Під час скорочення персоналу важливо визначити, чи заплановане скорочення підпадає під визначення масового вивільнення, та чи є необхідним обов’язкове повідомлення до територіального органу Державної служби зайнятості України.

Ст.48 ЗУ «Про зайнятість населення» визначає критерії масового вивільнення. Це одноразове або протягом:

одного місяця:
вивільнення 10 і більше працівників, якщо чисельність працівників компанії складає від 20 до 100 працівників
вивільнення 10 і більше відсотків працівників якщо чисельність працівників компанії складає від 101 до 300 працівників
трьох місяців – вивільнення 20 і більше відсотків працівників незалежно від чисельності працівників

Важливо:

Якщо заплановане скорочення персоналу є масовим вивільненням, роботодавець не пізніше ніж за два місяці до звільнення працівників зобов’язаний подати до територіального органу Державної служби зайнятості України форму звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці»
У разі неподання або порушення роботодавцем установленого порядку подання даних, стягується штраф у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення

Помилка №5: Порушення обмежень та строків звільнення працівників у період тимчасової непрацездатності або під час відпустки

За загальним правилом (ч. 3 ст. 40 КЗпП) звільнення працівника за скороченням чисельності або штату в період його тимчасової непрацездатності або перебування у відпустці не допускається, крім випадку повної ліквідації роботодавця.

Якщо в заплановану дату звільнення працівник перебуває на лікарняному, він має бути звільнений у перший робочий день після його закінчення. Це правило діє навіть тоді, коли працівник повідомив про свою тимчасову непрацездатність в день запланованого звільнення.

Аналогічний підхід застосовується, якщо працівник йде у відпустку (як оплачувану, так і без збереження заробітної плати), яка закінчується пізніше запланованої дати звільнення. Тоді звільнення відбувається в перший робочий день після закінчення відпустки. Виключенням із загального правила є норма ч. 1 ст. 3 ЗУ «Про відпустки», відповідно до якої за бажанням працівника у разі його звільнення йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі буде останній день відпустки.

Важливо:

При наданні відпустки з подальшим звільненням рекомендуємо зафіксувати це у заяві працівника та наказі про надання відпустки

В сухому залишку

Дотримання вимог законодавства щодо процедури скорочення чисельності або штату працівників дозволить роботодавцю не тільки уникнути можливих трудових спорів та штрафних санкцій, але й зберегти свою репутацію на ринку праці та лояльність персоналу.